Gör så här - tre steg

Senast ändrad: 12 februari 2026

Här beskrivs tre enkla steg som du kan behöva göra inför flytten till Microsoft 365. Titta gärna under frågor och svar också för mer information.

Om du har sparat mejl och dokument som innehåller sekretessbelagd information eller känsliga personuppgifter i molntjänster som Outlook, SharePoint, Teams eller OneDrive ska du radera eller flytta dem. Det kan låta krångligt, men det behöver oftast inte innebära särskilt mycket arbete om du följer de här tre stegen.

Sekretessbelagd information

För en myndighet som SLU betyder sekretessbelagd information uppgifter som enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL) inte får lämnas ut, eftersom ett utlämnande kan skada enskilda personer, verksamheten eller samhället.

Exempel på information som kan omfattas av sekretess är:

  • Personuppgifter där utlämnande kan innebära men för den enskilde, t.ex. i personalärenden eller studentärenden.
  • Forskningsuppgifter som ännu inte publicerats och där ett röjande kan skada forskningen eller samarbeten.
  • Uppgifter om djurhållning, smittskydd eller säkerhet där spridning kan få negativa konsekvenser.
  • Avtals- och upphandlingsuppgifter som rör affärs- eller konkurrensförhållanden.
  • Säkerhetskänslig information, till exempel om lokaler, system eller skyddsåtgärder.

Känsliga personuppgifter

Känsliga personuppgifter är uppgifter som omfattas av ett särskilt starkt skydd enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Det gäller information om:

  • hälsa,
  • medlemskap i en fackförening,
  • genetiska uppgifter och biometriska uppgifter som kan användas för att identifiera en person,
  • etniskt ursprung,
  • politiska åsikter,
  • religiös eller filosofisk övertygelse,
  • en persons sexualliv eller sexuella läggning.
  •  

Steg 1 - Skapa en säker mapp i Outlook

Gör så här:

  1. Öppna Outlook
  2. Gå till Arkiv - uppe till vänster i den övre menyn
  3. Välj Kontoinställningar och sedan Kontoinställningar igen
  4. Gå till fliken Datafiler
  5. Klicka på Lägg till
  6. Mappen sparas automatiskt i din så kallade hemkatalog
  7. Byt filnamn till något som du lätt känner igen t.ex. Säker mapp för mejl
  8. Klicka på OK
  9. Klicka på stäng
  10. Starta om Outlook
  11. Nu finns din nya säkra mapp i menyn till vänster.,

Instruktion för Mac-användare finns här.

Steg 2. Gå igenom dina mejl i Outlook

Mejl som innehåller sekretessbelagd information eller känsliga personuppgifter ska du antingen radera, spara på den lokala servern (info i steg 3) eller dra till den säkra mappen i Outlook som du skapade i steg 1. Glöm inte att gå igenom dina skickade mejl också. Töm borttaget-mappen när du är klar, det sker inte automatiskt.

Tips! Sök på lämpliga ord som sjuk eller läkarintyg i Outlook för att sortera fram mejl som kan vara känsliga. Passa gärna på att radera gamla mejl. Outlook får inte användas som arkiv.

Offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen är ett samlingsbegrepp för allmänhetens rätt till insyn i statliga myndigheters verksamhet. Den innebär dock inte att all information som skapas eller tas emot av en myndighet måste bevaras. Vad som ska sparas regleras i arkivlagstiftningen och SLU:s styrande dokument i frågan.

Du får radera mejl som innehåller:

  • information av ringa betydelse
  • kallelser och mötesbokningar 
  • praktiska frågor: ”kommer du kl 10?”, ”tack!”
  • privata meddelanden

Du ska arkivera/spara mejl som innehåller:

  • beslut och godkännanden som inte finns i diariet
  • instruktioner, beställningaroch överenskommelser
  • underlag i ärenden
  • kommunikation med externa parter som påverkar verksamheten

Steg 3. Flytta dokument

Dokument med sekretessbelagd information eller känsliga personuppgifter ska sparas på SLU:s lokala server.

Dokument som bara du ska se sparas på din så kallade hemkatalog
(H: på servern). Du kommer lättast åt din hemkatalog via Dokument/Mina dokument i Utforskaren eller Finder. Om du inte har en SLU-dator kan hemkatalogen saknas. Då beställer du den via support@slu.se.

Dokument som ska delas med andra (en grupp med ett begränsat antal SLU-användare) ska du spara på något som kallas Restricted, som beställs via IT:

  1. Gå till support.slu.se
  2. Klicka på Servrar & lagringstjänster
  3. Välj Lagringstjänster
  4. Välj Lagring för grupp – Restricted mapp och följ instruktionerna. Vid beställning anger du vilka personer som ska ha åtkomst till lagringsytan.

Du hittar sedan din Restricted-mapp under Favoriter i Utforskaren. Den som använder MacOS måste själv lägga till den i Finder.

Kontaktinformation

Information om IT-infralyftprogrammet ges fortlöpande via flera kanaler och här på medarbetarwebben.

Du kan även mejla frågor till infralyftprogrammet@slu.se.