8. Beställning, fakturahantering och utbetalning

Senast ändrad: 26 februari 2019

All fakturahantering på SLU sker i det elektroniska fakturahanteringssystemet, enligt beslut av rektor 2008-05-19. SLU:s system heter Proceedo och är ett försystem till ekonomisystemet Agresso. Hanteringsanvisningar för Proceedo finns under Ekonomi / Ekonomisystemen / Beställnings- och fakturahanteringssystemet Proceedo. Endast fakturor som är utställda på SLU får betalas. Ersättningar för utlägg betalas ut mot originalkvitto via reseräkningssystemet.

8.1  Beställnings- och inköpsrutin

       8.1.1 Upphandling
       8.1.2 Beställning
                 8.1.2.1 Köpt tjänst – F-skatt och fysiska eller juridiska personer
       8.1.3 Faktureringsavgifter och liknande typer av avgifter
       8.1.4 Oseriösa företag / Bluffakturor
       8.1.5 Kan SLU lämna bidrag till välgörande ändamål?
       8.1.6 Punktskatt på vitvaror och elektronikvaror

8.2  Leverantörsreskontra

       8.2.1 Upplägg av leverantör
                8.2.1.1 Upplägg av svenska företag
                8.2.1.2 Upplägg av utländska företag
                8.2.1.3 Upplägg av privatpersoner

8.3  Roller och ansvar i fakturahanteringen

       8.3.1  Fakturagranskare
       8.3.2  Ekonomiregistrerare
       8.3.3  Slutattestant
                 8.3.3.1 Delegering av slutattest     

8.4  Leverantörsfakturahantering

       8.4.1 Utbetalningsunderlaget
       8.4.2 Kontroll på institutionen
       8.4.3 Bilagor och fri text
       8.4.4 Text till betalningsmottagare
       8.4.5 Förfallodatum

8.5  Utlandsbetalningar

       8.5.1 Bic/Swift-kod och IBAN-nummer
       8.5.2 Check
       8.5.3 Statistik över varuhandel med EU-länder

8.6  Utbetalningar till privatpersoner

       8.6.1 För icke anställda gäller att...
       8.6.2 Studerande vid SLU
       8.6.3 Utbetalningar till anställda 
       8.6.4 Ersättning till försökspersoner

8.7  Betalning och matchning av debet- och kreditfakturor

8.8  Betalkort, reseförskott, tjänstekort för resor och mobiltelefon inom SLU

       8.8.1 Betalkort
                8.8.1.1 Vid anställningens upphörande
                8.8.1.2 Betalning via internet
       8.8.2 Tjänstekort/årskort resor
                8.8.2.1 Både tjänsteresor och privata resor
                8.8.2.2 Endast tjänsteresor
                8.8.2.3 Beslut till lönefunktionen
                8.8.2.4 Bonusresor
       8.8.3 Hantering av privatsamtal från tjänstemobiltelefon

För nedanstående punkter se menypunkten HR-frågor:
- Resekostnader, traktamenten, förrättningstillägg, arvoden, gästföreläsares resor 
- Ersättning tillfälliga uppdragstagare
- Ersättningsregler för arbete i hemmet
- Friskvård 
- Stipendier


 

8.1 Beställnings- och inköpsrutin 

8.1.1 Upphandling

Inom SLU ska Lagen om offentlig upphandling (LOU) följas vid inköp till verksamheten.

Läs om upphandling och inköp på medarbetarwebben under Stöd och service / Administrativt stöd / Inköp. Där finns bland annat information om hur man gör ett inköp, hur upphandlingsprocessen fungerar samt vilka ramavtal som finns. Du hittar också anvisningar för inköp, policy och riktlinjer för inköp samt aktuella beloppsgränser.

 

8.1.2 Beställning

Alla inköp ska så långt det är möjligt genomföras elektroniskt i e-handelssystemet Proceedo. Läs mer om detta på sidan Att göra ett inköp

Det är inte tillåtet att beställa från en anställds eller nära anhörigs firma

Inom SLU är det inte tillåtet att beställa från en anställds firma sk bisyssla, eller nära anhörigs firma. För regler kring bisysslor se beslut, Regler för bisyssla SLU ua 2014.1.1.1-3565, beslutade 100329. Där står,

”en bisyssla får normalt inte leda till någon form av affärstransaktion mellan SLU och en anställd eller dennes företag. Om beställaren (den anställde själv eller en annan anställd) trots detta anser att en transaktion är motiverad, måste affärsförhållandet godkännas i förväg av dekanus, universitetsdirektör eller rektor. För institution och enhet under fakultet beslutar respektive fakultets dekan. För egendomarna, husbonden och administrationen beslutar universitetsdirektören och för personer direkt underställda rektor beslutar rektor.” 

Beslutet ska bifogas fakturan i Proceedo.

Fakturareferens ska alltid anges

Vid kontakt med leverantören ska fakturareferens alltid anges för den person som ska ta emot fakturan i Proceedo. Det bör vara samma person som beställer.

Leverantören ska skriva referensen på synlig plats på fakturan (om beställningen gjorts i Proceedo räcker det dock om Proceedos ordernummer POXXXXXXX anges).

SLU:s fakturareferenser består normalt av institutionens tre första siffror och av förnamnets första bokstav samt första och sista bokstaven i efternamnet, exempelvis 123XYZ.

Kontakta proceeosupport@slu.se för att beställa en fakturareferens.

Beställarens namn och/eller enhetens namn bör framgå på annan plats på fakturan.

SLU:s fakturaadress

Meddela leverantören att SLU:s fakturaadress skiljer sig mot leveransadressen. Biljetter, reklam, orderbekräftelser m m, ska skickas till leveransadressen.

SLU:s fakturaadress är: SLU Fakturamottagning, Box 7090, 750 07 Uppsala.

Överenskommelse om betalningsvillkor 30 dagar

Redan i samband med beställning av en vara/tjänst ska överenskommelse träffas om betalningsvillkor. SLU:s normala betalningsvillkor föreskriver betalning 30 dagar efter att faktura mottagits, under förutsättning att varan eller tjänsten är godkänd. Se vidare i Inköpshandboken.

 

8.1.2.1 Köpt tjänst - F-skatt och fysiska eller juridiska personer

Vid köp av tjänst är det viktigt att kontrollera att leverantören har F-skatt, annars blir SLU skyldig att dra preliminärskatt och eventuellt bokföra LKP på fakturabeloppet. Även juridiska personer (AB, HB, KB, ekonomiska föreningar) måste ansöka om F-skatt. Det är alltså inte självklart att företag har F-skatt.

Om F-skatt saknas bör inte SLU handla från den leverantören.

Utbetalningar mot faktura sker via Proceedo:

  • om mottagaren är en fysisk person och momsredovisningsskyldig med F-skattsedel

  • om mottagaren är juridisk person

  • om det på fakturan finns angivet att F-skattsedel finns, om kopia av F-skattsedel kan bifogas eller om den som ställt ut fakturan påtecknat "F-skattsedel ska användas".

