Skicka och ta emot fakturor

Senast ändrad: 01 april 2019

På denna sida kan du läsa om på vilka sätt SLU kan skicka och ta emot fakturor.

SLU kan skicka e-fakturor (Peppol- och svefaktura), pdf-fakturor och pappersfakturor.

Den 1 april trädde en ny lag i kraft som innebär att våra leverantörer enbart ska skicka e-fakturor till oss när vi har gjort ett inköp (undantag finns om avtal har tecknats innan 1 april).  Läs mer på sidan Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor.

Klicka på de expanderbara menyerna för information om hur vi gör för att ta emot och skicka samt vilken information som krävs. 

Skicka fakturor TILL SLU

SLU ska faktureras med e-faktura

SLU vill ta emot e-fakturor via PEPPOL

Vi vill i första hand ta emot PEPPOL-fakturor via PEPPOL-nätverket. SLU tar emot PEPPOL BIS Billing 3.0 och PEPPOL BIS 5 A ver 2.  Vi kan även ta emot Svefaktura 1.0.  

SLU:s Peppol-ID är 0007:2021002817.

 

Skicka e-faktura via andra kanaler än PEPPOL

För leverantörer som kan skicka e-fakturor i formatet Svefaktura 1.0

Leverantörer som kan skicka e-fakturor i formatet Svefaktura 1.0 men inte är registrerade i PEPPOL kan skicka e-faktura till oss via två andra kanaler:

  • Standardkanalen – om företaget/affärssystemet är anslutet till en operatör som har samtrafiksavtal med Visma Proceedo.
  • Protokoll – SFTI Transportprofil BAS- om företaget/affärssystemet/VAN-operatören kan skicka fakturor till en EBMS-länk.

Fråga systemleverantören av affärs-/ekonomisystemet om du vill veta om systemet kan skicka denna typ av fakturor eller inte.

Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information.

Leverantörsportalen Proceedo Supplier Center

Leverantörer som saknar e-fakturalösning, eller av någon annan anledning inte kan använda någon av kanalerna ovan, kan använda leverantörsportalen Proceedo Supplier Center. Här registrerar man fakturorna manuellt varpå de skickas vidare som e-faktura till oss.

Kontakta ekonomisystem@slu.se för att börja använda portalen.

Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information.

 

Kontakta ekonomisystem@slu.se vid eventuella frågor om att skicka e-faktura till SLU. 

 

Elektronisk identifieringskod

Om fakturan inte skapas i leverantörsportalen måste en särskild identifieringskod anges för att e-fakturan ska nå fram till oss. Koden har flera olika benämningar och kan till exempel kallas e-adress, EDI-adress, parts-id eller GLN-kod.

SLU har flera identifieringskoder (endast en av dem ska anges i fakturan):

  • 2021002817. Detta är SLU:s organisationsnummer och vi kan alltid ta emot fakturor med denna kod. Fakturor via PEPPOL måste dock även ha prefixet 0007:, vilket då blir 0007:2021002817.
  • SE202100281701. Koden är densamma som SLU:s momsregistreringsnummer. Denna kan inte anges om fakturor ska gå via PEPPOL.
  • 7340102300008. Denna kod är SLU:s GLN-nummer. Vissa ekonomi-/affärssystem kräver en GLN-kod för att kunna skicka e-faktura och i dessa fall är det denna kod som ska anges. Koden kan inte anges om fakturan ska gå via PEPPOL.

 

Fakturaadress och referenser

Även om fakturan skickas elektroniskt ska följande adress anges på fakturan:

SLU Fakturamottagning
Box 7090
750 07 Uppsala

Det är viktigt att enbart fakturaadressen står i adressfältet, fakturareferensen ska anges i ett särskilt fält (se avsnittet om fakturareferens).

Om namnet på beställaren trots detta anges i fakturaadressen får namnet aldrig stå först i fakturaadressen! Då kan fakturan betraktas vara utställd till beställaren och inte till SLU och beställaren riskerar att bli personligt betalningsansvarig.

 

Fakturareferens

  • Om det finns ett ordernummer (om beställningen har utförts i SLU:s beställnings- och fakturahanteringssystem Proceedo) ska denna anges i särskilt fält för ordernummer på fakturan. Om fältet saknas ska ordernumret istället anges i fältet för kundens (SLU:s) referens.

