Ekonomisystemet UBW (Unit4 Business World)

Senast ändrad: 12 september 2019
UBW Logga.jpg

UBW (Unit4 Business World) är SLU:s huvudsakliga ekonomisystem. Här finns huvudbok, kund- och leverantörsreskontra. Det är här vi skapar försäljningsorder och registrerar konto- och objektplanen (institutionskoder, kostnadsställen, projekt, m.m.). Vissa institutioner och avdelningar använder systemet för tidsredovisning. UBW är även SLU:s budgetverktyg.

UBW har två gränssnitt:

  • Klient. Benämns normalt enbart UBW. "Klienten" är en egen programvara som man når via ITportalen. Det är här vi utför majoriteten av all registrering och uppföljning.

  • Webb. Benämns UBW-webb. Detta är ett helt webbaserat gränssnitt och används främst för tidsredovisning. Alla användare har behörighet att logga in men flertalet av de uppgifter som kan utföras i klientmiljön kan inte utföras i UBW-webb. 

Information om SLU:s redovisningsmodell finns i ekonomihandboken. Där finns hänvisningar till moment och rutiner som ska genomföras i UBW. 

Information om tidredovisning finns på sidan Tidredovisning.

Systemet hette tidigare "Agresso". 

Behörighet till UBW

Registreringsbehörighet

Behörighet att registrera tid

Denna behörighet ges till alla anställda som arbetar på en institution eller avdelning som använder UBW för tidredovisning. Behörighetsadministreringen sköts av institutionens/avdelningens administratör.

Övrig registreringsbehörighet

För att få behörighet att registrera budget, skapa försäljningsorder och göra huvudboksomföringar måste man tilldelas någon av de administrativa rollerna

Olika roller ger olika behörigheter

Olika roller ger olika behörigheter i systemet. Övergripande ekonomer, projektekonomer och ekonomiregistrerare får möjlighet att registrera verifikationer men enbart ekonomiregistrerare får skapa en försäljningsorder. Övergripande ekonomer och beslutsstöd får behörighet att utföra budgetering i planeringsmodulen, d.v.s. registrera institutionens/motsv räkenskaper för ett visst verksamhetsår.

Registreringsbehörigheten är alltid styrd på kostnadsställenivå.

Hur man får en ekonomiadministrativ roll

Respektive institutions prefekt/ ansvarig chef föreslår rollinnehavare varpå ekonomichefen beslutar om tilldelning av rollen. Detta sker i ett särskit flöde i SLU:s identitet- och informationssystem Idis och initieras av institutionens/avdelningens katalogansvarige. Kontakta IT-stöd för frågor om Idis.

Efter att tilldelningen har skett registrerar ekonomiavdelningen rollinnehavaren som användare i systemet.

Utbildning är obligatorisk för fortsatt åtkomst

För att rollinnehavaren ska få fortsatt åtkomst till UBW är det obligatoriskt att delta på den utbildning ekonomiavdelningen tillhandahåller för respektive roll. Mer information om rollerna och länkar till kurshemsidorna finns på sidorna för respektive roll (se länkar ovan).


Tittbehörighet

Om man enbart vill ha ”tittbehörighet” i UBW i uppföljningssyfte behöver man inte tilldelas en roll. I detta fall räcker det att institutionens övergripande ekonom eller motsvarande mejlar till ekonomisystem@slu.se och begär behörigheten.

 

Inloggning till UBW

UBW klienten

Du loggar in i UBW:s klientmiljö via en RemoteApp- och fjärrskrivbordsanslutning. Du når denna via ett program på din dator eller via ITportalen på webben.  

Inloggning via webben (ITportalen)

  1. Klicka på länken ITportalen för att komma till inloggningssidan. Du kan även utgå från medarbetarwebbens startsida och klicka på Verktyg och system / UBW. Där finns en länk som för dig vidare till ITportalen.
    Eventuellt måste du logga in till ITportalen. Ange då dina AD-uppgifter.

  2. Klicka på ikonen UBW prod:


    OBS! Det är bara de med behörighet till UBW som ser ikonen.

  3. Välj Anslut i den RemoteApp-ruta som dyker upp.
  4. Ange sedan dina AD-uppgifter i den ruta som dyker upp.

 

Inloggning via din dator

Genom ett installationsprogram kan du komma åt UBW direkt från din dator. Du behöver då inte gå omvägen via ITportalen på webben och du kan också välja bort att alltid behöva ange dina AD-uppgifter vid inloggningen. Programmet känner ändå av din AD-identitet. På så sätt går det fortare att logga in.

