SLU Administrativ service

På Asken arbetar administratörer som ett stöd till medarbetare som tillhör gemensamma verksamhetsstödet (vs). Vi utför uppgifter inom ramen för våra tre bastjänster personaladministration, beställningar och event. För medarbetare som organisatoriskt inte tillhör vs tillgodoses denna service av administratörer på respektive institution.

Bastjänsterna innefattar kort beskrivet följande:

Personaladministration

Personaladministration hanteras enligt katalog-, personal- och personalregistreringsrollen. Hit räknas bl.a. uppgifter som att registrera timarvoden, granska reseräkningar och att göra löpande uppdateringar av personalärenden i Primula och Idis. 

Då nya medarbetare anställs stödjer vi på uppdrag chefer med att beställa teknisk utrustning till arbetsplatsen samt se till att dörrskylt till kontoret och namnremsa till postfack finns klart vid ankomst. Vi beställer telefonabonnemang, fakturareferens och behörigheter i system som t.ex. Proceedo och Idis. På ankomstdagen ger vi den nya medarbetaren en första introduktion till arbetsplatsen och ser till att det fungerar med AD-konto, utrustning m.m. på kontoret. Vi informerar om utrymning, återvinning, bokning av tjänsteresor och visar även kopiator, kontorsskåp och posthantering i våra gemensamma utrymmen.

Varje månad tar vi fram listor med ärenden i Primula på tjänster och ledigheter som löper ut för gemensamma verksamhetsstödets medarbetare. Ärendena skickas till chefer för information och eventuell återkoppling och uppdatering i Primula. Chefer förses även löpande med semesterlistor och listan personalredovisning för genomgång och ev. åtgärd.

Beställningar

På uppdrag beställer Asken saker som personalen behöver i den dagliga driften som t.ex. utrustning till kontor, förtäring till möten och annat (böcker, kontorsmaterial och liknande).

Vi har behörigheten ”resebokare” vilket innebär att vi kan boka resor till personer som ska resa för SLU:s räkning, men inte är anställda här. SLU:s medarbetare bokar själva sina egna resor via vår avtalade resebyrå Egencia, men vid mer komplicerade resor som kräver samordning mellan flera personer kan vi hjälpa till att boka för att underlätta för gruppen.

I varje kopieringsrum finns ett ”kontorsskåp” med kollegieblock, pennor, post-it, plastfickor m.m. Alla medarbetare inom vs får i dessa skåp hämta varor till sitt kontor för daglig användning. Det är dock inte tillåtet att från kontorsskåpet ta block och annat till ändamål som konferenser, utbildning m.m.

Event

Asken hjälper till att boka lokaler och förtäring inför mindre interna möten och event. Finns behov av stöd med deltagarhantering kan vi ta emot anmälningar i samband med detta.

Ett av våra större uppdrag är att stödja SLU:s akademiintendent inför de akademiska högtiderna doktorspromotion, professorsinstallation samt Nit och Redlighet i Rikets tjänst.

Länk till Akademiska högtider >>

Välkommen att kontakta Asken för att få stöd med tjänster enligt ovan. Bastjänsterna är anslagsfinansierade och stöd inom ramen för dessa debiteras inte. Behövs hjälp med tjänster utöver dessa kan vi, under förutsättning att resurser och kompetens inom gruppen finns tillgängligt, även stödja med andra likvärdiga uppgifter. Tjänster utöver basutbudet debiteras per timme enligt gällande timtaxa.

Kontaktinformation

Du når oss alltid bäst via gruppens gemensamma e-post: asken@slu.se, telefon 018-67 18 00 eller genom att kontakta någon av oss personligen:

Uppsala:
Carina Lundh, 018-67 34 18
Susanne Erngren, 018-67 34 11
Kim Gillgren, 018-67 14 90
Lillemor Edling, 018-67 10 22

Umeå:
Caroline Åström Öberg, 090-786 82 06

Enhetschef: Maria Lindgren, mia.lindgren@slu.se, 018-67 22 82

Postadress

Uppsala:
SLU Administrativ service, Asken
Box 7020
750 07 Uppsala

Umeå:
SLU Administrativ service, Asken
Skogsmarksgränd
901 83 Umeå

Här kan du läsa mer om Servicecenter >>

Här kan du läsa mer om Tentamensservice >>