Så påverkas du av införandet

Senast ändrad: 06 november 2026

Innehåll på sidan

Känslighetsetiketter och säkerhetsfunktioner hjälper dig att hantera information rätt 

(till sidans topp)

Som en del av införandet av Microsoft 365 införs nu både känslighetsetiketter och nya säkerhetsfunktioner som hjälper dig att hantera information på ett säkert och korrekt sätt. 

Känslighetsetiketter visar hur känslig information är 

I Outlook samt Office-programmen Word, Excel och PowerPoint kan du märka mejl och dokument med en känslighetsetikett. Etiketterna bygger på SLU:s regler för informationsklassning och hjälper dig att avgöra hur informationen bör hanteras. 

Du kan välja mellan fyra nivåer: 

  • K0 – Öppen information: kan delas brett. 
  • K1 – Intern information: avsedd för arbete inom SLU. 
  • K2 – Konfidentiell information: ska endast delas med en begränsad krets. 
  • K3 – Mycket konfidentiell information: får inte lagras eller hanteras i Microsoft 365 eller Outlook. 

Märkningen följer med dokumentet eller mejlet och gör det enklare för både avsändare och mottagare att förstå hur informationen ska hanteras. 

Nya säkerhetsfunktioner ger stöd i vardagen 

För att ytterligare stärka informationssäkerheten införs också säkerhetsfunktioner som bygger på känslighetsetiketterna. Beroende på informationens klassning kan systemet exempelvis: 

  • varna eller stoppa dig om information riskerar att skickas till fel mottagare 
  • förhindra att känsliga filer lagras på olämpliga platser i Teams, OneDrive eller SharePoint 
  • begränsa användningen av känslig information i Copilot 

Syftet är inte att kontrollera hur vi arbetar, utan att ge ett praktiskt stöd som hjälper oss att göra rätt och undvika oavsiktliga misstag. 

Vad behöver du göra? 

Den viktigaste förutsättningen för att säkerhetsfunktionerna ska fungera är att information märks med rätt känslighetsetikett. Därför uppmuntras alla medarbetare att börja använda märkningen när de arbetar i Outlook och Office. 

Genom att klassificera information redan när den skapas bidrar du till ett bättre skydd för universitetets information, samtidigt som du skapar förutsättningar för att använda moderna digitala verktyg och AI-tjänster på ett säkert och ansvarsfullt sätt. 

Mer information finns att läsa här: Informationssäkerhet i Microsoft 365 

Migrering till Microsoft 365 

Varje verksamhet kommer att migreras i tur och ordning, där vi utgår från de verksamheter som är enklare  verksamheterna att migrera först, för att sedan migrera de svårare sist. Svårighetsgraden utgörs av en kombination av storlek, komplexitet och mognadsgrad avseende hantering av känslig information. När vi kan, migrerar vi flera verksamheter parallellt.  

Ingen verksamhet migreras förrän vi har hunnit införa de nya arbetssätten och verksamhetssystemen för just den verksamheten. Detta inkluderar information, utbildningar och dokumentation.  

M365-projetket arbetar med ett körschema med varje verksamhet för att genomföra migreringen som ser ut som så: 

  • Genomgång chef - Avstämning med prefekt/chef för handskakning på scope och tidplan 
  • Information verksamhet - Förberedande information till verksamheten om vad komma skall.   
  • Utbildning - Beroende på gap och lösning – något verksamhetsanpassat. 
  • SEFOS Säkra Meddelanden ska införas för säker kommunikation för SLU:s verksamheter och studenter.  
  • TOPdesk för verksamheter som behöver hantera ärenden med mycket konfidentiell information, exempelvis i vissa funktionsbrevlådor 
  • Informationshantering - Säkerställa att verksamhetens information är säkrad och att behörigheter är på plats 
  • Migrering - Varje verksamhet är ansvarig för att godkänna start av migrering, med varm uppbackning av projektet. Därefter påbörjas den tekniska migrering. 

Den tekniska migreringen kommer i huvudsak genomföras på kvällar och helger för att minimera påverkan på respektive verksamhet.  

