Hjälp och stöd

Senast ändrad: 06 november 2026

Innehåll på sidan

FAQ 

(till sidans topp)

Om Microsoft 365 

Vad är Microsoft 365? 

Microsoft 365 är en molnbaserad plattform för arbete och samarbete. Den samlar mejl, filhantering, möten och samarbetsytor i verktyg som Outlook, Teams, SharePoint och OneDrive. Molnbaserad betyder att program, filer och lagring finns på servrar på internet i stället för på den egna datorn eller en lokal server. Det innebär att du kan komma åt arbetet där du har internet, får automatiska uppdateringar och säkerhetskopiering samt kan samarbeta i realtid. 

Varför inför SLU Microsoft 365? 

SLU har beslutat att flytta e-post, dokument och samarbetsytor till Microsoft 365 för att få en modern och säker digital plattform för samarbete och kommunikation. Målet är en gemensam miljö som förenklar samarbete, delning och flexibelt arbete, både på campus och på distans. 

Vad påverkas och vilka omfattas? 

SLU:s mejl, dokument och samarbetsytor flyttas till Microsoft 365. Alla medarbetare och studenter vid SLU påverkas. Medarbetare behöver vara medvetna om var sekretessbelagd information och känsliga personuppgifter får sparas. 

Fungerar Microsoft 365 på både PC och Mac? 

Ja. Microsoft 365 och Office är kompatibla med både PC och Mac. 

Vilka risker och säkerhetsfördelar finns med Microsoft 365? 

Microsoft 365 ger ett bättre skydd mot intrång och driftstörningar än den nuvarande lösningen. IT-säkerhet och informationssäkerhet är samtidigt olika dimensioner. Molntjänsten kan ge ett starkt tekniskt skydd, men viss information får ändå inte hanteras där. Frågor om amerikansk lagstiftning förekommer. SLU har gjort en snäv bedömning av vilken information som får hanteras i Microsoft 365 och kompletterar med andra lösningar för sekretessbelagd information och känsliga personuppgifter. 

I vilket land lagras Microsoft 365-data? 

Enligt avtalet lagras data inom EU. 

Kan SLU lämna Microsoft 365 i framtiden? 

Det finns en plan för att lagra all data i säkerhetskopior utanför Microsoft 365, så att data kan återläsas i en annan plattform om behov uppstår. 

Migreringen till Microsoft 365 

När sker flytten? 

Flytten sker stegvis. Du får information via mejl i god tid innan flytten genomförs i din del av organisationen. 

Behöver jag göra något på flyttdagen? 

Nej, flytten sker automatiskt. Det enda du behöver göra är att logga in igen i Outlook på datorn och lägga till kontot på nytt i mobilen. 

Kan jag arbeta under flytten? 

Flytten planeras så att du ska kunna arbeta som vanligt. Eventuella driftstopp kommuniceras i god tid och hålls så korta som möjligt. 

Försvinner min e-post, kalender eller mina kontakter? 

Nej, allt flyttas med till Microsoft 365. 

Hur märker jag att min brevlåda har flyttats? 

Oftast genom att Outlook ber dig logga in igen eller visar ett meddelande om att Outlook behöver startas om. 

Finns det risk för dataförlust och finns en plan för återställning? 

Målet är att flytten ska ske tryggt, strukturerat och med full kontroll. IT-säkerhet, juridik och informationssäkerhet deltar i arbetet. Det finns säkerhetskopior, rutiner och stödresurser för att återskapa data. Det finns också möjlighet att rulla tillbaka om något inte fungerar som det ska. 

Vad händer med funktionsbrevlådor under övergången? 

Under övergången kan din brevlåda och funktionsbrevlådan ligga i olika miljöer. Då kan funktionsbrevlådan behöva läggas till manuellt i Outlook. Behörigheten att skicka som en funktionsbrevlåda kan också behöva läggas in på nytt. Kontakta supporten om brevlådan inte syns eller om du inte kan skicka från den. 

Varför visas inte ledig/upptagen-information för en kollega? 

Det kan inträffa tillfälligt när du och kollegan ligger i olika miljöer. Det löser sig när båda brevlådorna har flyttats. 

