12. Bokslut

 

Innehållsförteckning

12.1 Månadsavstämningar

12.2 Halv- och helår

        12.2.1 Årsredovisning och delårsbokslut
        12.2.2 Institutionens bokslut
        12.2.3 Bokföringsperiod
        12.2.4 Brytdag och avstämning mot andra myndigheter
        12.2.5 Bokföring av leverantörsfakturor vid brytdag

12.3 Periodisering av kostnader och intäkter

        12.3.1 Periodisering är justering
        12.3.2 Konton och motparter vid periodisering
        12.3.3 Bokföringsexempel 1 Manuell periodisering av förutbetald kostnad
        12.3.4 Bokföringsexempel 2 Periodisering i Proceedo av förutbetald kostnad
        12.3.5 Bokföringsexempel 3 Förutbetald intäkt

12.4 Periodisering av bidragsintäkter och uppdragsintäkter med kontrakt

        12.4.1 Förutsättningar
        12.4.2 Metod för periodisering av bidrag och uppdrag med kontrakt
        12.4.3 Bokföringsanvisning för bidragsmedel som inte får tas i anspråk vid  periodisering    
        12.4.4 Exempel på periodisering av bidragsfinansierade projekt med kontrakt
        12.4.5 Exempel på periodisering av uppdragsfinansierade projekt med kontrakt
        12.4.6 Manuell periodisering av uppdrag och bidrag
        12.4.7 Lathund för konto och motpart

12.5 Avstämningar vid bokslut

        12.5.1  Avstämning av balanskonton och specifikationer
        12.5.2  Avstämning av interna konton (kontoklass 9)
        12.5.3  Avstämning av parkerade ordernr och leverantörsfakturor
        12.5.4  Inventering av kassaförskott
        12.5.5  Inventering av anläggningstillgångar
        12.5.6  Kontroll av att leverantörsfakturor bokförts på rätt period
        12.5.7  Ej inkomna fakturor
        12.5.8  Bidrag och uppdrag kopplade till kontrakt
        12.5.9 Nyckeldepositioner
        12.5.10 Avstämning av löneavdrag
        12.5.11 Avstämning av oidentifierade inbetalningar
        12.5.12 Lagervärdering
        12.5.13 Djurkapital

12.6 Tidsschema 

 

12.7 Resultat och disposition av kapital

        12.7.1  Bokföring av resultat samt disposition av kapital
        12.7.2  Tilldelning ur kapitalet
        12.7.3  Hantering av resultat i grundutbildningen
        12.7.4  Hantering av avgiftsfinansierad verksamhet
        12.7.5  Resultatdisposition för gemensamma projekt i grupp 9*
        12.7.6  Samlingsprojekt per redovisningsområde
      

12.1 Månadsavstämningar

År 2008 införande SLU månadsvis periodisering (intäktsavräkning) av bidrags- och uppdragsfinansierade projekt med kontrakt. I beslutet sas att det förutsätter att avstämning av redovisningen sker löpande. Den som innehar rollen övergripande ekonom på respektive institution/motsv ansvarar för att avstämningarna sker varje månad i god tid innan perioden stänger för institutionen. En särskild checklista med tillhörande anvisningar finns på medarbetarwebben på sidan Blanketter för ekonomihantering, se punkt 9. Checklistan tar upp många ekonomiadministrativa avstämningar som ska ske varje månad och visar på de uppgifter som SLU:s administration förväntar sig är löpande avstämda.

Månadsavstämningarnas syfte är att löpande ha en rättvisande redovisning. Det är viktigt att avstämningarna sker då risken annars finns att uppföljningsrapporterna visar fel utfall och beslut därmed tas på felaktiga grunder.

När perioden stängts för institutionen gör ekonomiavdelningen varje månad avstämningar, kontroller och rättelser. Ekonomiavdelningen bokför även automatkonteringar och periodisering av projekt med kontrakt i projektmodulen. Därefter sänds SLU:s månadsutfall till statsredovisningen  som administreras av Ekonomistyrningsverket, ESV. De sammanställer utfallet för hela staten och rapporterar det vidare til regeringen. Statistik från nationalräkenskaperna redovisas till EU bl a för att beräkna Sveriges EU-avgift och används bl a för beräkning av Sveriges bruttonationalprodukt, BNP.

Datum för när perioden stängs för institutionen beror på vilket datum ekonomiavdelningen måste sända månadens utfall.

SLU:s styrelse får kvartalsvis uppföljning av det ekonomiska utfallet och justeringar av prognoser sker utifrån den ekonomiska datan. Den ekonomiska redovisningen måste därför vara av god kvalitet och kostnader och intäkter måste löpande bokföras i rätt redovisningsområde.

 

12.2 Halv- och helår

12.2.1 Årsredovisning och delårsbokslut

SLU upprättar varje år en årsredovisning per den 31 december. Årsredovisning ska upprättas och lämnas till regeringen enligt förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag, efter beslut av SLU:s styrelse.

Kravet på myndigheter att lämna delårsrapport slopades 2018. Det innebär att SLU inte behöver sammanställa en formell delårsrapport för myndigheten. Kraven på att myndigheten ska ha god redovisningskvalitet kvarstår dock och eftersom delåret är ett viktigt internt uppföljningstillfälle har SLU ändå delårsbokslut.