När ni väl migreras kommer era mejllådor ligga i molnet i stället för på SLU:s IT-drift. I praktiken kommer ni inte märka någon skillnad i hur ni mejlar, utan kommer att kunna arbeta med era mejlklienter precis som vanligt. 

Förändringen kommer bland annat att märkas genom att mejl och dokument flyttas till nya tjänster i Microsoft 365. Du kommer fortfarande använda välkända verktyg, men med fler möjligheter och bättre tillgänglighet, till exempel att komma åt mejl och filer direkt via webben. 

Inför, under och efter migreringen

(till sidans topp)

Inför migrering:  

Gallring 

Om du har mejl och dokument som innehåller sekretessbelagd information eller känsliga personuppgifter i Outlook, SharePoint, Teams eller OneDrive ska du radera eller flytta dem. 

Du behöver göra följande två steg: 

  1. Gå igenom dina mejl i Outlook. 
  1. Flytta dokument. 

Nedan beskriver vi hur du ska göra, du kan också kolla här i denna Lathund för gallring. 

Titta gärna under frågor och svar (länk) också för mer information. 

Under migrering: 

När det är dags för din verksamhet att migreras får du information om vad som händer, vad du behöver göra och vilket stöd som finns. 

  • Inför: 
  • Använd Outlook. SLU har sedan länge bara officiellt supporterat Outlook, men den gamla e-postmiljön har varit öppen och gjort det möjligt att använda andra e-postprogram. Microsoft 365 är en säkrare miljö utan samma öppenhet, och program som Apple Mail och Thunderbird kan sluta fungera. Använder du ett annat e-postprogram, installera och börja använda Outlook innan din mejllåda flyttas. 
  • Public 360 och känslighetsetiketter (Sensitivity labels) fungerar bara i Outlook på SLU. 
  • Har du Mac?  Klassiska Outlook (Legacy Outlook) fungerar inte efter flytten. SLU kommer att styra över alla managerade Mac:ar till Nya Outlook gränssnittet inför migreringen. I det fall du har en Mac som inte kontrolleras av SLU’s IT behöver du säkerställa detta på egen hand eller ta kontakt med supporten. 

Efter migrering: 

  • Outlook ber dig logga in igen. Logga in med din e-postadress i formatet förnamn.efternamn@slu.se och ditt vanliga lösenord. I övrigt fungerar allt som vanligt, eftersom Outlook skall ställa om sig automatiskt. 
  • Outlook kan visa ett meddelande om att administratören har gjort en ändring och att Outlook behöver startas om. Det är väntat. Stäng Outlook och starta det igen. 
  • Outlook kan behöva synka om din brevlåda. Med en stor brevlåda kan det ta en stund, och under tiden kan sökningen ge ofullständiga resultat. 
  • Både klassiska Outlook och nya Outlook fungerar. Du behöver inte byta version. 

 För Mac-användare 

  • Klassiska Outlook för Mac fungerar inte efter flytten. Du måste använda nya Outlook. Ifall den vid migrering inte är omställd till “Nya Outlook” gränssnittet kommer den inte kunna logga in. Det kommer att se ut som att ditt lösenord inte fungerar. 
  • Stäng av reglaget ”Legacy Outlook” i Outlook för att byta till nya Outlook. Saknas reglaget, uppdatera Outlook via Hjälp > Sök efter uppdateringar eller via App Store. 
  • Efter flytten ber Outlook dig logga in igen med förnamn.efternamn@slu.se och ditt lösenord. Sedan fungerar allt som vanligt. 

 Mobil (iPhone och Android) 

  • Efter flytten visar Outlook-appen en inloggningsruta där det ser ut som att inloggningen inte går igenom. Det är förväntat. Du behöver ta bort kontot i appen och lägga till det igen. Din e-post ligger kvar och försvinner inte. 
  • Öppna Outlook och stäng inloggningsrutan. 
  • Tryck på profilbilden uppe till vänster och sedan på kugghjulet (Inställningar). 
  • Välj ditt SLU-konto under Konton. 
  • Scrolla ner och tryck på Ta bort konto. Välj Ta bort från den här enheten. 
  • Tryck på Lägg till konto och ange din e-postadress i formatet förnamn.efternamn@slu.se. 
  • Logga in med ditt lösenord. Din e-post synkas nu till appen. 