Nya användare får installationsprogrammet i samband med bekräftelsen på att de har blivit upplagda. Om du är användare i UBW och trots detta saknar installationsprogrammet kan du mejla till ekonomisystem@slu.se så får du detta.

 

Guide: Logga in i UBW

Se guiden Logga in i UBW för mer information:

Guide: Logga in i UBW

 

UBW-webb

Klicka på länken UBW-webb för att komma till inloggningssidan. Du kan även utgå från medarbetarwebbens startsida och klicka på Verktyg och system / UBW.

Inloggningen sker via ditt AD-konto och förutsatt att du har behörighet till systemet blir du inloggad omedelbart.

 

Till toppen av sidan

Unit4 Excelerator

Unit4 Excelerator är ett tillägg i Excel som gör att man inifrån Excel kan bokföra verifikationer i UBW:s huvudbok samt importera kalkyler till olika budgetdelar i UBW:s planeringsmodul.

Installera Unit4 Excelerator

Följ instruktionerna i dokumentet: Installera Unit4 Excelerator 

 

Utföra bokföring och import

När du har installerat Excelerator och kontrollerat att det fungerar kan du inifrån Excel bokföra verifikationer i UBW:s huvudbok samt importera kalkyler till olika budgetdelar i UBW:s planeringsmodul, förutsatt att du har rätt behörighet i UBW.

Bokföra verifikationer i huvudboken

Använd den särskilda Excelmall som finns på medarbetarwebben under Stöd & service / Administrativt stöd / Ekonomi / Blanketter. Se under rubrik 1 Registrering i UBW. Där finns också en rutinbeskrivning som beskriver hur du går tillväga.

Importera kalkyler i planeringsmodulen

Information om hur man importerar kalkyler finns i budgethandboken: Handbok för budgetering inom SLU

FAQ - vanliga frågor och svar om UBW

Här samlar vi svar på vanliga frågor om Unit4 Business World (UBW). Du kan också hitta information om hur man gör olika moment bland våra s k elektroniska guider.

Har du förslag på information som skulle vara bra att ha här, kontakta ekonomisystem@slu.se.

I de flesta av svaren nedan benämns systemet "Agresso", vilket var det namn systemet hade innan uppgraderingen april 2019.

Allmänt:

Hur får jag större text i UBW?

Nya koder i UBW

Nya kostnadsställen, projektkoder och fria fält - hur läggs de upp och av vem?

Registreringar:

Raden flyttas inte ned automatiskt när jag registrerar verifikationer

Hur gör man för att spara en mall för återkommande registreringar av verifikationer?

Registrera en periodisering och få automatisk vändning

Leverantörsfakturor:

Hur ser man om och när en leverantörsfaktura är betald?

Kundreskontra och Order/fakturering:

Information om fakturering från Logistik-modulen - hela kedjan

Registrering av försäljningsorder

Konteringsfälten syns inte när jag registrerar försäljningsorder

Hur söker jag fram kundnummer till interna kunder vid registrering av försäljn.order?

Hur söker jag efter kunder i kundregistret?

Hur hittar jag till kundregistret och vad betyder informationen?

Hur söker jag fram önskad artikel?

Hur lägger jag upp egna artikelnummer med tillhörande kontering?

Hur blev utseendet på kundfakturan - e-faktura?

Hur blev utseendet på kundfakturan - internfaktura?

Hur blev utseendet på kundfakturan - extern, ej e-faktura?

Var hittar jag fakturabilden i dokumentbiblioteket?

Hur ser man om och när en kundfaktura är betald?

Hur matchar man kundens debet- och kreditfakturor?

Frågor och rapporter:

Hur kan jag ställa frågor - info om olika sätt att söka fram information

Hur söker jag i huvudboken m.h.a. Fråga verifikation?

Hur man delar med sig av sina frågemallar till andra

Hur beställer jag en rapport?

Hur får jag fram min beställda rapport? Se steg 3 i e-guiden.

Hur sparar jag en rapport till min egen dator?

 

Till toppen av FAQ - vanliga frågor och svar om UBW

Till toppen av sidan

Sidansvarig: jenny.kjellstrom@slu.se