Evenemang

Definitionen av ett evenemang är väldigt bred och kan innefatta alltifrån ett seminarium, en konferens, en kick-off, eller en inbjudan. Oftast krävs en god och detaljrik planering, ibland under mycket lång tid.

Oavsett omfattning och utformning är syftet att nå ett uppsatt mål och att alla inblandade känner en påfyllnad av energi. 

Ha ett tydligt syfte

Se till att ha ett tydligt syfte, fråga dig själv varför du ordnar eventet, vad du vill uppnå och för vem du gör det. Då blir det tydligt för alla inblandade.

Bolla med andra

Det är bra att ta hjälp av andra redan från start för man är sällan smartast själv. Att bolla tankar med andra hjälper dig att få fram idéer som du kanske inte själv tänkt på. För att kunna leverera något bra till så många som möjligt, är det bra att man är flera som tänker till, speciellt i början. 

Sätt upp en tidplan

Mycket viktigt är att göra en tidsplan. Huvudfrågorna är: vad vill jag uppnå? Hur lång tid har jag på mig? Hur mycket får det kosta? Sedan måste du veta hur många personer du får till hjälp. Men du kan också vända på det och fråga dig vad du kan uppnå med en viss summa pengar under en viss tidsperiod.

Hur tidigt man måste börja med planeringen varierar självklart från fall till fall. Evenemangets budget, storlek, antalet personer som ska komma, hur många medarrangörer och underleverantörer som krävs – allt detta påverkar hur tidigt du behöver börja planera.

Är det ett riktigt stort evenemang kanske du måste börja ett år innan, i andra fall kanske det räcker med ett par veckor eller ännu mindre. Men eftersom det är så många saker som påverkar är det svårt att veta hur lång tid man behöver på sig.

Speciellt om det är många aktörer som är med, då tar det oftast längre tid eftersom alla ska vara med och ta beslut. 

När du ska arrangera

För dig som ska arrangera ett evenemang är det bra att känna till att du kan ta hjälp av Akademikonferens.

SLU deltar på många olika arrangemang, som till exempel SciFest, Borgeby Fältdagar, SkogsElmia, SkogsNolia, Almedalsveckan, Matologi och Elmia Lantbruk. Se till att samordna ditt evenemang med de som redan ordnas av SLU.  

• Här hittar du SLU:s hela evenemangskalender
• Låna SLU:s färdiga montermaterial etc.
• Följ SLU:s grafiska profil när du gör eget material

Förändringar behövs

Var beredd på att saker kommer att förändras. Allt kan inte förutses. Måste du ändra något så gör det. Men känn dina begränsningar och var realistisk med såväl budget och fysiskt utrymme som din egen tid och förmåga. 

Hinder går att lösa

Det är sällan allt sitter som en smäck från start och sedan går som på räls. Som ledare för evenemanget måste du vara beredd på att hinder kan dyka upp och att du måste göra vissa ändringar, men det är också det som är utmaningen och som kan trigga dig.

En duktig eventskapare är bra på att hitta snabba lösningar och att få människor att köpa en alternativ idé. Om du är nybörjare får du tänka att allt går att lösa, och även om det inte blir som du tänkt dig kanske det ändå blir bra till slut. 

Tidpunkten viktig

Datumet för ditt evenemang kan vara helt avgörande. Ha gärna några alternativa datum i åtanke så att du kan jämföra tillgång och priser.

Se också upp för konkurrerande evenemang när du planerar, och kontrollera kalendern så det inte finns något annat som lockar samma målgrupp. Lägg heller inte ditt evenemang för nära semestertider eller helgdagar.

Typ av lokal

Platsen bör passa evenemangets syfte. Att hålla en presentation om statistik på en restaurang kan kännas konstigt. En prisutdelning i en konferenslokal kan upplevas som stel och tråkig.

Besök gärna platsen innan för att bilda dig en uppfattning om lokalen och fundera över vilka behov som kan uppstå. 

Boka så tidigt som möjligt

Om det är ett stort evenemang som kostar mycket pengar är det bra för planeringen att du vet var det ska hållas.

Oftast är det även skönt för den som anmäler sig att veta vad det är som gäller. Ju tydligare du är desto tryggare blir de som är delaktiga. Många osäkra punkter gör att färre personer vill ansluta sig.

