Rekrytering och antagning

Nedan presenteras rutiner för rekrytering och antagning till forskarutbildning vid SLU. Den vanligaste formen av finansiering av en doktorandplats är anställning som doktorand och av punkterna nedan framgår även hur hanteringen av anställningsförslag går till (punkt 7-8). För en mer utförlig beskrivning av antagningsprocessen, se SLU:s antagningsordning för utbildning på forskarnivå.

Här hittar du en pdf för utskrift av nedanstående information om antagning och anställning av doktorand vid SLU. 

Här hittar du en översiktlig bild av rekryterings- och antagningsprocessen för doktorand vid utlyst utbildningsplats och vid plats som inte har utlysts.

OBS! Doktorander som antas från och med 1 juli 2018 och vars studiefinansiering består av stipendium, ska anställas som doktorand senast när tre års utbildning till doktorsexamen återstår. Undantag ges för stipendiefinansiering inom bistånds- eller kapacitetsuppbyggnadsprogram där stipendier utgör vedertagen finansieringsform, eller EU-program eller motsvarande där stipendier utgör en vedertagen finansieringsform och krav på anställning blir ett hinder för högskolans medverkan. En vägledning att användas vid bedömning av om undantag kan godkännas är under utveckling.

Rutiner för antagnings- och anställningsärenden av doktorander

1. Institutionen annonserar utbildningsplatsen i ReachMee. Doktorandplats med annan finansiering än anställning som doktorand läggs också till i ReachMee och Eva Borgert på personalavdelningen hjälper till med detta. De sökande fyller i ett formulär som bland annat innehåller personuppgifter och en personlig motivering till varför personen vill bli doktorand.

2. Institutionen gör urval genom att granska ansökningarna i ReachMee, och bestämmer toppkandidater samt genomför intervjuer med dessa. Om utbildningsplatsen finansieras på annat sätt än genom doktorandanställning så finns vanligen bara en kandidat. OBS - inför intervjun ska toppkandidaten/erna som inte har en svensk examen uppmanas att skicka in/ta med sig vidimerade kopior av följande dokument:

• Examensbevis och betygsutdrag för kandidat samt master-nivå.
• Bevis på att den sökande uppfyller kravet på Engelska 6*
• Kopia av den sida i passet som innehåller foto samt ID-uppgifter

* För antagning efter 1 juli 2018 gäller följande för att få behörighet motsvarande engelska B/6:

• att sökande har motsvarande 60 hp från kurs/program med engelska som undervisningsspråk från lärosäte i EU/EES/Schweiz eller engelskspråkigt land.

Observera att sökande med svenska meriter och sökande med utländska meriter har olika rutiner för vidimeringen.

3a. Om sökande har svensk examen skickas den sökandes namn, personnummer och projekt-ID i ReachMee till Utbildningsavdelningen.

3b. Om sökande inte har en svensk examen skickas dokument som nämns under punkt 2 (de vidimerade kopiorna) skickas sedan från institutionen till Utbildningsavdelningen i pappersformat. Ange även projekt-ID i ReachMee samt namn på kontaktperson på institutionen. Observera att all första kontakt med Utbildningsavdelningen måste ske via institutionens kontaktperson/blivande handledare.

Skicka dokumenten till: 

Utbildningsavdelningen
Box 7010
750 07 Uppsala

Kuvertet ska märkas ”Doktorandansökningar för granskning”. 

4. Utbildningsavdelningen utför äkthets- och behörighetsbedömning som ett led i kvalitetssäkringen av urvalet till forskarutbildningen. Detta genomförs med hjälp av de vidimerade kopiorna. Efter att bedömningen är gjord skickar Utbildningsavdelningen tillbaka bedömningen till kontaktpersonen via post. 

5. Rekommendation om antagning inklusive bilagor skickas från institutionen till respektive fakultet.

OBS: Doktoranden kan inte ansöka om uppehållstillstånd förrän fakulteten tagit beslut om antagning. Det kan ta 3-4 månader att få uppehållstillstånd. Se Krav för uppehållstillstånd för studier - Migrationsverkets information

 6. Fakulteten granskar ansökan och beslutar om antagning. Beslut skickas ut till berörda parter.

Punkt 7-8 gäller endast för doktorander som ska anställas vid SLU.

7. För att bereda ett förslag om anställning som doktorand behöver personalavdelningen följande:

• Förslag om anställning.
• Doktorandens vidimerade kopior i original.
• Meritsammanställning av kandidater.
• Yttrande/motivering till val av kandidat.
• Konteringsuppgifter för anställningen.

