Kontaktinformation
Elin Kamara Jakobsson, enhetschef
Ekonomiavdelningen, SLU
elin.jakobsson@slu.se
Ekonomihandbokens kapitel 7 handlar om inbetalningar till SLU och SLU:s intäkter. I kapitlet hittar du bl.a. information om SLU:s bankgiron och bankkonton, SLU:s kundreskontra (kundregister, betalningsvillkor, kundfakturor) samt hantering av osäkra fordringar. Här kan du även läsa hur du gör om du behöver göra en återbetalning till en kund.
7.1.1 Bankgironummer och konton för manuella inbetalningar
7.2.1 Upplägg av kunder i kundregistret
7.2.1.1 Kreditupplysning
7.2.2 Betalningsvillkor
7.2.3 Fakturering och utskick
7.2.3.1 Exempel på fakturor
7.2.3.2 Kreditfakturor för felaktig extern fakturering
7.2.3.3 Reversering av felaktig intern fakturering
7.3.1 Hantering av externa osäkra fordringar
7.3.2 Hantering av interna osäkra fordringar
Inbetalningar till SLU sker via bankgiro, bankkonto eller med check. Bokföring av inbetalningar sköts centralt av ekonomiavdelningen med för Akademikonferens, som har ett eget giro och egen faktureringsrutin.
Om inbetalningskort används, vilket endast ska ske i undantagsfall, måste institutionen/enheten antingen lämna fullständigt konteringsunderlag om inbetalningen till ekonomiavdelningen, eller så måste fullständig kontering stå på inbetalningskortet.
Saknas uppgifter om vilken enhet som ska gottgöras inbetalningen, bokförs inbetalningen på ett centralt konto för SLU gemensamt
På sidan Blanketter för ekonomihantering finns det två blanketter, en svensk och en engelsk version, med bankinformation. Blanketterna är tänkta att användas i de fall man behöver lämna ut uppgifter till någon som ska göra en inbetalning till SLU. T.ex. om anställda är ute och reser där man ska få ersättning från någon extern part. Blanketterna får inte användas i de fall inbetalningen rör projekt med kontrakt.
På blanketten anger man kontaktperson, t.ex. namn på resenären, samt vilket kostnadsställe och projekt som inbetalningen ska bokföras på och lämnar den till mottagaren. Blanketten behöver inte skrivas under av ekonomichefen.
Inbetalningar bokförs i de flesta fall endast i balansräkningen. När inbetalning görs till SLU debiterar ekonomiavdelningen bankgirot och krediterar kontot för respektive kundfordranskonto/intäktskonto. Intäkten blev bokförd i och med att fakturan skapades och är bokförd innan inbetalningen.
Konto |
Bic/Swift |
|
Huvudkonton | ||
Svenska kunder | ||
BG 5050-7920 | ---------- | |
Används för svenska inbetalningar när ingen faktura har skickats ut via UBW. |
||
Utländska kunder | ||
IBAN SE92 1200 0000 0128 1011 9104 |
DABASESX | |
Forskning/ Externfinansiering uppdrag och bidrag | ||
Svenska finansiärer | ||
BG 5050-7938 |
||
Utländska finansiärer | ||
IBAN SE82 1200 0000 0128 1011 9090 |
DABASESX | |
Akademikonferens | ||
Svenska kunder | ||
BG 5050-2624 |
||
Utländska kunder | ||
IBAN SE70 1200 0000 0128 1011 9112 |
DABASESX |
International Bank Account Number (IBAN) är en internationell standard för att tolka och kontrollera bankkontonummer vid betalningar från utlandet. Genom att använda IBAN-koden kan betalningar utföras snabbt och effektivt samtidigt som säkerheten ökar. En komplett betalningsinstruktion för utlandsbetalningar ska alltid innehålla både IBAN-kod och Bic/Swift-kod, se information ovan.
