Skicka och ta emot fakturor

Senast ändrad: 30 januari 2019

SLU kan skicka och ta emot fakturor i formaten:

  • e-fakturaformaten PEPPOL BIS 5 A ver 2 (Svefaktura BIS 5A 2.0) eller Svefaktura 1.0*,
  • pdf via e-post* och
  • papper

*För leverantörsfakturor kan vi även ta emot e-fakturor i formatet PEPPOL BIS Billing ver 3 samt fakturor i tiff-format via e-post.

OBS! Den 1 april 2019 blir lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Läs mer på sidan Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor.

Klicka på de expanderbara menyerna för information om hur vi gör för att ta emot och skicka samt vilken information som krävs. 

Skicka fakturor TILL SLU

SLU vill ha e-faktura

SLU vill bli fakturerad med e-faktura via Peppolnätverket. SLU:s Peppol-ID är 0007:2021002817.

Läs mer om hur man skickar e-faktura till SLU nedan.

 

Fakturaadress

Följande adress ska anges på fakturan:

SLU Fakturamottagning
Box 7090
750 07 Uppsala

Det är viktigt att enbart fakturaadressen står i adressfältet, fakturareferensen ska anges i ett särskilt fält (se avsnittet om fakturareferens).

Om namnet på beställaren trots detta anges i fakturaadressen får namnet aldrig stå först i fakturaadressen! Då kan fakturan betraktas vara utställd till beställaren och inte till SLU och beställaren riskerar att bli personligt betalningsansvarig.

 

Fakturareferens

  • Om det finns ett ordernummer (om beställningen har utförts i SLU:s beställnings- och fakturahanteringssystem Proceedo) ska denna anges i särskilt fält för ordernummer på fakturan. Om fältet saknas ska ordernumret istället anges i fältet för kundens (SLU:s) referens.

  • Beställarens köparreferens ska anges på fakturan i avsett fält för kundens (SLU:s) referens. SLU:s referenskoder består av tre siffror+tre bokstäver, t.ex. 123ABC. Om fältet är upptaget av SLU:s ordernummer (se ovan) ska köparreferensen anges i annat referensfält i fakturan.

  • Enbart koderna ska anges i referens-/ordernummerfälten på fakturan och ingen annan text. Det får alltså bara stå t.ex. "123ABC" och inte "Ref: 123ABC".

  

Skicka e-faktura till SLU 

SLU vill ha e-faktura* via Peppolnätverket. SLU:s Peppol-ID är 0007:2021002817.

Leverantörer som inte kan skicka via Peppol har möjlighet att använda andra kanaler för att skicka skicka e-faktura till SLU. Leverantörer utan eget affärssystem kan använda Visma Proceedos leverantörsportal för att skicka e-faktura. Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information.

* E-fakturaformat PEPPOL BIS Billing 3.0, PEPPOL BIS 5 A ver 2 eller Svefaktura 1.0.

 

Kontakta ekonomisystem@slu.se vid eventuella frågor. 

 

Fakturor i andra format

Från och med 1 april 2019 blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura, vilket innebär att leverantörer fr.o.m. detta datum ska fakturera SLU:s inköp med e-faktura.

Fram till dess kan leverantörer skicka fakturor till oss via e-post i pdf- eller tiff-format samt pappersfakturor via brev. Fakturor via e-post är att föredra framför pappersfakturor.

Via e-post i formatet pdf- eller tiff

Fakturor via e-post ska skickas till slufaktura@slu.se.

En kvittens skickas till avsändarens e-postadress när fakturan kommit till mejlinkorgen.

Krav på innehåll och hantering av information i mejlet:
  • Fakturan ska bifogas mejlet och måste vara i formatet pdf eller tiff.

  • En faktura = en bifogad fil.

  • Ev. bilagor till fakturan måste ingå i samma fil som fakturan. Varje dokument i mejlet tolkas som 1 st faktura.

  • Ev. information i själva mejlet kommer inte att läsas. Processen är helt automatiserad och ingen person bevakar inkommande mejl. Fakturafrågor och supportärenden ställs till proceedosupport@slu.se.