Utbetalning mot arvodesräkning sker via lönesystemet, se även HR-frågor:

  • om mottagaren är en fysisk person och inte momsredovisningsskyldig med A-skattsedel

  • om mottagaren är en fysisk person och momsredovisningsskyldig med A-skattsedel

 

Fysisk person = Organisations/momsregistreringsnummer innehåller ägarens personnummer (enskild firma)

Juridisk person = Speciella organisations/momsregistreringsnummer (handelsbolag, aktiebolag, kommanditbolag, ekonomisk förening)

Vid köp av tjänst där preliminäskatt ska dras och LKP bokföras

Vid köp av tjänst ska i vissa fall preliminärskatt dras och lönekostnadspålägg (LKP) bokföras:

  Skatt LKP Konto Betalväg
Fysisk person med F-skattsedel och momsredov med egen firma  nej nej 67xx/1470 Proceedo
Fysisk person med A-skattsedel och momsredov med egen firma   ja ca 50% 5210/1470 lönesystemet, se punkt 1 nedan
Fysisk person med A-skattsedel ej momsredov, ej egen firma   ja ca 50% 5010 lönesystemet, se punkt 1 nedan
Juridisk person med F-skattsedel och momsredov nej nej 67xx/1470 Proceedo
Juridisk person med A-skattsedel och momsredov ja nej 67xx/1470 Proceedo, se punkt 2 nedan
Ideella föreningar utan skattsedel:     
 - Måste uppvisa intyg från Skatteverket om skattebefrielse. Intyget gäller för ett kalenderår i taget. nej nej 67xx/ -- Proceedo. Kräver intyg som bifogas fakturan i Proceedo
 - Om intyg saknas ja nej 67xx/-- Proceedo, se punkt 2 nedan



1. Originalverifikationen ska skickas till lönefunktionen för utbetalning. Verifikationen ska vara konterad och påskriven av slutattestant. Om originalfakturan finns i Proceedo, så att institution/motsv inte har tillgång till den, ska fakturan skrivas ut från Proceedo, konteras, attesteras genom prefekts underskrift och sändas med posten till lönefunktionen. Skriv in förfarandet i kommentarsfältet i Proceedo och sänd ett e-postmeddelande till proceeosupport@slu.se för makulering av fakturan. 

 

2. Originalverifikationen skannas i Proceedo. 30 % skatt ska dras av från fakturan.
Institution/motsv måste kontakta proceeosupport@slu.se för ändring av fakturans slutbelopp, om  inte slutbeloppet redan har ändrats. Det ursprungliga fakturabeloppet konteras på kostnadskonto och ekonomiavdelningen bokför skattebeloppet i kredit på skattekontot. LKP bokförs ev. av lönefunktionen, se tabell ovan. Leverantören får mindre utbetalt än vad som finns angivet på fakturan.

8.1.3 Faktureringsavgifter och liknande typer av avgifter

En faktura är ett bevis på det avtal som träffats mellan två parter. Det betyder att det i fakturan inte ska finnas sådant som inte är överenskommet, exempelvis inte överenskomna faktureringsavgifter.

Om parterna inte kommit överens om någon faktureringsavgift får köparen alltså minska fakturabeloppet med avgiftsstorleken. Även momsen ska minskas med den del som uppkommit i och med faktureringsavgiften. För att undvika missförstånd är det viktigt att ta kontakt med säljaren och be om en ny faktura.

För andra typer av avgifter såsom hanteringskostnader, påminnelseavgifter och expeditionsavgifter gäller samma regler som för faktureringsavgift.

Kontakta proceeosupport@slu.se för att korrigera fakturan samt skriv i fakturans kommentarsfält att överenskommelse med leverantören finns.

 

8.1.4 Oseriösa företag / Bluffakturor

Tyvärr händer det att SLU utsätts för bedrägeriförsök från företag som använder sig av oseriösa försäljningsmetoder. Vanligast är annons- och katalogförsäljning och vi märker högst aktivitet under semestertider och vid årsskiftet. Känner ni er osäkra på hanterandet av bluffakturor får ni gärna kontakta proceeosupport@slu.se.

Ekonomiavdelningen rekommenderar:

  • Skriv aldrig under något som du inte förstår innebörden av.

  • Låt dig inte bli pressad eller vilseledd till att göra en beställning. Känner du dig osäker är det bättre att be om att få fundera på erbjudandet och återkomma vid ett senare tillfälle.

  • Sök i Svensk Handels varningslista för att undersöka om ett företag är oseriöst.

  • En sökning av företagsnamnet på någon av internets sökmotorer kan hjälpa er att avgöra om ett företag är oseriöst. 

  • Undvik telefonkontakt med företaget.

  • Bestrid felaktiga fakturor skriftligen (för instruktioner, se ekonomihandboken kap. 8.1.4 ) och dokumentera bestridandet, skriv inte under med din namnteckning.

 

Förebyggande arbete

Ekonomiavdelningen spärrar samtliga företag som finns på Svensk Handels varningslista i vårt leverantörsregister. Vi meddelar Svensk Handel när vi mottar bluffakturor så att de kan varna andra.

Betalningsskyldighet

Om ni mottagit en faktura utan att ni gjort en beställning råder inget betalningsansvar. Det är då viktigt att fakturan bestrids.

Om du gjort en beställning föreligger betalningsansvar. Om fakturan ska bestridas trots beställning ska det göras på grund av att företaget använt sig av ett vilseledande som är att anse som bedrägeri.

Inkassoföretag och Kronofogden kan endast agera om fakturan ej bestridits. Skulle det komma brev från inkassoföretag eller Kronofogden är det viktigt att ni meddelar dem att ni bestrider fakturan. Företaget måste då driva ärendet vidare till tingsrätten, vilket de vanligtvis vill undvika.

Oseriösa företag använder sig bl.a. av följande metoder:

Fakturaerbjudande
Ett erbjudande som utformas i likhet med en faktura. Företaget hoppas att erbjudandet ska hanteras som en faktura och att ansvariga ej ska uppmärksamma den finstilta texten där det framgår att det endast rör sig om ett erbjudande och att betalningsansvar ej föreligger.

  -  Dessa fakturaerbjudanden behöver inte bestridas eftersom betalningsansvar ej föreligger, de kan därför kastas.

 

Bekräftelse av kontaktuppgifter
Det har förekommit att vi mottagit brev där vi uppmanas att bekräfta våra kontaktuppgifter. Enligt den finstilta texten ingås vid undertecknande ett avtal med företaget.

  -  Detta är endast ett erbjudande som inte behöver bestridas utan kan kastas.

 

Vilseledande försäljningsmetod
Det kan röra sig om telefonförsäljare som får dig att tro att ni redan har ett avtal med företaget och att beställningen endast avser en förlängning, trots att ni inte tidigare har ingått något avtal.

  -  Om ni känner er vilseledda ska ni bestrida fakturan. Skriv ”Motsätter oss betalningsansvar beroende på ett vilseledande som är att anse som bedrägeri” eller till utländskt företag ”Reject payment due to misleading information” och faxa/mejla till företaget.

 

Faktura utan tidigare kontakt med företaget
  -  Skriv följande på fakturan ”Motsätter oss betalningsansvar beroende på att vi inte beställt dessa varor/tjänster” eller om företaget är utländskt ”Reject payment due to that no order has been made” och faxa/mejla till företaget.

 

Faktura som inte stämmer överens med beställningen ni gjort
  -  Ta kontakt med företaget, be dem kreditera den felaktiga fakturan och istället skicka en ny faktura som överenskommer med er beställning. Om detta inte fungerar skriv följande på fakturan: ”Motsätter oss betalningsansvar eftersom fakturan inte stämmer med den överenskommelse som gjordes” och faxa/mejla till företaget.

 

8.1.5 Kan SLU lämna bidrag till välgörande ändamål?

SLU får enligt förvaltningslagen inte lämna bidrag till välgörande ändamål, t.ex. via ideella organisationer.

