Juridik

Allmänna handlingar, offentlighet och sekretess

Offentlighetsprincipen innebär att vem som helst får ta del av myndigheternas allmänna handlingar.

Vad är en allmän handling?

En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad där.

En handling är allmän så snart den rent fysiskt kommit in till en myndighet – det spelar ingen roll om den registrerats i diariet eller inte Handlingen är också inkommen om den kommit "behörig befattningshavare tillhanda". Det har den gjort om den till exempel lämnats till föredraganden eller till den som bereder ett ärende. Registrator är alltid behörig befattningshavare.

Handlingar inom en myndighet blir upprättade och därmed allmänna i samma ögonblick som de avslutas genom expedition, justering eller på annat sätt.

Offentlig eller sekretessbelagd?

En allmän handling är antingen offentlig eller sekretessbelagd. För att en allmän handling ska kunna sekretessbeläggas krävs uttryckligt lagstöd i offentlighets- och sekretesslagen. I alla andra fall är en handling offentlig.

Vad är inte allmän handling?

Alla handlingar hos en myndighet är inte allmänna. Undantag är bland annat utkast eller koncept till beslut och en enskild persons minnesanteckningar i ärenden, om de inte har tagits om hand för arkivering. Allt som tas om hand för arkivering är allmän handling — offentlig eller sekretessbelagd.

Det kan ibland vara oklart om privatbrev till en tjänsteman ska anses ställt till myndigheten eller till mottagaren personligen. Om meddelandet gäller ett tjänsteärende eller annan fråga som rör den myndighet där mottagaren är verksam, betraktas det som allmän handling, även om det har formen av ett privatbrev. 

Post som är adresserad till en "viss institution, att: Anders Andersson" är inte att betrakta som privatpost utan får öppnas av institutionsledningen utan att Anders Andersson medgett det. Det är endast om den anställdes namn nämns först och alltså är den uttryckliga adressaten som det kan anses handla om privatpost.

Sekretess

I offentlighets- och sekretesslagen finns bestämmelser både om tystnadsplikt och förbud att lämna ut allmän handling. Sekretess innebär ett förbud att röja en uppgift vare sig det sker muntligen eller genom att en allmän handling lämnas ut. Sekretessreglerna gäller för myndigheter och därigenom också för dem som är anställda där och i vissa fall även för studerande.

En handling som sekretessbeläggs ska ha beteckningen "hemlig". Andra beteckningar som "förtrolig", "konfidentiell" eller dylikt får inte användas En hemligstämpel säger inte mer än att en behörig företrädare för myndigheten ansåg handlingen hemlig när handlingen märktes med stämpeln.

En myndighet får inte vägra att lämna ut en handling med hänvisning bara till att den är hemligstämplad. Varje gång någon begär att få ut handlingen ska sekretessfrågan prövas enligt gällande bestämmelser. Skulle myndigheten då finna att handlingen inte är hemlig, bör hemligstämpeln strykas.

Det händer ibland att till exempel ett ärende där sekretesskyddade uppgifter förekommer måste behandlas i en institutionsstyrelse. Det är då prefektens ansvar att se till att sammanträdeshandlingarna utformas på ett sådant sätt att sekretesskyddade uppgifter inte röjs i föredragningslista eller protokoll, och att de handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter inte sprids till mer än en minimal krets av personer. Handlingarna kan återfordras sedan ärendet slutbehandlats i styrelsen.

Tystnadsplikt

Ledamöterna måste informeras om sin tystnadsplikt. Var och en som får ta del av uppgifter i hemliga handlingar, till exempel examensarbeten, har tystnadsplikt. Detta gäller även studerande, vilket handledaren ska göra dem uppmärksamma på. Beträffande tystnadsplikt i samband med uppdragsverksamhet får deltagare i vissa uppdrag underteckna att de godkänner att delta i uppdragsverksamheten. Enligt detta godkänner de villkoren i avtalet, som även inbegriper sekretess/tystnadsplikt.

