Skapa tydliga upphandlingsdokument
Framgångsrika upphandlingar bygger på tydliga och välstrukturerade upphandlingsdokument som ger leverantörer rätt förutsättningar att lämna relevanta anbud.
Tips:
- strukturera dokumenten logiskt med tydlig avgränsning mellan olika delar
- var tydlig med vad som är obligatoriska krav och vad som är utvärderingskriterier
- använd konkreta exempel för att illustrera behov och önskad funktionalitet
- inkludera relevant information om SLU:s IT-miljö och tekniska förutsättningar.
Utvärdera anbud systematiskt
En välplanerad utvärderingsmodell gör det lättare att jämföra anbud objektivt och välja den leverantör som bäst uppfyller behoven.
Tips:
- utforma en transparent utvärderingsmodell som är lätt att förstå
- använd tydliga poängskalor med beskrivningar för olika nivåer
- dokumentera noggrant bedömningen av varje anbud
- använd referensuppdrag för att bedöma leverantörens förmåga.
Säkerställ bra avtalsvillkor
Avtal lägger grunden för en framgångsrik relation med leverantören och måste täcka alla viktiga aspekter.
Tips:
- definiera tydliga ansvarsområden för båda parter
- inkludera service- och supportnivåer med mätbara mål
- specificera rutiner för buggrapportering och förbättringsförslag
- säkerställ rätt till data och eventuell exit-strategi.