Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor

Senast ändrad: 28 februari 2019
e-faktura.JPG

Den 1 april 2019 blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura. Eftersom SLU är en statlig myndighet påverkar detta våra leverantörer.

Läs mer genom att klicka på de expanderbara menyerna nedan.

Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor från 1 april 2019

Den 1 april 2019 blir lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Med elektroniska fakturor avses i denna lag fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. En PDF-faktura är inte en sådan faktura.

Hur detta påverkar leverantörer till SLU

Efter att lagen trätt i kraft ska leverantörer fakturera SLU:s inköp med elektronisk faktura. Redan nu ställer vi krav på e-faktura i våra upphandlingar!

Lagen gäller dock inte retroaktivt. Om leverantören har tecknat ett avtal med SLU innan 1 april 2019 och det där inte finns krav på e-faktura kan leverantören fortsätta att skicka fakturor på samma sätt som tidigare, vid fakturering som avser det enskilda avtalet.

Lagen omfattar enbart fakturering av inköp (köp av varor och tjänster) och inte fakturering av annat. SLU vill dock ta emot e-faktura i så stor utsträckning som möjligt och ser helst att organisationer skickar e-faktura till oss oavsett vad fakturan gäller.

 

Skicka e-faktura till SLU

SLU vill ha e-faktura* via Peppolnätverket. SLU:s Peppol-ID är 0007:2021002817.

Leverantörer som inte har möjlighet att skicka via Peppol har möjlighet att sända Svefaktura till SLU via andra kanaler. Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information.

* E-fakturastandard PEPPOL BIS Billing ver 3, PEPPOL BIS 5 A ver 2 eller Svefaktura 1.0.

Information till leverantörer som inte skickar e-faktura idag

Om leverantören inte har ett affärssystem:

Leverantörer utan affärssystem kan använda Visma Proceedos leverantörsportal för att skicka e-faktura till oss. Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information

Om leverantören har ett affärssystem:

Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystem/ekonomisystem. Leverantören kan fråga sin systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare.

 

Fördelar med elektronisk faktura

Elektroniska fakturor är både billigare, snabbare och säkrare än pappers- och PDF-fakturor.

E-fakturor kräver inget porto och fakturorna kommer fram till kunden inom några minuter. Vid scanning och "tolkning" av pappers- och PDF-fakturor händer det att det scanningsbolaget anger fel värden, t.ex. fel fakturanummer, belopp eller valuta, vilket kan leda till felaktiga utbetalningar. Detta kan aldrig ske med en e-faktura eftersom kundens elektroniska fakturahanteringssystem själv läser av vad det är för värden i fakturan.

 

Mer information om obligatorisk e-faktura

Mer information om obligatorisk faktura till offentlig sektor finns på Myndigheten för digital förvaltnings (DIGG:s) webbsida Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor

Lagen i sin helhet finns att läsa här: Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling 

Frågor och svar om obligatorisk e-faktura

 

Kan SLU teckna ett avtal med en leverantör innan lagen träder i kraft där vi kommer överens om att leverantören får skicka fakturor på annat sätt än e-faktura?

Svar: Ja, lagen gäller inte retroaktivt så om SLU innan 1 april tecknar ett avtal med en leverantör där vi kommer överens om att de kan skicka andra fakturor än e-fakturor så kan de fortsätta att skicka fakturor på detta sätt även efter 1 april.

Detta gäller dock bara för det aktuella avtalet så om vi köper andra varor eller tjänster från leverantören som ligger utanför det aktuella avtalet ska leverantören ändå skicka e-faktura till SLU vid fakturering av dessa varor/tjänster.

Gäller lagen även utländska leverantörer?

Svar: Lagen omfattar leverantörer både inom och utanför Europa, d.v.s. oavsett var leverantören befinner sig. Den e-fakturastandard som förordas i lagen, PEPPOL BIS BILLING 3, är en gemensam europeisk standard och Peppol används redan i 32 länder i Europa och finns även i Singapore, USA och Canada. Det finns alltså goda förutsättningar för att även utländska leverantörer ska kunna skicka e-faktura.