I vissa fall krävs även adressen till banken. SLU använder sig av Danske bank för inbetalningar och deras adress är:
Danske Bank,
Norrmalmstorg 1
111 46 Stockholm.
Utöver ovanstående konton finns bankgironummer och bankkontonummer för betalning av fakturor från UBW-systemet. Dessa får inte användas annat än på utgående fakturor från UBW-systemet.
UBW konton |
Bic/Swift |
Svenska kunder | |
BG 5052-4891 |
---------- |
Utländska kunder | |
IBAN SE92 1200 0000 0128 1011 9104 |
DABASESX |
Fakturor som producerats i UBW och skickas till länder utanför Sverige innehåller information om Bic/Swift-kod och IBAN-kod.
SLU har en skyldighet att vid varje givet tillfälle kunna redovisa myndighetens utestående fordringar. Kundreskontran används för bevakning av de kundfakturor som skickas från SLU och utgör ett stöd för fullgörandet av denna skyldighet. Kundreskontran används också för den interna faktureringen inom SLU.
Djursjukhuset i Uppsala och ambulatoriska kliniken har egna faktureringsrutiner och egna bankgiron. Uppgifterna överförs till UBW:s kundreskontra. Ekonomiavdelningen bokför inbetalningarna.
För att kunna registrera en faktura måste kunden registreras i kundreskontran och detta görs av ekonomiavdelningen. Institutionen fyller i mallen Beställning kundnummer i UBW och bifogar i ett mejl till kundreskontra@slu.se. Alla obligatoriska fält i blanketten måste fyllas i. Kunden kommer därefter registreras/ändras inom två arbetsdagar.
Ekonomiavdelningen har tecknat ett gällande kreditupplysningsabonnemang. Detta gör det möjligt att, genom en kreditupplysning på Internet, snabbt ta reda på om företag och privatpersoner är kreditvärdiga. För att en kreditupplysning ska vara befogad att göra krävs rimligen att de försålda varorna eller tjänsterna uppgår till ett någorlunda högt belopp och att det finns misstanke om bristande kreditvärdighet hos kunden, alternativt att det är första gången en faktura ställs till en kund man inte har så mycket information om. Att dessa restriktioner är nödvändiga beror på att nyttjandet av denna tjänst är förenad med viss kostnad. Viktigt att veta är också att kunden, såvida det inte är ett aktiebolag, får ett meddelande om att vi tagit kreditupplysning.
Om någon vid ett kreditgivningstillfälle önskar en kreditupplysning på kunden, kontakta kundreskontra@slu.se.
Förfallodag för externfakturor sätts till 30 dagar från fakturadatum.
Fakturering ska ske löpande, dvs så snart som möjligt efter det att varan/tjänsten är levererad. Fakturor skapas av systemet utifrån försäljningsordrar och initieras genom automatiska processer i UBW (Unit4 Business World).
Utgångspunkten vid försäljning av varor och tjänster är att kunden ska faktureras. Om beloppet är på 500 kronor och däröver ska fakturering alltid ske. Vi rekommenderar en nedre gräns på 250 kronor för fakturering.
Internfakturor får endast skrivas för varor och tjänster som är levererade.
Framställning av försäljningsordrar till externa kunder sker på institutionen. En automatisk rutin i UBW samlar ihop försäljningsordrarna till olika faktureringsrapporter varje morgon mellan kl 05:00-06:15. Vissa fakturor skickas som PDF via e-post medan andra skickas till SLU:s operatör OpusCapita för vidarebefordran som e-fakturor eller framställning av pappersfakturor. Inställningar på kunden i kundregistret avgör på vilket sätt fakturan skickas.
I samband med faktureringen bokförs fakturabeloppet som en intäkt på institutionen/motsv utifrån angiven kontering.
