Introduktion till IT-anskaffning

Senast ändrad: 24 april 2025

Här finner ni vägledning genom hela processen för IT-anskaffning - från första idé till fungerande lösning. Denna introduktion ger er överblick över de steg ni behöver ta och vilken hjälp som finns att få.

Vad menar vi med IT-anskaffning?

IT-anskaffning handlar om att skaffa de digitala lösningar er verksamhet behöver – det vill säga köpa färdiga system eller utveckla egna lösningar.

Övriga IT-produkter som datorer eller skärmar hanteras via ramavtal och IT-avdelningens självbetjäningsportal.

Varför säger vi "anskaffning" och inte bara "inköp"?

Vi använder begreppet "anskaffning" eftersom det är bredare än bara "inköp". IT-anskaffning omfattar hela processen från att identifiera behov till att få en fungerande lösning på plats och kan innebära olika vägar framåt:

  • Köpa en färdig produkt eller tjänst från en leverantör
  • Utveckla en egen lösning inom SLU
  • Återanvända en lösning som redan finns inom universitetet
  • Kombinera befintliga system på nya sätt
  • Hyra eller prenumerera på tjänster (t.ex. molntjänster)

Oavsett vilken väg som väljs behöver anskaffningen utgå från verksamhetens behov och följa en strukturerad process för att säkerställa kvalitet, säkerhet och nytta.

Detta omfattas av IT-anskaffning

IT-anskaffning kan gälla många olika typer av digitala lösningar:

  • Programvara för specifika verksamhetsbehov
  • Administrativa system som stödjer universitetets processer
  • Forskningssystem för datainsamling, analys eller lagring
  • Utbildningssystem som stödjer undervisning och lärande
  • IT-tjänster som levereras via molnet eller på annat sätt
  • IT-infrastruktur som servrar, lagring eller nätverk

Varför behövs en process för IT-anskaffning?

När ni skaffar IT-lösningar är det många faktorer att ta hänsyn till. Det handlar inte bara om att hitta en lösning som uppfyller era behov - utan också om att säkerställa att den fungerar i SLU:s IT-miljö, följer lagar och regler, kan förvaltas långsiktigt och ger värde för pengarna.

SLU har sedan 1 juni 2025 en policy för IT-anskaffning beslutad av rektor som gäller alla verksamheter.

Processen för IT-anskaffning hjälper er att:

  • Göra rätt från början - undvik vanliga fallgropar och säkerställ att alla viktiga aspekter beaktas.
  • Spara tid och resurser - genom att följa en beprövad process.
  • Hitta rätt stöd - få hjälp från experter inom IT, inköp, juridik och säkerhet.
  • Skapa långsiktig nytta - tänk igenom förvaltning och vidareutveckling redan från start.

Processen i korthet

IT-anskaffningsprocessen består av fyra huvudsakliga steg:

  1. Identifiera behov
    Vad behöver vi lösa och varför? Här beskriver du vilket problem som ska lösas och vilken nytta lösningen ska ge.
  2. Specificera och planera
    Hur ska lösningen se ut och hur ska vi införa den? Här definierar du krav, genomför riskbedömning och skapar en plan för anskaffningen.
  3. Realisera
    Här genomför du anskaffningen - antingen genom upphandling av en färdig lösning eller genom att utveckla något eget.
  4. Följ upp
    När lösningen är på plats följer du upp att den fungerar som tänkt och ger förväntad nytta.

Anpassa processen efter era behov

Processen ska anpassas efter er anskaffnings storlek och komplexitet:

För enklare anskaffningar (som berör ett fåtal personer och har liten verksamhetspåverkan)

  • förenklade mallar och kortare process
  • fokus på de mest kritiska delarna
  • beslut på lägre nivå.

För större anskaffningar (som berör många användare eller har stor verksamhetspåverkan)

  • mer omfattande analys och planering
  • fler intressenter involveras
  • beslut på högre nivå.

Roller och ansvar i anskaffningsprocessen

Du som har behovet

  • beskriva verksamhetens behov och önskad nytta
  • utse projektorganisation och säkerställa resurser
  • fatta beslut vid viktiga milstolpar
  • planera för hur lösningen ska användas och förvaltas.

