SLU-mallar för Word

Om du har en SLU-dator

Om du har en dator med standardinstallation från IT-avdelningen är mallarna redan installerade. Välj Arkiv > Nytt i Word, välj språkmapp och sedan den mall du vill använda.

Om du har en annan dator

Om du inte har en SLU-dator måste du själv ladda ned mallarna och installera dem. Instruktionen gäller Office 2016.

Börja med att ange var du sparar dokumentmallar så att Word hittar dem när du skapar nya dokument.

1. Öppna mappen ~\Dokument\Anpassade Office-mallar.
   
   
2. Klicka i adressfältet i Utforskarens ovankant Dokument\Anpassade Office-mallar. Då visas sökvägen till mappen. Kopiera sökvägen.
   
   
3. I Word väljer du sedan Arkiv > Alternativ > Spara och
   klistrar in sökvägen i rutan Standardplats för personliga mallar.
   
   
4. Ladda ned den eller de mallar du vill använda från listan nedan. Du kan högerklicka på den och spara den direkt i mappen Anpassade Office-mallar.
   
   
5. Om du redan har laddat ned mallarna till en annan mapp flyttar du dem till mappen Anpassade Office-mallar.

Klicka på den mall du vill ladda ned. Detta är de svenska mallarna. De engelska mallarna kan du ladda ned från den engelskspråkiga sidan.

• Allmän
• Beslut
  
• Rektorsbeslut
• Internt styrande dokument 
• Kallelse
• Kallelse - lärarförslagsnämnd och docentnämnd 
• Protokoll

Om du har en SLU-dator

Om du har en dator med standardinstallation från IT-avdelningen är mallarna redan installerade. Välj Nytt i Word, välj språkmapp och sedan den mall du vill använda.

Om du har en annan dator

Om du inte har en SLU-dator måste du själv ladda ned mallarna och installera dem. Instruktionen gäller Office 2019/Office 365.

Installera samtliga mallar (Office 2019/Office 365)

1. Ladda ned SLU-mallarna.

2. Dubbelklicka på den nedladdade filen SLU-word_templates.pkg och sedan på Fortsätt.

4. Klicka på Fortsätt om du blir ombedd att välja installationsplats.

5. Klicka på Installera.

6. Godkänn installationen. Det här steget kan se annorlunda ut beroende på modell, version på operativsystem samt inställningar. Oftast är det fingeravtryck eller användarnamn och lösenord.

7. Klicka på Stäng.

8. Du ska mallarna synas i Word. Gör de inte det kan du behöva söka efter dem i sökfältet uppe till höger.

Använda mallarna för andra dokumenttyper

Mallen Allmän

Mallen Allmän kan användas för intyg, brev, PM och andra dokument där det bara behövs en grund i form av dokumenthuvud och format för rubriker och brödtext.

Brev

Som avslutningsfras i brev använder du Med vänlig hälsning eller Enligt uppdrag. Lägg även till rubrikerna Sändlista och Kopia för kännedom om de behövs.

Promemoria (PM)

Om du använder mallen Allmän för att skriva en promemoria bör du lägga till följande:

Rubriken "Målgrupp och syfte"

Ange vem som har initierat promemorian och för vem den i första hand är skriven. Det kan vara universitetsstyrelsen, rektor, en fakultetsnämnd, dekan, universitetsdirektören etc.

Ange även varför den har skrivits och vad den förväntas leda till, till exempel en ändring av ett regelverk eller hur en viss situation ska hanteras.

Sammanfattning

En promemoria bör också ha en sammanfattning. Sammanfatta innehållet så kortfattat som möjligt och ange tydligt vilka förändringar och konsekvenser eventuella förslag har. Sammanfattningen ska helt bygga på vad som står i själva promemorian. Den ska inte innehålla någon ny information. Sammanfattningen bör vara högst två sidor.

Innehållsförteckning

Lägg gärna till en innehållsförteckning om det är en längre text. Välj Innehållsförteckning från menyn Referenser i Word.

Du uppdaterar en innehållsförteckning genom att klicka först i innehållsförteckningen och sedan på Uppdatera tabell på den grå flik som visas. Välj Uppdatera hela tabellen. Du kan också klicka i innehållsförteckningen och sedan trycka på F9, eller högerklicka och välja Uppdatera tabell.