Några sekretessområden inom SLU

Ett flertal regler i offentlighets- och sekretesslagen avser sekretess till skydd för enskilds personliga och ekonomiska förhållanden.

• Inom personaladministration gäller sekretess för uppgifter om enskilds hälsotillstånd, till exempel läkarintyg, och för sådana uppgifter om enskildas personliga förhållanden som hänför sig till ärenden om omplacering eller pensionering av anställd.
  
  Sekretessen gäller dock inte beslut i ärendena och inte heller om uppgiften förekommer i ett ärende om anställning (tjänstetillsättning) eller disciplinansvar. De uppgifter om hälsotillstånd som enligt vad som sagts kan hållas hemliga är främst sådana som hänför sig till anställds sjukledighet, det vill säga sjukförsäkran, läkarintyg om sjukdomen. I den mån uppgifterna inte lämnas vidare till försäkringskassan utan finns kvar bör man se till att de förvaras på betryggande sätt.
  
  
• Även andra uppgifter om en enskilds personliga förhållanden, till exempel bostadsadress, kan sekretessbeläggas om det kan antas att den enskilde eller någon närstående utsätts för våld eller annat allvarligt men om uppgiften röjs.
  
  
• Ansökningar till statliga tjänster är alltid offentliga handlingar. Den som söker en tjänst kan inte kräva att ansökan inte lämnas ut eller publiceras. Var och en som vill se en ansökan har rätt att göra det.
  
  
• Sekretess gäller för uppgifter i kunskapsprov innan de använts och så länge uppgifterna återkommer i nya prov.
  
  
• Sekretess gäller för uppgifter i ärenden angående upphandling eller försäljning av lös egendom för det allmännas räkning. Uppgift som rör anbud får inte i något fall lämnas till någon annan än den som har lämnat anbudet förrän alla anbud offentliggörs eller avtal har slutits eller ärendet slutförts på annat sätt.

Uppdragsverksamhet

Offentlighets- och sekretesslagen gör det möjligt att sekretessbelägga uppdragsverksamhet. FoU-verksamhet som utförs för enskilds räkning kan enligt lagen sekretessbeläggas "om det måste antas att uppdraget lämnats under förutsättning att uppgiften inte röjs". Den maximala sekretesstiden är 10 år.

Tänk på att tidsgränsen avser längsta möjliga sekretesstiden. Med anledning av lagtextens utformning i fråga om villkoren för sekretess vid FoU-arbete för enskilds räkning är det nödvändigt att behovet av sekretess diskuteras och tas med i avtalen även om sekretess inte krävs.

Genom att ta upp och reglera denna fråga innan arbetet påbörjas undviker vi konflikter i ett senare skede. Varje avtal bör därför som regel innehålla uppgift om huruvida sekretess ska förekomma eller inte.

Forskningssamverkan

I offentlighets- och sekretesslagen finns stöd för sekretess hos universitet och högskolor för uppgift om en enskilds affärs- eller driftsförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat som har lämnats eller kommit fram vid sådan forskning som efter överenskommelse bedrivs i samverkan med en enskild.

Sekretess ska gälla endast om det måste antas att den enskilde har deltagit i samverkan under förutsättning att uppgiften inte röjs. Syftet med bestämmelsen är att skydda den enskildes ekonomiska förhållanden. En förutsättning är att det finns en överenskommelse om forskningssamarbete mellan universitetet/högskolan och den enskilde. Sekretessen gäller i tio år. 

Djursjukvård

För uppgifter inom djursjukvården finns ingen generell sekretess.

Om det kan antas att djurägaren förutsatte sekretess när hen anlitade djursjukhuset har personalen tystnadsplikt och i sådana fall är även journaler hos djursjukhuset hemliga. Sådan sekretess gäller normalt bara sådana sjukdomar som kan ha ekonomiska konsekvenser.

