Hantering av projekt inom det gemensamma verksamhetsstödet

Senast ändrad: 26 april 2023

Här nedan beskrivs arbetsgången för centrala projekt (i betydelsen, finansierade med centrala medel), där universitetsdirektören är uppdragsgivare.

  1. Projektidén initieras i första hand i budgetarbetet under hösten. Där avsätts medel preliminärt för de projekt som prioriteras. Eventuella oundvikliga projekt som uppkommer senare under året stäms i första hand av med universitetsdirektören som prioriterar och avgör om finansiering av ytterligare projekt är möjligt. Projektidén nedtecknas kort i mallen projektdirektiv mini i PPS projektmodell och skickas till planeringsavdelningen (Maria Hart).
  2. Projektdirektivet lyfts för diskussion i verksamhetsstödets ledningsgrupp (VLG) för att bl.a. hitta beroenden med andra pågående verksamheter. Detta görs både när projektidéer lämnas i samband med budgetprocessen och om de uppkommer under pågående budgetår.
  3. Om projektdirektivet bedöms prioriterat skriver avdelningschef eller projektledare en projektplan (använd mallen projektplan mini). Använd de rubriker i projektplanen som är relevanta för aktuellt projekt. Projektplanen tydliggör uppdraget så att uppdrags­givare och utförare är överens om vad som ska utföras, under vilken tid och till vilken kostnad. Projektorganisationen kan se olika ut i olika projekt beroende på t.ex. projektets omfattning och komplexitet. Bedöm behovet utifrån det aktuella projektets förutsättningar.
  4. Projektplanen skickas till planeringsavdelningen (Maria Hart) för en första genomgång. När projektplanen är genomgången och avstämd med universitetsdirektören signerar universitetsdirektören den digitalt. Ett separat beslutsdokument är inte nödvändigt.
  5. När projektplanen är godkänd skickas den till controller på planeringsavdelningen (Anna Fogelberg), som utifrån planen tilldelar ett projektnummer där projektets kostnader ska bokföra Projektmedel som delas ut i budgeten ett visst år gäller enbart för det året. Projekt som sträcker sig över flera år bör göra en projektbudget för hela projektet, men garanteras inte exakt önskad budget för följande år.
  6. Statusrapportering görs normalt främst i samband med de uppföljningar av VP-uppdragen som avdelningschefer gör två gånger per år (april och oktober).
  7. Slutrapportering görs i relation och omfattning till projektets storlek och komplexitet. Mallen slutrapport mini används.

Samtliga projektplaner och slutrapporter gällande centrala projekt läggs i avdelningschefernas Teamsgrupp av planeringsavdelningen.