Följ upp

Senast ändrad: 24 april 2025
Drönare

I detta avslutande steg säkerställer du att lösningen fungerar som tänkt, överlämnar till förvaltning och följer upp att förväntade nyttor realiseras. Här läggs grunden för långsiktig och hållbar användning av IT-lösningen.

Vad ska du göra i detta steg?

I denna avslutande fas säkerställer du att den nya lösningen fungerar i verksamheten, överlämnas till förvaltning och att förväntade nyttor realiseras. Detta steg är avgörande för att säkra långsiktig nytta av investeringen och omvandla projektet till en del av den löpande verksamheten.

Implementera nya arbetssätt

  • introducera nya rutiner och arbetssätt i verksamheten
  • genomför utbildning för användare och administratörer
  • säkerställ att support finns tillgänglig vid behov.

Överlämna till förvaltning

  • dokumentera förvaltningsplan med roller och ansvar
  • etablera rutiner för support, vidareutveckling och underhåll
  • säkerställ kunskapsöverföring till förvaltningsorganisationen.

Följa upp lösningen och realiserade nyttor

  • mät och följ upp användning och upplevd nytta
  • verifiera att förväntade effekter uppnås
  • samla in och hantera förbättringsförslag.

Dokumentera och avsluta ärendet

  • sammanställ lärdomar från anskaffningen
  • dokumentera avvikelser från ursprunglig plan
  • formellt avsluta projektet eller anskaffningsärendet.

Vad blir resultatet?

För mindre anskaffningar:

  • dokumentation av driftsatt lösning
  • en enkel förvaltningsplan
  • dokumenterade rutiner för support och användning.

För större anskaffningar:

  • dokumentation av godkända acceptanstester
  • fullständig driftsdokumentation
  • en detaljerad och godkänd förvaltningsplan
  • utbildningsplan och -material
  • uppföljning av realiserade nyttor
  • dokumenterade lärdomar för framtida anskaffningar.

Beslutspunkt

I detta steg finns normalt inget formellt beslut, men följande aktiviteter bör genomföras:

  • Formellt avslut av projektet (om anskaffningen drivits som projekt).
  • Överlämning av förvaltningsansvar till linjeorganisationen.
  • Uppföljning av nyttorealisering efter 3-6 månader.

Tips för framgångsrik förvaltning

Skapa en tydlig förvaltningsorganisation

En väldefinierad förvaltningsorganisation är nyckeln till långsiktig nytta av systemet.

Tips:

  • definiera tydliga roller och ansvar för förvaltningen
  • säkerställ att det finns resurser avsatta för förvaltning
  • skapa forum för användarfeedback och prioritering av förbättringar
  • etablera rutiner för versionsuppgraderingar och ändringar.

Arbeta systematiskt med nyttorealisering

Nyttorealisering är en aktiv process som kräver planering och uppföljning.

Tips:

  • följ upp mätbara mål regelbundet
  • dokumentera när nyttor uppnås och kommunicera det i organisationen
  • identifiera hinder för nyttorealisering och vidta åtgärder
  • var beredd att justera arbetssätt för att maximera nyttan.

Planera för vidareutveckling

De flesta system behöver vidareutvecklas för att fortsätta möta verksamhetens behov.

Tips:

  • samla systematiskt in förbättringsförslag från användare
  • utvärdera nya funktioner i relation till verksamhetens mål
  • budgetera för årlig vidareutveckling
  • håll koll på leverantörens utvecklingsplaner.

Vanliga utmaningar

Bristande användning av systemet

En vanlig utmaning är att användare fortsätter med gamla arbetssätt istället för att använda den nya lösningen.

Lösning:

  • följ upp användningen med systemstatistik
  • genomför kompletterande utbildning vid behov
  • identifiera och adressera hinder för användning
  • använd ambassadörer som kan visa fördelarna med systemet.

Otillräckliga resurser för förvaltning

Underskattning av resursbehov för förvaltning kan leda till att systemet inte utvecklas i takt med verksamhetens behov.

Lösning:

  • säkerställ långsiktig budget för förvaltning
  • utbilda fler personer som kan hantera systemet
  • skapa tydliga processer som är mindre personberoende
  • överväg supportavtal med leverantören.

Bristande uppföljning av nyttor

Utan systematisk uppföljning är det svårt att veta om investeringen gett förväntad avkastning.

Lösning:

  • schemalägg regelbunden uppföljning av nyttorealisering
  • använd både kvantitativa mått och kvalitativ feedback
  • involvera verksamheten i att definiera vad som är framgång
  • dokumentera både lyckade resultat och lärdomar.

Stöd för detta steg

Mallar och verktyg

  • Mall för förvaltningsplan
  • Guide för nyttouppföljning
  • Mall för erfarenhetsåterföring
  • Checklista för avslut av IT-anskaffning

Experthjälp

I detta steg rekommenderas kontakt med:

  • IT-avdelningen för stöd med förvaltningsplan och systemdokumentation
  • Inköpsenheten för avtalsuppföljning
  • Verksamhetsutvecklare för stöd med nyttorealisering och förändringsledning

Planera för systemets hela livscykel

En viktig aspekt av IT-förvaltning är att redan från början ha en plan för systemets hela livscykel, inklusive eventuell avveckling.

Vidareutveckling

  • Budgetera för årliga förbättringar och anpassningar
  • Följ leverantörens roadmap för standardsystem
  • Planera för större versionsuppgraderingar

Avveckling

  • Utvärdera regelbundet om systemet fortfarande möter verksamhetens behov
  • Ha en plan för migrering av data när systemet ska ersättas
  • Säkerställ att avtal innehåller villkor för en kontrollerad avveckling

Datahantering

  • Implementera rutiner för datalivscykelhantering
  • Säkerställ att personuppgifter hanteras korrekt över tid
  • Ha en plan för arkivering av data som behöver bevaras långsiktigt

Fakta:

Bra att veta

  • Förvaltningskostnader: Räkna med årliga förvaltningskostnader på 20-30 procent av anskaffningsvärdet för att hålla systemet uppdaterat och anpassat till verksamhetens behov.
  • Tidsperspektiv för nytta: Många av de förväntade nyttorna uppnås först 6-12 månader efter driftsättning, när användarna har blivit vana vid systemet och nya arbetssätt.
  • Systemägarskap: Varje IT-system vid SLU ska ha en utpekad systemägare som ansvarar för systemet ur ett verksamhetsperspektiv.
  • Systemlivslängd: Ett IT-system har typiskt en livslängd på 5-10 år innan det behöver ersättas eller genomgå en större förnyelse. Planera för detta i förvaltningsplanen.

Kontaktinformation

IT-avdelningen: support@slu.se 

Inköpsenheten: upphandling@slu.se

Säkerhetsenheten: sakerhet@slu.se

Enheten för juridik: dataskydd@slu.se