Förstudie framtida ekonomisystem

Senast ändrad: 10 oktober 2019
Nytt ekonomisystem.png

Under hösten 2019 kommer SLU att utföra en förstudie för att säkerställa att det framtida ekonomisystemet fyller våra behov och är kostnadseffektivt, användarvänligt och stabilt. Inom ramen för förstudien kommer det även ske en översyn av delar av SLU:s ekonomimodell.

SLU har ett avtal med Unit4 för ekonomisystem (UBW) som sträcker sig till december 2021, med förlängningsmöjlighet till augusti 2023. Eftersom avtalet går ut behöver ett ekonomisystem enligt nytt avtal vara implementerat senast denna tidpunkt.

Ekonomiavdelningen, i nära samarbete med verksamheten, utför därför en förstudie för att säkerställa att det framtida ekonomisystemet har en funktionalitet som fyller våra behov samt är kostnadseffektivt, användarvänligt och effektivt. Även tillämpliga delar av ekonomimodellen kommer att genomlysas.

Arbetet med förstudien påbörjades hösten 2018 och beräknas pågå till och med våren 2020.

Aktuellt

Dialogmöten med verksamheten

Under v. 36-42 håller projektgruppen för FES workshops för förstudiens sju kravområden. Syftet med dessa är att med verksamhetens hjälp kartlägga nuläge och nyläge och identifiera om förbättringar kan göras i själva ekonomisystemet eller om det är ekonomimodellen som behöver ändras.

Det är viktigt att medarbetare inom olika funktioner i verksamheten ges förutsättningar att medverka i projektet, och i workshopparna deltar medarbetare från olika orter och fakulteter. För att alla ska ges möjlighet att få information om projektet samt möjlighet att lyfta fram synpunkter och frågeställningar kommer dialogmöten att hållas v. 45. 

Uppsala: måndag 4 november

Tid: kl. 14.00-16.00

Plats: Sal A241 BioCentrum

Övriga orter via länk: tisdag 5 november

Tid: kl. 13.00-15.00

Plats: Umeå: Björken

          Alnarp: Crafoordsalen

          Skara: Nonnenrummet

          Övriga orter: Kontakta FES-projektet@slu.se för att få en länk för att delta via Skype 

Dialogmötet inleds med presentation av resultatet från workshopparna. Därefter hålls en dialog med deltagarna där det ges möjlighet att komma med input och ställa frågor kring de olika kravområdena.

Kallelse i Outlook kommer att skickas ut till alla som innehar ekonomiroller och det är valfritt att delta. Tacka ja om du kommer att delta och nej om du avböjer att delta.

Följande kravområden hanteras i projektet:

Uppföljning/utdata, transaktioner/huvudbok/reskontra, anläggningar, projektekonomi, budget/prognos, e-handel/EFH, system (drift, utveckling, förvaltning).

Kontakt och frågor

Vi uppmuntrar även verksamheten att skicka in synpunkter och förbättringsförslag till FES-projektet@slu.se

Frågor om dialogmötena ställs till Malin Klevebrand, projektledare 

 

 

Genomförande

Under hösten 2018-våren 2019 har ekonomiavdelningen utfört en förstudieetablering. Själva förstudien påbörjas hösten 2019 och beräknas under våren 2020 efterföljas av en upphandling eller ett avrop, beroende på vad förstudien kommer fram till.

Kravområden och workshops

Under förstudien kommer ekonomiavdelningen arrangera workshops för olika kravområden med syfte att kartlägga nuläge och nyläge och identifiera om förbättringar kan göras i själva ekonomisystemet eller om det är ekonomimodellen som behöver ändras. Dessa workshops hålls under v. 35-42. I varje workshop kommer det att finnas flera representanter från verksamheten som bidrar med sin erfarenhet och kunskap.

Kravområden och områdesansvarig:

Uppföljning/utdata: Erica Löfgren

Transaktioner/huvudbok/reskontra: Erica Löfgren

Projektekonomi: Henrietta Hellström

Budget/prognos: Anita Olofsson

Anläggningar: Anita Olofsson

E-handel/EFH: Elin Kamara Jakobsson

System (drift, utveckling, förvaltning): Carola Ekman

 

Resultatet från workshopparna kommer att sammanställas för fortsatt utredning samt ligga till grund för kommande arbete med kravspecifikation för det framtida ekonomisystemet. Det kommer även visa vilka delar av ekonomimodellan som bör ses över.

Effektmål och resultat

Effektmål

Förstudiens effektmål är att:

Kartlägga styrkor och svagheter för nuvarande ekonomisystem och tillämpliga delar av SLU:s ekonomimodell för att identifiera förbättringsmöjligheter på kort och lång sikt, som bidrar till ökad effektivitet och nöjda användare i verksamheten.Få fram ett önskat nyläge för ekonomisystem respektive ekonomimodell som används för att forma kravspecifikationen for kommande upphandling eller avrop.

Resultat

Förstudien ska leverera

en analys av behov samt styrkor och svagheter i nuvarande ekonomimodell respektive ekonomisystem,önskat nyläge for ekonomimodell respektive ekonomisystem,underlag till beslut om vi ska avropa befintligt ramavtal alternativt göra en egen upphandling, inklusive kostnadsuppskattning,kravspecifikation att använda i kommande upphandling eller avrop,förslag till fortsatt arbete inklusive grov tidplan

Projektorganisation

Projektledare

Malin Klevebrand

Projektgrupp

  • Jenny Kjellström (Systemgruppen, ekonomiavdelningen), tjänstledig till maj 2020
  • Erica Löfgren (Systemgruppen, ekonomiavdelningen)
  • Anita Olofsson  (Systemgruppen, ekonomiavdelningen)
  • Carola Ekman (Systemgruppen, ekonomiavdelningen)
  • Elin Kamara Jakobsson (Enhetschef reskontraenheten, ekonomiavdelningen)
  • Jonathan Bäcker (Projektledare IT-avdelningen)
  • Åsa Cervin Hedfors (Redovisningschef)

Styrgrupp

  • Birgitta Wikmark Carlsson (Bitr. universitetsdirektör, beställare)
  • Sven Carlsson (Ekonomichef, projektägare)
  • Petra Lagerkvist (IT-direktör)
  • Lena Ousbäck (Planeringschef)
  • Åsa Brorsson (Administrativ chef, inst. för Mark och miljö)

Förbättringsförslag från verksamheten

För att syftet med förstudien ska uppnås och det framtida ekonomisystemet bli så bra som möjligt är det av största vikt att involvera verksamheten.

Finns det moment inom en process som inte fungerar optimalt? Vad kan förbättras?

Vi vill uppmuntra till att skicka in synpunkter och förbättringsförslag till FES-projektet@slu.se.


Kontaktinformation

Malin Klevebrand
Systemekonom, projektledare för Förstudie framtida ekonomisystem
Ekonomiavdelningen, SLU

Sidansvarig: malin.klevebrand@slu.se