Representation, gåvor, konferenser samt beloppsgränser

Genväg till lathundar för giltig representation/gåva inkl beloppsgränser

Observera att all representation, uppvaktning och gåvor ska ha ett direkt samband med SLU:s verksamhet. Beslut om genomförande fattas av prefekt/motsvarande.

All representation, uppvaktning och gåvor ska ha ett direkt samband med SLU:s verksamhet. Beslut om genomförande fattas av prefekt/motsvarande.

Anställda ska normalt förmånsbeskattas för måltider

Huvudregeln är att samtliga anställda ska förmånsbeskattas för måltider som arbetsgivaren tillhandahåller om måltiden inte omfattas av ett undantag. Undantagen är:

• Intern representation
  • Personalfest
  • Enklare förtäring vid arbetsmöten
  • Informationsmöten (enkelriktad information vid ex. större personalförändringar)
    
    
• Extern representation
  • När måltiden riktas sig mot gäster som SLU vill skapa/upprätthålla en god relation till.
    
    
• Intern kurs
  • Utbildning för de anställda, ett sätt att höja kunskapen inom ett ämne som man har nytta av inom arbetet.
    
    
• Intern konferens
  • Det ska skilja sig från det vanliga arbetet
  • En större sammankomst för att ex. planera det kommande verksamhetsåret

För exempel, se avsnitt 14.7 i ekonomihandboken

Extern och intern representation

Extern representation ska underlätta externa kontakter

Med extern representation menas sådant värdskap och gästfrihet som underlättar de externa kontakterna med företrädare för verksamhet som är av vikt för SLU.  Representationen ska inte omfatta andra personer än de som är direkt inblandade i kontakterna mellan SLU och gästerna. Se giltig extern representation och beloppsgränser i lathundarna nedan.

Intern representation ska skapa goda arbetsförhållanden

Intern representation ska syfta till att skapa goda arbetsförhållanden och kan  förekomma i samband med personalfester, informationsmöten, planeringskonferenser, interna kurser etc. För att kostnaderna ska räknas till intern representation ska de som deltar främst vara anställda vid SLU. Se giltig intern representation och beloppsgränser i lathundarna nedan

Gåvor och uppvaktning

Gåvor och uppvaktning får bara ges vid vissa, mycket begränsade tillfällen. Det gäller särskilt för gåvor och uppvaktning av anställda. Se giltiga gåvor och uppvaktningar samt beloppsgränser i lathundarna nedan. 

Externa och interna kurser och konferenser

Kurser och konferenser kan köpas externt utanför SLU eller hålls internt inom SLU. Utbildningen kan exempelvis avse inskolning, fortbildning, omskolning samt vidareutbildning.

Det finns vissa kriterier som måste uppfyllas för att en kurs eller konferens ska vara giltig och avdragsgill. Dessa specificeras i ekonomihandbokens kapitel 15.1 Utbildning av egen personal.

Om en intern kurs eller konferens avslutas med en mer påkostad måltid betraktas denna som intern representation och faller inom regelverket för denna. Läs mer om intern representation ovan. 

Ansvar och skyldigheter

I avsnitt 14.2 i ekonomihandbokens kapitel 14 kan du läsa om vad man har för ansvar och skyldigheter när man fattar beslut samt beordrar och utför inköp/beställning gällande representation och gåvor.

Viktigt att tänka på:

Representation och gåvor kan leda till förmånsbeskattning eller löneavdrag 

I lathundarna nedan beskrivs vilken typ av representation och gåvor som är giltiga samt rektors beloppsgränser. 

Om beloppsgränserna överskrids eller om representationen/gåvan är av en annan typ än de som finns i lathundarna kan det leda till förmånsbeskattning eller löneavdrag. 

Prefekten kan besluta om att överskrida beloppet men om prefekten inte godkänner överskridandet kommer det överskjutande beloppet att behandlas som en privat levnadsomkostnad som ska belasta den person som beordrat den aktuella representationen.

Representation och gåvor kan vara otillåtna 

Enligt mutbrottslagsstiftningen är det förbjudet att ge eller att ta emot en otillåten förmån. 

Alla gåvor eller förmåner som kan misstänkas påverka tjänsteutövningen är otillåtna. 

Om minsta tveksamhet råder om en gåva eller förmån är tillåten eller inte ska man avstå.

Alla anställda och uppdragstagare på SLU ska känna till vad som gäller vid givande och tagande av förmån och ska också iaktta försiktighet när det gäller förmåner.

Läs mer i SLU:s Riktlinjer avseende givande och tagande av gåvor och andra förmåner där bl.a. exempel på tillåtna och otillåtna förmåner finns beskrivna.

Lathundar för giltig representation/gåva inklusive rektors beloppsgränser

Observera att överskridande av beloppsgränser eller andra typer av representation/gåvor än de som finns i lathunden, kan leda till förmånsbeskattning eller löneavdrag.