För dig som är nyhetsbrevsredaktör

Detta gör du som nyhetsbrevsredaktör

• Startar, skickar och avslutar nyhetsbrev.
• Ser till att nyhetsbreven följer gällande lagar och SLU:s riktlinjer.
• Ser till att de kontaktlistor du använder håller god kvalitet.
• Säkerställer att de nyhetsbrev du ansvarar för arkiveras. 

Om nyhetsbrev i verktyget Ungapped

Ungapped är ett verktyg för att skicka mejl till listor med prenumeranter. Nyhetsbreven består av främst text, bilder och länkar till webbsidor med mer information. Listorna hålls uppdaterade automatiskt och kontakterna på dem kan själva prenumerera och avprenumerera på nyhetsbreven. 

Ungapped innehåller även möjlighet till eventhantering, men det är inte en del av verktyget som stöds inom SLU. Där hänvisar vi istället till Akademikonferens. 

Till din hjälp

• Ungapped har tagit fram en bra och användbar manual för att skicka nyhetsbrev med Ungapped. Den består av förklarande texter för olika moment, kompletterat med filmer som visar hur de utförs. 
• Det finns också en väldigt bra hjälpfunktion i själva verktyget Ungapped. Hjälpfunktionen är mycket användbar för att förstå hur verktyget fungerar och hur olika moment ska utföras. Där kan du söka på nyckelord och få skriven och ofta filmad information. 
• Du som är kommunikatör har tillgång till en kanal om nyhetsbrev i kommunikatörsnätverket i Teams. Där kan du ställa frågor och diskutera med andra redaktörer.
• Du kan också få stöd och svar på frågor direkt från Kommunikationsavdelningen. Skriv till webbredaktionen@slu.se.
• Läs gärna Tips när du producerar digitala e-postbrev.
• För mejl om aktuella driftstörningar, följ gärna Ungapped Status.

Mallar

SLU har en standardmall med några olika färgvarianter som kan med fördel kopieras, modifieras och sparas, så att det finns en skräddarsydd mall för varje nyhetsbrev. Tänk på att lägga in egna kontaktuppgifter. 

Taggar

Se till att använda taggar för dina nyhetsbrev och bilder, antingen för den del av verksamheten du hör till, för aktuellt nyhetsbrev eller för ett ämnesområde. Då kan du lättare hitta dem igen senare. Undvik att skapa alltför specifika taggar som som bara ett fåtal saker kommer att taggas med. Alltför många taggar med väldigt lite innehåll kommer göra det svårare att hitta. 

Avsändaradress och svarsadress

För att kunna skicka ut ett nyhetsbrev behövs en avsändaradress och en svarsadress. De båda adresserna bör inte vara samma för ett nyhetsbrev.

Avsändaradress

En viktig faktor för om ett nyhetsbrev öppnas är om mottagaren har förtroende för avsändaren. Utöver att adressen syns som avsändare i utskicket så är det i den brevlådan alla autosvar hamnar, till exempel om en mottagare är på semester. Undvik att använda en så kallad noreply-adress som avsändare eftersom det kan uppfattas som mindre trovärdigt. Undvik även att byta avsändare för nyhetsbrevet alltför ofta.

Den SLU-gemensamma adressen nyhetsbrev@slu.se är förifylld i våra nyhetsbrevsmallar. Vi bevakar att alla nödvändiga inställningar hålls uppdaterade för den adressen. Använd därför den, så länge det inte finns särskilda skäl att medvetet välja en annan avsändare. Om du vill använda en annan adress, överväg att starta en funktionsbrevlåda som används endast som just avsändaradress.

Svarsadress

Nyhetsbrev behöver också en svarsadress. Svarsadressen är den adress ett eventuellt svar från mottagaren av nyhetsbrevet kommer till. Den är med fördel en bemannad funktionsadress för den delen av organisationen där nyhetsbrevet har sin hemvist, så att meddelanden snabbt kan få relevanta svar. Använd inte nyhetsbrev@slu.se som svarsadress.

Validering

Innan en e-postadress kan användas för utskick av nyhetsbrev måste den valideras. Läs i manualen i Ungapped hur detta görs.

Kontaktlistor och prenumeration

Nyhetsbrev skickas till kontaktlistor med mejladresser. Varje redaktör ansvarar för att de kontaktlistor som de använder håller en god kvalitet. Ett grundkrav är att listorna samlats in och hanteras på ett sätt som är förenligt med GDPR. Läs mer ingående om hur du arbetar med kontaktlistor.

Du kan skapa en webbsida med ett formulär för prenumeration på ett nyhetsbrev, så att personer kan anmäla sig själva och läggas till på våra kontaktlistor. Läs mer om hur du gör på sidan om prenumeration.

Använd modulen för policy för mejladresser för att beskriva hur SLU behandlar personuppgifter. Läs mer om behandling av personuppgifter på sidan Vanliga frågor om dataskydd.

Uppföljning och statistik

Hur gick det för mitt nyhetsbrev?

Det finns möjlighet att enkelt ta del av statistik för de utskick som görs i Ungapped. Vad som är ”bra” statistik för ett nyhetsbrev kan variera beroende på vilka man skickar till och vilka mål man har med nyhetsbrevet. Ibland räcker det bra att många har öppnat och läst nyhetsbrevet, men ibland önskar man att mottagaren ska till exempel läsa mer om en viktig nyhet eller klicka på en anmälningsknapp.

Det här är bra att tänka på redan när ett nyhetsbrev utformas. Vad är målet med nyhetsbrevet? Därefter kan man följa upp hur målet nåddes och göra lärdomar inför kommande nyhetsbrev om vad som fungerat mer eller mindre bra.

Tänk på att statistiken påverkas av om listan innehåller inaktuella eller på andra vis ickefungerande adresser. En mottagare som inte finns kommer aldrig att läsa eller klicka på en länk.

Hur gick det för mina nyhetsbrev i år?

Det är även bra att följa upp statistiken för nyhetsbreven på längre sikt, inte minst för att kunna analysera vad som ligger bakom och fatta beslut kring hur man ska arbeta med nyhetsbreven framöver. Här är det intressant att se vilka insatser man gjort och hur de fungerat.

Arkivering

Ansvaret för att nyhetsbreven arkiveras ligger på varje respektive arkivbildare. Det finns en rutin för löpande automatisk arkivering vid utskick av nyhetsbrev. Redaktörer kan ansluta till den genom att meddela Enheten för arkiv, informationshantering och registratur (Air) vilka svarsadresser de använder i sina utskick. Detta görs direkt via mejl till arkiv@slu.se. Ange följande:

• Att det gäller arkivering av nyhetsbrev i Ungapped
• Vilken institution eller annan enhet som är arkivbildare
• Vem som är kontaktperson
• Vilken svarsadress som används vid utskicken (Obs, inte den SLU-gemensamma sändadressen nyhetsbrev@slu.se!)

Det är genom svarsadressen den automatiska arkiveringen görs.

Städning

Vi behöver hålla ordning på våra arbetsytor. Se till att du regelbundet rensar bort dina tester av nyhetsbrev, mallar, kontaktlistor och annat. Rensa även bort sådant som blivit inaktuellt.

Så här slutar du som nyhetsbrevsredaktör

När du inte längre avser fortsätta som redaktör meddelar du webbredaktionen@slu.se detta. Antingen lämnar du över dina nyhetsbrev till en annan redaktör, eller så ser du till att städa upp efter dig och avsluta de nyhetsbrev som inte längre har någon ansvarig redaktör.