Guider för SLU:s Powerpoint-mall

Tips för en bättre presentation

För det första – använd alltid den senaste mallen när du ska göra en ny presentation. Utgår du från en tidigare presentation missar du uppdateringar i mallen.   Du hämtar enkelt en ny mall genom att öppna PPT  - och hämta den mall du behöver i mappen Personal. 

Mallsidorna innehåller särskilda ytor, sk platshållare, för rubriker och text- och bildinnehåll. Tänk på att använda dessa platshållare när du skapar innehåll. Det underlättar om du vill ändra layout på en sida eller föra över innehåll från andra presentationer. Det är helt enkelt så ppt-mallsidor ”pratar” med varandra.  

En grundregel när du skapar ditt innehåll är ”Less is more”. Din PPT ska vara ett stöd till det du vill säga – fyll därför inte sidorna som visas med allt du vill säga, utan använd stödord eller bilder att prata kring. Då är det lättare för åhörarna att faktiskt lyssna på vad du säger utan att samtidigt försöka hinna läsa allt för mycket text på sidan. Använd anteckningsfältet för ditt talarmanus istället. 

Det är lätt att vilja vara lite kreativ med färger och former för att ”lätta upp” en presentation. Men att lägga in text och bilder lite ”huller om buller” eller ha olika färger på texten gör att innehållet inte når fram lika bra och uppfyller inte heller kraven på tillgänglighet.  

Var inte rädd för att dela upp ditt innehåll på flera sidor - Tänk ett budskap eller tema per sida för att underlätta för din publik att ta in det du vill förmedla.  

I PPT-mallen finns mallsidor med redan inlagda standardbilder, de med kilbild och pausbilden. Tänk på att inte lägga text i dessa bilder. Förutom att det blir dåligt läsbarhet så innehåller bilderna många detaljer som gör att den inte lämpar sig som bakgrund.  Lägg istället texten i en platshållare för text och använd en mallsida som är skapad för ändamålet  

Om du har lagt in en bild och vill justera storleken, tänk på att inte dra ut bilden så att den tappar proportionerna. Bilden blir då förvrängd och förlorar i kvalitet. För att skalförändra bilden drar du i ena hörnet på bilden – då förstorar du bilden skalenligt. 

Ett sista men väldigt användbart tips. Om du i din PPT vill berätta om SLU så finns det en färdig presentation att ladda ner från medarbetarwebben som du kan plocka innehåll från. Till exempel: istället för att i text på en sida beskriva de orter där SLU finns, kan du infoga en sida från den färdiga SLU-presentationen som visar var SLU finns på en kartbild. Det finns också mer information till bilden i sidans anteckningsfält.  

Det finns en särskild instruktionsfilm för hur du infogar sidor från andra presentationer.  

Skapa en presentation

SLU:s ppt-mall innehåller 17 mallsidor och layouter med olika kombinationer av rubriker, textrutor, bilder och andra objekt. Detta är en övergripande beskrivning av de olika mallsidorna och hur du bygger en enkel presentation.  

När du öppnar mallen ligger det i öppningsläget ett urval av de olika mallsidorna. Det är en bra grund att utgå ifrån när du skapar din presentation. Den dolda sidan som ligger först och puffar för guider och instruktioner för mallen, syns inte för åhörarna men kan förstås ändå tas bort. Alla mallsidor hittar du genom att klicka på ikonen Ny bild eller Layout i verktygsfältet.  

Mallsidan Startsida använder du för att inleda din presentation och finns i fem olika färger i SLU:s färgpalett. 

Dispositionssidan använder du för att presentera innehållet eller agendan för mötet. 

Sen är det dags att fylla presentationen med innehåll. Det finns sidor med och utan kil och kilbild, för text, bilder och andra objekt. Mallsidorna med kil passar bra när du inte har något eget bildmaterial.  

För att visa bilder, film eller andra objekt använder du mallsidorna 4 objekt, 4 bilder, helbild vit eller svart. 

För att avgränsa olika avsnitt i presentationen finns sidan Mellanrubrik svart. 

Som sista bild finns mallsidan Avslutande sida, där du kan lägga in dina kontaktuppgifter.  

Mallsidan längst ner, Paussida, kan du lägga in om du behöver ha en paus i mötet eller under presentationen. 

När du känner dig klar kan du välja vyn Bildsorteringsläge för att få en överblick över din presentation.

Återanvänd en gammal presentation

Om du har innehåll i en gammal ppt-presentation som du vill återanvända, är det enkelt att föra över till en ny presentation.  

Öppna en ny ppt-mall för att skapa en presentation.  

Välj Ny bild i verktygsfältet och sedan Återanvänd bilder – som du hittar längst ner under alla mallsidorna i översikten.  

Bläddra fram den gamla presentationen och markera de bilder du vill återanvända och föra över till den nya. 