Vad gör jag om jag får ett mejl som ber mig bekräfta lösenordet på grund av flytten? 

SLU ber aldrig om ditt lösenord via e-post. Klicka inte på länken. Ange endast lösenordet direkt i Outlook eller på Microsofts inloggningssida. 

Vart vänder jag mig om något inte fungerar? 

Kontakta IT-support. För praktisk hjälp kan du också mejla support@slu.se. 

Informationssäkerhet och lagring 

Vad är grundregeln för arbete i molnet? 

Grundregeln är densamma som tidigare: K3-information (känsliga personuppgifter och sekretessbelagd information) ska inte lagras i molntjänster. Använd hemkatalogen för information som inte behöver delas, Restricted-mappar för känsliga filer som behöver delas inom SLU och ZendTo för säker filöverföring. Gallra kontinuerligt och följ SLU:s policy. 

Varför kan inte all information lagras i SharePoint eller Teams om Microsoft 365 är tekniskt säkert? 

IT-säkerhet och informationssäkerhet är till stor del skilda frågor. Risken för intrång eller driftstörningar är lägre i Microsoft 365, men SLU:s Microsoft 365-miljö är inte avsedd för känsliga personuppgifter eller information som kan omfattas av sekretess. Samma begränsning gällde även den tidigare mejllösningen och arbetsplats.slu.se. 

Hur hittar jag vägledning om informationsklassning och känslighetsetiketter? 

I fönstret där du väljer etiketter kan du klicka på Mer information. Då öppnas kunskapsartikeln om klassningsnivåerna. Direktlänk: https://svelantbruksuniversitet.sharepoint.com/sites/Microsoft365/SitePages/Klassning-av-information.aspx 

Kan känslighetsetiketter automatiskt söka igenom hela min postlåda retroaktivt? 

Nej. Som enskild användare kan du söka efter specifika ord eller uppgifter i sökfönstret, men känslighetsetiketter kan inte automatiskt tilldelas retroaktivt på det sättet. 

Känsliga personuppgifter 

Vad är känsliga personuppgifter? 

Känsliga personuppgifter har ett särskilt starkt skydd enligt GDPR. Det gäller uppgifter om: 

  • hälsa 
  • medlemskap i en fackförening 
  • genetiska uppgifter och biometriska uppgifter som kan användas för att identifiera en person 
  • etniskt ursprung 
  • politiska åsikter 
  • religiös eller filosofisk övertygelse 
  • en persons sexualliv eller sexuella läggning 

Hur meddelar jag att jag är sjuk? 

Det rekommenderade sättet är att ringa. Du kan också skicka ett e-post- eller Teams-meddelande där du endast skriver att du är sjuk, utan uppgift om orsaken. Det ska vara ett medvetet val. Registrera alltid sjukfrånvaron i Primula. 

Hur ska autosvar vid sjukdom formuleras? 

Rekommendationen är att endast skriva sjuk, eller frånvarande och hur länge, utan att ange sjukdomsorsak. 

Hur skickar jag läkarintyg? 

Skicka läkarintyget via Primula. Under Min sida väljer du Bifoga bilaga/läkarintyg. Om du inte kan använda Primula och behöver skicka intyget, använd ZendTo. Radera eventuella mejl där läkarintyget har bifogats. 

Är föräldraledighet eller VAB en känslig personuppgift? 

Uppgiften att någon är föräldraledig är inte en känslig personuppgift. Att någon vabbar är inte heller känsligt, men information om barnet eller barnets hälsotillstånd kan vara det. Formuleringen vård av barn kan användas utan ytterligare detaljer. 

Är personnummer en känslig personuppgift? 

Nej, personnummer ingår inte i GDPR:s kategorier av känsliga personuppgifter. Det är ändå en skyddsvärd uppgift och ska delas med försiktighet. 

Är fackligt medlemskap en känslig personuppgift? 

Ja. Fackligt medlemskap är uttryckligen en kategori av känsliga personuppgifter enligt GDPR. Mejl som avslöjar medlemskap ska hanteras därefter och inte sparas i molntjänsten. 

