IA systemet - rapportera en incident

Senast ändrad: 07 maj 2021

Här kan du som anställd rapportera incidenter, det vill säga händelser som lett till, eller skulle kunna leda till, skador på människor, egendom eller den yttre miljön. Det kan också vara händelser eller beteenden som skulle kunna skada SLU:s verksamhet eller som strider mot gällande lagar och föreskrifter. Du kan också lämna förbättringsförslag. Rapporten görs i IA-systemet.

Om du är osäker på om en händelse ska rapporteras eller inte, kontakta din närmaste chef eller någon av de ansvariga funktionscheferna. Du hittar kontaktuppgifter längst ner på sidan.

Varför rapportera?

Det är viktigt att alla inom SLU känner ett ansvar för att rapportera, även händelser som inte inträffar inom den egna verksamheten.

För att SLU ska kunna förebygga och undvika alla slags olyckor och arbetsrelaterade sjukdomar behöver alla medverka genom att rapportera in tillbud och faktiska händelser. Som myndighet och arbetsgivare är vi också skyldiga att rapportera vissa händelser.

Att händelser rapporteras ger oss möjlighet att se eventuella mönster och följa upp statistik så att förebyggande åtgärder och arbetsinsatser kan vidtas strukturerat och systematiskt. Det som för den enskilda kan uppfattas som en isolerad händelse kan i själva verket vara en serie av händelser som pekar på ett visst mönster.

När ska jag rapportera?

Det är bra om du rapporterar så snart som möjligt efter att någonting har hänt. Dels för att du har händelsen i färskt minne, dels för att de ansvariga inom SLU ska kunna agera och informera vid behov.

Vem som utför eller ansvarar för eventuella åtgärder beror på vad som hänt. Olika personer och funktioner kan bli inblandade. Det kan vara din närmaste chef, högre chef, säkerhetsenheten, personalavdelningen, miljöenheten med flera.

Vad ska man rapportera?

När du trycker på "Rapportera här" så kommer du att kunna rapportera nedanstående typer av händelser. Rör det sig om allvarliga arbetsolyckor eller arbetstillbud måste ansvarig chef också anmäla händelsen till Arbetsmiljöverket eller andra myndigheter med särskilda rapporteringskrav.

Det går inte att välja två händelsetyper för samma ärende. För den som är händelseansvarig finns dock möjligheten att kopiera en händelse som inkommit (längst ner i formuläret finns valet att kopiera händelsen) för att upprätta ytterligare en rapport med alla sakuppgifter ifyllda, om man ser att händelsen också utgör en annan kategori och berör andra funktionsområden.

Riskobservationer: Du ser (observerar) risken för att något skulle kunna hända ("Aha"). Det är önskvärt att fånga upp faran redan i detta läge, innan olyckan varit framme.

Tillbud: Något har inträffat, men ingen person blev skadad ("Oj"). 

Olycksfall: Något har inträffat och minst en person blev skadad ("Aj"). Det spelar ingen roll hur liten skadan är.

Färdolycksfall: Ett olycksfall som har inträffat på väg till eller från jobbet, eller under transport i arbetet.

Arbetssjukdom: En personskada eller sjukdom orsakad av långvarig belastning såsom tungt eller ensidigt arbete, vibrationer, skadliga ämnen eller psykiskt påfrestande arbetsförhållanden. Även psykosociala händelser kan anmälas som arbetssjukdom.

Förbättringsförslag: Denna kategori väljer du om du har idéer eller förslag till åtgärder som skulle kunna bidra till en bättre arbetsmiljö för oss här på SLU. 

Miljö: Som miljöavvikelse räknas miljöskadliga incidenter såsom oavsiktligt utsläpp till luft, mark eller vatten men också sådant som att miljöledningssystemets rutiner inte följts, betydande energi- eller resursslöseri eller avfallshanteringsbrister etc. Under denna kategori kan du också lämna miljöförbättringsförslag.

Egendom/Säkerhet: Oavsett om det handlar om egendomsrisker, personsäkerhet, informationssäkerhet eller något annat som du upplever som säkerhetsrelaterat så bör du rapportera in det. Sådana händelser kan t.ex. handla om brandtillbud, inbrott, skadegörelser, personhot, förlust av dator eller mobil, förlust av information, s.k. phisingförsök, VD-bedrägerier, spam eller dataintrång. Det är också lagkrav på att personuppgiftsincidenter rapporteras. Under kategorin egendom/säkerhet kan du också lämna förslag till säkerhetsförbättringar.

Kvalitet: För de verksamheter som arbetar med kvalitetsledning så ska även sådana händelser rapporteras denna väg. Under denna kategori kan du också lämna kvalitetsförbättringsförslag.

Hur ska jag rapportera?

Rapportera via dator

Rapportera genom att klicka på knappen Rapportera här högst upp på denna sida och följ anvisningarna i formuläret. Du når också formuläret via knappen När något hänt på medarbetar- och studentwebbarnas startsidor.

Rapportera via IA-appen

IA-appen har en funktion för förenklad rapportering av händelser. Appen finns för iOS, Android och Windows Phone.

Appen har ett offline-läge vilket gör att du kan rapportera en händelse även utan uppkoppling. Så snart du ansluter till internet igen skickas händelsen till IA-systemet.

Installera appen och logga in 

Innan du kan rapportera en SLU-händelse via appen måste du ladda ner den från Google Play, Appstore eller Windows Store. Sök på AFA Försäkring för att hitta appen i Google Play och AppStore. För att hitta appen i Windows Phone söker du på IA.

Logga in i IA-appen

Länk till IA-appen för Android.

Länk till IA-appen för iOS.

För manuell inloggning använd användarnamnet SLUapp och lösenordet SLUapp2019.

Ange namn, mejladress, avdelning/institution och anställningsform. Dessa uppgifter lagras i telefonen så att du inte behöver ange dem varje gång du rapporterar en händelse. Klicka på Klar för att spara uppgifterna. 

När du har loggat in i appen bör du inte logga ut, eftersom de sparade uppgifterna och din eventuella historik då försvinner.

När du har installerat och loggat in klickar du på en av nedanstående länkar för rapportera en händelse. Du kan också logga in med appens användarnamn och lösenord ovan.

Observera att det inte är samma användarnamn och lösenord som du använder för att logga in till webbversionen av IA-systemet.

Rapportera via den berörda funktionen

Kontakta respektive funktion med hjälp av kontaktuppgifterna nedan.

Vad händer sen?

När du skickat iväg din händelserapport får din chef eller en funktionsansvarig ett mail om att händelsen är registrerad.

Den ansvarige kan sedan utse någon att utreda händelsen och/eller vidta lämpliga åtgärder. Den personen får också automatiskt ett mail från IA-systemet. Man kan också involvera skyddsombud samt göra en digital anmälan till Försäkringskassan och AFA Försäkring. För att göra en polisanmälan eller andra anmälningar hänvisar vi till externa länkar på rapporteringssidan.

När ärendet är hanterat och klarrapporterat får du som anmält händelsen en bekräftelse på det om du uppgett din mail-adress i samband med rapporteringen.

Fakta:

Personuppgifter

Rapporter och uppgifter sparas och behandlas enligt dataskyddsförordningen (GDPR) och vid behov även sekretesslagen.