Förstudie framtida ekonomisystem

Senast ändrad: 18 juli 2019
Nytt ekonomisystem.png

Under hösten 2019 kommer SLU att utföra en förstudie för att säkerställa att det framtida ekonomisystemet fyller våra behov och är kostnadseffektivt, användarvänligt och stabilt. Inom ramen för förstudien kommer det även ske en översyn av delar av SLU:s ekonomimodell.

SLU har ett avtal med Unit4 för ekonomisystem (UBW) som sträcker sig till december 2021, med förlängningsmöjlighet till augusti 2023. Eftersom avtalet går ut behöver ett ekonomisystem enligt nytt avtal vara implementerat senast denna tidpunkt.

Ekonomiavdelningen, i nära samarbete med verksamheten, utför därför en förstudie för att säkerställa att det framtida ekonomisystemet har en funktionalitet som fyller våra behov samt är kostnadseffektivt, användarvänligt och effektivt. Även tillämpliga delar av ekonomimodellen kommer att genomlysas.

Arbetet med förstudien påbörjades hösten 2018 och beräknas pågå till och med våren 2020.

 

Genomförande

Under hösten 2018-våren 2019 har ekonomiavdelningen utfört en förstudieetablering. Själva förstudien påbörjas hösten 2019 och beräknas under våren 2020 efterföljas av en upphandling eller ett avrop, beroende på vad förstudien kommer fram till.

Kravområden och workshops

Under förstudien kommer ekonomiavdelningen arrangera workshops för olika kravområden med syfte att kartlägga nuläge och nyläge och identifiera om förbättringar kan göras i själva ekonomisystemet eller om det är ekonomimodellen som behöver ändras. I varje workshop kommer det att finnas flera representanter från verksamheten som bidrar med sin erfarenhet och kunskap.

Effektmål och resultat

Effektmål

Förstudiens effektmål är att:

Kartlägga styrkor och svagheter för nuvarande ekonomisystem och tillämpliga delar av SLU:s ekonomimodell för att identifiera förbättringsmöjligheter på kort och lång sikt, som bidrar till ökad effektivitet och nöjda användare i verksamheten.Få fram ett önskat nyläge för ekonomisystem respektive ekonomimodell som används för att forma kravspecifikationen for kommande upphandling eller avrop.

Resultat

Förstudien ska leverera

en analys av behov samt styrkor och svagheter i nuvarande ekonomimodell respektive ekonomisystem,önskat nyläge for ekonomimodell respektive ekonomisystem,underlag till beslut om vi ska avropa befintligt ramavtal alternativt göra en egen upphandling, inklusive kostnadsuppskattning,kravspecifikation att använda i kommande upphandling eller avrop,förslag till fortsatt arbete inklusive grov tidplan

Projektorganisation

Projektledare

Malin Klevebrand

Projektgrupp

  • Jenny Kjellström (Systemgruppen, ekonomiavdelningen)
  • Erica Löfgren (Systemgruppen, ekonomiavdelningen)
  • Anita Olofsson  (Systemgruppen, ekonomiavdelningen)
  • Elin Kamara Jakobsson (Enhetschef reskontraenheten, ekonomiavdelningen)
  • Jonathan Bäcker (Projektledare IT-avdelningen)

Styrgrupp

  • Birgitta Wikmark Carlsson (Bitr. universitetsdirektör, beställare)
  • Åsa Cervin Hedfors (T.f. ekonomichef, projektägare)
  • Petra Lagerkvist (IT-direktör)
  • Lena Ousbäck (Planeringschef)
  • Åsa Brorsson (Administrativ chef, inst. för Mark och miljö)

Kontaktinformation

Malin Klevebrand
Systemekonom, projektledare för Förstudie framtida ekonomisystem
Ekonomiavdelningen, SLU

Sidansvarig: jenny.kjellstrom@slu.se