Identifiera behov

Senast ändrad: 24 april 2025
Illustration två personer

I detta första steg kartlägger du vilket verksamhetsbehov som behöver lösas och varför. En tydlig behovsanalys lägger grunden för hela anskaffningen och ökar chansen att hitta rätt lösning.

Vad ska du göra i detta steg?

I denna fas kartlägger du behovet som ligger till grund för IT-anskaffningen. Det handlar om att tydligt definiera vilket problem som ska lösas, vilken nytta en lösning skulle ge och hur detta kopplar till verksamhetens mål.

Kartlägga nuläget och omvärldsbevaka

  • beskriv hur verksamheten fungerar idag och vilka utmaningar som finns
  • undersök hur liknande verksamheter har löst liknande behov
  • identifiera om det finns befintliga system vid SLU som kan möta behovet.

Utvärdera behov och effektmål

  • formulera tydliga mål för vad lösningen ska uppnå
  • beskriv vilka effekter och nyttor en lösning förväntas ge
  • säkerställ att målen är mätbara och kopplade till verksamhetens övergripande mål.

Undersöka om lösning redan finns inom SLU

  • kontrollera om behovet kan tillgodoses med system som redan finns vid SLU
  • utred möjligheter till samordning med andra verksamheter som har liknande behov
  • kontakta IT-avdelningen för att få hjälp att identifiera befintliga lösningar.

Vad blir resultatet?

För mindre anskaffningar:

  • En dokumenterad behovsbeskrivning med effektmål.
  • En enkel nuläges- och omvärldsanalys.
  • Avstämning mot befintliga ramavtal.
  • En preliminär teknisk bedömning från IT-avdelningen.

För större anskaffningar:

  • En detaljerad nulägesanalys med processbeskrivningar.
  • En målbild och effektkarta som visar önskat framtida läge.
  • En intressentanalys med påverkansbedömning.
  • En gap-analys som visar skillnaden mellan nuläge och önskat läge.
  • En beskrivning av IT-säkerhets- och arkitekturella förutsättningar.
  • Ett projektdirektiv om anskaffningen ska drivas som projekt.

Beslutspunkt

I slutet av detta steg tas beslut om att antingen:

  • Fördjupa analysen och gå vidare till nästa steg.
  • Avbryta eller parkera initiativet.
  • Genomföra lokalt införande av befintlig lösning.

Beslutet fattas av verksamhetsansvarig på lämplig nivå beroende på anskaffningens omfattning.

Tips för en bra behovsanalys

Fokusera på behov, inte lösningar

Undvik att låsa fast dig vid en specifik lösning för tidigt. Genom att tydligt beskriva behoven och önskade effekter håller du möjligheterna öppna för olika sätt att lösa problemet.

Tips:

  • Beskriv vad verksamheten behöver uppnå, inte vilken teknik som ska användas
  • Använd formuleringen "vi behöver kunna..." istället för "vi behöver ett system som..."
  • Separera "måsten" från "önskemål"

Involvera rätt personer

En bra behovsanalys kräver input från olika perspektiv. Involvera både användare, verksamhetsexperter och tekniskt kunniga personer.

Tips:

  • Genomför workshops med representanter från olika delar av verksamheten
  • Intervjua slutanvändare om deras behov och utmaningar
  • Säkerställ att ledningen är engagerad och stödjer arbetet

Tänk långsiktigt

IT-anskaffningar görs för långsiktig användning. Fundera på framtida behov och utveckling av verksamheten.

Tips:

  • Diskutera hur verksamheten kan förändras de närmaste 3-5 åren
  • Bedöm om behovet är tillfälligt eller permanent
  • Överväg skalbarhet och flexibilitet för att möta framtida behov

Vanliga utmaningar

För snäv behovsanalys

En vanlig utmaning är att behovsanalysen blir för begränsad till en specifik del av verksamheten, vilket kan leda till suboptimering.

Lösning:

  • Lyft blicken och se till hela organisationens behov
  • Genomför en intressentanalys för att identifiera alla berörda parter
  • Kontakta andra enheter inom SLU som kan ha liknande behov

Otydliga eller orealistiska effektmål

Effektmål som är vaga eller orealistiska gör det svårt att bedöma om anskaffningen blir framgångsrik.

Lösning:

  • Formulera SMARTA mål (Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsatta)
  • Koppla målen till verksamhetens övergripande strategi
  • Definiera hur målen ska följas upp

För lite omvärldsbevakning

Att inte undersöka hur andra löst liknande behov kan leda till att man missar beprövade lösningar.

Lösning:

  • Kontakta andra universitet eller organisationer med liknande verksamhet
  • Samarbeta med IT-avdelningen som har bred erfarenhet av olika lösningar
  • Delta i nätverk och forum för erfarenhetsutbyte

Stöd för detta steg

Mallar och verktyg

  • Mall för behovsbeskrivning
  • Mall för effektkarta
  • Mall för nulägesanalys
  • Mall för intressentanalys
  • Mall för projektdirektiv

Stöd från IT-avdelningen

IT-avdelningen erbjuder kostnadsfri rådgivning i detta steg, inklusive:

  • uppstartsmöten för att diskutera behov
  • översiktlig teknisk bedömning
  • information om befintliga system på SLU
  • vägledning om nästa steg i processen.

Klicka på knappen för att boka ett uppstartsmöte:

Exempel på bra behovsbeskrivningar

"Institution ABC behöver ett system för att enkelt kunna samla in, lagra och analysera forskningsdata från fältförsök. Systemet ska göra det möjligt att:

  • Registrera data direkt i fält via mobila enheter
  • Säkert lagra forskningsdata med korrekt versionshantering
  • Dela data mellan forskargrupper på ett kontrollerat sätt
  • Analysera data med statistiska verktyg

Detta förväntas effektivisera forskningsprocessen, förbättra datakvaliteten och öka samarbetsmöjligheterna mellan forskargrupper."

Fakta:

Bra att veta

  • Tidsperspektiv: Detta steg tar normalt 2-4 veckor för mindre anskaffningar och 4-8 veckor för större anskaffningar.
  • Kostnader: En väl genomförd behovsanalys kan spara betydande resurser i senare skeden genom att rätt lösning väljs från början.
  • Viktiga kontaktpersoner: Kontakta IT-avdelningen redan i detta steg för att få stöd med din behovsanalys och preliminär teknisk bedömning.
  • Ramavtalskontroll: Kontrollera alltid med Inköpsenheten om det finns befintliga ramavtal som kan användas för att möta behovet.

Kontaktinformation

IT-avdelningen: support@slu.se 

Inköpsenheten: upphandling@slu.se

Säkerhetsenheten: sakerhet@slu.se

Enheten för juridik: dataskydd@slu.se