Lathund gallring

Steg 1. Gå igenom dina mejl i Outlook

Mejl som innehåller sekretessbelagd information eller känsliga personuppgifter ska antingen raderas eller sparas på din hemkatalog enligt dessa alternativ:

Alternativ 1: Dra och släpp
Öppna/skapa en mapp på din Hemkatalog i Utforskaren. Dra mejlet direkt från Outlook och släpp det i mappen. Det sparas då automatiskt som en .msg-fil, även bilagor. När du sedan ska öppna filen klickar du på den och väljer Outlook i listan som dyker upp.

Alternativ 2: Spara som PDF

1. Öppna mejlet
2. Välj Skriv ut
3. Välj skrivare: Microsoft Print to PDF
4. Klicka på Skriv ut och välj en mapp i din hemkatalog
   OBS! Bilagor behöver sparas separat.

Tips! Sök på lämpliga ord som sjuk eller läkarintyg i Outlook för att sortera fram mejl som kan vara känsliga. Passa gärna på att radera gamla mejl. Glöm inte att gå igenom dina skickade mejl också. Töm borttaget-mappen när du är klar, det sker inte automatiskt. Här kan du hitta förslag på sökord.

Tips2! Många har väldigt stora mejlboxar, och det kan kännas övermäktigt att gå igenom hela och hitta allt som bör rensas. Tänk risk-baserat! Dvs, vilka slags känsliga/sekretessbelagda ärenden eller dokument hanterar du ofta i mejlen. Sök på dessa först. Jobba dig sedan vidare med nästa. Du kanske inte hittar alla mejl, men åtminstone de viktigaste.

Steg 2. Flytta dokument

Dokument med sekretessbelagd information eller känsliga personuppgifter som behöver behållas ska sparas enligt nedan:

• Dokument som bara du ska se sparas på din så kallade hemkatalog.
• Dokument som ska delas med andra inom SLU skall sparas på något som kallas Restricted, som beställs via IT, support@slu.se.

Snabbhjälp