Vad händer om en leverantör skickar en pappersfaktura eller en faktura via mejl efter att lagen trätt i kraft?

Svar: Även om detta är fel räknas fakturan som en inkommen handling och en offentlig myndighet kan varken skicka tillbaka fakturan eller låta bli att betala den. SLU kommer alltså att hantera och betala fakturan.

Värt att beakta är att om SLU kontaktar leverantören vid ett flertal tillfällen och ber att leverantören ska skicka e-faktura, men denne ändå fortsätter att skicka fakturor på annat sätt, har vi enligt lag rätt att begära vite som en sista åtgärd.

Lagen gäller enbart fakturering av inköp - vad klassas som ett inköp?

Svar: Ett inköp handlar om att köpa varor eller tjänster, exempelvis köp av livsmedel, förbrukningsmaterial, konferensavgifter och utbildningstjänster. Även köp över disk omfattas av lagen. Väldigt få av de fakturor som SLU erhåller gäller annat än köp av varor eller tjänster. Exempel på sådana fakturor skulle kunna vara parkeringböter eller intrångsersättningar.

Vad ska vi ge för faktureringsuppgifter till en leverantör efter att lagen har trätt i kraft?

Svar: På beställningar och rekvisitioner som görs i Proceedo medföljer information om hur leverantören ska fakturera oss. Informationen kommer att uppdateras den 1 april så att den stämmer överens med lagkravet.

Vid beställningar utanför Proceedo uppger ni att fakturan ska ställas ut till SLU Fakturamottagning, Box 7090, 750 07 Uppsala, men poängtera att fakturan ska skickas elektroniskt. Hänvisa till externwebbens sida https://www.slu.se/fakturaadress-och-fakturahantering för information om hur de ska skicka e-faktura till oss.

Vad ska vi säga till en leverantör som säger att de inte har möjlighet att skicka e-faktura?

Svar: Hänvisa till externwebbens sida https://www.slu.se/fakturaadress-och-fakturahantering. Där finns information om obligatorisk e-faktura och tips till leverantörer som inte skickar e-faktura idag.

Om leverantören upplever att de ändå inte har möjlighet eller att det kan ta tid innan en e-fakturalösning är på plats (t.ex. om det är en utländsk leverantör) kan man berätta att vi inte kommer att neka fakturan om de skickar via papper eller PDF men att de skyndsamt ska se till att få en lösning på plats så att de kan följa lagen. Det är viktigt att vi på SLU inte uttrycker det som att det är okej att leverantören inte skickar e-faktura eftersom vi inte ska uppmuntra till att bryta mot lagen!

Vad gör vi om en leverantör mejlar en PDF-faktura till institutionen/motsv. efter att lagen trätt i kraft?

Vidarebefordra mejlet till slufaktura@slu.se (då kommer fakturan in i Proceedo), men berätta även för leverantören att det nu är lag på att skicka e-faktura till offentlig sektor så att de kan göra rätt nästa gång. Hänvisa till externwebbens sida https://www.slu.se/fakturaadress-och-fakturahantering för information om hur de ska skicka e-faktura till oss.

Hur påverkas SLU av lagen när det handlar om att skicka kundfakturor?

På samma sätt som leverantörer måste skicka e-faktura till oss när vi gör ett inköp måste vi skicka e-faktura till andra organisationer inom offentlig sektor när de köper något av oss.

Redan idag skickar vi e-faktura till statliga myndigheter och flera andra offentliga organisationer via ekonomisystemet Agresso.

Om ni behöver fakturera en kund inom offentlig sektor som inte redan finns i Agressos kundregister (fråga din ekonomiregistrerare om du är osäker) ska ni fråga efter kundens Peppol-ID. Detta är förutsättningen för att vi ska kunna skicka e-faktura till kunden via Peppol, vilket är den e-fakturastandard som vi inom offentlig sektor ska följa om inget annat har avtalats.

Sidansvarig: jenny.kjellstrom@slu.se