För dig som är beslutsfattare

Senast ändrad: 24 april 2025

Som beslutsfattare har du en nyckelroll i IT-anskaffningar vid SLU. Du ansvarar för att bedöma om föreslagna lösningar skapar värde för verksamheten och om förutsättningarna för ett framgångsrikt genomförande finns. Här får du vägledning om beslutspunkter, ditt ansvar och vad du bör granska innan du fattar beslut.

Ditt ansvar som beslutsfattare

Som beslutsfattare i IT-anskaffningsprocessen har du ett viktigt uppdrag:

  • Kvalitetssäkra så att anskaffningen har rätt förutsättningar att lyckas.
  • Säkerställa att anskaffningen är välmotiverad och skapar värde.
  • Prioritera bland olika initiativ för att använda resurser effektivt.
  • Följa upp att anskaffningen når sina mål och levererar förväntad nytta.

Beslutsfattarnivå anpassas efter anskaffningens omfattning och strategiska betydelse:

  • Prefekt/avdelningschef för anskaffningar som berör en enskild institution/avdelning.
  • Dekan/universitetsdirektör för anskaffningar som berör flera verksamheter eller har universitetsövergripande påverkan.

Viktiga beslutspunkter i processen

IT-anskaffningsprocessen har fyra kritiska beslutspunkter där du som beslutsfattare behöver ta ställning:

1. Beslut om att fördjupa analys

När: Efter initial behovskartläggning
Frågan: Ska vi gå vidare och fördjupa analysen?

Du godkänner att:

  • Behovet är väl beskrivet och motiverat
  • Anskaffningen har koppling till verksamhetens mål
  • Resurser finns för att genomföra en fördjupad analys

Beslutsunderlag:

  • Behovsbeskrivning
  • Nuläges- och omvärldsanalys
  • Initial effekt- och nyttobedömning

2. Beslut om hur anskaffningen ska realiseras

När: Efter fördjupad analys och planering
Frågan: Ska vi utveckla själva, upphandla eller avropa från ramavtal?

Du godkänner att:

  • Krav och förutsättningar är väl dokumenterade
  • Risker är identifierade och hanterade
  • Vald anskaffningsform är lämplig givet förutsättningarna

Beslutsunderlag:

  • Kravspecifikation
  • Risk- och sårbarhetsanalys
  • Informationsklassning
  • Vid behov: konsekvensbedömning dataskydd

3. Beslut om att genomföra förändringen

När: När handlingsplan eller Business Case är framtaget
Frågan: Ska vi starta implementeringen?

Du godkänner att:

  • Det finns en tydlig plan för genomförande
  • Kostnader och nyttor är rimliga och välgrundade
  • Anskaffningen har rätt förutsättningar att lyckas

Beslutsunderlag:

  • Business Case eller handlingsplan
  • Nyttorealiseringsplan
  • Genomförandeplan
  • Vid upphandling: upphandlingsunderlag

4. Beslut om att godkänna leverans

När: När systemet är implementerat och testat
Frågan: Kan vi godkänna leveransen och gå i drift?

Du godkänner att:

  • Leveransen uppfyller överenskomna krav
  • Acceptanstester är godkända
  • Förvaltningsorganisation är etablerad

Beslutsunderlag:

  • Testresultat
  • Kravrealiseringsplan
  • Förvaltningsplan

Vad ska du granska i beslutsunderlagen?

Behovs- och nyttoanalys

  • Finns en tydlig koppling till verksamhetens mål och strategier?
  • Är effektmålen konkreta och mätbara?
  • Är nyttan rimlig i förhållande till kostnaden?
  • Har alternativa lösningar utvärderats?

Förutsättningar och resurser

  • Finns rätt kompetens för att genomföra anskaffningen?
  • Är tidsplanen realistisk?
  • Finns budget både för anskaffning och långsiktig förvaltning?
  • Finns förutsättningar för förändringsledning?

Risker och säkerhet

  • Är risker identifierade och hanterade?
  • Är informationsklassning genomförd?
  • Är säkerhetsnivån lämplig för informationen som ska hanteras?
  • Är GDPR-aspekter beaktade om personuppgifter behandlas?

Tekniska aspekter

  • Passar lösningen in i SLU:s IT-miljö?
  • Är integrationer med andra system identifierade?
  • Finns en plan för teknisk förvaltning?
  • Är IT-avdelningen involverad i bedömningen?

Vanliga utmaningar för beslutsfattare

Balans mellan snabbhet och kvalitet

Olika intressenter kan ha motstridiga förväntningar på tempo och noggrannhet. Som beslutsfattare behöver du hitta rätt balans utifrån anskaffningens komplexitet och risk.

Tips:

  • Anpassa processen efter anskaffningens omfattning
  • Fokusera extra på riskfyllda delar
  • Kommunicera tydligt om förväntningar på tempo

Fokus på verksamhetsnytta och förändring

IT-anskaffningar handlar primärt om verksamhetsutveckling, inte teknik. Tekniken är ett medel för att uppnå verksamhetsmål.

Tips:

  • Ställ frågor om vilka problem som ska lösas, inte bara vilken teknik som ska införas
  • Säkerställ att verksamhetsprocesser anpassas vid behov
  • Efterfråga plan för utbildning och införande

Långsiktigt tänkande

Beslut om IT-anskaffningar har ofta långsiktiga konsekvenser, både ekonomiskt och operativt.

Tips:

  • Säkerställ att livscykelkostnader ingår i beslutsunderlaget
  • Granska förvaltningsplanen noggrant
  • Efterfråga strategi för vidareutveckling och avveckling

Frågor att ställa vid beslutsmöten

För att säkerställa att anskaffningen har rätt förutsättningar kan du använda dessa frågor vid beslutsmöten:

  1. Behovets tydlighet: "Kan ni beskriva vilket problem vi löser och varför detta är viktigt för verksamheten?"
  2. Resurser och kompetens: "Finns rätt kompetens och tillräckliga resurser för att genomföra detta?"
  3. Riskhantering: "Vilka är de största riskerna och hur kommer vi att hantera dem?"
  4. Alternativ: "Vilka alternativa lösningar har utvärderats och varför är detta den bästa vägen framåt?"
  5. Långsiktig förvaltning: "Hur ser planen ut för förvaltning och vidareutveckling efter implementering?"
  6. Kostnad och nytta: "Hur ser kostnadsbilden ut över tid och när förväntas vi se nyttan?"
  7. Teknisk lämplighet: "Hur passar lösningen in i vår befintliga IT-miljö?"
  8. Förändringsledning: "Hur säkerställer vi att användarna tar till sig den nya lösningen?"

Inför beslutsmöten

För att skapa förutsättningar för bra beslut:

  • Begär att få beslutsunderlag i god tid före mötet
  • Säkerställ att IT-avdelningen, inköpsenheten och eventuellt enheterna för juridik och säkerhet har gjort sina bedömningar
  • Om något är oklart, be om förtydliganden innan mötet
  • Fundera över vilka frågor du behöver få svar på för att känna dig trygg i ditt beslut

Kontaktinformation

IT-avdelningen: support@slu.se 

Inköpsenheten: upphandling@slu.se

Säkerhetsenheten: sakerhet@slu.se

Enheten för juridik: dataskydd@slu.se