Hantering av projekt inom universitetsadministrationen

Senast ändrad: 15 juni 2021

Här nedan beskrivs arbetsgången för centrala (i betydelsen, finansierade med centrala medel) projekt och med universitetsdirektör eller biträdande universitetsdirektör som uppdragsgivare.

  1. Projektidén initieras i första hand i budgetarbetet under hösten. Där tilldelas preliminärt medel för de projekt som prioriteras. Eventuella oundvikliga projekt som uppkommer senare under året stäms i första hand av med biträdande universitetsdirektör som prioriterar samt avgör om finansiering av ytterligare projekt är möjlig.
  2. Om projektidén bedöms prioriterad i budgetarbetet eller av biträdande universitetsdirektör skriver avdelningschef eller projektledare en projektplan (använd projektplan mini i PPS projektmodell, se länk nedan). Använd de rubriker i projektplanen som är relevanta för aktuellt projekt. Projektplanen tydliggör uppdraget så att uppdragsgivare och utförare är överens om vad som ska utföras, under vilken tid och till vilken kostnad.
  3. Projektplanen skickas till biträdande universitetsdirektör för godkännande. Ett formellt beslut eller undertecknande är inte nödvändigt, däremot krävs ett skriftligt OK.
  4. När projektplanen är godkänd skickas den till controller på planeringsavdelningen, som utifrån planen tilldelar ett projektnummer där projektets kostnader ska bokföras.
  5. Statusrapportering görs normalt främst i samband med de uppdragsuppföljningar som avdelningschefer gör två gånger per år (i januari och augusti). Ibland ingår universitets­direktör eller biträdande universitetsdirektör i projektets styrgrupp och då blir även styrgrupps­mötena en sorts statusrapportering till uppdragsgivaren. Även slutrapportering av projekt görs i samband med uppdragsuppföljningarna.
  6. Projektorganisationen kan se olika ut i olika projekt beroende på t.ex. projektets omfattning och komplexitet. Bedöm behovet utifrån det aktuella projektets förutsättningar.
  7. I PPS-modellen finns ett stort antal mallar och verktyg som hela SLU har tillgång till. Är ni i behov av ytterligare mallar och verktyg, vänd er till IT-avdelningens projektkontor. Använd enbart de som skapar tillräckligt mervärde för aktuellt projekt.
  8. Samtliga centrala projektplaner läggs i avdelningschefernas Teamsgrupp.