Bidrag får endast lämnas om det framgår av SLU:s regleringsbrev eller om det framgår av externa kontrakt att medel ska transfereras vidare. Prefekt/motsv har inte rätt att fatta beslut om att lämna andra bidrag.

Det medför t.ex. att vi inte får lämna ett bidrag till ideella organisationer som representationsgåva. Se ekonomihandboken kapitel 14 om regler kring gåvor och representation.

Vid julgåva

Det finns ibland önskemål att i stället för julgåva till personalen skänka motsvarande belopp till välgörande ändamål. Det är alltså inte tillåtet.

Däremot är det tillåtet att köpa julgåvor från ideella organisationers presentshopar eller ideella organisationers presentkort, förutsatt att presentkortet ges till de anställda (se kapitel 14, avsnitt 14.4 om regler kring presentkort). Den anställde kan ibland välja att nyttja presentkortet genom att välja en gåva eller att skänka motsvarande belopp vidare. Den anställde ska alltid ha möjligheten att välja en gåva.

Julklappens syfte är att vara en del av personalvården och skapa trivsel på arbetsplatsen.

 

8.1.6 Punktskatt på vitvaror och elektronikvaror

Det finns en särskild skatt som tas ut på kemikalier i viss elektronik. Skattebeloppet uppgår till maximalt 320 kr per vara. Regelverket gäller varor som köps in från andra EU-länder samt vid import:

  • Vid köp av varor från andra EU-länder ska en särskild skattedeklaration lämnas in samt betalning ske till Skatteverket. Detta ska göras inom fem dagar från införseltillfället. Ekonomiavdelningen hjälper den köpande verksamheten med att fylla i deklaration och betala punktskatten (se nedan).

  • Vid import, d v s vid köp från länder utanför EU, hanteras punktskatten genom den tulldeklaration som institutionen/avdelningen gör i samband med importen.

Vilka varor omfattas

De varor som omfattas av reglerna om kemikalieskatt är:

  • vitvaror (kyl- och frysskåp, diskmaskiner, spisar, dammsugare mm) och
  • elektronikvaror (datorer, läsplattor, telefoner, tv-apparater, skärmar mm).

Fullständig lista på vilka varor som omfattas samt varukoder finns på Skatteverkets hemsida

Observera att regelverket inte gäller om SLU köper in dessa varor via svensk återförsäljare. Bedömningen är därför att punktskatten kommer att vara aktuell i ett fåtal fall.

Ekonomiavdelningen hjälper till med deklaration och betalning vid EU-köp

Senast fem dagar efter att varor från EU-länder förs in i Sverige ska punktskatten betalas samt en särskild skattedeklaration vara inlämnad till Skatteverket.

För att ekonomienheten ska kunna hjälpa till med deklaration och betalning ska den som köper in varan senast vid beställningstillfället kontakta redovisningsenheten (redovisning@slu.se) och lämna information om aktuell varukod, antal varor och beräknat datum för införsel. I samband med att införseln sker (varorna tas in i landet) ska institutionen/avdelningen meddela redovisningsenheten:

  • aktuell varukod
  • antal varor
  • nettovikt i kg med tre decimaler.
  • datum för införsel av den skattepliktiga varan.
  • kostnadsställe som ska belastas

Detta ska göras omgående, så snart faktiskt införseldatum är känt, för att deklaration och skatt ska kunna hanteras i tid. Ekonomiavdelningen ansvarar för att deklaration lämnas in och skatt betalas. Aktuell institution/avdelning kommer att belastas med kostnaden för punktskatten i samband med att skatten betalas.

Frågor om punktskatt på kemikalier skickas till: redovisning@slu.se.

 

8.2 Leverantörsreskontra            

Som statlig myndighet har SLU skyldighet att vid varje givet tillfälle kunna redovisa myndighetens utestående skulder. Leverantörsreskontran används för bevakning av de leverantörsfakturor som inkommit till SLU och utgör ett stöd för fullgörandet av denna skyldighet.

 

8.2.1 Upplägg av leverantör

För att en leverantörsfaktura ska kunna betalas fordras att leverantören finns registrerad i leverantörsregistret. Registrering av nya leverantörer görs på ekonomiavdelningen.
På ekonomiavdelningen spärras de leverantörer som inte använts på ca ett år eftersom uppgifterna om t ex plus- och bankgiro, bankkonto eller adress kan vara inaktuella och behöva rättas innan utbetalning sker. Vid ny betalning till en "spärrad leverantör" öppnas spärren efter kontroll av att alla leverantörsuppgifter i registret överensstämmer med fakturan, så att betalning sker på rätt sätt. Det är institution/motsv ansvar att alla uppgifter finns för registrering i leverantörsregistret

 

8.2.1.1 Upplägg av svenska företag

För svenska företag består underlaget av leverantörsfakturan som ska betalas.

Följande uppgifter ska finnas för registrering i Agressos leverantörsreskontra:

  • Organisationsnummer

  • Företagets namn

  • Postadress

  • Plusgiro/Bankgiro/Bankkonto

  • Uppgift om F-skatt på fakturor som avser köpt tjänst:
    På fakturan ska stå att "F-skatt gäller för denna faktura" eller "innehar F-skatt" eller "F-skattenummer xxx" eller "innehar F-skattsedel" eller liknande.
    Om sådan uppgift saknas gör ekonomiavdelningen en kontroll via Skatteverket. Eventuellt ska fakturan betalas via lön, se avsnitt 8.1.2.1.

 

8.2.1.2 Upplägg av utländska företag

För utländska företag ska underlaget vara den leverantörsfaktura som ska betalas.

Följande uppgifter ska finnas på fakturan före registrering i leverantörsreskontran:

  • Företagets namn

  • Postadress

  • Land

  • Valuta

  • Bankkonto

  • Bic/Swift, måste alltid finnas oavsett land

  • IBAN, ska alltid finnas inom Europa. Detta är ett krav.
     
  • För betalningar till USA och Kanada gäller särskilda koder, se nedan.

Bankkoderna för USA och Kanada:

USA:       ABA-kod (Fed Wire, Routing Number), 9 siffror
Kanada: Sort Code, 9 siffror (de första fyra är ett ”institution number” och de följande fem är ett ”branch number”).

Å, ä och ö används inte i leverantörsregistret för utländska leverantörer.

För mer information om utlandsbetalningar, se avsnitt 8.5.

 

8.2.1.3 Upplägg av privatpersoner

För utbetalningar till svenska privatpersoner skickas blanketten Utbetalning via Proceedo inom Sverige tillsammans med underlag i original till skanningsföretaget för inskanning.

För utländska privatpersoner används blanketten Utbetalning via Proceedo utlandsbetalning.

Blanketter finns på under menypunkten Blanketter.

Kontrollera att följande uppgifter finns på utbetalningsunderlaget för privatpersoner:

  • Kontoinnehavarens namn (om det är så att det är en familjemedlem eller ett företag som är kontoinnehavare ska detta stå som ”Namn” på blanketten)

  • Postadress

  • Om möjligt även postgiro/bankgiro/bankkonto inkl clearingnummer

  • Fakturareferens till den som ska ta emot det inskannade underlaget i Proceedo

  • Utbetalningsunderlag som bekräftar utbetalningen, t ex stipendiebeslut eller kvitton


OBS! Vid utbetalning av stipendier måste varje utbetalning ha ett unikt meddelande till betalningsmottagaren. Lägg till initialerna på mottagaren i meddelandet.