 Webmail 

  • När din brevlåda har flyttats finns webmail på outlook.cloud.microsoft. Går du till den gamla adressen webmail.slu.se kan du få en länk vidare dit. 

Vilket system får jag använda till vad?

(till sidans topp)

Vilken tjänst du ska använda beror på hur känslig informationen är och om du ska lagra eller kommunicera den. Informationens känslighet bedöms genom SLU:s klassningsmodell. 

SLU:s klassningsmodell har fyra nivåer: 

  • K0 – Öppen information 
  • K1 – Intern information 
  • K2 – Konfidentiell information 
  • K3 – Mycket konfidentiell information 

Är du osäker över vad de olika klassningsnivåerna betyder? Läs mer här: Klassning av information. 

K0, K1 och K2 får hanteras i Microsoft 365. Informationen ska fortfarande bara delas med personer som behöver den och hanteras med den försiktighet som klassningen kräver. 

K3, som i regel utgörs av känsliga personuppgifter och uppgifter som kan omfattas av sekretess, får inte lagras eller kommuniceras i Microsoft 365. Det innebär att K3 inte får förekomma i exempelvis Outlook, Teams, OneDrive eller SharePoint. För K3 ska du använda en godkänd lösning utanför Microsoft 365. 

Tabellerna visar vilka tjänster som får användas för respektive klassningsnivå. 

 

Säker kommunikation – SEFOS Säkra Meddelanden 

När du skall skicka information som student eller medarbetare till en student, medarbetare eller extern part som innehåller känsliga personuppgifter och/eller information under potentiell sekretess, då skall du använda SEFOS Säkra Meddelanden för att skicka informationen. SEFOS Säkra Meddelanden fungerar ungefär som mejl, där du kan skriva meddelanden, vidarebefordra meddelanden, och svara på meddelanden skickade till dig via SEFOS. 

Som medarbetare eller student på SLU, kommer verktyget finnas tillgänglig som ett tillägg i Outlook. Så när du behöver skicka ett säkert meddelande, byter du i Outlook till SEFOS-vyn och skriver meddelandet där.  

ZendTo kommer fortfarande finnas tillgängligt som verktyg.  

Ärendehantering - TOPdesk 

SLU har idag över 900 funktionsbrevlådor som används både som generiska mejl för en funktion, men även för hantering av inkommande ärenden och koordinering, exempelvis studentärenden, löneärenden, HR-ärenden, etc. En del av dessa tar emot mycket känsliga personuppgifter och/eller information under möjlig sekretess, vilket inte får hanteras via M365.  

För dessa kommer vi att skapa handläggargrupper i TOPdesk, där man i stället för att hantera inkommande mejl i funktionsbrevlådor, nu får hantera inkommande ärenden i TOPdesk. TOPdesk används redan idag av IT-supporten och Lön, men kommer att breddas i samband med migreringen för andra verksamheter. 

För dig som student eller medarbetare innebär detta att för ärenden som innehåller känsliga personuppgifter eller information under möjlig sekretess att ni måste skapa ärenden via ett formulär i TOPdesk för just ert ärende. Är ärendet inte känsligt, kan det mejlas in till funktionsbrevlådan som vanligt.  

Som handläggare i TOPdesk kommer du att få lära dig att arbeta i TOPdesk, där alla som tidigare arbetade i samma funktionsbrevlåda, nu får arbeta i samma handläggargrupp med ärenden. Detta innebär att vi håller informationen säkert, men också förbättrar arbetsprocessen som blir mer sammanhållen och överskådlig.  

Vad får jag inte hantera i Microsoft 365? 

(till sidans topp)

Microsoft 365 gör det enklare att samarbeta, dela information och arbeta effektivt, oavsett var du befinner dig. Merparten av den information som hanteras i SLU:s dagliga verksamhet kan och ska hanteras i Microsoft 365, exempelvis i Outlook, Teams, OneDrive och SharePoint. 

