Här beskrivs två enkla steg som du kan behöva göra inför flytten till Microsoft 365. Titta gärna under frågor och svar också för mer information.
Om du har sparat mejl och dokument som innehåller sekretessbelagd information eller känsliga personuppgifter i molntjänster som Outlook, SharePoint, Teams eller OneDrive ska du radera eller flytta dem. Det kan låta krångligt, men det behöver oftast inte innebära särskilt mycket arbete om du följer de här två stegen.
För en myndighet som SLU betyder sekretessbelagd information uppgifter som enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL) inte får lämnas ut, eftersom ett utlämnande kan skada enskilda personer, verksamheten eller samhället.
Exempel på information som kan omfattas av sekretess är:
Känsliga personuppgifter är uppgifter som omfattas av ett särskilt starkt skydd enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Det gäller information om:
Dokument med sekretessbelagd information eller känsliga personuppgifter ska sparas på SLU:s lokala server.
Dokument som bara du ska se sparas på din så kallade hemkatalog
(H: på servern). Du kommer lättast åt din hemkatalog via Dokument/Mina dokument i Utforskaren eller Finder. Om du inte har en SLU-dator kan hemkatalogen saknas. Då beställer du den via support@slu.se.
Dokument som ska delas med andra (en grupp med ett begränsat antal SLU-användare) ska du spara på något som kallas Restricted, som beställs via IT:
Du hittar sedan din Restricted-mapp under Favoriter i Utforskaren. Den som använder MacOS måste själv lägga till den i Finder.
Mejl som innehåller sekretessbelagd information eller känsliga personuppgifter ska du antingen radera eller spara på den lokala servern enligt dessa alternativ (info om lokal server finns i steg 1) :
Alternativ 1: Dra och släpp
Öppna lämplig mapp på din lokala server i Utforskaren. Dra mejlet direkt från Outlook och släpp det i mappen. Det sparas då automatiskt som en .msg-fil, även bilagor. När du sedan ska öppna filen klickar du på den och väljer Outlook i listan som dyker upp.
Alternativ 2: Spara som PDF
OBS! Bilagor behöver sparas separat.
Tips! Sök på lämpliga ord som sjuk eller läkarintyg i Outlook för att sortera fram mejl som kan vara känsliga. Passa gärna på att radera gamla mejl. Outlook får inte användas som arkiv. Glöm inte att gå igenom dina skickade mejl också. Töm borttaget-mappen när du är klar, det sker inte automatiskt.
Offentlighetsprincipen är ett samlingsbegrepp för allmänhetens rätt till insyn i statliga myndigheters verksamhet. Den innebär dock inte att all information som skapas eller tas emot av en myndighet måste bevaras. Vad som ska sparas regleras i arkivlagstiftningen och SLU:s styrande dokument i frågan.
Du får radera mejl som innehåller:
Du ska arkivera/spara mejl som innehåller:
Vi har tidigare uppmanat er att skapa en säker mapp i Outlook, en så kallad PST-fil. Det har tyvärr visat sig att många fått problem med korrupta filer (de sparade mejlen går inte att öppna). Vi har därför ändrat vår instruktion.
Information om IT-infralyftprogrammet ges fortlöpande via flera kanaler och här på medarbetarwebben.
Du kan även mejla frågor till infralyftprogrammet@slu.se.