Hur ska lönespecifikationer och liknande underlag hanteras? 

Bedöm vilka uppgifter dokumentet innehåller och minska mängden uppgifter om möjligt. Löneuppgifter är inte känsliga personuppgifter, men är skyddsvärda. Om exempelvis en bostadsadress finns med kan uppgiften omfattas av sekretess. Behöver sekretessbelagd information skickas ska ZendTo användas. 

Hur ska fackliga medlemsärenden och register hanteras? 

SLU har inte någon bra lagringsyta för facklig information. Förtroendevalda bör kontakta sin fackorganisation för vägledning om vilka lösningar organisationen kan tillhandahålla. 

Vem kontaktar jag vid juridiska frågor om GDPR? 

SLU:s klassningsmodell kan hjälpa till att klarlägga vilken typ av information det är. För juridiska tolkningsfrågor om GDPR rekommenderar projektet att du kontaktar Dataskydd på dataskydd@slu.se. 

Sekretess och säkerhetsskydd 

Vad menas med sekretessbelagd information? 

För en myndighet som SLU är sekretessbelagd information uppgifter som enligt offentlighets- och sekretesslagen inte får lämnas ut, eftersom ett utlämnande kan skada enskilda, verksamheten eller samhället. Exempel är uppgifter i personal- eller studentärenden, uppgifter om djurhållning, smittskydd eller säkerhet, upphandlingsuppgifter om affärs- eller konkurrensförhållanden samt säkerhetskänslig information om lokaler, system eller skyddsåtgärder. 

När kan forskningsinformation omfattas av sekretess? 

Sekretess kan gälla vid uppdragsforskning om uppdraget har lämnats under förutsättning att uppgifter ska hållas hemliga. Vid samverkansforskning kan sekretess gälla för uppgifter om affärs- eller driftförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat som en enskild har lämnat eller som har kommit fram i forskningen, om samverkan förutsätter hemlighållande. Sekretess kan också gälla uppgift om en skyddsvärd djur- eller växtart om ett röjande kan motverka bevarandet. 

Vad gör jag om jag är osäker på om information omfattas av sekretess? 

Ta hellre det säkra före det osäkra och lagra informationen lokalt på SLU:s server. Läs mer på Medarbetarwebbens sidor eller kontakta supporten. 

Hur ska upphandlingssekretess hanteras? 

Upphandlingssekretess ska hanteras som annan information som omfattas av sekretess och får inte hanteras i Microsofts moln. Om du är osäker på en äldre upphandling rekommenderas lagring i en Restricted-mapp. 

Vad är säkerhetsskyddsklassificerad information? 

Det är information som rör verksamhet av betydelse för Sveriges säkerhet. 

Hur hanterar jag information som kan vara säkerhetsskyddsklassificerad? 

Säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter ska hanteras enligt speciella rutiner. Om informationen omfattas av säkerhetsskydd, kan ha betydelse för Sveriges säkerhet eller om du är osäker, kontakta SÄK på sakerhet@slu.se innan informationen lagras, delas, skickas, kopieras eller hanteras i ett vår IT-miljö. 

Mejl, gallring och arkivering 

Hur ska gallring hanteras efter den genomförda förberedelseperioden? 

Gallringsarbetet har pågått inför migreringen, men är inte en engångsinsats. Mejl och dokument behöver även fortsättningsvis bedömas, gallras, flyttas eller arkiveras enligt gällande regler och SLU:s styrande dokument. 

Vilka mejl ska flyttas eller raderas? 

Mejl som innehåller sekretessbelagd information eller känsliga personuppgifter ska raderas eller sparas på en godkänd lokal lagringsyta, exempelvis hemkatalog eller Restricted. Detta behöver göras kontinuerligt. 

Vilka mejl får raderas och vilka ska sparas? 

Outlook ska inte användas som arkiv. Du får radera information av ringa betydelse, kallelser och mötesbokningar, praktiska frågor och privata meddelanden. Beslut och godkännanden som inte finns i diariet, instruktioner, beställningar, överenskommelser, underlag i ärenden och extern kommunikation som påverkar verksamheten ska sparas eller arkiveras. 