Som stöd för arbetet med boksluten gör ekonomiavdelningen för varje tillfälle en tidplan för bokslutsarbetets finansiella del som gäller främst inst/motsv, fakulteternas och ekonomiavdelningens arbete. Avgörande för att tidplanen ska hålla är att arbetet planeras i god tid.

Årsredovisningens finansiella del består av en resultaträkning, en balansräkning, en anslagsredovisning samt noter. Resultat- och balansräkning är en sammanställning av de enskilda bokslut som varje institution/motsv vid SLU upprättar. För att årsredovisningen och delårsboksluten ska ge en rättvisande bild av universitetets intäkter, kostnader och ekonomiska ställning är det viktigt att alla institutioner och enheter har kontrollerat och stämt av sin bokföring samt gjort nödvändiga rättelser.

Vid ekonomiavdelningen sker analys av posterna i resultat- och balansräkning och posterna sammanställs i nödvändiga noter. Specifikationerna som lämnas från institutionerna är viktiga dokument i detta arbete. Det finansiella dokumentet överlämnas sedan till ledningskansliet som sammanfogar det till den totala årsredovisningen för SLU. I årsredovisningen är resultatredovisningen som beskriver verksamheten som bedrivs på SLU en viktig del. Hur resultatredovisningen ska beskrivas är bl a styrt av regleringsbrevet.

Efter lämnande av årsredovisning sker granskning av revisorer från Riksrevisionen.  

 

12.2.2 Institutionens bokslut

Institutionens/motsvarandes del- och helårsbokslut består av en resultat- och en balansräkning. Resultaträkningens utfall ska kommenteras i SLU:s system VP/VB. Att upprätta ett bokslut innebär att sammanställa den period som gått, och göra nödvändiga värderingar och justeringar för att ge en så rättvisande bild som möjligt av verksamhetens intäkter, kostnader och ekonomiska ställning för den aktuella perioden.

Kontona i balansräkningen

Balanskontonavisar inst/motsv finansiella ställning vid ett visst tillfälle, d v s hur stora institutionens tillgångar och skulder är just då.

Avstämningar måste göras av balanskontona för att avgöra om tillgångar och skulder är riktigt värderade. Posterna måste kunna styrkas genom fullständiga och aktuella underlag. Vissa konton i balansräkningen ingår i institutionens ansvar att stämma av, se lathunden avsnitt 12.5 vilka konton det gäller.

Som bekräftelse på att balanskontot är avstämt och rätt skrivs vid helårsbokslutet en specifikation som sparas på av ekonomiavdelningen anvisad plats.

Kontona i resultaträkningen

Resultatkontonatalar om hur periodens resultat har uppstått. Det är därför viktigt att alla inkomster och utgifter som avser en viss period, exempelvis XX0101 - XX1231, också bokförs på denna period som intäkter och kostnader. För mer information om periodiseringar se avsnitt 12.3 och 12.4.

Om fakulteterna eller ekonomiavdelningen upptäcker felaktigheter i bokföringen som måste korrigeras för att SLU:s resultat ska bli rättvisande, kommer omföringar att göras. Detta arbete görs främst efter att bokföringen stängts för institutionen. Institutionen ska informeras om sådana rättelser, i de fall rättelserna är av betydande belopp.

 

12.2.3 Bokföringsperiod

Bokföringsperioder vid utsökning i huvudboken

När rapporter tas fram över inst/motsv resultat och finansiella ställning är det viktigt att sökningen görs på rätt period för att alla bokförda transaktioner ska komma med i urvalet. Om sökningar ska göras till halvårsbokslutet anges för år 20XX bokföringsperiod 20XX00 t o m 20XX06. Vid sökningar för hela verksamhetsåret anges bokföringsperiod 20XX00 t o m 20XX13. I period 00 bokförs de ingående balanserna, som måste med vid bedömning av tillgångar och skulder. Period 13 är en förlängning av period 12 där framförallt årets resultat bokförs.

Perioder för försäljningsorder

Försäljningsordrar ska i första hand upprättas i den period där tjänsten är utförd eller då varan är levererad. När inte det är möjligt ska intäkten eller kostnaden flyttas till rätt period, dvs. periodiseras, se avsnitt 12.3. SLU-interna händelser periodiseras inte, dvs köp och försäljning inom SLU eller inom en institution. Vid del- och helårsbokslut är det bl a brytdagen som avgör i vilken period en inkommande faktura ska bokföras, se avsnitt 12.2.5.

Perioder vid månadsskiften

Vid månadsskiften är två perioder öppna samtidigt. Föregående period stängs enligt bokslutsschema.

Fakturor i Proceedo

Bokföringsdatumet för fakturor i Proceedo följer kalendern för periodstängning. Bokföringsdatumet för nyinkomna fakturor i Proceedo ändras därmed i början av en månad så att bokföringen kommer att ske i föregående period ända tills denna stänger för institutionerna. Anledningen är att bokföringsdatumet i Proceedo översätts till period i UBW (Unit4 Business World) efter slutattest och de flesta fakturor i början av en månad tillhör månaden innan.

Exempel: Om en faktura kommer in 3 maj och period 20XX04 fortfarande är öppen blir bokföringsdatumet 30 april. Om den attesteras efter period 20XX04 har stängt men period 20XX05 fortfarande är öppen ändras bokföringsdatum till 1 maj.

