Allmänna frågor om IT-anskaffning
Vad räknas som en IT-anskaffning?
IT-anskaffning omfattar införskaffande av programvara, tjänster, system eller hårdvara som används för att stödja verksamheten digitalt. Det kan vara allt från enkla verktyg för enskilda användare till komplexa system som påverkar hela organisationen.
Måste jag följa processen för alla typer av IT-inköp?
Processen ska tillämpas för alla IT-anskaffningar men anpassas i omfattning beroende på anskaffningens storlek, komplexitet och påverkan på verksamheten. Enklare anskaffningar kan följa en förenklad process.
Vad är skillnaden mellan mindre och större anskaffningar?
Mindre anskaffningar kännetecknas av begränsat värde, få användare och enkel implementering. Större anskaffningar har betydande ekonomiskt värde, många användare, stor verksamhetspåverkan och ofta integration med andra system.
Hur lång tid tar en IT-anskaffning?
Tiden varierar beroende på komplexitet och omfattning. En mindre anskaffning kan genomföras på några veckor till ett par månader, medan en större anskaffning med formell upphandling kan ta 6-12 månader eller mer.
Vad kostar en IT-anskaffning?
Kostnaden består av flera delar: själva produkten/tjänsten, eventuell upphandlingskostnad, implementering, utbildning samt löpande förvaltning. Be IT-avdelningen om hjälp att uppskatta totalkostnaden för din specifika anskaffning.
Frågor om processen
Hur börjar jag en IT-anskaffning?
Börja med att beskriva ditt behov och vilken nytta en lösning skulle ge. Kontakta sedan IT-avdelningen för ett uppstartsmöte där vi tillsammans kan bedöma omfattning och planera nästa steg.
Behöver jag alltid kontakta IT-avdelningen innan jag köper IT-relaterade produkter?
För anskaffningar som kostar mer än 100 000 kr ska du alltid kontakta IT-avdelningen för en teknisk bedömning. För mindre anskaffningar rekommenderar vi att du gör det för att säkerställa att lösningen fungerar i SLU:s IT-miljö.
Vem fattar beslut om att gå vidare med en IT-anskaffning?
Beslut fattas av verksamhetsansvarig på lämplig nivå (prefekt, avdelningschef, dekan eller universitetsdirektör) beroende på anskaffningens omfattning och påverkan.
Vad händer om jag inte följer processen?
Förutom risken att anskaffa något som inte uppfyller verksamhetens behov, kan det leda till problem med säkerhet, juridik, integration och förvaltning. I värsta fall kan lösningen behöva avvecklas i förtid, vilket innebär slöseri med resurser.
Vad är ett Business Case och när behövs det?
Ett Business Case är ett beslutsunderlag som beskriver kostnader, nyttor och risker med en IT-anskaffning. Det krävs vanligtvis för större anskaffningar där beslutet fattas på högre nivå, men rekommenderas för alla anskaffningar för att säkerställa att investeringen ger förväntad nytta.
Frågor om upphandling och avtal
När behöver jag göra en formell upphandling?
Formell upphandling krävs när värdet överstiger direktupphandlingsgränsen (för närvarande cirka 700 000 kr). Kontakta alltid Inköpsenheten för bedömning av upphandlingsform.
Finns det ramavtal jag kan använda istället för upphandling?
Ja, SLU har ramavtal för många IT-produkter och tjänster. Kontrollera alltid med IT-avdelningen om det finns ramavtal som kan användas, det förenklar processen avsevärt.
Hur länge tar en upphandling?
En normal upphandling tar cirka 4-6 månader från det att upphandlingsunderlag finns framtaget. Komplexa upphandlingar kan ta längre tid, och risken för överprövning kan förlänga processen ytterligare.
Vem skriver under avtalet?
Avtalet undertecknas av behörig person enligt SLU:s delegationsordning.
Hur hanterar jag befintliga avtal som ska förnyas?
Påbörja processen för förnyelse i god tid, minst 6 månader innan befintligt avtal löper ut. Kontakta Inköpsenheten för att diskutera förutsättningarna för förnyelse eller ny upphandling.
