Realisera

Senast ändrad: 24 april 2025
Ek

I detta steg genomför du själva anskaffningen, antingen genom upphandling, avrop från ramavtal eller egen utveckling. Här sker också implementering och testning av lösningen för att säkerställa att den uppfyller ställda krav.

Vad ska du göra i detta steg?

I denna fas genomför du själva anskaffningen baserat på beslutet från föregående steg. Beroende på beslutad anskaffningsform kan detta innebära upphandling, avrop från ramavtal eller egen utveckling. Under detta steg sker också implementering och testning av lösningen.

Ta fram en nyttorealiseringsplan

  • dokumentera hur de identifierade nyttorna ska realiseras
  • definiera mätpunkter och uppföljningsmetoder
  • utse ansvariga för olika delar av nyttorealiseringen.

Genomföra upphandling eller intern utveckling

  • Vid upphandling: Ta fram upphandlingsdokument, annonsera och utvärdera anbud.
  • Vid avrop: Genomför förnyad konkurrensutsättning eller beställ enligt rangordning.
  • Vid egen utveckling: Etablera utvecklingsteam och projektstruktur.

För molnlösningar: Kontrollera juridisk hemvist

  • säkerställ att lagring och behandling av data uppfyller rättsliga krav
  • vid personuppgiftsbehandling, granska överföringsmekanismer
  • upprätta nödvändiga avtal som personuppgiftsbiträdesavtal.

Implementera den tekniska lösningen

  • installera och konfigurera system enligt plan
  • genomför integrationer med andra system
  • utför systemtester och verifiering av krav.

Genomföra acceptanstester

  • testa funktionalitet mot verksamhetens krav
  • verifiera säkerhet och kvalitetsegenskaper
  • dokumentera testresultat och eventuella avvikelser.

Vad blir resultatet?

För mindre anskaffningar:

  • upphandlingsdokumentation vid behov
  • tecknat avtal med leverantör
  • plan för driftsättning
  • registrering i GDPR-register om personuppgifter behandlas.

För större anskaffningar:

  • en komplett nyttorealiseringsplan
  • upphandlingsdokumentation och utvärderingsprotokoll
  • signerade avtal och överenskommelser
  • utvecklingsdokumentation vid egen utveckling
  • godkända testprotokoll och kvalitetssäkringsdokumentation.

Beslutspunkt

I slutet av detta steg tas beslut om att:

  • Godkänna leveransen och gå vidare till driftsättning.
  • Kräva ytterligare åtgärder innan godkännande.

Beslutet fattas av verksamhetsansvarig på lämplig nivå efter rekommendation från projektledare eller motsvarande.

Tips för upphandling och avtal

Skapa tydliga upphandlingsdokument

Framgångsrika upphandlingar bygger på tydliga och välstrukturerade upphandlingsdokument som ger leverantörer rätt förutsättningar att lämna relevanta anbud.

Tips:

  • strukturera dokumenten logiskt med tydlig avgränsning mellan olika delar
  • var tydlig med vad som är obligatoriska krav och vad som är utvärderingskriterier
  • använd konkreta exempel för att illustrera behov och önskad funktionalitet
  • inkludera relevant information om SLU:s IT-miljö och tekniska förutsättningar.

Utvärdera anbud systematiskt

En välplanerad utvärderingsmodell gör det lättare att jämföra anbud objektivt och välja den leverantör som bäst uppfyller behoven.

Tips:

  • utforma en transparent utvärderingsmodell som är lätt att förstå
  • använd tydliga poängskalor med beskrivningar för olika nivåer
  • dokumentera noggrant bedömningen av varje anbud
  • använd referensuppdrag för att bedöma leverantörens förmåga.

Säkerställ bra avtalsvillkor

Avtal lägger grunden för en framgångsrik relation med leverantören och måste täcka alla viktiga aspekter.

Tips:

  • definiera tydliga ansvarsområden för båda parter
  • inkludera service- och supportnivåer med mätbara mål
  • specificera rutiner för buggrapportering och förbättringsförslag
  • säkerställ rätt till data och eventuell exit-strategi.