Ingen manuell ändring kan göras utan om fakturan i exemplet ska tillhöra maj måste man avvakta med attest tills period 20XX04 har stängt (Tips! Lägg fakturan på utredning till dess att perioden ändras, då blir det lättare att hålla koll på dessa fakturor).

 

12.2.4 Brytdag och avstämning mot andra myndigheter

Samtliga statliga myndigheter har en gemensam brytdag då den löpande bokföringen ska avslutas. Brytdagen är den andra vardagen i juli vid delår och den 5 januari vid helårsskifte eller närmast föregående vardag om den 5:e januari är en lördag eller söndag.

Brytdagen innebär att alla leverantörsfakturor som avser leverans/utförd tjänst föregående halvår eller år och som inkommer senast denna dag ska bokföras som leverantörsskuld i den gamla perioden. Fakturor som kommer senare och avser leverans/utförd tjänst föregående halvår eller år bokförs som periodavgränsningspost. I statlig redovisning är det mycket viktigt att skilja på leverantörsskuld och periodavgränsningspost.

En gemensam brytdag möjliggör avstämning av fordringar och skulder inom koncernen staten. Allt som SLU bokför som en fordran på annan myndighet ska motsvaras av en skuld hos den köpande myndigheten och på samma sätt ska SLU:s skulder till andra myndigheter motsvaras av fordringar hos de säljande myndigheterna. Likaså ska även årets totala intäkter och kostnader mot de andra myndigheter rapporteras. Avstämning och rapportering av balansposter ska också rapporteras. Ekonomiavdelningen rapporterar och utreder differenser över ett visst belopp och i de fall lösning inte nås ska differensen kommenteras.

Det är alltså mycket viktigt att faktureringen i slutet av året görs i så god tid att mottagaren hinner få fakturan och kan bokföra den som en skuld före brytdagen. Därför stängs möjligheten att fakturera statliga myndigheter tidigt. Det är också viktigt att leverantörsfakturor i Proceedo hanteras snabbt i och med brytdagen. Ekonomiavdelningen rättar felaktigheter, rapporterar till statsredovisningen och kommenterar de eventuella avvikelser som kvarstår. 

 

12.2.5 Bokföring av leverantörsfakturor vid brytdag

Hanteringen av fakturor vid brytdagar sker beroende på leveransdatum och fakturadatum, se lathund nedan. Det är alltid leveranstidpunkten som avgör på vilken period kostnaden slutligen ska bokföras.

Vid bokslutsperioderna gäller att fakturor ska vara slutattesterade senast den dag som meddelas av ekonomiavdelningen i bokslutsschemat. Alla statliga fakturor ska komma elektroniskt och därför sätts sista dag för slutattest utifrån när de elektroniska fakturorna finns för attest efter brytdagen. Pappersfakturor som inkommer till SLU Fakturamottagning på brytdagen skannas vardagen efter och först efter ytterligare en dag finns de i fakturaloggen. Därför får man inte skannade pappersfakturor förrän två dagar efter att de nått SLU Fakturamottagning. Vid boksluten är det extra viktigt att inst/motsv ser över sin organisation så att fakturahanteringen kan ske snabbt. Det är allas ansvar, beställare/fakturagranskare, ekonomiregistrerare samt slutattestant att fakturorna blir behandlade i tid enligt förordningen om årsredovisning och budgetunderlag, FÅB.

Om man är osäker på i vilken period skuldbokföringen av en statlig faktura ska ligga, kan kontakt tas med den statliga leverantören så att båda motparter gör på samma sätt och differenser i motpartsavstämningen undviks.

I Proceedo syns inte skuldbokföringen, den bokförs med automatik när fakturan blir slutattesterad på konton i balansräkningen för leverantörsskulder. I UBW (Unit4 Business World) syns skuldbokföringen vid sökning i fråga verifikation. 

Tabell 12:1 Bokföring av fakturor vid bokslut och brydag

Leveranstillfälle	Fakturans ankomst till SLU	Fakturan bokförs	Periodisering
Gamla perioden/året	Före brytdagen andra vardagen i juli resp 5 jan	Juni resp december
Nya perioden/året	Före 30/6 resp 31/12, fakturadatum på gamla året	Juni resp december	Bokför i Proceedo i gamla perioden, periodiseras som en tillgång gamla perioden/året, 13-konto, motkonto periodiseringskonto i resultaträkningen .
Gamla perioden/året	Efter brytdagen	Juli resp januari	Bokför i Proceedo i nya perioden, periodiseras som skuld gamla perioden/året, 23-konto, motkonto periodiseringskonto i resultaträkningen.
Nya perioden/året	Efter 30/6 resp 31/12, fakturadatum på gamla året	Juni resp december	Bokför i Proceedo i gamla perioden, och periodisera som en tillgång gamla perioden/året, 13-konto, motkonto periodiseringskonto i resultaträkningen.
Nya perioden/året	Före brytdagen med fakturadatum på nya året	Juli resp januari	Ingen periodisering ska utföras, men avvakta med slutattest till dess att bokföringsperioden ändrats till juli resp januari.