Detaljerad planering underlättar

Du ska förbereda dig noga. Gör till exempel en lista på detaljer som innehåller allt från belysning och förfriskningar till parkeringsplatser och kollektivtrafikens tidtabeller. Det hjälper dig att komma ihåg och hjälper dig om du får frågor från andra inblandade.

Lokalens inredning och detaljer spelar roll

Kvaliteten på lokalen ska du inte underskatta, för det hör ihop med den totala upplevelsen. Om lokalen känns dassig, kaffet smakar beskt och chokladen är dålig krävs det ännu mer av dig, då måste du leverera 110 procent för att besökarna ska känna sig nöjda. Ju bättre koll du har på alla detaljer desto bättre bli slutresultatet. Och med tiden lär du dig att dubbelkolla alla detaljer.  

Hur lockar man publik?

Ett vanligt sätt för att locka publik är att ha med ett känt ansikte i programmet. Det är klart det är kul att lyssna på en specialist inom ett område, och i vissa fall bör man ha det. Men innehållet är det som i slutändan attraherar din målgrupp. Och det är viktigt att det utlovade innehållet uppfylls. 

Argumentera för ett evenemang

Var tydlig och presentera relevanta argument och siffror som understryker nyttan och behovet av evenemanget. Kom ihåg att göra både strategisk planering, budget och senare utvärderingar, så att du svart på vitt kan visa att ett evenemang kan ge avkastning och att det kan hjälpa till på vägen fram till målet.

Extern finansiering från exempelvis deltagare och sponsorer

Vid större arrangemang krävs det ofta sponsorpengar för att undvika allt för höga deltagarpris.

Det är viktigt att sponsorerna är med från början och är på det klara med vad syftet är. Du måste veta vad deras förväntningar är så att du kan leva upp till dem. Båda parter måste vara realistiska, annars får du som eventanordnare en oerhörd press på dig. Det är svårt att mäta sponsringen i kronor. För att stärka sitt varumärke krävs oftast ett långsiktigt arbete. 

Kommunikation

Som ledare för ett evenemang ansvarar du för all kommunikation, både intern och extern. 

Det är oftast budgeten som styr vilken omfattning du kan kommunicera kring ditt evenemang. Är det ett stort event kan du inte hantera det själv, då behöver du hjälp, antingen av en intern grupp eller en extern hjälp.

Sätt upp ett informationsschema redan från start så förenklas kommunikationen internt. Att alla följer riktlinjerna förhindrar missförstånd och att saker faller mellan stolarna. Du kan till exempel mejla ut ett veckobrev till alla. Då nås alla av uppdateringar med jämna mellanrum. Men håll din kommunikation kort och enkel för att alla ska läsa allt. 

Gällande den externa kommunikationen är det bra om du låter alla kontakter gå via dig, förutsatt att du inte lämnat över hela ansvaret på någon annan. Att någon på eget initiativ kontaktar leverantörer och planerar saker utan att du är medveten om det kan få besvärliga konsekvenser. Du sover bättre om du vet att all information går via dig.

Ett lyckat evenemang

De evenemang där besökaren får känna sig speciell, där förväntningar och behov infriats, är lyckade evenemang.

Det handlar mycket om känsla, att besökaren känner att skaparna har försökt göra det så bra som möjligt utifrån de förutsättningar de haft. Det behöver inte vara flashigt eller lyxigt, men att det är genomtänkt och att jag som besökare får det jag blivit lovad, gärna med det lilla extra. 

Utvärdering

Respons och återkoppling är utvecklande och gör att vi kan förbättras. Att skicka ut en enkät efter ett evenemang är ett sätt att fråga besökaren vad de upplevde. Man kan också be om återkoppling på plats direkt efter en händelse, som t.ex. ett seminarium. Människor glömmer fort och därför är det bra att få förbättringsförslag så fort som möjligt.

Alla har vi svagheter och återkoppling hjälper oss att bli bättre. Men det finns saker som vi inte kan göra något åt, som att vädret var dåligt eller att någon viktig person blivit sjuk.

Rannsaka dig själv och ta till dig det som är sakligt och relevant som du har möjlighet att påverka. Men ta det på allvar och se till att informationen finns kvar och är tillgänglig för dig eller personen som ska arrangera evenemang nästa gång.