Vård av till exempel hundar omfattas sannolikt inte av sekretess om det inte är fråga om yrkesmässig uppfödning. Gäller det till exempel att bota en skada på en värdefull travhäst kan det ha ekonomisk betydelse för ägaren och då lär personalen ha tystnadsplikt och likaså bör journalen kunna hållas hemlig.

Telefonväxel

För personal inom en myndighets telefonväxel gäller absolut sekretess för uppgifter personalen tar del av i sitt arbete och som avser telefonsamtal till eller från annan person hos myndigheten.

Eftergift av sekretess

En enskild kan avstå  från sekretess som gäller till skydd för hen. Samtycker den som berörs till att någon får ta del av en uppgift ska uppgiften också lämnas ut.

Pröva utlämnande av handling

Frågor om utlämnande av handlingar ska alltid behandlas snabbt.

Rör det handlingar i avgjorda ärenden blir det i allmänhet den som svarar för myndighetens arkiv – arkivarie, registrator eller liknande – som prövar en sådan begäran. I fråga om handlingar i pågående ärenden blir det i regel den som handlägger ärendet. Normalt ska handlingen lämnas ut medan den som begär det väntar, dock senast samma dag. 

Om det rör sig om en allmän, icke hemlig, handling ska den lämnas ut. Om den som ska pröva saken är tveksam till om en handling får lämnas ut eller inte ska rektor eller SLU:s chefsjurist fatta beslutet.

Om någon vägrar att lämna ut handlingen har sökanden rätt att få saken prövad av myndigheten som sådan, och frågan hänskjuts då till rektor. Sökanden ska upplysas om den möjligheten. I enkla och klara fall då handlingen utan tvekan kan lämnas ut krävs inte något sådant beslut.

Enligt förvaltningslagen ska den som vill överklaga ett beslut göra detta genom att vända sig till den myndighet som fattat beslutet. Ett beslut att vägra lämna ut en handling ska därför vara skriftligt och innehålla en upplysning om hur beslutet kan överklagas.

Enligt skadeståndslagen har alla arbetsgivare ansvar för skador som deras anställda vållar i tjänsten. Om skadan är en person- eller sakskada räknas det som "fel eller försummelse i tjänsten" från arbetstagarens sida. När det gäller förmögenhetsskada omfattar ansvaret bara sådana skador som arbetstagaren vållar i tjänsten genom brott.

Vid sidan av detta allmänna arbetsgivaransvaret, det så kallade principalansvaret, gäller ett särskilt ansvar för staten och kommunerna för skador som har vållats genom fel eller försummelse vid myndighetsutövning.

När det gäller ren förmögenhetsskada är detta ansvar mer långtgående än det allmänna arbetsgivaransvaret, eftersom det inte förutsätter brottslig handling. Om det finns särskilda skäl ska staten eller kommunen enligt skadeståndslagen även ersätta en ren förmögenhetsskada som vållats av att en myndighet, genom fel eller försummelse, lämnat felaktiga upplysningar eller råd.

Anspråk på ersättning handläggs av justitiekanslern om anspråket grundas på ett påstående om felaktigt beslut eller underlåtenhet att meddela beslut.

Anspråk på ersättning på annan grund ska göras hos den centrala förvaltningsmyndighet inom vars verksamhetsområde skadan inträffat.

Statens principalansvar täcker som huvudregel de sakskador som anställda eller studenter vållar. Det är bara i undantagsfall som arbetstagaren eller studenten blir skadeståndsskyldig.

Olika disciplinära åtgärder kan vidtas gentemot anställda och studenter. Nedan följer en kort beskrivning av detta.

Juristenheten har tagit fram en lathund för avtal, ett dokument som kan hjälpa anställda när de ska ingå avtal av olika slag.  Här kan du även hitta SLU:s policy för upprättande av samarbetsavtal med utländska lärosäten och institut samt några olika exempel på avtalsmallar.