 
Kom ihåg att periodisering aldrig sker för händelser som enbart bokförs på balanskonton. Därför ska momsen aldrig periodiseras. Interna fakturor och interna händelser får heller aldrig periodiseras.

 

12.3 Periodisering av kostnader och intäkter

12.3.1 Periodisering är justering

En resultaträkning visar kostnader och intäkter för en viss period t.ex. för ett budgetår.

Periodisering innebär att resultatkonton vid behov justeras så att de visar belopp som hör till rätt period. Löpande under året kan det finnas kostnader/intäkter som är bokförda under perioden, men som egentligen helt eller delvis hör till en annan period.

En inst/motsv som uppvisar ett underskott för en viss period före periodisering kan uppvisa överskott när inkomster och utgifter omförts till rätt period. Exempelvis betalas ofta serviceavtal och hyror i förskott. Dessa kostnader behöver då periodiseras om en del av förskottsbetalningen avser nästa period.

Beloppsgränsen för att periodisera en faktura är 100 000 kr exkl moms, fakturor över det beloppet som rör en annan period ska periodiseras. Fakturor på lägre belopp får periodiseras om institutionsledningen anser det behövligt för uppföljningen.

 

12.3.2 Konton och motparter vid periodisering

När man gör periodiseringar är det viktigt att man använder sig av rätt konton och rätt motpart (dimension 6 i Unit4 Business World). Eftersom SLU:s redovisning måste delas upp på statliga respektive icke statliga transaktioner. Det gäller både för periodiseringskonton i balansräkningen och resultaträkningen. Det är inte tillåtet att använda t ex ett icke statligt balanskonto tillsammans med ett statligt periodiseringskonto i resultaträkningen. I resultaträkningen används ofta samma konto för statlig och icke-statlig motpart i den löpande bokföringen. Vid månadsavslut omförs månadens bokföring med statliga motparter med automatkonteringar till motsvarande statliga konton. Vid periodiseringar behöver man alltså inte hålla reda på att ett statligt resultatkonto används, däremot att det är rätt balanskonto och att rätt motpart används! 

Det är inte tillåtet att periodisera interna händelser eller att använda interna motparter vid periodisering. Läs mer om motparter i avsnitt 4.4.3 i ekonomihandbokens kapitel 4 Redovisning.

I resultaträkningen används speciella intäkts- och kostnadskonton som alltid slutar på 8 eller 9, exempelvis konto 3369, periodisering av icke-statliga produktintäkter. Motparten i konteringssträngens dimension 6, kan vara antingen 7*, icke statlig eller 6***, statlig beroende på kund eller leverantör. Det ska alltid vara samma motpart i både debet och kredit och motparten ska vara samma som i ursprungsverifikationen.

Tabell 12:2 Förutbetalda kostnader

Periodisering görs av förutbetalda kostnader dvs. när SLU fått faktura som avser hyror, serviceavtal, telefon, porto o dylikt där betalningen skett i förväg men gäller perioden efter. SLU har en tillgång. Motkonteringen i balansräkningen är;

Balanskonto	Motpart
1395 övriga förutbetalda kostnader icke statliga	7*
1396 övriga förutbetalda kostnader statliga	6***
1310 förutbetald hyreskostnad (fastigheter) icke statliga	7*
1311 förutbetald hyreskostnad statliga	6***

Hänvisa i verifikationstexten vilken faktura som avses.

Det normala är att du gör din periodisering när du har fakturan i Proceedo. Där finns en periodiseringsrutin som automatiskt vänder periodiseringen i UBW (Unit4 Business World) efter att fakturan har blivit definitivbokad. Se e-guiden Periodisera fakturan i Proceedo för information om hur du utför periodiseringsrutinen.

För att se i vilken period en faktura ska bokföras, samt om den ska periodiseras, se avsnitt 12.2.5.

Tabell 12:3 Förutbetalda intäkter

Periodisering görs av förutbetalda intäkter dvs. när SLU skickat en faktura i förskott som avser hyror, arrenden eller övriga intäkter för följande period. SLU har en skuld till en kund. Motkonteringen i balansräkningen är;

Konto	Motpart
2350 förutbetalda hyresintäkter icke statliga	7*
2355 förutbetalda hyresintäkter statliga	6***
2393 övriga förutbetalda intäkter icke statliga	7*
2394 övriga förutbetalda intäkter statliga	6***

Obs! Interna fakturor får inte skickas i förskott! Interna händelser får aldrig periodiseras.

Tabell 12:4 Upplupna kostnader

Periodisering görs av upplupna kostnader dvs. kostnader där leverans har skett men SLU har inte fått någon faktura. SLU har en skuld till en leverantör. Motkontering i balansräkningen är;

Konto	Motpart
2390 övriga upplupna kostnader icke statliga	7*
2391 övriga upplupna kostnader statliga	6***

Tabell 12:5 Upplupna intäkter

Periodisering görs av  upplupna intäkter dvs. intäkter som hör till perioden men som man inte fakturerat ännu. SLU har en tillgång. Motkontering i balansräkningen är;

Konto	Motpart
1392 övriga upplupna intäkter icke statliga	7*
1393 övriga upplupna intäkter statliga	6***

 

För periodisering av bidrags- och uppdragsintäkter, se avsnitt 12.4.

