Allmänna handlingar, offentlighet och sekretess
Offentlighetsprincipen innebär att vem som helst får ta del av myndigheternas allmänna handlingar.
Vad är en allmän handling?
En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad där.
En handling är allmän så snart den rent fysiskt kommit in till en myndighet – det spelar ingen roll om den registrerats i diariet eller inte Handlingen är också inkommen om den kommit "behörig befattningshavare tillhanda". Det har den gjort om den till exempel lämnats till föredraganden eller till den som bereder ett ärende. Registrator är alltid behörig befattningshavare.
Handlingar inom en myndighet blir upprättade och därmed allmänna i samma ögonblick som de avslutas genom expedition, justering eller på annat sätt.
Offentlig eller sekretessbelagd?
En allmän handling är antingen offentlig eller sekretessbelagd. För att en allmän handling ska kunna sekretessbeläggas krävs uttryckligt lagstöd i offentlighets- och sekretesslagen. I alla andra fall är en handling offentlig.
Vad är inte allmän handling?
Alla handlingar hos en myndighet är inte allmänna. Undantag är bland annat utkast eller koncept till beslut och en enskild persons minnesanteckningar i ärenden, om de inte har tagits om hand för arkivering. Allt som tas om hand för arkivering är allmän handling — offentlig eller sekretessbelagd.
Det kan ibland vara oklart om privatbrev till en tjänsteman ska anses ställt till myndigheten eller till mottagaren personligen. Om meddelandet gäller ett tjänsteärende eller annan fråga som rör den myndighet där mottagaren är verksam, betraktas det som allmän handling, även om det har formen av ett privatbrev.
Post som är adresserad till en "viss institution, att: Anders Andersson" är inte att betrakta som privatpost utan får öppnas av institutionsledningen utan att Anders Andersson medgett det. Det är endast om den anställdes namn nämns först och alltså är den uttryckliga adressaten som det kan anses handla om privatpost.
Sekretess
I offentlighets- och sekretesslagen finns bestämmelser både om tystnadsplikt och förbud att lämna ut allmän handling. Sekretess innebär ett förbud att röja en uppgift vare sig det sker muntligen eller genom att en allmän handling lämnas ut. Sekretessreglerna gäller för myndigheter och därigenom också för dem som är anställda där och i vissa fall även för studerande.
En handling som sekretessbeläggs ska ha beteckningen "hemlig". Andra beteckningar som "förtrolig", "konfidentiell" eller dylikt får inte användas En hemligstämpel säger inte mer än att en behörig företrädare för myndigheten ansåg handlingen hemlig när handlingen märktes med stämpeln.
En myndighet får inte vägra att lämna ut en handling med hänvisning bara till att den är hemligstämplad. Varje gång någon begär att få ut handlingen ska sekretessfrågan prövas enligt gällande bestämmelser. Skulle myndigheten då finna att handlingen inte är hemlig, bör hemligstämpeln strykas.
Det händer ibland att till exempel ett ärende där sekretesskyddade uppgifter förekommer måste behandlas i en institutionsstyrelse. Det är då prefektens ansvar att se till att sammanträdeshandlingarna utformas på ett sådant sätt att sekretesskyddade uppgifter inte röjs i föredragningslista eller protokoll, och att de handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter inte sprids till mer än en minimal krets av personer. Handlingarna kan återfordras sedan ärendet slutbehandlats i styrelsen.
Tystnadsplikt
Ledamöterna måste informeras om sin tystnadsplikt. Var och en som får ta del av uppgifter i hemliga handlingar, till exempel examensarbeten, har tystnadsplikt. Detta gäller även studerande, vilket handledaren ska göra dem uppmärksamma på. Beträffande tystnadsplikt i samband med uppdragsverksamhet får deltagare i vissa uppdrag underteckna att de godkänner att delta i uppdragsverksamheten. Enligt detta godkänner de villkoren i avtalet, som även inbegriper sekretess/tystnadsplikt.
Några sekretessområden inom SLU
Ett flertal regler i offentlighets- och sekretesslagen avser sekretess till skydd för enskilds personliga och ekonomiska förhållanden.
- Inom personaladministration gäller sekretess för uppgifter om enskilds hälsotillstånd, till exempel läkarintyg, och för sådana uppgifter om enskildas personliga förhållanden som hänför sig till ärenden om omplacering eller pensionering av anställd.
Sekretessen gäller dock inte beslut i ärendena och inte heller om uppgiften förekommer i ett ärende om anställning (tjänstetillsättning) eller disciplinansvar. De uppgifter om hälsotillstånd som enligt vad som sagts kan hållas hemliga är främst sådana som hänför sig till anställds sjukledighet, det vill säga sjukförsäkran, läkarintyg om sjukdomen. I den mån uppgifterna inte lämnas vidare till försäkringskassan utan finns kvar bör man se till att de förvaras på betryggande sätt.