Hur hänger gallring ihop med offentlighetsprincipen? 

Offentlighetsprincipen innebär rätt till insyn, men inte att all information måste bevaras i Outlook. Vad som ska sparas regleras av arkivlagstiftningen och SLU:s styrande dokument. Det som ska bevaras arkiveras i Public 360. Kontakta registrator för konkret vägledning. 

Måste papperskorgen tömmas efter att mejl har raderats? 

För att vara på den säkra sidan bör även papperskorgen tömmas. 

Hur sparar jag ett mejl utanför Outlook? 

Spara mejlet som en .msg- eller .pdf-fil och lagra filen lokalt på SLU:s server eller i en Restricted-mapp. 

Påverkar mappstrukturen informationens känslighet? 

Nej. Innehållet avgör känsligheten, inte mappstrukturen. En uppdelning per år kan däremot underlätta framtida gallring. 

Hur ska betygsdiskussioner och kalenderbokningar hanteras? 

Diskussioner om betyg kan innehålla uppgifter om enskilda studenter och ska hanteras varsamt, även om de inte tekniskt sett är känsliga personuppgifter. Enligt arkivarie kan sådana diskussioner gallras efter två år. Kalenderbokningar behöver endast åtgärdas om de innehåller känsliga personuppgifter eller sekretessbelagd information. 

Kan jag hållas ansvarig för känsliga mejl som kommer när jag är tjänstledig? 

Nej. När du återgår i tjänst ska du dock ta bort sådana mejl så snart som möjligt. 

Var ska mejl som behöver bevaras arkiveras? 

Mejl med beslut, instruktioner, överenskommelser och liknande information ska arkiveras i Public 360. Kontakta registrator för vägledning om vad som ska arkiveras och var. 

Dokument och samarbetsytor 

Vilka dokument ska flyttas och var ska de sparas? 

Dokument med sekretessbelagd information eller känsliga personuppgifter ska inte ligga i Outlook, SharePoint, Teams eller OneDrive. Radera dem eller flytta dem till SLU:s lokala resurser. Detta är ett kontinuerligt arbete. 

Var sparar jag känslig information som inte behöver delas? 

Spara dokumentet i en mapp i hemkatalogen, som nås via Dokument i Utforskaren eller Finder. Detta ska inte göras i OneDrive. 

Var sparar jag känslig information som behöver delas inom SLU? 

Använd en Restricted-mapp för en begränsad grupp SLU-användare. Den beställs via support.slu.se under IT-infrastruktur, Lagringstjänster och Lagring för grupp - Restricted. På Mac behöver mappen läggas till i Finder. 

Hur delar jag känslig information med externa personer? 

Använd ZendTo för säker filöverföring. SLU har i dagsläget ingen motsvarande gemensam arbetsyta för extern samredigering av sekretessbelagda eller känsliga filer. Projektet arbetar på att ta fram ytterligare verktyg. 

Är SharePoint eller Teams likvärdigt med Restricted? 

Nej. SharePoint och Teams är Microsofts molntjänster. Restricted ligger lokalt och ska användas för information under potentiell sekretess eller med känsliga personuppgifter. 

Kan dokument samredigeras med personer vid andra universitet via Teams? 

Ja, men dela inte känsliga personuppgifter eller sekretessbelagd information via Teams. 

Kommer Common eller Restricted att migreras eller stängas? 

Nej. Common och Restricted kommer att vara kvar. 

Kan känsliga Word- och Excel-filer ligga på SLU:s egna servrar? 

Ja. Filer med känsliga personuppgifter eller sekretessbelagd information ska lagras på SLU:s lokala servrar, exempelvis i en Restricted-mapp. 

Säker kommunikation: ZendTo, SEFOS och TOPdesk 

Hur skickar jag känslig information säkert i dag? 

Använd ZendTo när du behöver skicka känsliga personuppgifter, sekretessbelagd information eller stora filer. ZendTo kan även användas av externa parter, så länge en av parterna är SLU. 

