Digital salstentamen i Inspera

Senast ändrad: 22 juli 2022

Genomförande av digital salstentamen i INSPERA tillsammans med TS – steg för steg

Syftet med denna genomgång - steg för steg- är att tydliggöra ramen kring ett digitalt salstentamenstillfälle i Inspera för att skapa en så smidig och rättssäker tentamenssituation som möjligt.

Viktigt att notera är att Inspera är ett pågående projekt som för närvarande sträcker sig till december 2022. Detta innebär att tekniska lösningar och rutiner är under utveckling. Titta därför frekvent på sidan för att hålla dig uppdaterad! 

Rubrikerna och bilden nedan är tänkt att ge en överblick över fördelning av arbetet mellan beställare/TS samt skapa en visuell tidslinje för hur det ser ut nu. Varje rubrik kan vecklas ut till en mer tydlig genomgång av genomförandet av ett tentamenstillfälle.

FlödeINSPERA TSochBeställare2.jpg

Bild 1. Större version av processkartan för tentamenshantering vid digital salstentamen i Inspera.

För övriga frågor som inte besvaras här, finns TS att nå via mejl:

Uppsala: tentamen@slu.se, 018-67 29 00

1. Utbildning för administrationsrollen i Inspera

För att kunna genomföra en tentamen i Inspera måste institutionen ha en medarbetare som genomgått utbildning i Inspera och därmed fått rollen administratör. Det är denne person som agerar som institutionsansvarig och kommer att skapa tillfällets inställningar samt tilldela behörigheter i tentamen.

Utbildningen består av en canvasutbildning, ett quiz samt ett tillfälle med en timmes utbildning i Zoom där behörighet till systemet Inspera tilldelas. Utbildningen måste vara genomförd senast 6 veckor innan det önskade tentamenstillfället för att tillfället ska gå att genomföra.

Utbildningstillfällen och mer information om anmälan kommer att publiceras inom kort på systemsidan för Inspera.

 

2. Lägg in beställning i TimeEdit Exam senast vid stoppdatum

Beställning med önskemål av datum och tid för genomförande av digital salstentamen i Inspera ska finnas inlagda och sparade i TimeEdit Exam senast samma datum som övriga lokalönskemål ska vara lokalbokningen tillhanda i Uppsala, 15 maj och 15 november. Beställning av tentamen sparas med tentamenstyp Inspera.

Omtentamen kan beställas senare i TE Exam om tidpunkten inte är fastslagen vid bokningens stoppdatum. Skicka då ett separat mail till TS att ni lagt beställningen för att detta ska uppmärksammas av TS så snart som möjligt.

Under början av HT-22 kommer det att föreligga vissa begränsningar p.ga. ombyggnation av tentamenssal 1 och 2:

  • Period 1a (2022-08-29 till 2022-09-28) kommer ordinarie tentamen i Inspera inte gå att önska.
  • Period 1b (2022-09-29 till 2022-10-31) kommer önskemål på tentamen i Inspera att tas emot, men under förbehåll att denna ska kunna att ställa om till annan form av tentamen.
  • Period 2a och framåt (fr.o.m. 2022-11-01) kommer vi hantera beställningar på tentamen via Inspera lika som alla andra beställningar av tentamen.

Kontakta din utbildningsadministratör eller motsvarande för att lägga upp beställning i TE Exam. Behöver du själv behörighet till TE Exam, kontakta TS.

Obs!

  • Datum och kurskod/-er ska stå med i rubriken. Om det är fler än 2 kurskoder, lägg gärna till dem i fältet för Administratörsinformation i beställningen. Detta för att säkerställa att TS inte missar något aktivitetstillfälle när anmälda studenter hämtas från Ladok.
  • Lägg alltid till en eller flera alternativa dagar då tentamen kan äga rum. Vid exempelvis terminsavslut kan det bli många önskemål om samma datum och vi kan inte tillgodose allas önskemål.