Vanliga utmaningar

Bristande testning och verifiering

Otillräcklig testning kan leda till att problem upptäcks först när systemet är i drift.

Lösning:

  • skapa en strukturerad testplan som täcker alla krav
  • involvera verkliga användare i acceptanstesterna
  • testa integration med andra system grundligt
  • avsätt tillräckligt med tid för korrigeringar.

Förseningar i tidplanen

IT-anskaffningar tar ofta längre tid än planerat, vilket kan skapa utmaningar för verksamheten.

Lösning:

  • inkludera buffertar i tidplanen för oförutsedda händelser
  • prioritera vilka delar som måste vara klara till lansering
  • överväg stegvis implementering istället för "big bang"
  • kommunicera proaktivt om förändringar i tidplanen.

Bristande förändringsledning

Även den bästa tekniska lösningen kan misslyckas om användarna inte är redo att använda den.

Lösning:

  • börja förändringsledningsarbetet tidigt i processen
  • utse förändringsledare eller ambassadörer i verksamheten
  • kommunicera regelbundet om framsteg och kommande förändringar
  • planera för utbildning och stöd vid övergången.

Stöd för detta steg

Mallar och verktyg

  • Mall för nyttorealiseringsplan
  • Mallar för upphandlingsdokument
  • Checklista för juridisk hemvist molntjänster
  • Mall för testplan och testprotokoll
  • Mall för artikel 30-registrering (GDPR)

Experthjälp

I detta steg rekommenderas kontakt med:

  • Inköpsenheten för genomförande av upphandling.
  • Enheten för juridik för avtalsgranskning och GDPR-frågor.
  • IT-avdelningen för teknisk implementering och testning.
  • Säkerhetsenheten för säkerhetstester.

Upphandling vs. avrop vs. egen utveckling

Upphandling

Lämpligt när: Det inte finns ramavtal för den typ av lösning som behövs, eller när befintliga ramavtal inte möter behoven.

Tidsåtgång: 4-6 månader från annonsering till avtalstecknande för normala upphandlingar.

Att tänka på: Kräver noggrann planering och kravställning. Överprövningsrisk måste beaktas i tidplanen.

Avrop från ramavtal

Lämpligt när: Det finns ramavtal som täcker behovet, antingen SLU

egna ramavtal eller statliga ramavtal via Kammarkollegiet.

Tidsåtgång: 2-8 veckor beroende på om förnyad konkurrensutsättning krävs.

Att tänka på: Kontrollera villkoren i ramavtalet noga. Vissa anpassningar kan vara begränsade.

Egen utveckling

Lämpligt när: Behovet är unikt för SLU, kräver hög grad av anpassning, eller när långsiktig kontroll över lösningen är kritisk.

Tidsåtgång: Varierar beroende på komplexitet, men ofta 6-12 månader för större system.

Att tänka på: Kräver tillgång till utvecklingskompetens och långsiktig förvaltningsförmåga.

Fakta:

Bra att veta

  • Tidsperspektiv: Detta steg kan ta 2-3 månader för mindre anskaffningar och 6-12 månader för större anskaffningar, beroende på komplexitet och upphandlingsform.
  • Direktupphandlingsgräns: För inköp över direktupphandlingsgränsen (cirka 700 000 kr) krävs en formell upphandling. Kontrollera aktuell gräns med Inköpsenheten.
  • Personuppgifter: System som behandlar personuppgifter måste registreras i SLU artikel 30-register och ha korrekt stöd för dataskydd enligt GDPR.
  • Driftsättningstider: Planera införandet med hänsyn till verksamhetens årshjul. Undvik om möjligt driftsättning under särskilt intensiva perioder för verksamheten.

Kontaktinformation

IT-avdelningen: support@slu.se 

Inköpsenheten: upphandling@slu.se

Säkerhetsenheten: sakerhet@slu.se

Enheten för juridik: dataskydd@slu.se