8. Personalavdelningen hanterar anställningsförslag, facklig förhandling, beslut och kungörelse.

 FAQ – Vanliga frågor

1. Utbildningsplatsen har inte varit utlyst - behövs ett SLU ID-nummer ändå?

Ja! Alla ansökningar behöver ett SLU ID-nummer. Om utbildningsplatsen inte har varit utlyst finns två olika sätt att skaffa ett SLU ID-nummer.

A. Blivande handledare vid NJ- och VH-fakulteten får ett SLU ID-nummer efter begäran av utbildningshandläggare vid respektive kansli.

B. Blivande handledare vid LTV- och S-fakulteten får ett SLU ID-nummer för antagning genom att kontakta Registrator i Alnarp respektive Umeå.

2. Varför behöver Utbildningsavdelningen vidimerade kopior?

Enligt SLU:s antagningsordning för utbildning på forskarnivå har Utbildningsavdelningen i uppdrag att kontrollera äktheten av examensbevis samt språkintyg.

För att göra det behöver Utbildningsavdelningen kunna intyga att inga ändringar gjorts mellan originalet och kopian på vilken bedömningen baserar sig på.

3. Accepteras digitala kopior?

Nej. En digital kopia är en kopia av en vidimerad kopia eller ett original och accepteras inte. Utbildningsavdelningen kan inte intyga äktheten av en digital kopia eftersom det är omöjligt att veta om några ändringar gjorts från originaldokumentet.

Utbildningsplatser som enligt HF 7 kap 37 § ska annonseras, annonseras under minst tre veckor på www.slu.se. Annonseringsplikten gäller oavsett finansieringskälla.

Enligt högskoleförordningen (HF): 7 kap 37 §
"Frågor om antagning avgörs av högskolan. Den som vill antas till utbildning på forskarnivå skall anmäla det inom den tid och i den ordning som högskolan bestämmer. När en högskola avser att anta en eller flera doktorander skall högskolan genom annonsering eller ett därmed likvärdigt förfarande informera om detta. Någon information behöver dock inte lämnas
1. vid antagning av en doktorand som skall genomgå utbildningen inom ramen för en anställning hos en annan arbetsgivare än högskolan,
2. vid antagning av en doktorand som tidigare har påbörjat sin utbildning på forskarnivå vid ett annat lärosäte, eller
3. om det finns liknande särskilda skäl."

Under förutsättning att SLU försäkrat sig om att rekryteringen skett i öppen konkurrens så kan följande särskilda skäl medge undantag från annonseringsplikten på www.slu.se:

• en påbörjad utbildning till licentiatutbildning ändras till en doktorsutbildning innan licentiatexamen utfärdats
• sökande har rekryteras av en universitetspartner i ett avtalat utbildningssamarbete 
• sökande har rekryterats inom ramen för
  • ett bistånds- och kapacitetsuppbyggnadsprogram eller
  • ett av Europeiska unionen finansierat program
• sökande har erhållit ett personligt stipendium

Även särskilda förutsättningar i forskningskontrakt kan medge undantag från annonseringsplikten på www.slu.se.

Grundläggande behörighet till utbildning på forskarnivå har den som har avlagt en examen på avancerad nivå, eller fullgjort kursfordringar om minst 240 högskolepoäng, varav minst 60 högskolepoäng på avancerad nivå, eller på något annat sätt inom eller utom landet förvärvat i huvudsak motsvarande kunskaper.

Gymnasiebetyg vad gäller kunskaper i Engelska som motsvarar En B/6 är ett grundläggande krav. För sökande som inte har betyg från svenskt gymnasium krävs intyg från internationellt godkänt språktest (exempelvis TOEFL, IELTS eller Cambridge ESOL) i enlighet med krav på www.universityadmissions.se. För undantag för kravet på språktest, se www.universityadmissions.se.

För antagning efter 1 juli 2018 gäller följande för att få behörighet motsvarande engelska B/6:

• att sökande har motsvarande 60 hp från kurs/program med engelska som undervisningsspråk från lärosäte i EU/EES/Schweiz eller engelskspråkigt land.

För att fakultetsnämnden ska kunna medge undantag från kravet på grundläggande behörighet ska den sökande uppvisa examen på kandidatnivå samt en skriftlig redovisning av ett självständigt arbete vars omfattning motsvarar minst 15 högskolepoäng, och vars innehåll motsvarar kunskaper och färdigheter i ett examensarbete på avancerad nivå, eller ett relevant självständigt arbete av motsvarande svårighetsgrad och omfattning. Arbetet bör vara skrivet på engelska eller svenska.