Fakturabeloppet debiteras konto 12* Kundfordringar i väntan på inbetalning. Denna bokföring görs automatiskt av "kundsystemet" och institutionen behöver inte göra någon bokföring
Framställning av försäljningsordrar till interna kunder till sker på respektive institution. Internfakturorna faktureras varje kväll och inkommer till Proceedo morgonen därpå. Om fakturan har en korrekt fakturareferens kommer den vara fakturagranskaren (mottagaren) till handa omedelbart efter inläsningen till Proceedo.
Vid fakturering bokförs de kommande intäkterna tillfälligt på konto 1444 Obetald internfaktura och intäktsbokföring sker först när den interna leverantörsfakturan är attesterad.
Ekonomiavdelningen parkerar aldrig kundfakturor men kan, på institutionens begäran, skjuta fram förfallodatum på kundfakturor. Mejla då till kundreskontra@slu.se
När man registrerar en försäljningsorder i UBW är det inte självklart vad som kommer att synas på den färdiga fakturan. Fakturakopiorna som kan tas fram i UBW speglar inte den verkliga fakturan. Till externa kunder skickar vi antingen e-fakturor, pappersfakturor eller PDF-fakturor via e-post. E-fakturor och PDF-fakturor återfinns i UBW:s dokumentarkiv, men det finns tyvärr ingen möjlighet att se hur den färdiga pappersfakturan ser ut.
För att visa vilken information som syns på pappersfakturor och vilken layout som fakturan får, har vi tagit fram exempel på en svensk och en utländsk debetfaktura samt en svensk kreditfaktura. Till de svenska finns även förklaringar av fakturorna, t.ex. jämförelser med försäljningsordrarna i UBW, information om fältlängd och hur man ser fakturor i svefaktura-layout direkt från UBW. Klicka på nedanstående länkar för att se fakturakopiorna och få mer information:
Svensk extern pappersfaktura samt förklaringar
Svensk extern kreditfaktura samt förklaringar
Utländsk extern pappersfaktura
För externa fakturor är det mycket viktigt att institutionen snarast skapar kreditfakturor.
Enda undantaget är om det inte finns en öppen post att kvitta kreditfakturan mot och det är en kund som inte är ofta förekommande. I dessa fall är det bättre att göra en utbetalning till kunden. Se kapitel 7.4 nedan.
Är kunden en privatperson MÅSTE fordringen regleras/kvittas manuellt i UBW, i annat fall går det ut påminnelser och inkassokrav!
Reglering ska även göras i de fall en organisation uttryckligen framfört önskemål om att de vill makulera fakturorna och inte skicka dessa till betalning. OBS! Utför ingen kvittning om organisationen inte framfört önskemål om detta! Om fordringen redan reglerats när vi får betalningen från banken kommer posterna att skapa problem vid återredovisningen.
Om kreditfakturan tar ut hela debetfakturan ansvarar institutionen för att utföra den manuella kvittningen. Se UBW:s e-guide Kvitta kredit och debetfakturor i kundreskontran för information om hur kvittningen ska göras.
Om kreditfakturan är på ett delbelopp av ursprungsfakturan ska institutionen mejla till kundreskontra@slu.se, så räknar ekonomiavdelningen av delbeloppet mot debetfakturan så att ett restbelopp återstår.
Om en kreditfaktura ställs ut och det sedan visar sig osannolikt att det kommer att finnas någon öppen faktura att matcha den mot i framtiden måste beloppet utbetalas manuellt av ekonomiavdelningen. Se kapitel 7.4.2 nedan.
När institutionen skapar interna fakturor till andra institutioner och något är felaktigt, ska den felaktiga fakturan regleras. I normalfallet upptäcks felaktigheten av den mottagande institutionen innan fakturan är betald i Proceedo. I dessa fall ska fakturan makuleras i Proceedo och sedan reverseras fakturan i UBW.
