15. Utbildning och konferenser

Senast ändrad: 02 november 2018

15.1  Utbildning av egen personal

       15.1.1 Utbildning av personal - extern kurs eller konferens
       15.1.2 Utbildning av personal - intern kurs eller konferens

15.2  Kurs och konferens för externa deltagare

15.3  Förmån av fri kost   

15.4  Exempel

       15.4.1 Bokföring av intern kurs
       15.4.2 Planeringsmöte/konferens på kursgård
       15.4.3 Kurs/konferens med externa deltagare och delvis personal från SLU
       15.4.4 Konferens borta och mat ingår
       15.4.5 Förmånsbeskattning vid konferens eller konferensresa

 

15.1 Utbildning av egen personal

Kostnader för utbildning av anställda kan dels avse kurser och konferenser som köps externt utanför SLU, dels kurser som hålls internt inom SLU. Kostnaderna kan avse inskolning, fortbildning, omskolning samt vidareutbildning och avgifter för externa kurser.

För att en kurs eller konferens ska vara "giltig", krävs:

  • Ett program måste finnas.

  • Deltagarna måste ha nytta av utbildningen för att inte bli förmånsbeskattade.

  • Den får pågå under högst en vecka.

För att arrangemanget ska vara avdragsgillt måste utbildningen även:

  1. Vara till ekonomisk nytta för SLU.

  2. Inslaget av nöje eller rekreation får inte vara för omfattande under konferensen.

 

Om ovanstående är uppfyllt får inst/enheten göra avdrag för hela det fakturerade momsbeloppet avseende utbildning och konferenser. 

 

15.1.1 Utbildning av personal - extern kurs eller konferens

Konto 5811, avgift för extern kurs eller konferens

Om resor, kost eller logi ingår i avgiften för externa konferenser bokförs hela beloppet exklusive moms på konto 5811. Om denna typ av kostnader faktureras separat eller om de särredovisas på fakturan, bokförs de på respektive konto för resor, hotell och logi (konto 705*). Om t ex måltider inte ingår i kursavgiften bokförs kostnaden på konton för hotell och logi.

 

15.1.2 Utbildning av personal - intern kurs eller konferens

Konto 5814, intern kurs och konferens, paketkostnad

Kostnader för utbildning inom SLU (interna kurser och konferenser) bokförs på konto 5814 och omfattar alla kringkostnader för sådan utbildning, t ex arvoden till utomstående lärare, kostnader för hyrda lokaler, hyrda hjälpmedel, måltider och enklare förtäring. Kontot används även för kostnader som inte är paketkostnader. 

Om dagen avslutas med en mer påkostad måltid bokförs måltiden som intern representation, se avsnitt 14.3.2 i ekonomihandbokens kapitel 14.

 

15.2 Kurser och konferenser för externa deltagare

Kostnader för kurser och konferenser som SLU (främst Akademikonferens) håller för externa deltagare bokförs på

  • konto 7250, kurser och konferenser för externa deltagare

Observera att kontot inte avser kostnader vid utbildning av anställda. På kontona skall bokföras kostnader för externa deltagare, för vilka deltagarna ofta faktureras och betalar en avgift.

Kostnader för lokaler i samband med konferensen bokförs som vanligt på kontot för lokalhyra.

 

15.3 Förmån av fri kost

Förmånen av en fri måltid är normalt skattepliktig oavsett om den anställde får måltiden gratis eller till subventionerat pris. Det saknar betydelse om förmånen erhållits fortlöpande eller endast vid särskilda tillfällen, t ex under tjänsteresor, tjänstgöring på annan ort, externa kurser, kongresser, konferenser både i Sverige och utomlands.

Måltider som en anställd äter i samband med intern eller extern representation är inte en skattepliktig förmån. Hotellfrukostar och fria måltider på allmänna transportmedel är också undantagna från beskattning i vissa fall. För skattefrihet krävs att de ingår obligatoriskt i priset för hotellet respektive resan.

Fri kost vid intern kurs är inte en skattepliktig förmån under förutsättning att de allmänna villkoren i fråga om varaktighet mm är uppfyllda. Om kursen pågår mer än en vecka blir personen förmånsbeskattad för kosten. Vid bedömning av avdragsrätt för kost som tillhandahålls på intern kurs medges momsavdrag för kostnaden som för en verksamhetskostnad och begränsas alltså inte av reglerna för representation.

Om kursen köps externt (den anställde får åka iväg på kurs) skall den anställde ta upp kostförmån om måltider ingår. Kostförmån är något som den anställde själv är skyldig att redovisa genom Primula eller på särskild blankett till personalavdelningen.

Skatteverket har för inkomståret 2018 fastställt följande skattepliktiga schablonvärden för fri kost:

- En fri måltid om dagen (lunch eller middag) 94 kr/dag
- Helt fri kost (minst tre måltider/dag) 235 kr/dag
- Fri frukost 47 kr/dag

 

15.4 Exempel

15.4.1 Bokföring intern kurs

Hyrd projektor 125 kr (inkl moms 25 kr)
Egen lokal 200 kr 
Kaffe och bulle 375 kr (15 st a 20 kr =300, moms 15 x 5 = 75 kr)
 
Konto 5814  intern kurs/konf, paketkostnad 600 kr debet
Konto 1470 ingående moms                      100 kr debet

 

15.4.2 Planeringsmöte/konferens på kursgård

Då ett internt möte eller konferens hålls på en kursgård/motsv medges avdrag med hela konferenskostnaden inklusive normala måltidskostnader utan avdragsbegränsning, förutsatt att varaktighetskriterierna är uppfyllda. Förmånsbeskattning är inte aktuell. Bokföring sker på konto 5814 intern kurs/konferens. 

 

Om konferensen avslutas med en lite mer påkostad måltid

Om konferensen avslutas med en lite mer påkostad måltid (över 500 kr inkl. moms) eller en måltid av festligare karaktär ska denna kostnad bokföras på konton för intern representation.

Kostnaden för den extra måltiden bokförs på konto 5872 intern representation, ej avdragsgill moms. 

Övriga kostnader bokförs på konto 5814 intern kurs/konferens.

 

15.4.3 Kurs/konferens med externa deltagare och delvis personal från SLU

Ej intern representation för deltagare från SLU. Ej kostförmån och fullt momsavdrag. Bokföring sker på konto 5814, intern kurs och konferens, paketkostnad. För de externa deltagarna bokförs deras del av kostnaden på konto 7250 samt på konto för lokalhyra.

 

15.4.4 Konferens borta och mat ingår

Om vi har en konferens någon annanstans än på SLU och mat ingår, skall kostförmån tas upp? Skall momsavdraget begränsas?


Nej, ingen kostförmån om utbildningen är intern och varaktighetskriteriet är uppfyllt. Fullt momsavdrag får göras. Får man däremot åka iväg på extern kurs skall kostförmån tas upp om måltid ingår i priset.

 

15.4.5 Förmånsbeskattning vid konferens eller konferensresa

För att inte deltagare på konferenser ska bli förmånsbeskattade finns vissa krav på innehållet i programmet:

  • Ett skriftligt program ska finnas.

  • Nyttan för deltagare och arbetsgivare måste kunna styrkas.

  • Inslaget av rekreation och nöje får inte vara för omfattande.

Om detta är uppfyllt förmånsbeskattas inte deltagarna och konferensen blir avdragsgill.

Sidansvarig: elin.jakobsson@slu.se