Vid utlandsbetalningar, även:

  • Valuta
  • Land
  • Kontonummer/IBAN
  • Ev. bankkod
  • Bic/Swift-adress


Observera att SLU inte kan betala i SEK till utländska konton (om inte betalningsmottagaren har ett SEK-konto).

 

8.3 Roller och ansvar i fakturahanteringen

Chefen för ett kostnadsställe, prefekten eller motsvarande, ansvarar för ekonomin inom resultatenheten. Att fatta beslut om utbetalningar är ett led i det ansvaret.

För att uppfylla kraven på god intern kontroll enligt regelverk och redovisningspraxis ska en faktura eller liknande utbetalningsunderlag alltid handläggas av minst två personer, genom att en godkänner fakturan (fakturagranskaren) och en fattar beslut om utbetalning (slutattestanten).

Vid SLU ska en person:

  • aldrig kunna verkställa samtliga delar av kedjan, från beställning till slutattest.

  • aldrig attestera för någon annan, som man befinner sig i en beroendeställning till.

  • aldrig attestera sina personliga kostnader.

  • aldrig attestera en kostnad som på något sätt hör samman med en till honom/henne närstående fysisk eller juridisk person. Som närstående räknas till exempel familjemedlemmar eller företag där personen i fråga är delägare. Finns det andra anledningar där opartiskheten kan ifrågasättas ska inte heller attestering ske.

 

Delegation av attesträtt

Rätten att slutattestera kan delegeras, men aldrig så att den som får denna uppgift ska slutattestera utgifter till en överordnad. Dekanen kan t ex delegera rätten att slutattestera en prefekts utgifter till fakultetsdirektören vid fakulteten, men däremot inte till någon inom institutionen som är underordnad prefekten (t ex stf prefekt).

Om slutattestanten är tveksam om sin rätt att attestera en viss utgift ska frågan tas upp med den chef som givit delegationen.

Roller i fakturaflödet

De roller som ska finnas i ett fakturaflöde är (se rektors beslut Dnr 230-1074/08):

  1. fakturagranskare (mottagare),
  2. ekonomiregistrerare (konterare) och
  3. slutattestant.

Prefekten beslutar vilka personer som ska ingå i flödet och vilken roll de ska ha. Om prefektens beslut inte följer rektors beslut om hur ett flöde ska se ut, har ekonomichefen rätt att neka att flödet registreras.
 

8.3.1 Fakturagranskare

Det kan vara svårt för slutattestanten att i detalj ha kännedom om varje enskild utbetalning. För att hon/han ska kunna slutattestera en utbetalning krävs därför att någon som känner till förhållandena först godkänner fakturan. På grund av detta och för att säkerställa att ingen person ensam hanterar en faktura ska fakturan alltid godkännas av en fakturagranskare.

Fakturagranskaren kan vara samma person som ekonomiregistreraren, men inte samma som slutattestanten.

Fakturagranskaren bör ha gjort beställningen

Fakturagranskaren bör alltid vara den som som gjort beställningen och ska ha vetskap om att transaktionen ligger inom ramen för personens befogenhet och att beställningen har skett med beaktande av riktlinjer för SLU:s verksamhet t ex policy för representation och bestämmelser om upphandling.

Fakturagranskarens ansvar

Granskaren ansvarar för att:

  • vid beställning av vara/tjänst ange fakturaadress och sin personliga referenskod

  • åtgärda fakturor löpande vid besked om att fakturor finns för granskning

  • kontrollera att fakturan överensstämmer med order, leverans och pris

  • meddela leverantören om fakturan är felaktig samt notera detta i fakturans kommentarsfält och lägga fakturan på utredning

  • ange kostnadsställe, projekt och fria fält i Proceedo

  • öppna ev. bilagor och läsa kommentarer till fakturan om detta finns

  • vid frånvaro delegera rätten att granska faktura för att undvika förseningar

  • kontrollera att regler för upphandling har följts vid beställning

  • se till att underlag till fakturor är fullständigt vid t ex representation, kurs, konferens etc.

  • skicka fakturan vidare i de fall fakturan ska granskas av annan person

  • godkänna fakturan i Proceedo

  

8.3.2 Ekonomiregistrerare

För att fakturan eller motsvarande ska vara komplett för utbetalning krävs fullständig kontering, dvs. uppgift om konto, kostnadsställe, projekt, fritt fält etc.

Ekonomiregistreraren bokför detta för de kostnadsställen som denne har behörighet till, i vissa fall utifrån uppgifter från fakturagranskaren.

I de fall som ekonomiregistreraren har gjort beställningen kan denne även vara fakturagranskare och samtidigt kontera fakturan innan den går direkt till slutattestanten. 

Ekonomiregistreraren ska:

  • ha kunskap om gällande konterings- och momsregler

  • kontrollera att SLU:s regler för bl a representation och upphandling följs

  • se till att betalning görs till rätt företag, med rätt belopp och att skatteverkets regler för godkänd verifikation följs, se ekonomihandboken kapitel 10 Moms.


Ekonomiregistrerarens ansvar

Ekonomiregistreraren ansvarar för att:

  • löpande kontera beställningar och fakturor

  • se till att beställningen/fakturan har fullständig kontering i enlighet med gällande redovisningsregler

  • följa SLU:s regler enligt ekonomihandboken, t ex riktlinjerna för representation

  • verifiera att rätt belopp betalas till rätt leverantör

  • se till att Skatteverkets krav för godkänd verifikation samt förenklad faktura uppfylls

  • säkerställa att gällande momsregler följs

  • se till att anläggningstillgångar och stöldbegärliga inventarier bokförs på ett korrekt sätt

  • periodisera förutbetalda kostnader över 50.000 kr

  • kontrollera att underlag till fakturor är fullständigt vid exempelvis representation, kurs, konferens etc där specifikation ska bifogas

  • kontrollera att beställningen/fakturan inte avser anställds/nära anhörigs företag, se SLU:s regler kring bisyssla på personalenhetens hemsida

  • se till att ersättningar som ska utbetalas som lön inte hanteras i Proceedo

  • se till att felaktiga fakturor rättas

  • signera beställningen/fakturan i Proceedo

  • vid frånvaro se till att ersättare finns för ekonomiregistreraren och att denne är godkänd av prefekt/motsv

  • vara behjälplig vid institution/motsv för frågor rörande Proceedo

  

8.3.3 Slutattestant

I det löpande arbetet fattas beslut om utbetalning genom att prefekt eller motsvarande, slutattesterar fakturor.

Prefekt/motsv blir slutattestant för sin institution/motsv i och med tillträdet.

Slutattestantens ansvar

Den som slutattesterar en beställning/faktura tar på sig det ekonomiska ansvar som utbetalningen innebär samt ansvarar för att:

  • löpande åtgärda beställningar och fakturor

  • underliggande bokföringsmaterial är korrekt och fullständigt samt

  • övriga gällande regler, t ex om upphandling, efterlevs.

 

Slutattestanten ansvarar för att delegering av ansvaret sker vid frånvaro genom att ekonomiavdelningen meddelas i god tid så att det registreras i Proceedo.

 

8.3.3.1 Delegering av slutattest

Ekonomiavdelningen rekommenderar att prefekten eller motsvarande delegerar beslut om utbetalning, dvs. rätten att slutattestera, för att t ex undvika förseningar eller andra störningar av betalningarna.

Rätten att slutattestera ska ges till ett fåtal personer och kan begränsas upp till:

  • ett visst belopp,

  • för viss tid,

  • för visst projekt och

  • för viss del av kostnadsstället.