Fakultetsnämnden fastställer de särskilda behörighetsvillkor som gäller för respektive forskarutbildningsämne. Dessa villkor ska anges i den allmänna studieplanen för forskarutbildningsämnet.

Om särskild behörighet i form av särskild yrkeserfarenhet eller nödvändiga språkkunskaper eller andra villkor anges i den allmänna studieplanen, så ska även anges vilka kriterier som ska tillämpas vid bedömning.

Vägledning till prefekter om hur man undviker att skapa skuggdoktorander

Det förekommer att institutioner (korttids-)anställer en student som blivit utvald som huvudkandidat till en utbildningsplats i forskarutbildningen innan hen har blivit antagen av FUN till utbildningen. Vanligen motiveras anställningen med att den blivande doktoranden, som tillfälligt anställd assistent, ska skriva en individuell studieplan och då framförallt en forskningsplan för avhandlingsprojektet. Detta eftersom FUN kräver en preliminär ISP som underlag för antagningsbeslutet. Emellertid är det enligt Högskoleförordningen inte tillåtet att anställa en blivande doktorand innan antagningen. Rektors råd för forskarutbildning (FUR) har beslutat om följande vägledning till prefekter:

1. Den som vid ansökan till antagning till forskarutbildningen redan har en SLU-anställning, kan i samråd med prefekten inom ramen för den anställningen och på initiativ av huvudhandledaren, delta i diskussioner om forskningsprojektet som avhandlingsarbetet ska ingå i.

2. Sökande, som inte har en SLU-anställning enligt punkt 1 ovan, kan inte anställas med huvudsakligt syfte att förbereda forskarutbildningen, före fakultetsnämnden har beslutat om antagning.

3. Huvudhandledaren ansvarar för att sammanställa den preliminära ISP som ska bifogas ansökan från prefekt till fakultetsnämnd om antagning av huvudkandidaten. En preliminär ISP:s viktigaste syfte är att visa att forskningsprojektet som ska utgöra grunden för det planerade avhandlingsarbetet är rimligt avgränsat och definierat. Övriga delar av utbildningsplaneringen kan vara översiktliga för att slutföras efter antagningen tillsammans med doktoranden.

OBS! Kandidaterna som söker en doktorandutbildningsplats skickar inte in vidimerade kopior via ansökan i ReachMee. 

Toppkandidaten/erna ska istället uppmanas att ta med vidimerade kopior av följande dokument om de blir kallade till intervju:

• examensbevis och registerutdrag (används av utbildningsavdelningen)

• dokument som styrker behörighet i Engelska B/6 eller motsvarande (används av utbildningsavdelningen)

• fotosidan av passet för personer med utländskt medborgarskap (används av personalavdelningen).

På SLU:s externa webb finns information om vidimering av kopior inför ansökan om antagning. Ovanstående dokument skickas sedan till utbildningsavdelningen.

För specifika frågor om granskning av behörighet och vidimering, kontakta Ylva Lönnerholm på utbildningsavdelningen. Observera att all första kontakt med Utbildningsavdelningen måste ske via institutionens kontaktperson/blivande handledare.

Doktorandanställning är den normala försörjningsformen för doktorander vid SLU.  Studiefinansiering via utbildningsbidrag eller privat förmögenhet är inte tillåten
 
Utöver doktorandanställning är följande former av studiefinansiering tillåtna:

a) Annan form av SLU anställning: accepteras endast om ett kontrakt upprättas mellan doktorand och prefekt. Kontraktet ska reglera så att tid för forskarutbildningen avsätts inom anställningen så att studierna kan slutföras inom planerad tid (HF 7 kap 36 §). 

b) Anställning hos annan arbetsgivare (företag, högskola eller annan myndighet). Om ett kontrakt upprättas mellan arbetsgivaren och prefekt kan doktorander med denna finansieringsform antas. Kontraktet ska reglera att tid för forskarutbildningen avsätts inom anställningen så att studierna kan slutföras inom planerad tid (HF 7 kap 36 §). Om doktoranden ska bli en s.k. industridoktorand kan denna mall för  överenskommelsen mellan SLU och den externa organsiation användas.

Doktorander från internationella universitet som deltar i forskningsprojekt finansierade av SIDA ska vara anställda vid sina hemmauniversitet. Kontrakt mellan SIDA, SLU och de utländska universiteten ska reglera finansiering av doktorandernas försörjning och andra kostnader. 
 
c) Stipendier

SLU accepterar stipendieförsörjning fram till dess att det enligt den individuella studieplanen återstår en utbildningstid som motsvarar tre års utbildning på heltid till doktorsexamen. Endast vissa typer av stipendier accepteras, se SLU:s antagningsordning för mer information om detta. 

