Att hantera ett konto i sociala medier

Att starta ett konto

Vid upprättande av en ny kanal ska först en översyn av befintliga kanaler göras för att säkerställa att den nya kanalen verkligen behövs och hur gränsdragningen ser ut gentemot övriga kanaler, även innefattande kanaler som hanteras av andra organisatoriska enheter.

Läs igenom användarreglerna för aktuell tjänst innan ett konto startas. Det måste säkerställas att de inte står i motsättning med SLU:s värderingar eller SLU:s intressen. Ifall centrala konton finns för tjänsten kan du utgå ifrån att användarreglerna är ok.

Godkännande krävs från ansvarig chef för att upprätta en ny sociala medier-kanal i SLU:s namn, och godkännandet ska vara skriftligt. Godkännandet behöver inte skickas till någon men ska finnas att visa upp vid behov.

En plan för förvaltning, utvärdering och avveckling av kontot ska ha upprättats, och medel som krävs för förvaltning ska finnas.

För att säkerställa att nödvändiga avtal finns på plats kan det vara bra att vara särskilt uppmärksam på följande:

• Finns en extern samarbetspartner, konsult eller liknande?
• Används kanalen för SLU:s centrala konton? Om ja är det Kommunikationsavdelningen som svarar för att nödvändiga grundläggande avtal finns på plats mellan SLU och tjänsten.
• Använder du en kanal som även används för centrala konton men på ett helt annat vis? I så fall behöver du säkerställa att det finns avtal som omfattar det användandet.

Kommunikationsavdelningen ska underrättas om det nya kontot genom ett mejl till some@slu.se. Uppgifter om samtliga konton läggs på medarbetarwebben.

Att förvalta ett konto

Det är förhållandevis lätt att starta ett konto. Det svåra brukar vara att förvalta det, att se till att innehåll skapas som tänkt enligt tänkt frekvens. Det är inte ovanligt att förväntningarna på innehållet, både internt och även genom sug externt ifrån, är högre än vad som ryms inom den budgeterade tiden att arbeta med kontot.

Även annat arbete utöver att skapa innehåll behöver göras, som att besvara kommentarer och moderera inlägg, och att de personer som arbetar med kontot kan behöva fortbildning. Det är dessutom ett lagkrav att moderera, så det går inte att välja bort ifall man har kommentarsfält eller liknande. Även för det måste tiden räcka till på ett vis som motsvarar förväntningar från chef och är görbart utifrån medarbetarens arbetssituation.

Då sociala medier är under ständig förändring bör tjänster och forum årligen eller vid uppkommet behov väljas, väljas om eller väljas bort. För att befintliga konton fortlöpande ska fungera utifrån uppsatta mål måste de utvärderas, både kontinuerligt och återkommande enligt ett bestämt intervall. Fungerar arbetet med kontot som tänkt utifrån målen?

Att avsluta ett konto

När ett konto inte längre används eller har spelat ut sin roll bör detta följas av att aktuellt konto avslutas och användare informeras om varför och hänvisas till var kommunikationen kommer att ske framöver. Under en övergångsperiod bör det läggas till information i kontots profil att det avslutats och inom kort tas bort.

Skicka ett mejl till some@slu.se och meddela att kontot avslutats. Då plockas kontot bort från länksamlingar.