Slutattesträtten bör hänga samman med ekonomiskt ansvar inom institutionen/motsv. Det kan t ex vara till enhetsansvariga eller personer som är ansvariga för stora projekt.

Ställföreträdande prefekt har via sin roll rätt att slutattestera fakturor för hela kostnadsstället om inget annat meddelas från prefekten.

Endast prefekten får besluta om delegeringar.

Observera dock att prefektens ansvar för institutionens ekonomi alltid kvarstår.

Delegeringen sker genom en blankett till ekonomiavdelningen

Delegering av rätten att slutattestera ska ske skriftligt och på blanketten ”Delegering av rätten att slutattestera” som finns under menypunkten Blanketter. Delegering ska alltid ses över vid byte av prefekt eller förnyat förordnande. Blanketten skrivs under av prefekt och skickas inskannad till proceedosupport@slu.se

 

8.3.3.2 Personliga inköp i tjänsten

Ingen anställd vid SLU får attestera fakturor/utlägg som rör dennes personliga inköp i tjänsten, dessa ska i regel attesteras av närmast överordnad chef.

Exempel på personliga inköp är:

  • Extern representation
  • Konferensavgift
  • Resor och hotell
  • Mobiltelefon och dator
  • Medlemsavgift
  • Inköp som kan anses vara förtroendekänsliga

Om en prefekt/motsvarande anordnar en personalfest eller konferens för hela institutionen och själv deltar så kan prefekten/motsv ändå attestera fakturan. Om däremot prefekt/motsvarande bjuder en eller ett fåtal personer på en måltid, som extern representation, så ska fakturan eskaleras till överordnad chef.

Om man är osäker på om man har rätt att attestera en faktura är det bättre att låta överordnad chef attestera fakturan.

Om en person har granskat en faktura säkerställer systemet att fakturan eskalerar till överordnad chef utifrån attesthierarkin. Men om någon annan har granskat en attestants faktura måste attestanten bocka i "Mitt eget köp" för att fakturan ska eskalera till överordnad chef. För enkelhetens skull rekommenderar vi att attestanten alltid bockar i "Mitt eget köp" om fakturan ska attesteras av överordnad chef. Detta finns beskrivet i ett särskilt avsnitt om personliga köp i attestanternas handbok, se: http://guider.nu/slu/1078.guide.

 

8.4 Leverantörsfakturahantering

Ankomstregistrering

Ankomstregistreringen i leverantörsreskontran är en form av diarieföring av inkomna fakturor.

Alla fakturor, både debet och kreditfakturor, ska ankomstregistreras utan fördröjning i enlighet med de allmänna råden till förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring.

Ankomstregistrering sker med automatik när fakturorna anländer till en fakturagranskare i Proceedo.

Efter ankomstregistrering ska fakturorna kontrolleras av fakturagranskare och konteras av ekonomiregistreraren. Definitivbokföring sker i och med slutattestantens signering.

Anläggningar eller förbrukningsinventarier

Om fakturan avser en anläggning eller förbrukningsinventarie som ska registreras i anläggningsregistret konteras fakturan enligt en särskild rutin. Konto är alltid 1599.

När fakturan är definitivbokförd lägger ekonomiavdelningen, som sköter anläggningsregistret, upp ett inventarienummer (Se avsnitt 9.2 i EH kapitel 9). I samband med registreringen i anläggningsregistret sker en omföring från konto 1599 till aktuellt anläggningskonto.

Betalfil till bank

Ekonomiavdelningen skapar en betalfil i Agresso över samtliga fakturor som slutattesterats i Proceedo.

Måndagar, onsdagar och fredagar (undantag kan finnas) skickas filer till plusgirot och bankgirot för fakturabevakning och betalning sker på förfallodagen.

 

8.4.1 Utbetalningsunderlaget

Skanningsföretaget har i uppdrag att endast skanna fakturor som är utställda på SLU. Det är alltså inte tillåtet att en faktura som är utställd på en anställd betalas direkt av SLU.

Rekvisitioner får inte skannas.

Utbetalningar där faktura inte finns

För utbetalningar där faktura inte finns, t ex stipendieutbetalningar, utlägg och betalningar till organisationer/företag där faktura saknas, ska man använda någon av blanketterna

  • Utbetalning via Proceedo inom Sverige,

  • Utbetalning via Proceedo utlandsbetalning eller

  • Utbetalning av bilersättning till studenter.

Blanketterna finns att hämta på sidan Blanketter. Bakom blanketten ska det finnas beslut på utbetalning, kvitton eller annat underlag som styrker utbetalningen. I vissa fall ska betalningen ske via lönesystemet, se avsnitt 8.6 (privatperson) och 8.1.2.1 (F-skatt saknas).

 

Övriga utbetalningar som skickas från institutionen

För övriga utbetalningar som skickas från institutionen gäller att,

  • Kvitton ska fästas med tape på ett A4-ark. Kvittona får inte överlappa varandra. Tapen får inte klistras över tryck på kvittot, eftersom tape ofta "äter upp" trycksvärtan.

  • Bilagor ska fästas med gem till fakturan eller till utbetalningsblanketten, inte häftas ihop.

  • Fakturareferens ska alltid framgå på fakturans första sida. Om referensen skrivs för hand är det viktigt att skriva tydligt. Tänk på att läskvaliteten blir något sämre vid skanningen.

  • Påminnelser som ska skannas ska ha en tydlig text med "Ska skannas" eller "Gäller som original" på fakturans första sida. Annars skickar skanningsföretaget fakturan i retur till ekonomiavdelningen. Bifoga fakturakopia om inte alla uppgifter framgår av betalningspåminnelse.

  • Om flera belopp finns på fakturan, markera det som ska skannas med kulspets- eller blyertspenna, inte med överstrykningspenna, eftersom det inte syns efter skanningen.

  • Proformafakturor ska normalt inte skannas in i Proceedo. Proformafakturor används ibland när leverantören vill ha betalt i förskott eller som ett värdebevis när varor ska importeras till Sverige. I normalfallet ska inte den här typen av faktura skannas in i Proceedo. I de fall leverantören kräver att SLU ska betala i förskott hanteras den dock som en normal faktura. 

 

8.4.2 Kontroll av betalningsunderlaget

Enligt föreskrifter från Riksgäldskontoret (RGK) ska kontroll ske av att alla utbetalningar sker i rätt tid, till rätt mottagare och med rätt belopp. Kontroll av ett underlag görs både på ekonomiavdelningen och på institution/motsv. Det slutliga ansvaret för att en utbetalning är korrekt vilar alltid på institution/motsv.

Se punkt 8.3 för detaljerad information om vilka roller och ansvar en institution/motsv har.

 

8.4.3 Bilagor och fri text

Till vissa fakturor måste elektroniska bilagor bifogas eller text skrivas innan utbetalning kan ske. Det gäller t ex:

  • program vid kurser och konferenser, se ekonomihandboken kapitel 15

  • namn på deltagare och vilken organisation som företrätts vid representation, se ekonomihandboken kapitel 14

  • gåvomottagare samt typ av uppvaktning vid överlämnande av gåva, se ekonomihandboken kapitel 14

  • kvitton, t ex till Eurocard-fakturor


Institutioner ska själva skanna bilagor i det fall bilagan inte har skickats direkt till fakturamottagningen tillsammans med fakturan.