Mallen Beslut

Begäran

Mallen för beslut kan också användas för att skriva en begäran. En begäran skickas från en underställd nivå till en högre nivå, till exempel från en dekan till rektor eller från en fakultetsnämnd till styrelsen.

Det blir enklare för mottagaren att bereda ärendet om alla fakta och motiv finns redovisade. Det ska klart framgå vad den som sänder in begäran vill, till exempel vilket regelverk som ska ändras, hur mycket det kan komma att kosta och vilka motiv som ligger bakom begäran.

Det ska vara lätt för mottagaren att förvandla en begäran till ett beslut, därför är det bäst att använda beslutsmallen om du behöver skriva en begäran.

Mallen Kallelse

Det finns två mallar för kallelser:

• allmän kallelse till sammanträde/möte
• kallelse till nämnder där protokoll förs för ett beslutsärende i taget, till exempel lärarförslagsnämnder och docentnämnder.

För enklare möten kan du stryka förslaget till föredragningslista.

Pdf-dokument är inte automatiskt tillgängliga för alla. Därför är rekommendationen att så långt som möjligt undvika pdf:er och att istället publicera ditt innehåll som html (alltså som vanlig text på en webbsida). Om du trots allt måste publicera en pdf kan du kort beskriva dess innehåll i anslutning till länken, för att hjälpa besökaren att avgöra om hen har nytta av att ladda ner dokumentet.

Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service omfattar alla dokument skapade efter 23 september 2018. Har du en äldre men viktig eller flitigt läst pdf-fil behöver du se till att också den är tillgänglig för alla.

Skapa tillgängliga pdf:er via Word

För att en pdf-fil ska bli tillgänglig är det viktigt att den är skapad utifrån ett korrekt ursprungsdokument, som regel i Word. Det gör du genom att

• använda formatmallar med korrekt formatterad text och korrekta rubriknivåer
• ange alt-texter för bilder och allt annat innehåll som inte är text
• formatera tabeller med rubrikrad och alt-text.

Bilder:

1. Markera  bilden
2. Högerklicka och välj formatera bild för att lägga till alt-texten.
3. Välj "layout och egenskaper" och sedan Alternativ text. Alt-texten är den text som en skärmläsare läser upp för den som inte kan se bilden.

Tabeller:

1. Markera tabellen
2. Högerklicka och välj Tabellegenskaper.
3. Välj fliken Alternativtext och ange alt-texten i fältet beskrivning.
4. Välj fliken Design och bocka i kryssrutan för rubrikrad.

Testa dokumentets tillgänglighet i Word

Du kan testa ditt dokument i Microsofts inbyggda tillgänglighetskoll innan du sparar det som pdf. Skriv in "Tillgänglighetskontroll" i hjälpfunktionen och följ anvisningarna. Eventuella fel hittar du i ett separat fönster på skärmen, tillsammans med anvisningar för hur du åtgärdar dem. 

Du kan också lyssna på den färdiga filen för att säkerställa att den läses upp på ett bra sätt. Det kan du göra genom att:

1. Öppna filen i webbläsaren Edge.
2. Högerklicka och väj Läs upp. 

SLU:s dokumentmallar

SLU:s dokumentmallar i Word är tillgänglighetsanpassade så långt det går med den design de har i dagsläget. Om du tillgänglighetskontrolllerar ett dokument som skapats med en SLU-mall kommer du att få åtminstone en varning som inte går att undvika och som gäller logotypens placering i dokumenthuvudet.

Läsordningen kan även bli fel. Kontrollera det särskilt och åtgärda om det behövs.

Rätta en pdf-fil

Behöver du rätta en pdf-fil går det att göra med hjälp av programmet Acrobat Pro. Men det är mycket enklare att göra rätt i källsystemet än att rätta i efterhand.

Pdf-filer skapade från andra program än Word

Tillgänglighetskraven gäller också för pdf-filer skapade från andra program än Word, som till exempel Powerpoint eller Indesign. Microsofts tillgänglighetskontroll finns inbyggd i alla Microsoftprodukter. För Indesign finns också inbyggd funktionalitet och en checklista. Rekommendationen är dock att om möjligt undvika pdf-filer på webben och istället presentera informationen direkt på webbsidor.

Rapporter

För rapporter finns ingen gemensam SLU-mall, men du kan använda en av mallarna nedan.

• SLU-bibliotekets rapportmall
• Rapportmall från institutionen för vatten och miljö
• Instruktion till rapportmallen från institutionen för vatten och miljö