3. Få bekräftelse på beställning

Efter stoppdatum sammanställer TS alla önskemål, ser över vilket plats- och lokalbehov som finns för terminens kommande dagar samt bokar preliminära salar till alla tentamensbeställningar som inkommit.

I samband med att bokningsbekräftelsen mejlas ut från lokalbokningen, är även alla tentamensbeställningar klara. Gå in i TE Exam för att kontrollera att allt stämmer. I det fall förutsättningar som exempelvis sal för genomförande av digital salstentamen i Inspera saknas, kommer TS att kontakta dig innan bokningsbekräftelsen skickas ut och leta alternativa dagar och lösningar.

I det fall förfrågan har ställts till Uppsala universitet om de har skrivplatser att hyra ut kommer beställaren av tentamenstillfället få besked från TS att vi inväntar svar från UU. Enstaka beställningar av tentamen/omtentamen utanför bokningsperiod behandlas löpande med separat återkoppling.

4. Anonymkoder

Användandet av anonymkoder skapade via Ladok är vid användandet av Inspera ett krav.

5. Lägg upp aktivitetstillfället i Ladok

När bekräftelse på datum och tid kommit, är det dags att lägga upp aktivitetstillfället i Ladok. Var noga med att använda tentamenstyp Digital tentamen (LIC) alternativt Digial Omtentamen (LIC) för att tillfället automatiskt ska skapas i Inspera.

När aktivitetstillfället i Ladok skapas är det viktigt att bifoga information om samt en länk till anpassad tentamen. Länken är till för studenter med riktat pedagogiskt stöd och gör att TS kan ta emot och behandla dessa studenters anmälan. Länken samt förslag på information till studenten finns i Bilaga 2;”Skapa anmälan till anpassad tentamen.”

Obligatorisk anmälan till tentamina gäller för alla SLU:s studenter. Anmälan till aktivitetstillfället i Ladok ska stänga senast 10 vardagar innan själva tentamenstillfället. När tentamenstillfället har stängt, kan inga fler studenter läggas till. Vid tentamenstillfälle i nära anslutning till kursstart – mejla TS: tentamen@slu.se.

Då lokalen för tentamenstillfället enbart är preliminärt bokad fram till slutgiltig planering, rekommenderar vi att du inte skriver ut lokalen i anmälan. Skriv istället ”Skrivplats: Ultuna, lokal visas i kursschemat via TE Student senast 5 dagar före skrivtillfället.” Lägg eventuellt med en länk till TE Student. Studenternas ingång till schemat finns här.

6. TS tilldelar administrativ behörighet i Inspera

När aktivitetstillfället i Ladok är upplagt skapas det automatiskt ett tillfälle i Inspera och TS lägger till den person som gått utbildningen enligt punkt 1. Denna person får behörighet som administratör på tillfället och blir institutionsansvarig (IA). Namnge personen som ska ha rollen som IA genom beställningen i TE Exam, om det är annan person än beställaren själv.

IA gör alla inställningar i Inspera, lägger in informationstext till studenter och ger behörighet till personer utifrån vilken roll de ska ha i Inspera t.ex. bedömmare. Inställningarna går att ändra på fram till kl. 14.00 två vardagar före tentamenstillfället.

7. Anmälan om riktat pedagogiskt stöd inkommer till TS

Anmälningar av riktat pedagogiskt stöd hanteras i dagsläget enligt de överenskommelser som görs mellan institutionen och TS för varje tillfälle.

8. Tentamenslokalen anses bokad cirka 5 vardagar innan tentamenstillfället

Ungefär 5 vardagar innan ett tentamenstillfälle anses den lokal som visas i TE Exam/TE Student/TE Viewer vara bokad. Skulle sena ändringar ske kommer TS att kontakta dig.