Skannade kvitton/fakturaunderlag markeras med tillhörande fakturas verifikationsnummer och sorteras i inskanningsdatum i en arkiveringslåda på institution/motsvarande.

Vid årets slut läggs fakturaunderlagen överst i den sista verifikationslådan som sedan skickas in till ekonomiavdelningen. Utöver den vanliga märkningen, med kst, år och verifikationsnummer ska även ordet "kvitton" skrivas på arkivlådan. Läs mer om arkivering av redovisningmaterial i ekonomihandboken kapitel 4.

Enbart bilagor utan faktura/utbetalningsblankett ska aldrig skickas till fakturamottagningen för skanning!

 

8.4.4 Text till betalningsmottagare

Leverantörens fakturanummer/SLU:s meddelande till betalningsmottagaren skannas och syns i fältet ”Fakturanummer” i Proceedo (finns i fliken Fakturahuvud i fakturans detaljbild). Detta nummer/meddelande finns med på utbetalningshandlingen till betalningsmottagaren. 

Vid utlandsbetalningar bör betalningsmeddelandet inte innehålla Å, Ä eller Ö eftersom dessa riskerar att falla bort när betalningen inkommer till banken.

Om fakturanummerfältet inte ger tillräcklig information för att leverantören ska kunna identifiera pengarna måste institution/motsv skicka ett utförligare underlag till leverantören samtidigt som betalningen förfaller. 

 

8.4.5 Förfallodatum

Förfallodatum skannas för samtliga fakturor.

Först efter slutattest kan betalning ske.

Fakturorna blir bokförda som kostnad på angivna konton, men i stället för att utbetalas direkt krediteras leverantörsskulders konto 21*.

På förfallodagen sker automatiskt utbetalning från bankkontot och samtidigt debiteras skuldkontot. Utbetalning sker alltså inte förrän på förfallodatum. För betalningar till svenska konton är beloppet normalt sett mottagaren tillhanda samma dag, men för utlandsbetalningar dröjer det ytterligare några bankdagar innan mottagaren har beloppet på sitt konto.

Attest ska ske så snart som möjligt, eftersom förfallodatum alltid bevakas. 

Ekonomiavdelningen hämtar filer från banken och återredovisar dessa i ekonomisystemet. I och med det får fakturan betaldatum registrerat i Proceedo.

 

8.5 Utlandsbetalningar

8.5.1 Bic/Swift-kod och IBAN- nummer

Bic/Swift-kod

Alla banker har en Bic-kod (Business Identifier Code) - en kod som talar om vart pengarna ska ta vägen då betalningen sker elektroniskt. Bic-kod kallades tidigare Swiftadress.

Koden har åtta eller elva tecken. De fyra första anger bank, de följande fyra land och stad. Om banken finns på flera ställen i staden definieras banken med ytterligare tre tecken. Exempel: Nordea Finland, NDEAFIHH, finns alltså på en plats i Helsingfors.

Ibland kan det hända att vår bank inte har någon kontakt med just den bank som anges. Vår bankkontakt föreslår då en geografiskt närliggande bank.

Ibland använder kontoinnehavarens bank en korresponderande bank. Det kan t.ex. stå:

Intermediary Bank (korresponderande bank): Deutche Bank, BIC/SWIFT DEUTDEFF, Account number 100947751400

Benificiary Bank (mottagande bank): Bank Nadra, BIC/SWIFT NADRUAUX,

Benificiary Account number (mottagarens kontonummer): 26003337.


Det är oftast uppgifterna om beneficiary, dvs slutgiltiga mottagararen, som ska användas. I det här fallet ska man alltså ange:
Kontonummer: 26003337
BIC/SWIFT: NADRUAUX

 

IBAN-nummer

IBAN är en internationellt fastställd standard för bankers kontonummer i samband med gränsöverskridande betalningar.

Det är ett krav att IBAN för betalningsmottagaren måste anges vid betalningar i euro inom EU/EES och Schweiz, men kan krävas även för andra valutor och länder.

IBAN har utarbetats av ECBS, European Committee for Banking Standards. Syftet med standarden är att göra betalningar inom detta område säkrare och snabbare.

Ett IBAN-nummer är en kombination av mottagarens bank- och kontonummer och kan bestå av upp till 34 positioner.

 

8.5.2 Check

SLU undviker att skicka betalningar som check eftersom det kan ta upp till en månad innan den kommer fram och hanteringen är samtidigt dyr. Bic-/Swiftbetalning tar högst två bankdagar och är därför att föredra.

 

8.5.3 Statistik över varuhandel med EU-länder

Inom EU finns ett statistiksystem för att direkt från företagen samla in uppgifter om in- och utförsel av varor mellan medlemsstaterna. Systemet kallas Intrastat och i Sverige ansvarar Statistiska Centralbyrån (SCB) för hela Intrastatundersökningen.  Statistiken används som underlag till nationalräkenskaper och för beräkning av betalningsbalansen till EU. Ekonomiavdelningen rapporterar in uppgifterna per kalendermånad.

 

8.6 Utbetalningar till privatpersoner

Betalning för köpta varor och tjänster ska i regel ske mot faktura, men undantagsvis kan privatpersoner göra utlägg för inköp. Originalkvitto måste alltid bifogas gjorda utlägg. 

 

8.6.1 För icke anställda gäller att...

  • reseutlägg där personen endast önskar ersättning för utlägg med kvitto, betalas via Proceedo. Använd blanketten Utbetalning via Proceedo som finns på sidan Blanketter för ekonomihantering. Om möjligt bör sådana utlägg betalas mot faktura från personens arbetsgivare. För att få ersättning via Proceedo måste utläggen uppfylla kraven för förenklade fakturor, se avsnitt 10.2 i kapitel 10 Moms. En förenklad faktura får inte vara på ett högre belopp än 4 000 kronor. Förenklade fakturor uppfyller bokföringslagens krav och därmed behövs inte kontrolluppgift lämnas.

  • utlägg för billigaste färdsätt för personer som kommer på anställningsintervju till SLU utbetalas via Proceedo. Bilersättning ska betalas via lönesystemet eftersom det medför kontrolluppgift.
     
  • övriga utlägg betalas via Proceedo mot kvitto.

  • för tjänster utförda av fysiska personer med A-skattsedel, ska utbetalningar ske via lönefunktionen, inte via Proceedo, även om faktura är skriven, se avsnitt 8.1.2.1. Detta på grund av att SLU måste betala arbetsgivaravgifter samt skriva kontrolluppgift.

  •  arvode/traktamente betalas via löneenheten.

  • bilersättningar utbetalas via lönesystemet eftersom det medför kontrolluppgift. Bilersättningen är skattefri upp till 18,50 kr/mil. Bilersättning som överstiger 18,50 kr/mil är skattepliktig och arbetsgivaravgifter och LKP ska bokföras.

  • stipendiater är inte anställda vid SLU och kan inte få ersättning för resor då det är stipendiet som ska täcka dessa kostnader.

  • reseförskott betalas ej till icke anställda såsom arvodister. 

 

För utländska personer gäller att beslut om SINK-skatt krävs vid betalning via lönefunktionen om personen även ska ha arvode och/eller traktamente. Om en utländsk person endast ska ha ersättning för rese/biljettkostnad sker betalningen via Proceedo.