  

Pappersfakturor via brev

Pappersfakturor ska skickas till fakturaadressen (se ovan).

Fakturorna vidarebefordras därefter till en extern skanningscentral som skannar fakturorna. De skickas sedan digitalt till SLU.

 

Skicka fakturor FRÅN SLU

SLU kan skicka fakturor på tre sätt:

  1. elektroniskt i formatet PEPPOL BIS 5 A ver 2 (Svefaktura BIS 5A 2.0) eller Svefaktura 1.0,

  2. pdf-fakturor via e-post* ochPEPPOL BIS 5 A ver 2 (Svefaktura BIS 5A 2.0)

  3. pappersfakturor via brev

* Fungerar inte för s.k. temporära kundnummer.  

 

Elektroniskt som PEPPOL BIS 5 A ver 2 (Svefaktura BIS 5A 2.0) eller Svefaktura 1.0

Om kunden vill ta emot någon av dessa faktuatyper måste de ta kontakt med ekonomisystem@slu.se så att vi kan utbyta den information som krävs. Nedan finns mer information om e-fakturor.

Fakturor i formatet PEPPOL BIS 5 A ver 2 (Svefaktura BIS 5A 2.0)

För att kunden ska kunna få PEPPOL-fakturor måste de finnas i PEPPOL-nätverket och kunna ta emot fakturor i detta format.

Fakturor i formatet Svefaktura 1.0

SLU har skickat fakturor till kunder i detta format i flera år. I och med införandet av PEPPOL-fakturor lägger vi dock inte upp nya kopplingar för att skicka Svefaktura 1.0 om inte kunden kräver detta. Anledningen är att det kostar mycket pengar för SLU att göra en koppling för svefaktura och att Peppol-fakturor nu är det format som rekommenderas av SFTI.

 

Pdf-fakturor via e-post

SLU har möjlighet att skicka fakturor i pdf-format via e-post, förutsatt att kundens e-postadress finns registrerad i kundregistret*.

*Detta fungerar inte vid fakturering av kunder med s.k. "temporära kundnummer" eftersom det där inte finns möjlighet att ange kundens e-postadress.

 

Pappersfakturor via brev

Om SLU inte har en koppling gentemot kunden så att vi kan skicka svefaktura till dem, eller om vi inte har kundens e-postadress registrerad i kundregistret, skickas fakturan för print och sänds med brev till kunden.

 

Utbetalning via Proceedo utan faktura

I vissa fall kan SLU behöva utföra utbetalningar trots att det inte finns en faktura, exempelvis vid utbetalning av stipendier eller ersättning för utlägg till privatpersoner som inte är anställda. I dessa fall ska särskilda "Utbetalning via Proceedo-blanketter" användas. Dessa finns på sidan Blanketter för ekonomihantering.

Blanketten, inklusive bilagor, ifylles på institutionen/motsv. och skickas som en pdf-fil till slufaktura@slu.se. Blanketten tolkas sedan av vår skanningstjänst och kommer in i Proceedo för granskning, kontering och attest.

Tänk på att blanketten och ev. bilagor måste skickas tillsammans som en fil.

OBS! Blanketten får endast användas internt inom SLU.

Vad är en e-faktura?

En e-faktura är en faktura som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. En PDF-faktura är inte en sådan faktura.

E-fakturorna skickas direkt mellan parternas system (ofta går de via operatörer/fakturaväxlar).

SLU kan ta emot och skicka e-fakturor i formaten PEPPOL BIS 5 A ver 2 (Svefaktura BIS 5A 2.0) eller Svefaktura 1.0. Vi kan även ta emot formatet PEPPOL BIS Billing 3.0 och ska 1 april 2019 även kunna skicka fakturor i detta format.

E-faktura används av alla statliga myndigheter och det blir även allt vanligare bland landsting, kommuner och inom privat sektor. Från och med 1 april 2019 måste alla inom offentlig sektor kunna ta emot och skicka e-faktura i formatet PEPPOL BIS Billing 3.0 och det blir lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med e-faktura.

Sidansvarig: jenny,kjellstrom@slu.se