Utredning och planering av utbildningssamarbete som ska leda gemensam examen är komplext och tar lång tid.

Åtminstone den högst rankade av de sökande ska intervjuas enligt därför avsedda anvisningar.

Intervjun ska göras vid ett möte där den sökande, blivande huvudhandledare och företrädesvis någon av institutionens doktorander deltar. Att låta en doktorand delta i rekryteringsprocessen rekommenderas, men är inte obligatoriskt. Doktorandrepresentanten ska besvara frågor från den sökande som gäller forskarutbildning i Sverige, på SLU och vid institutionen, men han eller hon förväntas inte delta i anställningsbeslutet. Om ingen doktorandrepresentant är närvarande vid intervjun, så bör huvudhandledaren förse den sökande med kontaktuppgifter till en av de aktiva doktoranderna vid institutionen för att besvara den sökandes frågor.

Den sökande och den blivande huvudhandledaren bör mötas personligen, men doktorander kan delta via video eller telefon om intervjun inte görs på SLU. Den sökande och den blivande handledaren kan i undantagsfall genomföra intervjun via video-länk. Prefekt medger undantag till kravet på ett personligt möte.

Tidpunkt för intervjun bestäms tillsammans med den sökande. Den sökande ska få en skriftlig inbjudan till intervjun. I inbjudan presenteras det generella syftet med intervjun, dess omfattning, form, tid, plats och deltagare. Dessutom beskrivs hur resultatet av intervjun ska dokumenteras och användas och antagningsprocessens avslutande steg. Det är även möjligt att be den sökande att förbereda en kortare presentation på högst 10 minuter.

Eventuella kostnader för den sökandes resor och logi som orsakas av intervjun ska betalas av institutionen.

En skriftlig sammanfattning av intervjun som kommenterar den sökandes språkkompetens, samarbetspotential och utbildningspotential undertecknas av den blivande huvudhandledare. Sammanfattningen används som underlag till den motivering för valet av den som föreslås för antagning som ska bifogas till ansökan till fakultetsnämnden.

Intervjuns genomförande

Minst två timmar ska reserveras för intervjun. Intervjun ska innehålla

• Presentation av deltagarna
• en kort presentation av SLU, institutionen, forskargruppen, utbildningen och den planerade försörjningsformen
• frågor från den sökande
• frågor från huvudhandledare m.fl. som utifrån den sökandes mastersarbete, eller motsvarande, tidigare utbildning, det kommande avhandlingsarbetes övergripande frågeställningar etc. leder till en diskussion som kan informera om den sökandes utbildningspotential, egna idéer och intressen. Diskussionen syftar också till att försäkra sig om att det är den sökande som är författare till det skriftliga underlag, vanligen mastersarbetet, som den skickat in som bilaga till ansökan

Om den sökande ska försörjas av ett personligt stipendium så ska en kopia av det ”Letter of acknowledgement” som skickats till den sökande bifogas till ansökan om antagning från prefekt till fakultetsnämnden ska innehålla  Endast ”Letter of acknowledgement” utformad enligt nedanstående mall är godkända.

To whom it may concern

Letter of acknowledgement

I have received your request and understand that you are interested in the PhD education at SLU.

This letter acknowledges that you are an interesting applicant for PhD studies. Consequently, you are welcome to provide us with information according to the list below so we can proceed with the evaluation.

Please observe that this letter is no guarantee, that you will be admitted to the PhD education at SLU.  If the evaluation of your credentials gets a favorable result, the last step in the evaluation includes a face to face interview that normally takes places at SLU. If an interview shall take place you will get a formal invitation and the travel expenses etc. are provided by the department. If the applicant and the department still are interested in starting the education after the interview, the application must be accepted by the  faculty board. For additional information about the admission procedure and required level of net financial support, please see the Admission regulations at www.slu.se.

…………………………………………………………

Xx Head of department xx at SLU

Please mark below if the requested information is attached:

1. Curriculum vitae with confirmed copies of examination certificates, course certificates etc.
2. One copy of the dissertation for master or undergraduate degree, or an equivalent independently produced product
3. Certified knowledge of the English language equivalent to the English course B in the Swedish education system or international tests as e.g. TOEFL, IELTS eller Cambridge ESOL. See required results on: www.universityadmissions.se
4. Confirmed copy of passport
5. List with personal references with contact information
6. Draft of the contract regulating your stipend that you and the donator will sign

• Introduktion av nyantagna doktorander på SLU (rekommendationer till institutionerna).
• Praktiska råd om att leva i Sverige och arbeta på SLU (på engelska)
• Ny som doktorand?