8.6.2 Studerande vid SLU

Enligt utbildningshandboken får SLU i vissa fall lämna ersättning för utlägg till studenten för att täcka (del av) studentens kostnader. I dessa fall gäller att:

  • Bilersättning enligt Skatteverkets norm för skattefri milersättning vid studieresa, betalas via Proceedo (konto 8450), se blankett "Utbetalning av bilersättning till studenter"

  • Även stipendier betalas via Proceedo (se HR-frågor)

  • Observera att reseersättningar/reseutlägg som avser t ex deltagande i fakultetsnämnd, som är att likställa med arbete för SLU, betalas via löneenheten.

  • Utlägg för studieresa där kvitto finns redovisade för motsvarande belopp, betalas via Proceedo. Se förklaring och restriktioner under 8.6.1, första punkten

 

Om betalningsmottagaren saknar svenskt bankkonto

I de fall betalningmottagaren saknar ett svenskt bankkonto och det inte är lämpligt att skicka ett utbetalningskort så finns laddningsbara Maestrokort som en möjlig betalningsmetod. Kortet kan jämställas med kontanta medel och arbetsgången är administrativt krävande. Kortet kan laddas flera gånger och kostnaden, vilken bekostas av institution/motsvarande, är 175 kr per kort. Har ni frågor eller vill ni ansöka om förbetalda korttjänster? Kontakta proceedosupport@slu.se.


*Resebidrag till studerande, rektors beslut den 24 juni 1998
Vid resa mellan studieort och studiereseort får bidrag betalas ut. Vid beräkning av bidrag ska förutsättas att förekommande rabattmöjligheter utnyttjas.
Bidrag får lämnas för resa med allmänt kommunikationsmedel med utnyttjande av de studeranderabatter som erbjuds. Resa ska planläggas och genomföras på lämpligaste och billigaste sätt med hänsyn till ändamålet.
I de fall där bil är nödvändig för studieresans/fältövningens genomförande kan studenten ansöka om ett resestipendium med max 20 kr per mil och bil under förutsättning att resan planeras väl (minsta möjliga antal bilar ska användas vid varje resetillfälle). Om hyra av bil blir billigare ska detta alternativ utnyttjas. Prefekt/motsv beslutar om belopp som ska utbetalas.

 

Tillämpning resebidrag:

Utbetalningen av resestipendiet (privat bil) ska bokföras på konto 8450, grundutbildningskod anges i verksamhetsfältet (dim 2). Använd blanketten Utbetalning via Proceedo vid utbetalning. Blanketten finns att nå sidan Blanketter för ekonomihantering.

Det ska framgå att personen är student, namn på andra resenärer i bilen samt resans ändamål. Prefekt/motsv ska skriva under utbetalningen. Reseräkningsblanketten får inte användas.

Utbetalning av utlägg via Proceedo vid studieresa, d v s då kvitton finns redovisade för motsvarande belopp, konteras på lämpligt resekostnadskonto med grundutbildningskod i Dim 2. Använd blanketten Utbetalning via Proceedo och fäst kvittona var för sig på ett A4 papper och lägg som bilaga till blanketten för att verifiera utbetalningen. Blanketten finns att på sidan Blanketter för ekonomihantering

 

8.6.3 Utbetalningar till anställda

Undantagsvis kan anställda göra utlägg för inköp. Originalkvitto måste alltid bifogas gjorda utlägg.


För anställda vid SLU gäller att utbetalningar sker via reseräkningssystemet eller direkt via lönesystemet enligt nedan.

  • Reseutlägg, om den anställde gjort utlägg för t ex biljetter, taxi, hyrbil, hotell, logi, bensin mm de via reseräkningssystemet. Även om den anställde endast begär ersättning för ett reseutlägg i samband med tjänsteresa ska ersättningen betalas via reseräkningssystemet.

  • Övriga utlägg t ex ersättning för representation, böcker o dyl betalas via reseräkningssystemet. Även dessa kostnader betalas enklast mot faktura.

  • Utlägg för friskvård registreras inte i reseräkningssystemet, underlag tillsammans med uppgift om namn, personnummer, kst, proj och fritt fält skickas direkt till löneenheten.

 

Undantag vid utbetalning till anställda
  • Påfyllning av kassaförskott betalas genom att blanketten Utbetalning via Proceedo ifylls och skickas tillsammans med originalkvitton till skanningsföretaget för skanning. Blanketten finns att på sidan Blanketter för ekonomihantering. Personer som innehar kassaförskott finns registrerade i leverantörsregistret med leverantörsnummer som börjar på 98.

  • För mindre utlägg som t ex utländska gäster har, kan värden ta emot kvitton och ta ut motsvarande belopp på Eurocardkortet. Detta redovisas sedan i reseräkningssystemet och beloppet erhålls med nästa lön.

  • Reseförskott.

 

8.6.4 Ersättning till försökspersoner

Ersättning för en utförd tjänst betraktas som inkomst av tjänst och ska beskattas. Även ersättning i form av presentkort, trisslotter, biobiljetter eller andra gåvor ska beskattas och påföras LKP. Ersättning för t ex blod, saliv eller vävnadsprover är dock skattefri.

Enligt skattelagstiftningen behöver inte skatteavdrag göras om ersättningen inte överstiger 1000 kr för inkomståret. Det gäller dock inte anställda vid SLU eftersom de även får lön från SLU, ersättningen ska därmed beskattas och påföras LKP. Om SLU ersätter icke anställda gäller det att ha kontroll så att de inte deltar i flera projekt vid SLU som de får ersättning för.

 

8.7 Betalning och matchning av debet- och kreditfakturor

I Proceedo ska det för kreditfakturor stå ett minustecken framför beloppet i konteringssträngen. Annars måste felhanteraren meddelas för att rätta beloppet. Minustecken betyder att det är en kreditering av kostnadskontot

 

Om kreditfakturan tar ut hela debetfakturan

Om en debet- och kreditfaktura är på samma belopp, skriv i fakturornas kommentarsfält vilket fakturanummer som respektive faktura avser och skicka fakturorna till "användaren" Felhantering för makulering. Meddela leverantören att vi kvitterat bort debet- och kreditfakturan så att inte fakturorna ligger öppna i deras ekonomisystem.

Om en kreditfaktura kommer direkt till institutionen och beloppet motsvarar hela debetfakturan som inte är betald, behöver inte kreditfakturan skickas till fakturamottagningen. Däremot måste institutionen skanna in kreditfakturan som en bilaga till debetfakturan. Efter att kreditens fakturanummer skrivits in i kommentarsfältet, kan den skickas till "användaren" Felhantering för makulering. Originalet av kreditfakturan arkiveras tillsammans med övrigt inskannat material.

 

Om fakturan är en delkredit

Delkreditar, d v s kreditfakturor som inte motsvarar hela fakturabeloppet, skickas alltid till fakturamottagningen för skanning. Ange samma förfallodatum på debet- och kreditfakturan och se till att fakturorna slutattesteras samtidigt.

 

Matcha kreditfakta mot debetfaktura hos bank?

Kreditfakturor som skickas vidare till plusgiro och bank matchar debetfakturor från samma leverantör.

Det är ej möjligt att utnyttja kreditfakturor om leverantören endast har ett bankkonto, skulle en sådan kreditfaktura inkomma måste fakturan makuleras. Om leverantören är skyldig SLU får detta lösas genom en återbetalning.

 

Betalningspåminnelser kan bero på kreditfakturor

Om det kommer betalningspåminnelser på fakturor som är bokförda och sända till betalning i god tid kan det bero på att det någonstans inom SLU finns en kreditfaktura som har kvittats mot debetfakturan. Om institution/motsv önskar få detta bekräftat kontaktas proceedosupport@slu.se som kan se alla poster som bokförts på en viss leverantör.