Bilderna lägger sig efter den bild som var markerad i den nya presentationen 

När man för över sidorna till den nya presentationen tar sidorna med sig sin gamla mallsida. Därför är det viktigt att justera till de nya mallsidorna.  

Du behöver också titta igenom, testa olika layouter och justera de gamla sidorna så att innehållet stämmer med platshållarna.

Infoga ny sida och ändra layout  

Alla mallsidor finns under fliken Start i Powerpoint. För att infoga en ny sida i din presentation klickar du på pilen till höger om texten Ny bild i verktygsfältet och väljer den mallsida du vill ha.  

Om du har fyllt på med ditt innehåll i en mallsida men vill ändra layout - klicka på Layout i verktygsfältet och välj annan mallsida. 

När du byter layout, tänk då på att innehållet i platshållarna måste ha en motsvarande platshållare i den nya mallsidan. 

Ett exempel är sidan som heter Rubrik och innehåll tvåspalt. Om du har fyllt båda spalterna med innehåll och sedan byter layout till den enspaltiga mallsidan Rubrik och innehåll, kommer innehållet i den överflödiga platshållaren, det vill säga den högra spalten, inte att få någon plats i den nya mallsidan. 

Byta till egen bild 

Välj till exempel mallsidan ”kil, stor bild”. Klicka på ikonen för bilder som finns i platshållaren, det är ytan till höger på mallsidan. Välj en bild klicka på infoga.  

Om du vill justera bilden och flytta den inom bildytan, markerar du bilden och klickar på ikonen ”beskär” i verktygsfältet. Du kan flytta bilden genom att hålla ner musknappen. Du kan också ändra storlek genom att dra i någon av hörnen på den markerade bilden.  När du känner dig nöjd, klicka på en yta utanför bildområdet.  

Om du byter till egen bild, tänk då på att infoga en så kallad “alternativtext” till bilden. Då blir presentationen mer tillgänglig för synskadade. Markera bilden, högerklicka och välj “formatera bild“. Välj “storlek och egenskaper” sedan alternativ text. Beskriv bilden i fältet beskrivning. Du kan hoppa över rubrikfältet när bildbeskrivningen är kortfattad och enkel. När du är klar, klicka på krysset. 

Byta färg på kilen

När du vill byta färg på kilen, markerar du kilen och väljer ”Figurfyllning” uppe i verktygsfältet.

Välj någon av temafärgerna som finns i den översta raden i färgschemat. Det är färgerna i SLU:s färgpalett. Standardfärgerna som finns i den nedre raden i färgschemat är Powerpoints egna färger och ska inte användas i SLU:s presentationer.  

När du valt en ny färg, klickar du någonstans på den vita ytan på mallsidan. 

SLU:s powerpoint-mall består av flera olika mallsidor med olika layout och användningsområden.  

I mallsidorna Rubrik och innehåll, Rubrik och innehåll i tvåspalt, Kil, liten bild och Kil, stor bild kan du välja att skriva text eller infoga valfria objekt som t ex bilder, diagram eller annan grafik. Tänk på att vara lite sparsam med att infoga objekt på en sida, och att varje objekt fyller en funktion så att text och ett objekt kompletterar varandra och inte konkurrerar om uppmärksamheten.  

Mallsidorna utan kilbild används för text men även när du har egen grafik eller andra egna objekt.  

För att infoga ett objekt, klicka på den ikon i platshållaren som passar för just ditt ändamål.  Om du ska lägga in ett diagram eller grafik, tänk på att välja bland SLU:s temafärger som ingår i vår färgpalett och inte Powerpoints egna standardfärger.  

Mallsidorna med kilbild är bra att använda när du vill ha en inramning till ditt textinnehåll. Du kan även byta färg på den enfärgade kilen och även till egen bild istället för den förvalda. Om du byter till egen bild, tänk på att inte använda för detaljerade bilder i den lilla kilbilden. I den stora kilbilden kan du däremot lägga in mer detaljerade bilder som stödjer innehållet på sidan. Den här mallsidan passar också bra för kortare punktlistor.  

Det finns en särskild instruktion för hur du byter kilfärg och till egen bild.  

SLU:s Powerpoint-mall består av flera olika mallsidor med olika layout och användningsområden.  

På mallsidorna Helbild, vit, Helbild svart, 4 objekt och 4 bilder kan du välja att infoga valfritt objekt som grafik eller diagram eller bara bilder. 

För att infoga ett objekt eller bild klickar du på den ikon i platshållaren som passar för ditt ändamål.  

Helbild, vit eller svart, används för att infoga en bild eller video på en helsida. Den svarta varianten kan med fördel användas om din bild inte riktigt fyller ut hela sidan. Då blir det en bättre inramning till bilden.  

Mallsidan 4 objekt har plats för fyra objekt som diagram eller annan grafik. Den kan till exempel användas för att jämföra diagram från olika år.  

Mallsidan 4 bilder används för bilder med bildtext. Bilderna skalas och anpassas till platshållaren om de inte har samma format.