I bokslutsarbetet görs många omföringar och periodiseringar. Tänk på att underlaget för en omföring ska vara lika fullständigt som vid en vanlig bokföring av en faktura. Det ska framgå vad omföringen avser i UBW.s textfält, fullständig kontering, datum, uppgift om vem som gjort omföringen samt attest. Hänvisning till verifiaktionsnummer ska finnas. Beräkningar o dyl ska finnas med i verifikationsunderlaget. Fakturor på belopp över 100 000 kr exkl moms ska periodiseras om fakturan avser en annan period.

 

12.3.3 Bokföringsexempel 1: Manuell periodisering av förutbetald kostnad

En faktura på servicekostnad (109 000 kr) exkl moms för kopieringsmaskiner inkommer i november månad. Fakturan avser kostnader för december, januari och februari. Fakturan betalas 30 november och hela kostnaden belastar innevarande budgetår. En flytt (periodisering) av kostnaden till nästa period och budgetår måste göras genom en omföring först på gamla budgetåret och därefter även en omföring på nya budgetåret enligt följande:

 

Innevarande period och budgetår:

Bokför på det konto som normalt används för kostnaden. Periodisera sedan det belopp som avser servicekostnaden för december, januari och februari genom att minska kostnaden på innevarande periods resultaträkning och bokför den som en förutbetald kostnad på balansräkningen. Momsen medräknas aldrig!

Period 20XX11

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim 6	Belopp
6612	Service- och underhållsavtal	KST	XXX	72	109 000 Debet
6619	Periodisering reparation och underhåll	KST	XXX	72	109 000 Kredit
1395	Övriga förutbetalda kostnader, ej myndigheter	KST	---	72	109 000 Debet

 

Nästföljande perioder:

Backa periodiseringen med det belopp som avser perioden genom att öka kostnaden på nya periodens resultaträkning och bokför bort den förutbetalda kostnaden från balansräkningen.

Period 20XX12

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim 6	Belopp
6619	Periodisering reparation och underhåll	KST	XXX	72	36 334  Debet
1395	Övriga förutbetalda kostnader, ej myndigheter	KST	---	72	36 334  Kredit

 

Period 20XY01

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim 6	Belopp
6619	Periodisering reparation och underhåll	KST	XXX	72	36 333  Debet
1395	Övriga förutbetalda kostnader, ej myndigheter	KST	---	72	36 333  Kredit

 

Period 20XY02

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim 6	Belopp
6619	Periodisering reparation och underhåll	KST	XXX	72	36 333  Debet
1395	Övriga förutbetalda kostnader, ej myndigheter	KST	---	72	36 333  Kredit

 

 

12.3.4 Bokföringsexempel 2: Periodisering i Proceedo av förutbetald kostnad

Du kan också periodisera fakturan direkt i Proceedo, och behöver då inte återföra manuellt i nästföljande perioder. Se e-guiden Periodisera fakturan i Proceedo för information om hur du använder dig av periodiseringsrutinen.

 

12.3.5 Bokföringsexempel 3: Förutbetald intäkt

I början av en månad skickar SLU en faktura (200 000 kr) exklusive moms till en icke statlig kund för hyra som avser de tre nästföljande månaderna. En periodisering av intäkterna till följande månader måste göras genom omföring i gamla perioden och sen en omföring  i de följande perioderna. På samma sätt görs periodisering över årsskifte.

 

Innevarande period

Bokföringen av hela beloppet på det vanliga intäktskontot sker vid skapandet av försäljningsordern. Periodisera sedan hela beloppet i en verifikation, eftersom det avser hyra för de tre nästföljande perioderna genom att minska intäkten på innevarande periods resultaträkning och bokför den som en förutbetald intäkt på balansräkningen. Om man har fakturerat ligger redan intäkten bokförd genom fakturan. Om fakturering inte har skett görs alla tre exempelraderna i en verifikation.

Period 20XX01

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim 6	Belopp
Detta sker vid faktureringen:
3152	Hyresintäkter, lokaler mm, ej moms	KST	XXX	72	200 000 Kredit
Detta görs i verifikationen efter fakturering:
3159	Periodiseringskonto	KST	XXX	72	200 000 Debet
2350	Förutbetalda hyresintäkter, ej myndigheter	KST	---	72	200 000 Kredit

 

Nästföljande perioder

Backa föregående periods periodisering med det belopp som avser perioden genom att öka intäkten på nya periodens resultaträkning och bokför bort den förutbetalda intäkten från balansräkningen.

Period 20XX02

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim 6	Belopp
3159	Periodiseringskonto	KST	XXX	72	66 670 Kredit
2350	Förutbetalda hyresintäkter, ej myndigheter	KST	---	72	66 670 Debet

 

Period 20XX03

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim 6	Belopp
3159	Periodiseringskonto	KST	XXX	72	66 670 Kredit
2350	Förutbetalda hyresintäkter, ej myndigheter	KST	---	72	66 670 Debet

 

Period 20XX04

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim 6	Belopp
3159	Periodiseringskonto	KST	XXX	72	66 660 Kredit
2350	Förutbetalda hyresintäkter, ej myndigheter	KST	---	72	66 660 Debet

 

Samtliga manuella periodiseringar som görs före ett periodavslut ska återföras i den period de avser i enlighet med exemplen ovan. Återföringen ska registreras vid samma enhet som utfört den ursprungliga periodiseringen. Periodiseringar som har registrerats av en institution ska alltså återföras av institutionen.