Det är förbjudet i lag (etikprövningslagen, SFS 2003:460) att påbörja och bedriva forskning som omfattas av etikprövningslagen utan att Etikprövningsmyndigheten först har prövat och godkänt forskningen.

Etikprövning tillämpas på forskning som utförs i Sverige och som till exempel innebär ett fysiskt ingrepp på en levande eller avliden person eller om forskningen utförs på biologiskt material från en levande eller avliden människa och det biologiska materialet kan härledas till den människan.

Om så kallade känsliga personuppgifter (se sidorna om dataskydd) eller uppgifter om brott ska behandlas inom forskning måste Etikprövningsmyndigheten godkänna forskningen i förväg. Forskning ska också etikprövas om den utförs med en metod som innebär uppenbar risk för att skada forskningspersonen, vilket kan gälla exempelvis enkäter och intervjuer.

Ibland kräver tidskrifter att forskare ska ha etiskt tillstånd för att få publicera. För forskning som ligger utanför etikprövningslagens ramar och där forskaren är i behov av ett intyg att etiskt tillstånd inte behövs finns en möjlighet att inhämta ett s.k. rådgivande yttrande från Etikprövningsmyndigheten. Ett rådgivande yttrande ska begäras innan forskningen är inledd och går inte att erhålla efter det att forskningen har påbörjats. Om forskningen är inledd går det att vända sig till juristenheten (juridik@slu.se).

Mer information om Etikprövningsmyndigheten samt digitalt ansökningsformulär för etisk prövning av forskning finns på www.etikprovningsmyndigheten.se.

I spåren av coronasmittan kan SLU få svårt att uppfylla sina skyldigheter enligt avtal. Det kan röra sig om att forska i enlighet med en forskningsplan, redovisa kostnader för en forskningsfinansiär eller hålla en extern utbildning.

Om vi hindras på grund av coronaspridningen, exempelvis för att en forskare har blivit smittad, kan det bli aktuellt att meddela vår kontraktsmotpart att vi har drabbats av force majeure. Om vi inte gör det kan resultatet bli påföljder för kontraktsbrott.

När SLU betalar för något som vi inte har någon nytta av på grund av coronasmittan, till exempel en konferens, kan vi eventuellt begära att priset för det sänks på grund av så kallat hardship.

I större ärenden kan SLU:s juristenhet hjälpa till.

Det finns mer information i dessa dokument:

• Översiktlig beskrivning av vad som gäller för avtal vid force majeure och hardship 
  
  
• Utförligare PM från Stockholms universitet om avtalshantering under coronakrisen. Detta är lika tillämpligt för SLU, givetvis med undantag för vem du ska kontakta om du behöver juridisk hjälp.

Agera så snabbt som möjligt – annars kan det hända att vi blir av med möjligheten att åberopa force majeure eller hardship.

Information om försäkringar för personal och studenter vid SLU

Jäv beskrivs i 16-18 § i förvaltningslagen. Du hittar också användbar information i Statskontorets skrift Jäv i offentlig tjänst.

När är någon jävig?

Följande är tydliga fall av jäv:

• Du eller någon närstående är sökande i det aktuella ärendet.
• Utgången av det aktuella ärendet kan förväntas medföra avsevärd nytta eller skada för dig eller någon närstående.
• Ett ärende ska avgöras av en högre instans och du varit med i den slutliga handläggningen i den lägre instansen.

Du kan också vara jävig om det finns andra omständigheter som skulle kunna göra att någon tror att du inte är är helt opartisk.

• Du är vän eller ovän med någon som är part eller intressent i ärendet.
• Du är ekonomiskt beroende av en part eller intressent.
• Du är engagerad i saken på ett sådant sätt att det lätt kan uppstå en misstanke om att du inte kan vara opartisk i din bedömning.

Gråzon

Det kan förekomma tillfällen då det "inte känns bra" att delta när beslut ska fattas. Det är då viktigt att du tar upp detta till diskussion så snart situationen uppstår. Finns inte tid att närmare analysera om du är jävig bör du för säkerhets skull avstå från att delta.