 

8.8 Betalkort, reseförskott, tjänstekort för resor och mobiltelefon inom SLU    

8.8.1 Betalkort

Alla betalningar till och från en myndighet ska ske på ett kostnadseffektivt sätt. Därför har Riksgälden upphandlat betaltjänster för hela staten, det gäller även betalkort och resekonto.

Utöver de kort som beskrivs nedan får även kort där enda syftet är att SLU ska få en faktura med betalningsvillkor 30 dagar användas. Inga andra kort är tillåtna eftersom de jämställs med betalkort. Observera att SLU ska använda sig av upphandlade leverantörer. Upptäcks att andra kort än de tillåtna används inom SLU kommer leverantören och institution/motsv att meddelas och ytterligare inköp kommer inte att betalas av SLU.

Det finns två sorters kort och följande villkor gäller. Betalkortet är avgiftsfritt för såväl SLU som för den anställde.

 

1. Privatkort - betalkort där den anställde har betalningsansvar

SLU erbjuder alla anställda att ansöka om ett betalkort med personligt betalningsansvar, ansök och läs mer om detta under Betalkort och reseförskott.

När kortinnehavaren vill avsluta kortet eller avslutar sin anställning vid SLU så ska kortinnehavaren kontakta leverantören och avsluta avtalet.

 

2. Virituellt kort - betalkort där SLU har betalningsansvar 

Ett virituellt kort är ett kortlöst inköpskonto för institutionen och i regel utses insitutionens ekonomiregisterare eller övergripande ekonom till administratör av kortet och är därmed personligt ansvarig för kortet.

  • Det virituella kortet kan endast användas för inköp på internet.

  • Antalet virituella kort är begränsade till max ett per insitution/motsvarande.

  • Administratören ansvarar för användningen av kortet och SLU är betalningsansvarig.

  • Kontouppifterna ska förvaras på institutionen på ett betryggande sätt och användas för vissa betalningar över internet t ex vid beställning från utlandet av böcker, material och dyl. eller för att betala konferensavgifter.

  • Kontouppifterna får aldrig lämnas ut till övriga anställda vid institution/motsv eftersom administratören ensam ansvarar för kortet och för redovisningen av de fakturerade beloppen.

  • Kortet får absolut inte användas för betalningar av privat natur.

  • Fakturor från kortföretaget hanteras via Proceedo.

  • Till fakturan ska alltid bifogas kvitton/handlingar som visar vad inköpet avser. Om kvitton inte finns för fakturabeloppet, blir kortinnehavaren betalningsskyldig för resterande belopp.

  • På bekräftelser vid anmälan till konferenser och dylikt, där inget riktigt kvitto erhålls, ska det på underlaget ändå framgå vad betalningen avser, datum, namn på deltagare, belopp och eventuell moms.

Ansökan om virituellt kort

För att ansöka om ett virituellt kort, kontakta redovisningschefen som skickar en ansökningsblankett. Sökanden fyller i blanketten och skriver under, varefter prefekt/motsvarande ska godkänna ansökan genom att skriva under. Underskriven blankett återsänds till ekonomiavdelningen. Det är ekonomichefen som har det slutliga godkännandet när det gäller virituella kort. Ekonomiavdelningen skickar in ansökan till kortföretaget och kortuppgifterna skickas till institutionen ca 10 dagar efter att ansökan behandlats hos kortföretaget.

 

8.8.1.2 Betalning via internet

Vid betalning med betalkort via internet, ska enligt Riksgäldskontoret följande kontroll göras så att säljföretaget har säkerhetsgodkänd kryptering.

  • Innan du anger kortnumret ska du placera markören bredvid det fält där kortnumret ska anges och högerklicka.

  • Välj ”egenskaper” (properties) från den menyridå som visas.

  • Det ska finnas angivet i informationsfönstret att kommunikationen är av typen SSL (Secure Socket Layer), dvs att en krypterad förbindelse påbörjats. (Ett bygellås som symbol är också OK).


Kortföretaget rekommenderar följande vid köp via Internet:

  • iaktta försiktighet

  • handla hos seriösa företag

  • kontrollera att kortinformationen sänds krypterad (se ovan), det ser man på att webbadressen börjar med https:// i stället för http://


8.8.2 Tjänstekort/årskort resor

Anställda, som gör omfattande tjänsteresor kan, efter beslut av närmaste chef, tilldelas tjänstekort av olika slag, t ex årskort på SAS, SJ eller inom lokaltrafiken i regionen.

8.8.2.1 Både tjänsteresor och privata resor

Tjänsteresor anses inte vara en förmån. Om tjänstekort även används för privata resor ska den anställde beskattas. Beskattning sker till marknadsvärdet, d v s vad den anställde skulle betalat själv för de privata resor han/hon företagit med kortet.

  • Närmaste chef beslutar om kortet får användas för privat bruk.

  • Beslutet ska delges lönefunktionen.

  • Den anställde ska föra resejournal över privata resor.

  • Resejournalen ska varje månad sändas till lönefunktionen för att en korrekt redovisning ska kunna lämnas i skattedeklarationen. Om den anställde inte lämnar någon redogörelse för hur kortet har utnyttjats privat ska förmånen, enligt Skatteverket, värderas till kostnaden för hela årskortet.

Fria resor mellan bostad och arbetsplats eller fria hemresor i samband med tillfälligt arbete på annan ort eller dubbelbosättning är en skattepliktig förmån om arbetsgivaren har tillhandahållit förmånen.

Mottagaren kan vara berättigad till avdrag för resekostnaderna i självdeklarationen, dock högst med belopp som motsvarar förmånsvärdet.

 

8.8.2.2 Endast tjänsteresor

Om tjänstekortet inte får användas till privata resor föreligger ingen skattepliktig förmån.

Omständigheter som, enligt Skatteverket, tyder på att kortet inte nyttjas privat är

  • om avtal träffas mellan arbetsgivaren och den anställde att tjänstekortet endast får användas för resor i tjänsten,

  • samt att det på kortet anges att det endast får användas i tjänsten.


För att uppfylla skattelagstiftningens regler krävs en kontroll av att resorna endast nyttjas i tjänsten. Det ska finnas dokumentation, som visar att det skapats reseräkningar som motsvarar resorna på kortet.

 

8.8.2.3 Beslut till lönefunktionen

Ansökan (beslut/avtal) insändes tillsammans med kopia av tjänstekortet till lönefunktionen.

 

8.8.2.4 Bonusresor

Enligt SLU:s resepolicy ska bonusresor och andra former av trohetsrabatter endast utnyttjas i samband med resor i tjänsten.

 

8.8.3 Hantering av privatsamtal från tjänstemobiltelefon

Om SLU tillhandahåller mobiltelefon för anställda att använda i tjänsten, utgör det inte någon skattepliktig förmån i sig. Se information på sidan Inköp mobiltelefoni samt riktlinjer för användande av telefon vid SLU för regelverk om hur och när man som SLU-anställd får använda sin mobiltelefon.

I de fall mobiltelefonen använts på ett sådant sätt att kostnaden ska betalas av den anställde ska detta redovisas till löneenheten och dras av från lönen, under förutsättning att den anställde godkänner löneavdraget. Detta ska även skrivas i fakturans kommentarsfält i Proceedo. Om den anställde inte godkänner löneavdraget ska SLU fakturera den anställde.

 

Sidansvarig: elin.jakobsson@slu.se