 

12.4 Periodisering av bidragsintäkter och uppdragsintäkter med kontrakt

12.4.1 Förutsättningar

Grundtanken med projektredovisningsmodellen, som infördes 2006-2008, är att ett projekt, ska motsvaras av ett kontrakt samt att uppföljning och återrapportering kan ske på enhetsnivå. 

Projektstrukturen används för att hämta information om såväl redovisningsområde (grundläggande högskoleutbildning/forskning och forskarutbildning/fortlöpande miljöanalys) som finansieringstyp (statsanslag/bidrag/uppdrag). För uppdragsprojekt är särredovisning särskilt viktigt, eftersom SLU måste kunna visa att uppdragen utförs med full kostnadstäckning, dvs utan att andra medel, som anslag, tillförs. Vi har krav på oss att särredovisa uppdragsutbildning, uppdragsforskning och övrig avgiftsfinansierad verksamhet i årsredovisningen. Anslagsmedel kan bokföras i bidragsfinansierade projekt utifrån budget.

Periodisering av pågående projekt med kontrakt görs för att kostnaderna ska vara lika stora som intäkterna vid varje periods slut i syfte att erhålla en rättvisande resultaträkning. Varje månad bestäms periodens intäkter utifrån periodens kostnader.

Som upplupna bidrags-/uppdragsintäkter redovisas bidrags- och uppdragsintäkter som ännu inte erhållits men där kontrakt finns som täcker periodens kostnader för projektet. Upplupna bidrags- och uppdragsintäkter får endast bokföras när ett skriftligt avtal/kontrakt om finansiering finns. Uppgifter hämtas från registrerade uppgifter i ekonomisystemet UBW:s projektmodul.

Som oförbrukade bidrag respektive förutbetalda uppdragsintäkter redovisas inbetalda bidrag och fakturerade uppdrag som periodiseras för att täcka projektets framtida kostnader.

 

12.4.2 Metod för periodisering av bidrag och uppdrag med kontrakt

Varje månad efter att bokföringen stängts för institutionerna, bokför ekonomiavdelningen periodiseringar för bidrag och uppdrag med kontrakt. Filen beräknas alltid på bokföring från årets början för såväl bidrags- som uppdragsfinansierade projekt med kontrakt. Nettot mellan intäkter och kostnader periodiseras mot balansräkningen; löpande under året bokförs såväl underskott som överskott på skuldsidan. Vid halvår och helår för ekonomiavdelningen om underskottsaldon från skuldsidan till fordringssidan. Eftersom periodiseringen görs varje månad kommer det att bli månadens nettoförändring som periodiseras, även om beräkningen görs på årets utfall.

Periodiseringsfilen kontrolleras mot kontot för återstående kontraktsfordran så att bidrags- och uppdragsprojekt med underskott, där kontraktsfordran saknas, inte periodiseras. Projektet visar då ett fortsatt underskott.

För bidragsprojekt med överskott görs kontroll så att inte periodiserat belopp överstiger bidragsintäkterna, dvs. eventuella andra typer av intäkter, såsom statsanslag och övriga intäkter kan inte periodiseras. Övriga intäkter än de i kontraktsfordran förbrukas först. Sådana andra intäkter ska inte finnas bokförda inom uppdragsprojekt som ska vara fullt finansierade i uppdragsavtalet.

Flerfinansierade projekt

Periodiseringen beräknas för det pågående projektet i sin helhet (alltså ej per projektdel). Bokföringen sker på huvudprojektdelen som slutar med -000. Arbetet med periodiseringen kan inte påbörjas förrän periodens triggrar och OH-upplyft är bokförda för perioden. Eftersom det är snäva tidsramar finns ingen möjlighet till förhandskontroll av periodiseringsfilen. Inst/motsv ska istället kontrollera och rätta ev. fel i efterhand. Meddela ekonomiavdelningen om det verkar vara ett systematiskt fel eller om du inte kan förklara bokföringen själv. Föregående månads periodiseringar återförs inte. På arbetsplatsen Ekonomiroller finns en kalender där det framgår vilket datum uppföljning kan göras av projekten samt sista dag för institutionernas bokföring.

 

12.4.3 Bokföringsanvisning för bidragsmedel som inte får tas i anspråk vid periodisering

Om kostnaderna är större än intäkterna (inbetalningarna) i ett specifikt projekt är grundprincipen för periodiseringen att beviljade men ej inbetalade bidrag tas i anspråk (periodiseras) och bokförs som en fordran. Under löpande år syns detta på projekten som debetsaldon på skuldkontona, 238*och 239**.

I de fall som ej inbetalda bidragsmedel inte får tas i anspråk p g a att dessa bidragsmedel avser en annan period eller ett arbete i projektet som ännu inte har påbörjats ska inst/motsv undanta medel från periodisering. Detta är enda gången som inst/motsv själv behöver periodisera bidrag med kontrakt. Uppdrag med kontrakt periodiseras aldrig manuellt.