Vad händer om jag är jävig?

Är du jävig får du inte delta i handläggningen av ärendet eller uppdraget över huvud taget.

Så snart du känner till att det finns någon omständighet som kan antas utgöra jäv mot dig måste du självmant meddela detta till din chef eller ordföranden i förekommande fall.

Är du osäker på om jäv föreligger ska du lyfta frågan ändå. Det är viktigt att detta reds ut i tid. Kontakta juristenheten om något är oklart.

Om någon varit jävig utan att det uppmärksammats?

Har du eller någon annan deltagit i handläggningen av ett ärende eller uppdrag trots jäv kan ärendeprocessen försenas. Har beslut fattats redan när det upptäcks kan beslutet överklagas på grund av jävet. Processen måste då göras om. Upptäcks det tidigare i processen bör det klart framgå av beslutsdokument, protokoll eller i annat dokument vilka åtgärder som vidtagits för att säkerställa att processen inte påverkats på ett negativt sätt.

Nämnden för hantering av frågor om god sed i forskning (GSF)

Enligt lag (2019:504) om ansvar för god forskningssed och prövning av oredlighet i forskning ansvarar varje forskare för att följa god forskningssed i sin forskning. SLU har i rollen som forskningshuvudman ett övergripande ansvar för att forskningen som sker vid SLU utförs i enlighet med god forskningssed. Därför finns Nämnden för hantering av frågor om god sed i forskning (GSF).

SLU:s riktlinjer om förfarandet vid anklagelse om vetenskaplig oredlighet

SLU har riktlinjer om förfarandet vid anklagelse om vetenskaplig oredlighet, beslutade av rektor. I samband med att riktlinjerna beslutades arbetades även en handläggningsordning fram.  Den är inte beslutad av rektor, utan  kan ses som en vägledning för hur man bör gå till väga om en SLU-forskare plagieras.

Handläggningsordning när SLU-forskare plagieras

Dessa instruktioner är avsedda att användas som en handledning för hur forskare/institution/universitet ska agera när en SLU-forskare utsätts för plagiering. I den ökande spridningen och internationaliseringen av publicering underlättas möjligheterna för plagiering samt upptäckt av plagiering, vilket gör att SLU behöver en handlingsplan för hur dessa ärenden hanteras.

Handläggningsgång

1. Vid misstänkt plagiering väcks frågan av den/de som anser sig plagierade, alltså forskaren eller forskarna som innehar upphovsrätten.
2. Forskaren informerar prefekt på sin institution och dekanen på den egna fakulteten om den misstänkta plagieringen.
3. Forskaren kan även vid detta skede kontakta biblioteket för stöd i frågor som gäller enklare upphovsrätt och publicering.
4. Fakulteten granskar det aktuella fallet, och en jurist bör delta i detta arbete. Som stöd för granskningen ser biblioteket till att de dokument som är föremål för utredningen återfinns för SLU:s utredande parter att ta del av. Om granskningen finner att SLU-forskaren plagierats och att ärendet bör drivas vidare ska rektor informeras. Ärendet drivs sedan normalt vidare av fakulteten med stöd av den juridiska enheten.
5. Forskaren bör också efter fakultetens granskning uppmärksamma förlaget på den misstänkta plagieringen av sitt verk. Förlaget har i samband med publiceringen ofta avtalat sig till delar av författarens upphovsrätt, vilket gör att de har ett intresse i att värna sitt eget och författarnas rätt till verket. Förlaget kan ha rutiner för detta eftersom de är måna om den exklusiva rätten till det publicerade verket.

Den enskilda forskaren ska genom hela processen ha stöd av fakultet (dekan), institution (prefekt) och juristenheten. Stöd bör även ges av SLU:s jurister i kontakt med det aktuella förlagets representanter (det vill säga det förlag där plagiatet publicerats).