  • Beställarens köparreferens ska anges på fakturan i avsett fält för kundens (SLU:s) referens. SLU:s referenskoder består av tre siffror+tre bokstäver, t.ex. 123ABC. Om fältet är upptaget av SLU:s ordernummer (se ovan) ska köparreferensen anges i annat referensfält i fakturan.

  • Enbart koderna ska anges i referens-/ordernummerfälten på fakturan och ingen annan text. Det får alltså bara stå t.ex. "123ABC" och inte "Ref: 123ABC".

 

 

Fakturor i andra format än e-faktura

Den 1 april 2019 blev det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura, vilket innebär att leverantörer fr.o.m. detta datum ska fakturera SLU:s inköp med e-faktura.

Fakturering av annat än inköp omfattas inte av lagen och dessa fakturor kan därmed även fortsättningsvis skickas som pappers- eller pdf-fakturor. SLU ser dock helst att vi får e-faktura oavsett anledningen till fakturan.

Lagen gäller inte retroaktivt vilket innebär att leverantörer som teckade ett avtal med SLU innan 1 april även fortsättningsvis kan skicka pappersfakturor eller pdf-fakturor vid inköp som avser det aktuella avtalet. Andra inköp ska faktureras elektroniskt. 

Pappersfakturor skickas till ovan angivna fakturaadress och pdf-fakturor via e-post ska skickas till slufaktura@slu.se

 

Skicka fakturor FRÅN SLU

SLU kan skicka fakturor på tre sätt:

  1. elektroniskt i PEPPOL- eller Svefakturaformat,

  2. pdf-fakturor via e-post* och

  3. pappersfakturor via brev

* Fungerar inte för s.k. temporära kundnummer.  

 

Elektroniskt i PEPPOL- eller Svefakturaformat

Om kunden vill ta emot någon av dessa faktuatyper måste de ta kontakt med ekonomisystem@slu.se så att vi kan utbyta den information som krävs.

Fakturor i formatet PEPPOL BIS 5 A ver 2 (Svefaktura BIS 5A 2.0)

För att kunden ska kunna få PEPPOL-fakturor måste de finnas i PEPPOL-nätverket och kunna ta emot fakturor i detta format.

Fakturor i formatet Svefaktura 1.0

SLU har skickat fakturor till kunder i detta format i flera år. I och med införandet av PEPPOL-fakturor lägger vi dock inte upp nya kopplingar för att skicka Svefaktura 1.0 om inte kunden kräver detta. Anledningen är att det kostar mycket pengar för SLU att göra en koppling för svefaktura och att Peppol-fakturor nu är det format som rekommenderas av SFTI.

 

Pdf-fakturor via e-post

SLU har möjlighet att skicka fakturor i pdf-format via e-post, förutsatt att kundens e-postadress finns registrerad i kundregistret*.

*Detta fungerar inte vid fakturering av kunder med s.k. "temporära kundnummer" eftersom det där inte finns möjlighet att ange kundens e-postadress.

 

Pappersfakturor via brev

Om SLU inte har en koppling gentemot kunden så att vi kan skicka svefaktura till dem, eller om vi inte har kundens e-postadress registrerad i kundregistret, skickas fakturan för print och sänds med brev till kunden.

 

Utbetalning via Proceedo utan faktura

I vissa fall kan SLU behöva utföra utbetalningar trots att det inte finns en faktura, exempelvis vid utbetalning av stipendier eller ersättning för utlägg till privatpersoner som inte är anställda. I dessa fall ska särskilda "Utbetalning via Proceedo-blanketter" användas. Dessa finns på sidan Blanketter för ekonomihantering.

Blanketten, inklusive bilagor, ifylles på institutionen/motsv. och skickas som en pdf-fil till slufaktura@slu.se. Blanketten tolkas sedan av vår skanningstjänst och kommer in i Proceedo för granskning, kontering och attest.

Tänk på att blanketten och ev. bilagor måste skickas tillsammans som en fil.

OBS! Blanketten får endast användas internt inom SLU.

Vad är en e-faktura?

En e-faktura är en faktura som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. En PDF-faktura är inte en sådan faktura.

E-fakturorna skickas direkt mellan parternas system (ofta går de via operatörer/fakturaväxlar).

Den 1 april 2019 blev det lag på att att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med e-faktura. E-faktura finns därmed inom hela den offentliga sektorn och lagkravet gör att det kommer att bli allt vanligare inom den privata sektorn.

Sidansvarig: jenny,kjellstrom@slu.se