- Även andra uppgifter om en enskilds personliga förhållanden, till exempel bostadsadress, kan sekretessbeläggas om det kan antas att den enskilde eller någon närstående utsätts för våld eller annat allvarligt men om uppgiften röjs.
- Ansökningar till statliga tjänster är alltid offentliga handlingar. Den som söker en tjänst kan inte kräva att ansökan inte lämnas ut eller publiceras. Var och en som vill se en ansökan har rätt att göra det.
- Sekretess gäller för uppgifter i kunskapsprov innan de använts och så länge uppgifterna återkommer i nya prov.
- Sekretess gäller för uppgifter i ärenden angående upphandling eller försäljning av lös egendom för det allmännas räkning. Uppgift som rör anbud får inte i något fall lämnas till någon annan än den som har lämnat anbudet förrän alla anbud offentliggörs eller avtal har slutits eller ärendet slutförts på annat sätt.
Uppdragsverksamhet
Offentlighets- och sekretesslagen gör det möjligt att sekretessbelägga uppdragsverksamhet. FoU-verksamhet som utförs för enskilds räkning kan enligt lagen sekretessbeläggas "om det måste antas att uppdraget lämnats under förutsättning att uppgiften inte röjs". Den maximala sekretesstiden är 10 år.
Tänk på att tidsgränsen avser längsta möjliga sekretesstiden. Med anledning av lagtextens utformning i fråga om villkoren för sekretess vid FoU-arbete för enskilds räkning är det nödvändigt att behovet av sekretess diskuteras och tas med i avtalen även om sekretess inte krävs.
Genom att ta upp och reglera denna fråga innan arbetet påbörjas undviker vi konflikter i ett senare skede. Varje avtal bör därför som regel innehålla uppgift om huruvida sekretess ska förekomma eller inte.
Forskningssamverkan
I offentlighets- och sekretesslagen finns stöd för sekretess hos universitet och högskolor för uppgift om en enskilds affärs- eller driftsförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat som har lämnats eller kommit fram vid sådan forskning som efter överenskommelse bedrivs i samverkan med en enskild.
Sekretess ska gälla endast om det måste antas att den enskilde har deltagit i samverkan under förutsättning att uppgiften inte röjs. Syftet med bestämmelsen är att skydda den enskildes ekonomiska förhållanden. En förutsättning är att det finns en överenskommelse om forskningssamarbete mellan universitetet/högskolan och den enskilde. Sekretessen gäller i tio år.
Djursjukvård
För uppgifter inom djursjukvården finns ingen generell sekretess.
Om det kan antas att djurägaren förutsatte sekretess när hen anlitade djursjukhuset har personalen tystnadsplikt och i sådana fall är även journaler hos djursjukhuset hemliga. Sådan sekretess gäller normalt bara sådana sjukdomar som kan ha ekonomiska konsekvenser.
Vård av till exempel hundar omfattas sannolikt inte av sekretess om det inte är fråga om yrkesmässig uppfödning. Gäller det till exempel att bota en skada på en värdefull travhäst kan det ha ekonomisk betydelse för ägaren och då lär personalen ha tystnadsplikt och likaså bör journalen kunna hållas hemlig.
Telefonväxel
För personal inom en myndighets telefonväxel gäller absolut sekretess för uppgifter personalen tar del av i sitt arbete och som avser telefonsamtal till eller från annan person hos myndigheten.
Eftergift av sekretess
En enskild kan avstå från sekretess som gäller till skydd för hen. Samtycker den som berörs till att någon får ta del av en uppgift ska uppgiften också lämnas ut.
Pröva utlämnande av handling
Frågor om utlämnande av handlingar ska alltid behandlas snabbt.
Rör det handlingar i avgjorda ärenden blir det i allmänhet den som svarar för myndighetens arkiv – arkivarie, registrator eller liknande – som prövar en sådan begäran. I fråga om handlingar i pågående ärenden blir det i regel den som handlägger ärendet. Normalt ska handlingen lämnas ut medan den som begär det väntar, dock senast samma dag.
Om det rör sig om en allmän, icke hemlig, handling ska den lämnas ut. Om den som ska pröva saken är tveksam till om en handling får lämnas ut eller inte ska rektor eller SLU:s chefsjurist fatta beslutet.
Om någon vägrar att lämna ut handlingen har sökanden rätt att få saken prövad av myndigheten som sådan, och frågan hänskjuts då till rektor. Sökanden ska upplysas om den möjligheten. I enkla och klara fall då handlingen utan tvekan kan lämnas ut krävs inte något sådant beslut.
Enligt förvaltningslagen ska den som vill överklaga ett beslut göra detta genom att vända sig till den myndighet som fattat beslutet. Ett beslut att vägra lämna ut en handling ska därför vara skriftligt och innehålla en upplysning om hur beslutet kan överklagas.