Om projektet

SLU uppgraderar sin digitala arbetsmiljö för att skapa en modern, säker och gemensam plattform för samarbete och kommunikation.

Idag använder vi flera olika lösningar för mejl, dokument och gemensamma ytor. Genom att samla dessa i Microsoft 365 blir det enklare att samarbeta, dela information och arbeta effektivt oavsett var du befinner dig.

Migreringen till Microsoft 365 är också ett viktigt steg för att stärka universitetets IT-säkerhet. Genom att flytta till molnbaserade tjänster får vi bättre skydd mot driftstörningar och dataförlust, samt en miljö som följer moderna säkerhetskrav.

Målet är att skapa en gemensam och modern digital plattform för hela SLU. Med Microsoft 365 får vi verktyg som Outlook, Teams, SharePoint och OneDrive allt samlat i en miljö som fungerar lika bra på dator, surfplatta och mobil.

Den nya plattformen gör det lättare att samarbeta över institutions- och campusgränser, samtidigt som vi säkerställer att vår information hanteras tryggt och enhetligt.

På sikt skapar detta en mer sammanhållen digital arbetsmiljö som stödjer undervisning, forskning och administration.

Förändringen kommer bland annat att märkas genom att mejl och dokument flyttas till nya tjänster i Microsoft 365. Du kommer fortfarande använda välkända verktyg, men med fler möjligheter och bättre tillgänglighet, till exempel att komma åt mejl och filer direkt via webben. I de fall där mejl och SharePoint idag används felaktigt kommer projektet stötta med att införa nya processer och verktyg i samråd med berörda verksamheter.

Tidplan, projektet påbörjades under hösten 2025 och pågår fram till årsskiftet 2026:

Klicka här för att förstora bilden.

Arbetet genomförs stegvis, där mejl och SharePoint-siter på arbetsplats.slu.se kommer att flyttas till molnet under hösten 2026. Innan den 1 september 2026 ska mejl och dokument som innehåller sekretessbelagd information eller känsliga personuppgifter i Outlook, SharePoint, Teams eller OneDrive raderas eller flyttas. Se hur du ska göra i vår 2-stegsguide.  

Eftersom man efter migreringen inte ska fortsätta arbeta med känslig eller sekretessbelagd information i mejl eller SharePoint kan det innebära förändrade arbetssätt och verktyg. Projektet kommer tillsammans med verksamheten arbeta fram dessa innan migreringen för att säkerställa att vi har en kontinuitet i vårt arbete. 

Innan migreringen genomförs kommer du att få information, stödmaterial och instruktioner.  Målet är att övergången ska ske så smidigt som möjligt, med minimal påverkan på det dagliga arbetet. Läs mer om Transformationsprojektet nedan som stöttar verksamheten i framtagandet av nödvändiga arbetssätt och verktyg för att får en korrekt och säker hantering.

Transformationsprojektet
Syftet med transformationsprojektet är att på ett tryggt och tidseffektivt sätt hantera de verksamhetskonsekvenser som M365-projektet innefattar, där vi tillsammans med verksamheten identifierar och löser de högst prioriterade problemen.

Många processer i verksamheten sker idag med hjälp av mejl och SharePoint. Eftersom sekretessbelagd information och känsliga personuppgifter inte längre ska hanteras i M365 (bl.a. mejl och SharePoint) behöver alternativa arbetssätt och processer implementeras innan migreringen kan genomföras.

Fram till slutet av augusti kommer projektet möta hela SLU:s verksamhet, initialt på institutions-/avdelningsnivå, för att lyssna på behoven framåt samt kartlägga vilka processer som behöver förändras utifrån gällande lagar och regler. Resultatet av kartläggningen kommer sedan sammanställas, kategoriseras och prioriteras till ett nuläge av identifierade problem för hela SLU.

Projektet kommer därefter utforska och utreda möjliga lösningar på problemen där förändringar i arbetsprocesser samt verktyg beaktas - gemensamma problem ska i största möjliga mån få gemensamma lösningar. Information om eventuella förändringarna samt utbildning, kommer genomföras, innan migreringen sker.

När varje verksamhet anses vara redo, kommer migrering till M365 ske, inte förr; beslutet sker i samråd med berörd verksamhet.

Informationssäkerhetslyftet
Syftet med Informationssäkerhetslyftet är att göra det enkelt att hantera information på rätt sätt i vardagen. Genom att införa ett användarvänligt systemstöd för informationsklassning skapar vi förutsättningar för att arbeta säkert, effektivt och enhetligt i hela verksamheten.

En central del i detta är införandet av känslighetsetiketter (sensitivity labels) i bland annat Outlook, SharePoint och andra delar av M365. Etiketterna hjälper dig att enkelt klassificera information direkt när du arbetar – till exempel när du skickar mejl, delar dokument eller sparar filer. Baserat på klassningen får du stöd i hur informationen ska hanteras, lagras och delas på ett korrekt sätt.

Idag hanteras information på många olika sätt, och det kan vara svårt att veta vad som är känsligt och vilka regler som gäller. Med det nya stödet blir det tydligare vad som gäller i varje situation, utan att du behöver vara expert på regelverk som GDPR eller offentlighets- och sekretesslagstiftning.

Klassningen är också en viktig förutsättning för framtida utveckling, som ökad digitalisering och användning av nya tekniker såsom AI. När vi har bättre kontroll över vilken information vi har och hur känslig den är, kan vi använda moderna verktyg på ett tryggt och lagligt sätt.

Projektet kommer att införa stödet stegvis i verksamheten, tillsammans med tydlig information och praktiskt stöd. Fokus ligger på att göra rätt saker enkla – inte att skapa mer administration.

Målet är att du som medarbetare ska få bättre stöd i ditt dagliga arbete, samtidigt som vi som organisation stärker vårt skydd av information och uppfyller krav enligt lagar och regler.