Förstudie framtida ekonomisystem

Senast ändrad: 28 juli 2020
En grön växt som växer ur en hög med mynt. Foto med illustration.

Under hösten 2019 samt våren 2020 har SLU utfört en förstudie för att säkerställa att det framtida ekonomisystemet fyller våra behov och är kostnadseffektivt, användarvänligt och stabilt. Inom ramen för förstudien har även en översyn av tillämpliga delar av av SLU:s ekonomimodell gjorts.

SLU har ett avtal med Unit4 för ekonomisystem (UBW) som sträcker sig till december 2021, med förlängningsmöjlighet till augusti 2023. Eftersom avtalet går ut behöver ett ekonomisystem enligt nytt avtal vara implementerat senast denna tidpunkt.

Ekonomiavdelningen, i nära samarbete med verksamheten, har därför utfört en förstudie för att säkerställa att det framtida ekonomisystemet har en funktionalitet som fyller våra behov samt är kostnadseffektivt, användarvänligt och effektivt. Även tillämpliga delar av ekonomimodellen har genomlysts.

Arbetet med förstudien påbörjades hösten 2018 och projektet avslutades i maj 2020. 

Aktuellt

FES-projektet är avslutat

Behovsanalysen som gjordes under hösten 2019 har legat till grund för arbetet med att kravställa det framtida ekonomisystemet. En upphandling påbörjades våren 2020 och i och med detta avslutades FES-projektet. 

Information om upphandlingsfasen publiceras på sidan Upphandling av framtida ekonomisystem

Dialogmöten med verksamheten

Under v. 45 hölls dialogmöten med verksamheten med syfte att informera om resultatet från höstens worskhops för de olika kravområdena, samt att det var ett tillfälle för verksamheten att ställa frågor. 

Här finns en inspelning att ta del av för den som är intresserad och inte kunde delta på något av mötena. Ange din ad-inloggning (AD\abcd1234) efter att du har klickat på länken så visas filmen: 

Film om Dialogmöte med verksamheten, FES

Se Presentation från mötet (PDF)

Följande kravområden hanteras i projektet:

Uppföljning/utdata, transaktioner/huvudbok/reskontra, anläggningar, projektekonomi, budget/prognos, e-handel/EFH, system (drift, utveckling, förvaltning).

Kontakt och frågor

Vi uppmuntrar verksamheten att skicka in synpunkter och förbättringsförslag till FES-projektet@slu.se

 

 

Genomförande

Under hösten 2018-våren 2019 har ekonomiavdelningen utfört en förstudieetablering. Själva förstudien påbörjas hösten 2019 och beräknas under våren 2020 efterföljas av en upphandling eller ett avrop, beroende på vad förstudien kommer fram till.

Kravområden och workshops

Under förstudien kommer ekonomiavdelningen arrangera workshops för olika kravområden med syfte att kartlägga nuläge och nyläge och identifiera om förbättringar kan göras i själva ekonomisystemet eller om det är ekonomimodellen som behöver ändras. Dessa workshops hålls under v. 35-42. I varje workshop kommer det att finnas flera representanter från verksamheten som bidrar med sin erfarenhet och kunskap.

Kravområden och områdesansvarig:

Uppföljning/utdata: Erica Löfgren

Transaktioner/huvudbok/reskontra: Erica Löfgren

Projektekonomi: Henrietta Hellström

Budget/prognos: Anita Olofsson

Anläggningar: Anita Olofsson

E-handel/EFH: Elin Kamara Jakobsson

System (drift, utveckling, förvaltning): Carola Ekman

 

Resultatet från workshopparna kommer att sammanställas för fortsatt utredning samt ligga till grund för kommande arbete med kravspecifikation för det framtida ekonomisystemet. Det kommer även visa vilka delar av ekonomimodellan som bör ses över.

Effektmål och resultat

Effektmål

Förstudiens effektmål är att:

Kartlägga styrkor och svagheter för nuvarande ekonomisystem och tillämpliga delar av SLU:s ekonomimodell för att identifiera förbättringsmöjligheter på kort och lång sikt, som bidrar till ökad effektivitet och nöjda användare i verksamheten.Få fram ett önskat nyläge för ekonomisystem respektive ekonomimodell som används för att forma kravspecifikationen for kommande upphandling eller avrop.

Resultat

Förstudien ska leverera

en analys av behov samt styrkor och svagheter i nuvarande ekonomimodell respektive ekonomisystem,önskat nyläge for ekonomimodell respektive ekonomisystem,underlag till beslut om vi ska avropa befintligt ramavtal alternativt göra en egen upphandling, inklusive kostnadsuppskattning,kravspecifikation att använda i kommande upphandling eller avrop,förslag till fortsatt arbete inklusive grov tidplan

Projektorganisation

Projektledare

Malin Klevebrand

Projektgrupp

  • Jenny Kjellström (Systemgruppen, ekonomiavdelningen), tjänstledig till maj 2020
  • Erica Löfgren (Systemgruppen, ekonomiavdelningen)
  • Anita Olofsson  (Systemgruppen, ekonomiavdelningen)
  • Carola Ekman (Systemgruppen, ekonomiavdelningen)
  • Elin Kamara Jakobsson (Enhetschef reskontraenheten, ekonomiavdelningen)
  • Andreas Ekdahl (Projektledare IT-avdelningen)
  • Åsa Cervin Hedfors (Redovisningschef)

Styrgrupp

  • Birgitta Wikmark Carlsson (Bitr. universitetsdirektör, beställare)
  • Sven Carlsson (Ekonomichef, projektägare)
  • Petra Lagerkvist (IT-direktör)
  • Lena Ousbäck (Planeringschef)
  • Åsa Brorsson (Administrativ chef, inst. för Mark och miljö)

Förbättringsförslag från verksamheten

För att syftet med förstudien ska uppnås och det framtida ekonomisystemet bli så bra som möjligt är det av största vikt att involvera verksamheten.

Finns det moment inom en process som inte fungerar optimalt? Vad kan förbättras?

Vi vill uppmuntra till att skicka in synpunkter och förbättringsförslag till FES-projektet@slu.se.

Sidansvarig: malin.klevebrand@slu.se