Att upprätta en kommunikationsplan

Att kommunicera t. ex. forskningsresultat är också ett åläggande för universiteten (den s.k. tredje uppgiften/samverkan) och en förutsättning för att bevara och förstärka det unikt höga förtroende för forskare som finns i Sverige.

I många projekt inom SLU går man ett steg längre, och inbjuder medborgarna att delta i forskningsäventyret. Framtidssplattformarna som SLU Future Forests och Future Food har gått i spetsen genom att redan från start identifiera och involvera intressenter, som samebyar eller jordbrukare i planeringen av forskningsprojektet och starta med att måla upp framtidsscenarios.

En kommunikationsplan är en konkret handlingsplan. En genomgång av punkterna nedan handlar inte bara om att planera kommunikationsaktiviteter, utan skapar också en gemensam plattform och samsyn hos deltagarna i projektet/aktiviteten/verksamheten. En insats som skapar mervärde!

1. Vad ska projektet åstadkomma/vilket problem ska lösas?

Vad ska projektet/aktiviteten/verksamheten resultera i? Börja med en nulägesbeskrivning. Vad ska uppnås, och vilken metod ska användas?

2. Vem är intresserad? Vem kan ha nytta av resultatet?

Ofta är en målgrupp självklar, t ex återrapportering till en forskningsfinansiär. Finns grupper utöver det som kan ha glädje och nytta av resultaten? Lärare? Journalister? Näringsidkare? Forskarkollegor? Tänk brett: det finns inget projekt/process/verksamhet som inte har någon mottagare eller intressent.

3. Vad är budskapet?

Vad vill vi säga? Hur ska det anpassas till målgruppen? Finns internationella målgrupper? Språk, tonfall, grad av fördjupning.

4. Vilken/vilka kanaler?

Var söker målgruppen sin information? Alltför ofta består informationsinsatser i att en webbplats upprättas eller ett pressmeddelande sänds ut. Men kanske är föreningsmötet, det personliga samtalet eller en videokonferens det mest effektiva? Eller Youtube? Dialoger och interaktivitet är alltid mer effektivt än enkelriktad information.

5. Vem ska kommunicera budskapet?

Välj ut budskapsbäraren, och träna. Om det behövs. Det behöver inte bara vara en person som framför budskapet. Exempelvis kan det vara en fördel och mindre sårbart om man tänker komplementärt och väljer en man och en kvinna, eller en junior och en senior forskare som representerar forskargruppen etc.

6. När ska det sägas?

När ska resultatet kommuniceras? I t ex ett forskningsprojekt kan åtminstone tre tillfällen vara lämpliga; starten, mitt-vilan (hur långt har man hunnit? Har frågan besvarats, eller frågeställningen ändrats?) och avslutningen, resultatet. En flerstegsmodell kan bidra till att skruva upp förväntningarna och engagera målgrupperna. Svaret på frågan när ska det sägas är oftast: när det finns intresse i omvärlden. Seglar det upp en debatt kring ett ämne som du/ni kan bidra i, så tveka inte att kasta er in och debattera (på ett nyfiket, respektfullt och konstruktivt sätt!).

7. Budget

En budget och ansvarsfördelning krävs om planen ska bli verklighet. Budgeten ska även omfatta uppföljning: hur säkerställer du att informationen når mottagarna och får önskad effekt? Går det att mäta med försvarbara insatser?

8. Aktivitetsplan

När kommunikationsplanen är klar, bör man ställa upp en konkret och lättöverskådlig aktivitetsplan som omfattar tidplan och:

• Aktivitet
• Mål
• Målgrupp
• Ansvarig
• Budget
• Deadline

9. Samordning

Höj blicken och kolla omgivningen innan du sjösätter en aktivitet. Kontrollera i kalendariet att inte en planerad aktivitet, t ex konferens eller pressträff, kolliderar med att annat SLU-arrangemang samma dag för samma målgrupp. (Eller något näraliggande, t ex KSLA). Slå en signal till medieansvariga om ni planerar aktiviteter riktade till media för samordning och samråd.

10. Uppföljning

Vad blev effekten? Ofta är det svårt att mäta genomslaget i kommunikation. Frågan är inte bara vad som sänts ut, utan hur det tagits emot i målgruppen/målgrupperna. Här kan effekterna vara långsiktiga. Men aktivitet på internet kan mätas; besök på webbplatsen, hur länge man stannar, vilka sidor som besöks, frågor som kommit in via webb (eller påringningar!), antal besökare på konferensen/mötet, tidningsartiklar och positiv/negativ publicitet, antalet sålda böcker eller utdelade reklambroschyrer, inbjudningar att tala. Uppföljning är inte bara ett sätt att redogöra för hur investerade medel använts, utan också ett sätt att samla erfarenhet till nästa gång.

Slutligen: kommunicerar du SLU?

SLU är det varumärke som våra aktiviteter ska bidra till att ytterligare stärka. Ett projekt har begränsad livstid, men det har förhoppningsvis inte SLU.

Att bygga ett varumärke tar tid. SLU har gjort resan från division II till internationell elitklass oerhört snabbt, på dryga 30 år. Men varumärken måste befästas och försvaras, i hård internationell konkurrens.

Följer din plan intentionerna i SLU:s övergripande kommunikationsstrategi, -policy och -riktlinjer? Följer du den grafiska profilen? Dessa övergripande riktlinjer ska bidra till att vi av andra uppfattas som en enhet, en tydlig avsändare. Ett avrapporterat lyckat projekt som kastar ljus över SLU, ökar chansen för våra forskare att även nästa gång få forskningsmedel och stärker omvärldens respekt för vårt varumärke!