Här nedan beskrivs arbetsgången för centrala (i betydelsen, finansierade med centrala medel) projekt och med universitetsdirektör eller biträdande universitetsdirektör som uppdragsgivare.
- Projektidén initieras i första hand i budgetarbetet under hösten. Där tilldelas preliminärt medel för de projekt som prioriteras. Eventuella oundvikliga projekt som uppkommer senare under året stäms i första hand av med biträdande universitetsdirektör som prioriterar samt avgör om finansiering av ytterligare projekt är möjlig.
- Om projektidén bedöms prioriterad i budgetarbetet eller av biträdande universitetsdirektör skriver avdelningschef eller projektledare en projektplan (använd projektplan mini i PPS projektmodell, se länk nedan). Använd de rubriker i projektplanen som är relevanta för aktuellt projekt. Projektplanen tydliggör uppdraget så att uppdragsgivare och utförare är överens om vad som ska utföras, under vilken tid och till vilken kostnad.
- Projektplanen skickas till biträdande universitetsdirektör för godkännande. Ett formellt beslut eller undertecknande är inte nödvändigt, däremot krävs ett skriftligt OK.
- När projektplanen är godkänd skickas den till controller på planeringsavdelningen, som utifrån planen tilldelar ett projektnummer där projektets kostnader ska bokföras.
- Statusrapportering görs normalt främst i samband med de uppdragsuppföljningar som avdelningschefer gör två gånger per år (i januari och augusti). Ibland ingår universitetsdirektör eller biträdande universitetsdirektör i projektets styrgrupp och då blir även styrgruppsmötena en sorts statusrapportering till uppdragsgivaren. Även slutrapportering av projekt görs i samband med uppdragsuppföljningarna.
- Projektorganisationen kan se olika ut i olika projekt beroende på t.ex. projektets omfattning och komplexitet. Bedöm behovet utifrån det aktuella projektets förutsättningar.
- I PPS-modellen finns ett stort antal mallar och verktyg som hela SLU har tillgång till. Är ni i behov av ytterligare mallar och verktyg, vänd er till IT-avdelningens projektkontor. Använd enbart de som skapar tillräckligt mervärde för aktuellt projekt.
- Samtliga centrala projektplaner läggs i avdelningschefernas Teamsgrupp.