Merparten av all information som man hanterar på daglig basis på SLU kan och skall hanteras i M365, oavsett om det är i mejl, OneDrive, SharePoint eller Teams. Detta omfattar uppskattningsvis 95% av all information vi hanterar på daglig basis. Det finns dock information som inte får lagras eller delas i Microsoft 365: 

  • känsliga personuppgifter, exempelvis uppgifter om hälsa (mer information) 
  • information som omfattas av säkerhetsskydd 

Sådan information klassas normalt som K3 – Mycket konfidentiell information. K3-information får inte skickas via Outlook eller lagras i Teams, OneDrive eller SharePoint. 

Det är lagringsplatsen som är avgörande 

Att information inte får hanteras i Microsoft 365 betyder inte att du aldrig kan använda Word eller Excel för att arbeta med den. Det viktiga är var informationen sparas och delas. Om du behöver hantera K3-information ska du använda en lösning som är godkänd för ändamålet: 

  • Hemkatalogen för material som endast du behöver komma åt 
  • Restricted när materialet behöver delas med en begränsad grupp 
  • ZendTo eller SEFOS Säkra meddelanden när information behöver skickas säkert 
  • Rätt formulär i TOPdesk om informationen hör till ett supportärende 

Kontrollera alltid var en fil sparas. Var särskilt uppmärksam på autosparande och på dokument som är kopplade till OneDrive, Teams eller SharePoint. Mer information om lagringsmöjligheter finns att läsa här: Fillagring | Medarbetarwebben. 

Om du tar emot känslig information i M365 

Du kan få K3-information skickad till dig trots att den inte ska hanteras i Microsoft 365. Flytta då informationen till en godkänd lagringsyta eller vidarebefordra den genom en säker kanal. Ta därefter bort informationen från Outlook, Teams eller andra M365-tjänster så snart det är praktiskt möjligt. Tänk också på att inkomna mejl och dokument som innehåller känslig information skall kontinuerligt lagras undan (om nödvändigt) och gallras. 

Du ansvarar inte för hur någon annan har skickat informationen, men du ansvarar för att hantera den korrekt när du har tagit emot den. 

Läs mer om bedömning, lagring och säkra alternativ i Förhållningsregler för informationshantering i Microsoft 365. 

K3-information 

Vad är känsliga personuppgifter? 

Känsliga personuppgifter är uppgifter som omfattas av ett särskilt starkt skydd enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Det gäller information om: 

  • hälsa 
  • medlemskap i en fackförening 
  • genetiska uppgifter och biometriska uppgifter som kan användas för att identifiera en person 
  • etniskt ursprung 
  • politiska åsikter 
  • religiös eller filosofisk övertygelse 
  • en persons sexualliv eller sexuella läggning 

Vad menas med sekretessbelagd information? 

För en myndighet som SLU betyder sekretessbelagd information uppgifter som enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL) inte får lämnas ut, eftersom ett utlämnande kan skada enskilda personer, verksamheten eller samhället. 

Exempel på information som kan omfattas av sekretess är: 

  • Personuppgifter där utlämnande kan innebära men för den enskilde, t.ex. i personalärenden eller studentärenden. 
  • Uppgifter om djurhållning, smittskydd eller säkerhet där spridning kan få negativa konsekvenser. 
  • Avtals- och upphandlingsuppgifter som rör affärs- eller konkurrensförhållanden. 
  • Säkerhetskänslig information, till exempel om lokaler, system eller skyddsåtgärder. 
  • Forskningsrelaterad sekretess 

Uppdragsforskning:  

Om SLU får ett uppdrag från en enskild (inklusive ett företag, eller utländsk uppdragsgivare) att bedriva forskning eller liknande 

… och man måste anta att SLU har fått uppdraget under förutsättning att SLU skall hålla uppgifter om uppdraget hemliga (exempelvis för att det finns en avtalsbestämmelse om sekretess) 

… så gäller sekretess för uppgifterna.  