Kommer SEFOS att ersätta ZendTo? 

Nej. Det ingår inte i projektet att avskaffa ZendTo. Tjänsten kommer fortsatt att kunna användas. 

Vad är planen för SEFOS? 

Projektets styrgrupp har beslutat att implementera SEFOS Säkra meddelanden. Vid besvarandet av frågorna var tjänsten ännu inte avropad, men planen var att samtliga skulle få SEFOS-licenser. 

Var lagras data i SEFOS och TOPdesk, och varför används de i stället för vanlig e-post? 

Frågan handlar om mer än lagringsplats. E-post är utformad för effektiv kommunikation, inte som en säker tjänst. SEFOS och TOPdesk har en mer robust förmåga att skydda den information som delas och att säkerställa att den når rätt mottagare. 

Kan man söka i SEFOS på samma sätt som i mejl? 

Du kan söka i metadata, exempelvis avsändare och ämne, men inte i meddelandets innehåll eftersom det är krypterat och inte indexerat. 

Omfattas SEFOS och TOPdesk av offentlighetsprincipen? 

Ja. Delar av innehållet kan begäras ut. 

Kan handläggarens namn döljas i TOPdesk? 

Ja, detta kan konfigureras i uppsättningen. 

Måste användare växla mellan TOPdesks självserviceportal och handläggargränssnitt? 

Ja, under en tid. Planen är att de två inloggningarna ska byggas ihop så att användaren inte behöver hoppa mellan portalerna. 

Teknik, åtkomst och övriga frågor 

Hur ser jag om jag har nya eller klassiska Outlook i Windows? 

Om du har ett kugghjul för Inställningar uppe till höger använder du nya Outlook. Om du i stället har fliken Arkiv använder du klassiska Outlook. Båda fungerar i Windows efter flytten. 

Vad gör jag om Outlook på Mac frågar efter lösenordet eller inte hämtar ny e-post? 

Du använder troligen klassiska Outlook. Byt till nya Outlook genom att stänga av reglaget Legacy Outlook. 

Vad gör jag om jag inte kan logga in i Outlook-appen på mobilen? 

Ta bort kontot i appen och lägg till det igen enligt mobilinstruktionen. 

Fungerar Apple Mail, Thunderbird eller telefonens inbyggda e-postapp? 

De stöds inte och kan sluta fungera efter flytten. Använd Outlook på dator och mobil, alternativt webmail. 

Fungerar webmail efter migreringen? 

Ja, webmail kommer att fungera efter migreringen. 

Kräver arbetet internetanslutning hela tiden? 

Nej. Office-program som Word och Excel kan användas lokalt även utan internetanslutning. Filer synkroniseras när anslutningen återställs. 

Vad är hemkatalogen och säkerhetskopieras den? 

Hemkatalogen nås enklast via Dokument i Utforskaren eller Finder. Om du saknar SLU-dator kan hemkatalogen behöva beställas via support@slu.se. Filerna säkerhetskopieras lokalt, inte i molnet. 

Är WeTransfer godkänt för säker filöverföring? 

SLU har inte utvärderat tjänsten tillräckligt för att kunna rekommendera den. Använd ZendTo. 

Vad är ett krypteringsverktyg? 

Det omvandlar information så att endast behöriga mottagare kan läsa den. SLU:s rekommenderade lösning för säker överföring är ZendTo, som hanterar detta utan att användaren behöver sköta krypteringen manuellt. 

Kommer SLU att få fullständig Copilot? 

Inte från början. Avsikten är att aktivera Copilot när informationshanteringen bedöms vara tillräckligt säker. 

Hur säkerställs introduktion för nya medarbetare? 

Det finns en policy som nyanställda godkänner och som anger att känsliga personuppgifter och sekretessbelagd information inte får behandlas i molntjänster som OneDrive, Teams och mejl. 

Frågor och svar från öppet informationsmöte 2026-10-08 

Vad visar omvärldsbevakningen om hur andra lärosäten och kommuner arbetar? 

