Här beskrivs två enkla steg som du kan behöva göra inför flytten till Microsoft 365.
Titta gärna under frågor och svar också för mer information.
Om du har mejl och dokument som innehåller sekretessbelagd information eller känsliga personuppgifter i Outlook, SharePoint, Teams eller OneDrive ska du radera eller flytta dem.
Du behöver göra följande två steg:
Nedan beskriver vi hur du ska göra, du kan också kolla här i denna Lathund för gallring.
För en myndighet som SLU betyder sekretessbelagd information uppgifter som enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL) inte får lämnas ut, eftersom ett utlämnande kan skada enskilda personer, verksamheten eller samhället.
Exempel på information som kan omfattas av sekretess är:
Känsliga personuppgifter är uppgifter som omfattas av ett särskilt starkt skydd enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Det gäller information om:
Om SLU får ett uppdrag från en enskild (inklusive ett företag, eller utländsk uppdragsgivare) att bedriva forskning eller liknande
… och man måste anta att SLU har fått uppdraget under förutsättning att SLU skall hålla uppgifter om uppdraget hemliga (exempelvis för att det finns en avtalsbestämmelse om sekretess)
… så gäller sekretess för uppgifterna.
Om SLU deltar i forskning som efter överenskommelse bedrivs i samverkan med en enskild (inklusive ett företag eller en utländsk samarbetspart)
… och man måste anta att den enskilde deltar i samverkan under förutsättning att
… så gäller sekretess för uppgifterna.
Offentlighetsprincipen är ett samlingsbegrepp för allmänhetens rätt till insyn i statliga myndigheters verksamhet. Den innebär dock inte att all information som skapas eller tas emot av en myndighet måste bevaras. Vad som ska sparas regleras i arkivlagstiftningen och SLU:s styrande dokument i frågan.
Du får radera mejl som innehåller:
Du ska arkivera/spara mejl som innehåller:
Mejl som innehåller sekretessbelagd information och/eller känsliga personuppgifter ska antingen raderas eller sparas:
Alternativ 1: Dra och släpp
Öppna/skapa en mapp på din Hemkatalog i Utforskaren. Dra mejlet direkt från Outlook och släpp det i mappen. Det sparas då automatiskt som en .msg-fil, även bilagor. När du sedan ska öppna filen klickar du på den och väljer Outlook i listan som dyker upp.
Sökning i sparade e-postmeddelanden
Alternativ 2: Spara som PDF
OBS! Bilagor behöver sparas separat.
Tips! Sök på lämpliga ord som sjuk eller läkarintyg i Outlook för att sortera fram mejl som kan vara känsliga. Se tips i på sökord nedan. Passa gärna på att radera gamla mejl. Outlook får inte användas som arkiv. Glöm inte att gå igenom dina skickade mejl också. Töm borttaget-mappen när du är klar, det sker inte automatiskt.
Tips 2! Många har väldigt stora mailboxar, och det kan kännas övermäktigt att gå igenom hela och hitta allt som bör rensas. Tänk risk-baserat! Dvs, vilka slags känsliga/sekretessbelagda ärenden eller dokument hanterar du ofta i mejlen? Sök på dessa först. Jobba dig sedan vidare med nästa. Du kanske inte hittar alla mejl, men åtminstone de viktigaste.
Fungerar det inte? För vissa kan sökning på innehåll i sparade mejl inte fungera, då så kallad indexering inte är aktivt. Indexering innebär att din dator gör innehållet i filerna sökbart, inte bara filnamnet eller rubriken.
Du kan aktivera indexering via Windows inställningar:
När detta är gjort kan du söka även i själva innehållet i mejlen. Om det ändå inte fungerar, hör av dig till support@slu.se.
Dokument med sekretessbelagd information eller känsliga personuppgifter ska sparas enligt nedan.
Om något saknas eller inte fungerar enligt instruktionen, kontakta support@slu.se för att få rätt hjälp.
Här är en lista på några exempel vad man som användare kan söka på när man ska gallra. Tanken är inte att du skall söka igenom samtliga ord, utan utgå från kategorierna och tänka om du rimligtvis hanterat några väldigt konfidentiella uppgifter.
Listan är ett hjälpmedel för masshantering, inte juridisk bedömning i varje enskilt fall. Slutligen är det du som skall bestämma om informationens känslighet. Se Vägledning för bedömning av sekretessbelagda uppgifter och känsliga personuppgifter.
Om man känner igen sig när man läser ”anbud” att man har arbetat med en upphandling med Företag X, så kan man likväl söka efter Företag X.
Efter den 1 september kommer endast Outlook att stödjas som mejlapp. Det betyder att du som använder en annan app än Outlook behöver byta för att fortsättningsvis kunna läsa och hantera din jobbmejl.
Vad är det som förändras?
SLU går över till Microsoft 365 och med det ändras de tekniska förutsättningarna för hur mejlappar ansluter. Det innebär att flertalet andra appar, exempelvis Apple Mail, Thunderbird och andra tredjepartsappar inte längre kommer att ha fullt stöd och i de flesta fall helt sluta fungera. M365 kräver moderna autentiseringsmetoder och protokoll som dessa klienter inte stödjer.
Inte heller idag erbjuder vi felsökning eller support för annan app än Outlook.
Vad behöver du göra?
Om du använder en annan mejlapp behöver du byta till Outlook senast den 1 september 2026.
Outlook finns som:
· Skrivbordsapp (Windows och Mac)
· Webbversion på webmail.slu.se
· Mobilapp (iOS och Android)
Behöver du hjälp?
Hör av dig till support@slu.se så hjälper vi dig.
Vi har tidigare uppmanat er att skapa en säker mapp i Outlook, en så kallad PST-fil. Det har tyvärr visat sig att många fått problem med korrupta filer (de sparade mejlen går inte att öppna). Vi har därför ändrat vår instruktion.
Information om IT-infralyftprogrammet ges fortlöpande via flera kanaler och här på medarbetarwebben.
Du kan även mejla frågor till support@slu.se.