Du som administratör/kursledare kan välja att prenumerera på schemat i Viewer och se hela kursens schema. Du startar prenumerationen under ”prenumerera på” i sidans övre högra hörn.

Det kan bli mer än en lokal bokad för att alla skrivande ska rymmas alternativt att flera mindre rum är bokade för studenter med riktat pedagogiskt stöd. I dessa fall fördelar TS studenterna per sal. Hur fördelningen ser ut visas i kursschemat vid rubriken Platsinformation. Studenterna kan se vilken sal just de ska sitta i genom att logga in på sin personliga sida på TE Student. Studenter med riktat pedagogiskt stöd kan se beviljat stöd för just detta tentamenstillfälle. Manual till studenter för att använda TE Student finns här.

9. IA delger TS praktisk information

Informera TS och tenamensvärdar om tentanmenstillfället genom att fylla i informationen som efterfrågas i Mall_tentamensinformation Inspera. Spara som PDF i Inspera under säkerhet/tentavärdsinformation eller lämna/mejla till TS senast kl. 14.00, 2 vardagar före skrivdatum.

10. Läraren eller motsvarande delar uppgiftsgruppen med IA

En uppgiftsgrupp motsvarar de uppgifter som ska vara med i tentamen. Den kan likställas med frågeformuläret vid en papperstentamen. Denna uppgiftsgrupp kan skapas av lärare eller motsvarande när som helst och är från start helt frikopplad från ett specifikt tillfälle i Inspera. Gruppen bör ges ett adekvat och unikt namn, exempelvis innehållande kurskod, ämne, ordinare-/omtentamen samt datum.

Inför tentamenstillfället ska uppgiftsgruppen delas med IA på tillfället i Inspera. Detta sker i god tid innan tentamenstillället enligt överenskommelse mellan IA och skaparen av uppgiftsgruppen, dock senast före kl. 14.00 två vardagar innan tentamenstillfället.

11. IA kopplar uppgiftsgrupp med tillfället i Inspera

IA kopplar ihop uppgiftsgruppen med tillället i Inspera. Det ska vara klart senast kl. 14.00 två vardagar före skrivdatum.

12. Avsluta inställningar

Samtliga inställningar och koppling med uppgiftsgrupp ska vara genomförda innan IA avslutar inställningarna senast kl. 14.00 2 vardagar före skrivdatum.

13. TS aktiverar tillfället i Inspera

Tillfället aktiveras i Inspera av TS. Detta innebär att TS sätter lösenord, lägger till eventuell förlängd skrivtid på enskilda studenter, lägger till behöriga tentamensvärdar och aktiverar tentamen. TS kontrollerar även att antalet skrivande i Inspera stämmer med antalet personer på anmälningslistan. Detta sker efter kl. 14.00 två vardagar före skrivtillfället.

14. Aktivitetstillfället genomförs i Inspera

Efter genomförandet av tentamenstillfället avslutas det automatiskt av systemet i enlighet med de inställningar som är inlagda av IA.

15. Hantering efter tentamenstillfället

Bedömning, poängsättning och eventuella kommentarer till studenterna skapas av bedömaren. Bedömningen bekräftas av bedömaren i Inspera och eventuell överföring av betyg till Ladok kan göras.

16. Studenten kan få tillgång till resultat och tentamen

Studenten kan logga in i Inspera med samma uppgifter som vid tentamenstillfället. Om tillfälliga uppgifter användes vid tentamenstillfället är det dessa uppgifter som ska användas för att logga in. Inloggad kan studenten se den skrivna tentamen samt eventuella kommentarer från rättningen.

Detta förutsätter att inställningen för att tillåta detta gjordes innan tentamenstillfället av IA.

17. Utkvittering av tentamen (under utredning av projektet)

Studenten kan kvittera ut sin tentamen.

18. Automatisk arkivering av frågeformulären genomförs (under utredning av projektet)

Oklart tidsintervall i dagsläget, men kommer troligen att ske terminsvis.