Inst/motsv bör alltså gå igenom alla projekt som har ett underskott (finns med på rapporten periodiseringsunderlag, se nedan). En bedömning görs om dessa projekts beviljade ej inbetalda kontraktsbelopp får tas i anspråk eller inte tas i anspråk vid projektperiodiseringen. De belopp som inte får tas i anspråk ska bokföras på konto 12295 och 12296 enligt nedanstående exempel.

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim6	Belopp	Text
12295	Ej periodiserbart belopp, endast bidrag	KST	2xxxx8xx	72/6XXX	10 000 Debet	Avser att användas år 20XX/projektet ej påbörjat
12296	Motkonto till 12295, endast bidrag	KST	2xxxx8xx	72/6XXX	10 000 Kredit	Avser att användas år 20XX/projektet ej påbörjat

Genom att göra bokföringen kommer det belopp som bokförs på konto 12295/12296 inte att räknas med i periodiseringsutrymmet. Det är viktigt att tänka på att bokföringen ska göras på kontraktsnumret 2xxxx8xx samt att den ursprungliga motpartskoden (för mer info om motparter se avsnitt 4.4.3 i ekonomihandbokens kapitel 4 Redovisning). Uppgift om motpartens fyrsiffriga motpartskod hittar man i projektmodulen på projektets 800-nummer, flik 1- Relation.

När medlen åter får tas i bruk, ska institutionen återföra bokföringen.

Rapport att använda

Rapporten Periodiseringsunderlag, kan användas för att se vilka projekt som har ett underskott. Utifrån den rapporten ser man vilka kontraktsbelopp som kommer att periodiseras (tas i anspråk). Bokföringar på konto 12295/12296 syns i rapporten och kommer att reducera det belopp som är möjligt att periodisera.

 

12.4.4 Exempel på periodisering av bidragsfinansierade projekt med kontrakt

Allt görs av ekonomiavdelningen.

Exempel 1, periodisering av bidragsfinansierade projekt med kontrakt

En statlig bidragsgivare betalar i januari 1 miljon kr till ett projekt som är tänkt att pågå hela året. I samband med att inbetalningen bokförs, omförs det inbetalda beloppet från resultaträkningen till balansräkningen via en transaktionstrigger. Omföringen görs på projektets kontraktsdel.

Inbetalning

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim6	Belopp
352X	Bidrag från (statlig bidragsgivare)	KST	2xxxx80x	6xxx	1 000 000 Kredit
19XXX	Kassa/bank	KST		6xxx	1 000 000 Debet

 
      
Omföring av inbetalning

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim6	Belopp
3529	Periodisering statliga bidrag	KST	2xxxx80x	6xxx	Debet
2386	Oförbrukade bidrag, myndigheter	KST	2xxxx80x	6xxx	Kredit

 

Period 1

När perioden är slut periodiseras projektet utifrån de kostnader som bokförts på projektet.
I detta fall har inga kostnader bokförts, varför ingen periodisering görs.

Löpande ser intäkterna totalt ut att vara noll, för att se intäkten måste man söka per konto.

Period 2

Nu har 400 000 kr i kostnader bokförts. Periodiseringsrutinen kontrollerar att det finns bidragsintäkter som motsvarar beloppet, därefter bokförs periodiseringen på projektets -000-del.

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim6	Belopp
3529	Periodisering statliga bidrag	KST	2xxxx000	6xxx	400 000 Kredit
2386	Oförbrukade bidrag, myndigheter	KST	2xxxx000	6xxx	400 000 Debet

 Resultaträkningen på projektet är noll, när uppföljning av projektet görs.

  

Exempel 2, periodisering av bidragsfinansierade projekt med kontrakt

Det finns ett kontrakt med en icke statlig finansiär på 500 000 kr. Upparbetade kostnader på 200 000 kr finns bokförda. Ingen inbetalning av medel har skett.
Vid periodiseringen görs en kontroll mot kontraktsfordran: konto 12292, kst, proj xxxxx801för att se om fordran finns. Om det finns en fordran sker bokföring enligt nedan:

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim6	Belopp
3729	Periodiseringskonto	KST	2xxxx000	72	200 000 Kredit
2381	Oförbrukade bidrag, ej myndigheter	KST	2xxxx000	72	200 000 Debet

Resultaträkningen på projektet är noll, när uppföljning av projektet görs.

 
Exempel 3, periodisering av bidragsfinansierade projekt med kontrakt

Bidragsprojekt med medel från EU:s institutioner periodiseras på egna konton

Konto	Kontonamn
3739	Utomstatliga bidrag från EU:s institutioner, periodiseringskonto
2383	Oförbrukade bidrag, EU:s institutioner

  

Omföring av fordran

Vid halv- och helår görs en omföring av underskottsaldon från skuldkonto till fordranskonto. Olika konton används beroende på om motparten är statlig, icke-statlig eller om bidraget kommer från EU:s institutioner:

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim6	Belopp
2381	Oförbrukade bidrag, ej myndigheter	KST	2xxxx000	72	Kredit
1380	Upplupna bidragsintäkter, ej myndigheter	KST	2xxxx000	72	Debet
2386	Oförbrukade bidrag, myndigheter	KST	2xxxx000	6xxx	Kredit
1385	Upplupna bidragsintäkter, myndigheter	KST	2xxxx000	6xxx	Debet
2383	Oförbrukade bidrag, EU:s institutioner	KST	2xxxx000	74	Kredit
1383	Uppluna bidragsintäkter, EU:s institutioner	KST	2xxxx000	74	Debet

 

 

12.4.5 Exempel på periodisering av uppdragsfinansierade projekt med kontrakt.

Uppdragsprojekt med kontrakt hanteras på samma sätt som för bidragsfinansierade projekt men mot andra konton, d v s nettot periodiseras enligt:

 

Exempel 1, periodisering av uppdragsfinansierade projekt med kontrakt:
Överskott icke statlig finansiär

Fakturering har gjorts i förskott med 1 000 000 kr. Kostnaderna för perioden är 400 000 kr. Kontroll görs mot intäkter, så att endast fakturerade uppdragsintäkter periodiseras.