Omvärldsbevakningen visar att Microsoft 365 behandlas som ett verksamhetsprojekt snarare än ett teknikprojekt. De största utmaningarna är informationshantering, styrning, utbildning och arbetssätt. Informationsklassning är en förutsättning för molntjänster, automatisering och AI. Två strategier förekommer: att skydda information i Microsoft 365 genom klassificering, Purview och kryptering, eller att hantera känsligare information i särskilda verksamhetssystem utanför Microsoft 365. Flera organisationer lyfter värdet av att gallra före migrering. Copilot används också som drivkraft för bättre klassning, behörighetsstyrning och informationskvalitet. 

Varför upplevs molnet som både säkrare och mer begränsat? 

Begreppet säkerhet har två dimensioner. Regler som GDPR och sekretesslagstiftning styr vad som får lagras i molnet. För den information som får lagras där är risken för intrång eller annan påverkan lägre, eftersom Microsoft har mycket stora resurser för tekniskt skydd. 

Har projektet övervägt en lokal AI-agent för att hitta känslig e-post? 

Projektet undersökte tillgängliga möjligheter men hittade ingen produkt som kunde rensa postlådor på ett säkert sätt utan risk att röja hemligheter. 

Hur hanteras stora mängder känslig information som i dag skickas via mejl? 

Med införandet av SEFOS blir det möjligt att skicka säkra meddelanden både internt och externt. 

Hur ställer sig SLU till kritiken mot myndigheters användning av Microsofts molntjänster? 

SLU har gjort en snävare bedömning av vilken information som får hanteras i Microsoft 365. Microsoft 365 kompletteras med bland annat SEFOS och TOPdesk för sekretessbelagd information och känsliga personuppgifter. 

Hur ska allmänheten veta att känslig information inte ska skickas till vanlig e-post? 

Allmänheten kan inte alltid känna till detta. Där verksamheten regelbundet tar emot känsliga personuppgifter eller information under sekretess behöver formulär införas. I andra fall behöver medarbetaren flytta eller ta bort informationen och fortsätta dialogen i SEFOS om den fortfarande innehåller känslig eller möjlig sekretessbelagd information. 

Vilka andra lärosäten använder SEFOS? 

Enligt mötesunderlaget hade Malmö, Lund, Halmstad och Skövde implementerat SEFOS. Uppsala, Linköping och Umeå var på gång. 

Är det långsiktigt rimligt att kombinera Microsoft 365 med andra system? 

Projektets omvärldsanalys visar att flera lärosäten, kommuner och regioner använder Microsoft 365 tillsammans med andra system för att hantera information effektivt och säkert. 

Kan meddelanden från ärendehanteringssystem få tydligare avsändare? 

Synpunkten tas med i det fortsatta arbetet för att undersöka tekniska möjligheter och begränsningar. 

Har SLU uppskattat merkostnaden för den striktare tolkningen? 

Nej, ingen sådan uppskattning har gjorts i sak. SLU:s jurister har gjort tolkningen utifrån kravet att upprätthålla lagen. Fler lärosäten tillämpar samma principer. 

Vad gör projektet för att hålla arbetssätten enkla? 

Utgångsläget är att behålla så mycket som möjligt och använda befintliga processer och system. Vissa nya processer och lösningar krävs för att följa lagar och regelverk. Lön har exempelvis implementerat TOPdesk kopplat till sin funktionsbrevlåda och upplevt ett förbättrat arbetssätt. 

Vart vänder jag mig om något inte fungerar?  

Kontakta IT-support 

Användarguider 

(till sidans topp)

Informationssäkerhet i Microsoft 365: 

Beskriver användande av känslighetsetiketter, SLU:s klassningsmodell, förhållningsregler för anställda, m.m. 

SEFOS: 

Utbildningsfilmer:  

Manual:  

Utbildningar och informationstillfällen

(till sidans topp) 

Månadsmöten 

Projektet erbjuder Öppna månadsmöten med syfte att dels gå igenom aktuell status, dela information men också med möjlighet att ställa frågor. Du behöver inte anmäla dig utan kallelse skickas till samtliga. 

Kontakt och support 

(till sidans topp)

Vid frågor, kontakta supporten 

Kontaktinformation