Mötesrum och lokaler via Outlook

Mötesrum och lokaler i Outlook

Information finns bara för vissa lokaler på Ultuna gällande planskisser och utrustning. Se information om hur man bokar under nästa rubrik. Övriga rum har information i namnet på rummet eller i beskrivningen gällande utrustning och antal platser.

• Här finns rummen - planskisser
• Information om mötesrummen och salarna (antal platser, utrustning, m.m.)
• Information om övriga bokningsbara lokaler (antal platser, utrustning, m.m.)

Boka mötesrum eller lokal via Outlook

* Dubbelklicka på önskad tid i din kalender eller välj nytt möte på arkivraden. När du fått upp bokningsfönstret markerar du datum och tid för mötet.

* Välj mötesdeltagare genom att klicka på ”Invite attendees/Bjud in deltagare” på arkivraden.

* Bjud in deltagarna till mötet på samma sätt som du skickar ett mail via adressbok eller snabbval.

* Välj sedan möteslokal genom att klicka på ”Rooms/Rum” i slutet på raden ”Location/Plats”.

* En lista på tillgängliga lokaler visas då. Dubbelklicka på rummet, eller markera önskad lokal och tryck sedan på ”Rooms/Rum” och därefter OK. Om du inte är säker på vilket rum du ska välja, klicka på rullgardinsmenyn under ”Address Book/Adressbok” och välj efter ort och plats.

* Kontrollera din bokning genom att klicka ”Scheduling Assistant/Schemaläggningsassistenten” på arkivraden. Schemaläggningsassistenten visar då om deltagare och lokal är lediga.
Är så fallet kan du skicka inbjudan.

* Du kommer att få en automatisk bekräftelse på att lokalen är bokad (eller meddelande om avvisat möte om du bokat en redan bokad lokal).

OBS! Om du ändrar tiden för ett redan bokat möte och rummet avböjer bokningen så måste du boka om rummet. Den ursprungliga bokningen för rummet försvinner helt.

 
Boka mötesrum eller lokal via Outlook webb

Det finns flera tillvägagångssätt att boka mötesrum eller lokal i Outlook webb – här är ett sätt:

* Dubbelklicka på önskad tid i den kalender eller välj nytt möte på arkivraden. Markera datum och tid för mötet.

* Bjud in deltagare genom att på arkivraden klicka på ikonen som är en liten matris(en kalender) med ett kuvert i nedre vänstra hörnet.

* Välj raden ”Obligatoriska” (eller annan önskad rad).

* Välj om deltagare ska hämtas ur ”Global Adress List” eller egen adressbok (Contacts).

* När du valt adressbok dyker namnen i adressboken upp i en rullgardinsmeny. Dubbelklicka på namnet, eller markera, välj deltagarstatus (t ex Obligatorisk) och tryck OK.

* Välj lokal på samma sätt. Istället för att välja adresslista väljer du ”All rooms” och en lista över illgängliga möteslokaler dyker upp. Välj lokal.

* När du valt dina mötesdeltagare och lokal trycker du OK.

* Kontrollera din bokning genom att klicka ”Schemaassistenten” på arkivraden. Schemaassistenten visar då om deltagare och lokal är lediga. Är så fallet kan du skicka inbjudan.

* Du kommer att få en automatisk bekräftelse på att lokalen är bokad (eller meddelande om avvisat möte om du bokat en redan bokad lokal).

OBS! Om du ändrar tiden för ett redan bokat möte och rummet avböjer bokningen så måste du boka om rummet. Den ursprungliga bokningen för rummet försvinner helt.

Kontakt/beställning:

Om du vill göra ett mötesrum eller en lokal tillgänglig att boka via Outlook, vänd dig till IT-stöd:
E-post: IT-stöd
Telefon: 018 - 67 6600

Annan lokalbokning:

Här hittar du fler sätt att boka lokaler.