Ekonomiavdelningen sköter hanteringen, men måste få signaler om detta genom följande behandling:
Om kunden inte betalar externfakturan inom 30 dagar skickas en betalningspåminnelse. Kunder, såväl inom som utom landet, får normalt en påminnelse innan fakturan blir föremål för inkassoåtgärder. Statliga kunder får två påminnelser, här är inkassoåtgärder inte aktuella utan fordringarna stäms av mellan myndigheterna vid bokslut. Om en statlig faktura inte blir betald, hör gärna av dig genom att mejla redovisning@slu.se så att det kan åtgärdas innan bokslut.
Om betalning för externfakturan ändå inte inkommer, återförs kundfordran genom att ekonomiavdelningen krediterar konto 1221-1225 och debiterar konto 7351 "konstaterad kundförlust" med fakturabeloppet och med samma kontering i övrigt som den ursprungliga intäkten. Ekonomiavdelningen bokför kundförluster fyra gånger per år. Om fakturan mot förmodan blir betald krediteras konto 7351.
SLU har ett avtal med VISMA Collectors omfattande inkasso, inkassobevakning och delgivning.
Rutinen för inkasso kan beskrivas så att:
För internfakturor gäller att betalningstiden är 15 dagar. Påminnelser kommer med automatik genom Proceedo. I samband med bokslut ska alla internfakturor, oavsett förfallodatum, regleras.
Vid fakturering bokförs de kommande intäkterna tillfälligt på konto 1444 Obetald internfaktura och intäktsbokföring sker först när den interna leverantörsfakturan är attesterad. Den säljande institutionen bör därför manuellt kontrollera förfallna fakturor och kontakta motparten vid utebliven betalning.
Det händer att kunder blir fakturerade två gånger för samma sak och att kunden betalar båda fakturorna. Om kunden inte är ofta återkommande kan de inte utnyttja en kreditfaktura och vi måste hantera detta på annat sätt. SLU måste betala tillbaka medel till kunden. Återbetalning får då ske via Proceedo och en omföring ska sedan göras i UBW.
Om en kreditfaktura ändå har ställts ut, men det senare visar sig att kunden inte kan nyttja denna, är det en annan rutin som ska följas. Se kapitel 7.4.2 nedan.
Följ stegen nedan för att hantera återbetalning till kund när ingen kreditfaktura finns:
Eftersom det inte finns någon faktura ska blanketten Utbetalning via Proceedo användas. Blanketten finns på sidan Blanketter för ekonomihantering. Som underlag till blanketten bifogas en kopia av den felaktiga fakturan som ska återbetalas. Sätt ett utbetalningsdatum nära i tiden, men tänk på att ”fakturan” ska gå den vanliga attestrundan.
När ”fakturan” kommer till institutionen bokförs totala beloppet på konto 1449 Övriga kortfristiga fordringar i debet. Efter slutattest går fakturan till betalning.
I samband med slutattest måste behörig person på institutionen bokföra om konteringen på:
I UBW är momskontot kopplat till intäktskontot, så en bokföring på intäktskontot ger en automatisk bokföring på tillhörande momskonto. Konto 1449 behöver därmed endast registreras mot intäktskontot för att verifikationen ska balansera.
Vid registrering i huvudboken ska saldot på Reg.belopp vara detsamma som momsbeloppet (fast med kredit istället för debet) och Belopp ska vara 0,00.
Exempel på omföring av faktura med nettobelopp 80 kronor och 25 % moms:
Vid uppföljning i huvudboken syns det att att momsen har blivit bokförd:
Om kunden inte är ofta återkommande kan de inte nyttja en kreditfaktura. I dessa fall ska man inte ställa ut en kreditfaktura utan följa rutinen i avsnitt 7.4.1 ovan.
Om en kreditfaktura ändå ställs ut (hel- eller delbelopp) men det senare visar sig att det inte finns någon öppen post att matcha fakturan mot måste beloppet betalas ut. Rutinen blir då:
Elin Kamara Jakobsson, enhetschef
Ekonomiavdelningen, SLU
elin.jakobsson@slu.se