IT-avdelningen

  • hjälpa till med teknisk bedömning
  • säkerställa att lösningen passar i SLU:s IT-miljö
  • bidra med expertis kring IT-säkerhet
  • ge råd om integration med andra system
  • projektleda och utveckla vid behov.

Inköpsenheten

  • ge råd om upphandlingsform
  • stötta i upphandlingsprocessen
  • säkerställa att regler för offentlig upphandling följs
  • hjälpa till med leverantörsdialog.

Enheten för juridik

  • ge råd i avtals- och juridiska frågor
  • stötta kring GDPR och personuppgiftsbehandling
  • granska avtal vid större anskaffningar
  • hjälpa till med konsekvensbedömningar

Säkerhetsenheten

  • stötta med informationsklassning
  • bistå i riskanalyser
  • ge råd kring säkerhetsskydd
  • hjälpa till med kontinuitetsplanering.

Vanliga frågor

Hur vet jag om min anskaffning räknas som "större" eller "mindre"?

Anskaffningens kategori baseras på flera faktorer: ekonomiskt värde, antal berörda användare, verksamhetspåverkan, teknisk komplexitet och grad av integration med andra system. Kontakta IT-avdelningen för en första bedömning.

Måste jag alltid kontakta IT-avdelningen innan jag köper IT-relaterade produkter?

För anskaffningar som kostar mer än 100 000 kr ska du alltid kontakta IT-avdelningen för en teknisk bedömning. För mindre anskaffningar rekommenderar vi att du gör det för att säkerställa att lösningen fungerar i SLU:s IT-miljö.

Hur lång tid tar en IT-anskaffning?

Tiden varierar beroende på komplexitet och omfattning. En mindre anskaffning kan gå relativt snabbt (några veckor till ett par månader), medan en större anskaffning med formell upphandling kan ta 6-12 månader eller mer.

Vad händer om jag inte följer processen?

Förutom risken att anskaffa något som inte uppfyller verksamhetens behov, kan det leda till problem med säkerhet, juridik, integration och förvaltning. I värsta fall kan lösningen behöva avvecklas i förtid, vilket innebär slöseri med resurser.

Kom igång med er IT-anskaffning

Är ni redo att komma igång? Här är era nästa steg:

  1. Gör en första behovsbeskrivning
    Beskriv kort vilket problem som ska lösas och vilken nytta en lösning skulle ge.
  2. Kontakta IT-avdelningen
    Vi bokar in ett uppstartsmöte där vi tillsammans kan diskutera behov, omfattning och nästa steg.
  3. Säkra resurser
    Säkerställ att ni har rätt kompetens och tid för att genomföra anskaffningen.
  4. Skapa projektorganisation
    För större anskaffningar, utse projektledare och eventuell styrgrupp.
  5. Följ processen
    Använd mallar och vägledningar för varje steg i processen.


Verktyg och mallar

Till varje steg i processen finns färdiga mallar och vägledningar som hjälper er. Dessa hittas på sidan Stöd och mallar. Allt är utformat för att göra processen så enkel som möjligt, samtidigt som viktiga aspekter inte glöms bort.

Fakta:

Bra att veta

Direktupphandlingsgräns: För inköp över direktupphandlingsgränsen (cirka 700 000 kr) krävs formell upphandling. Kontrollera alltid aktuell gräns med Inköpsenheten.

Ramavtal: Kontrollera alltid om det finns ett ramavtal för den typ av produkt eller tjänst du söker, det kan förenkla processen avsevärt.

GDPR: Om lösningen ska hantera personuppgifter behöver du göra en konsekvensbedömning. Enheten för juridik kan hjälpa dig.

Molntjänster: För molntjänster finns särskilda juridiska och säkerhetsmässiga överväganden. Kontakta enheten för juridik tidigt i processen.

Testmiljö: Vid större anskaffningar, planera för att kunna testa lösningen innan den lanseras i full skala.

Kontaktinformation

IT-avdelningen: support@slu.se 

Inköpsenheten: upphandling@slu.se

Säkerhetsenheten: sakerhet@slu.se

Enheten för juridik: dataskydd@slu.se