 Samverkansforskning: 

Om SLU deltar i forskning som efter överenskommelse bedrivs i samverkan med en enskild (inklusive ett företag eller en utländsk samarbetspart) 

… och man måste anta att den enskilde deltar i samverkan under förutsättning att 

  • uppgifter om affärs- eller driftförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat  
  • som den enskilde har lämnat eller som kommit fram i forskningen  
  • skall hållas hemliga (exempelvis för att det finns en avtalsbestämmelse om sekretess) 

… så gäller sekretess för uppgifterna.   

Sekretess gäller för uppgift om en djur- eller växtart  

  • som är i behov av skydd och som det finns ett intresse av att bevara i ett livskraftigt bestånd,  
  • om det kan antas att ett sådant bevarande av arten inom landet eller del av landet motverkas om uppgiften röjs. 

Vad gör jag om jag är osäker på vad som är sekretessbelagt? 

Ta hellre det säkra före det osäkra och lagra informationen lokalt på SLU:s server. Du kan läsa mer om sekretess på Medarbetarwebben eller kontakta våra jurister via juridik@slu.se om du behöver rådgivning. 

Nya eller förändrade arbetssätt 

(till sidans topp)

Den gemensamma nämnaren kring förändringen kring hur vi arbetar på SLU är att vi måste använda oss av andra rutiner och verktyg för att förmedla och dela information som innehåller känsliga personuppgifter och/eller information som är under möjlig sekretess. Hur dessa förändringar ser ut, baserar sig på vilken verksamhet och/eller process det avser. Inom M365-projektet har vi kartlagt processer för varje verksamhet som behöver förändras och rullas ut som förberedande inför migrering.  

Nedan tar vi upp lite exempel på ändrade arbetssätt: 

  • Sjukfrånvaroanmälan: sjukfrånvaroanmälan skall som medarbetare göras i Primula. Men ofta vill man meddela sina kollegor, chef eller lärare om att man är frånvarande pga sjukdom. Detta kan du gärna göra via mejl eller i Teams. Skall man dock skriva anledning till frånvaron – förkylning, magsjuka, etc., så måste detta göras via SEFOS Säkra Meddelanden eller ZendTo, då sådan information får inte förmedlas via M365.  
  • Individuella studieanpassningar: som student med funktionsnedsättning kan du behöva informera examinatorer eller lärare om dina utmaningar. Detta skall inte göras via mejl eller Teams, utan skall med fördel göras via SEFOS, där får vi skriva fritt om funktionsnedsättningen. 
     
    Vissa institutioner har funktionsbrevlådor för att hantera dessa ärenden idag. De kommer att läggas om till TOPdesk,där studenter får skicka in ärendet via ett formulär och sedan hanteras ärendet genom TOPdesk därefter. 
  • Facklig information: facklig information kopplat till medarbetare behöver ofta förmedlas i samband med lönesättningar, men sådan information får inte mejlas i M365 eller läggas på gemensamma Sharepoint-siter. Detta skall då skickas via SEFOS Säkra Meddelanden, lagras på Restricted eller egna hemkataloger om inte det kan hanteras i Primula direkt.  
  • Personalärenden: känsliga personalärenden skall inte behandlas via mejl eller Teams, utan skall med fördel hanteras muntligt. I de fall där man behöver skicka meddelanden kring frågan och/eller lagra dokumentation kring detsamma, bör meddelanden skickas via SEFOS Säkra Meddelanden, dokumentation lagras på hemkataloger och/eller på säker mapp i Restricted. 
  • Forskning under sekretess:  meddelanden kring sakfrågor i forskning som antas vara under sekretess, skall kommuniceras via SEFOS, inte mejl framgent. Även forskningsdata som antas vara under sekretess och som skall delas skall skickas via SEFOS alternativt via ZendTo.  
  • Avtalshantering: Avtal som rör affärsförhållanden där motparten har begärt sekretess skall hanteras via SEFOS eller ZendTo för att skicka avtalsförslag fram och tillbaka, inte mejl.

Kontaktinformation