Vid fakturering

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim6	Belopp
3342	Forskningsuppdrag, kontraktsbundna, icke-statliga	KST	4xxxx80x	72	1 000 000 Kredit
12XX	Kundfordringar	KST	4xxxx80x	72	1 000 000 Debet

 

Omföring av intäkt sker vid fakturering med automatik via en transaktionstrigger

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim6	Belopp
3349	Periodiseringskonto, icke statliga	KST	4xxxx80x	72	1 000 000 Debet
23951	Förutbetalda uppdragsintäkter, ej myndigheter	KST	4xxxx80x	72	1 000 000 Kredit

Periodisering i period 1, med 400 000 kr i kostnader för perioden

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim6	Belopp
3349	Periodiseringskonto, icke statliga	KST	4xxxx80x	72	400 000 Kredit
23951	Förutbetalda uppdragsintäkter, ej myndigheter	KST	4xxxx80x	72	400 000 Debet

 Vid uppföljning av projektet är resultaträkningen noll. På konto 23951 förutbetalda uppdragsintäkter är saldot 600 000 kr.

 

Exempel 2, periodisering av uppdragsfinansierade projekt med kontrakt: 
Underskott statlig finansiär.

Uppdragskontrakt där fakturering görs utifrån upparbetade kostnader på 500 000 kr periodiseras enligt följande.

Kontroll görs mot ännu ej fakturerad kontraktsfordran, konto 12298, kst, 4xxxx80x. Om medel finns på minst motsvarande belopp i kontraktsfordransker detta i periodiseringen:

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim6	Belopp
3348	Periodiseringskonto, inomstatliga	KST	4xxxx000	6xxx	500 000 Kredit
23961	Förutbetalda uppdragsintäkter, myndigheter	KST	4xxxx000	6xxx	500 000 Debet

 

Vid halv- och helår görs en omföring av underskottsaldon från skuldkonto till fordranskonto. Olika konton används beroende på om motparten är statlig eller inte:

Konto	Kontonamn	Kst	Proj	Dim6	Belopp
23961	Förutbetalda uppdragsintäkter, myndigheter	KST	4xxxx000	6xxx	Kredit
13911	Upplupna uppdragsintäkter, myndigheter	KST	4xxxx000	6xxx	Debet
23951	Förutbetalda uppdragsintäkter, ej myndigheter	KST	4xxxx000	72	Kredit
13901	Upplupna uppdragsintäkter, ej myndigheter	KST	4xxxx000	72	Debet

 

 

12.4.6 Manuell periodisering av uppdrag och bidrag 

Ibland kan institutionen behöva periodiera uppdrag och bidrag manuellt. Förutsättningarna för att göra det beskrivs i ekonomihandbokens avsnitt 5.2.4.3. Läs det avsnittet innan du periodiserar. Förhandlingarna måste ha kommit så långt att man på institutionen är säker på att få kontraktet, man vet om det är ett bidrag eller uppdrag som avses och inom vilket redovisningsområde verksamheten ska bedrivas.

Kostnaderna periodiseras manuellt av ekonom på institutionen tills ett kontrakt finns.  Mellan hel- och halvår bör det riktiga kontraktet vara skrivet. Detta är en möjlighet för institutionen i de fall man är tillräckligt säker på att medel kommer att komma till institutionen och om projektet redan har kostnader. Periodisering kan även ske när beloppen är så små att de inte registreras i projektmodulen (under 50 tkr), men dessa belopp behöver inte periodiseras. För SLU väsentliga belopp ska bokföras. Speciella konton är upplagda för detta och används oavsett redovisningsområde:

Avser	Balanskonto	Intäktskonto	Projektdel (exempel fo)	Motpart
Bidrag statligt	1386 debet	35291 kredit	2xxxx000	6xxx
Bidrag icke-statligt	1381 debet	37291 kredit	2xxxx000	72, 74, 76, 78
Uppdrag statligt	13912 debet	33481 kredit	42xxx000	6xxx
Uppdrag icke-statligt	13902 debet	33491 kredit	42xxx000	72, 74, 76, 78

 

Viktigt!

• Periodisera belopp som motsvarar den kostnad som finns på projektet för innevarande år. Resultaträkningen ska bli nära noll för hittillsvarande del av året på projektet.
  
  
• Institutionen ansvarar för att ha tillräckliga underlag för att göra periodiseringen. Dessa underlag ska bifogas verifikationen och skannas till den specifikation som måste upprättas till helårsbokslutet.
  
  
• Institutionen ska reversera bokföringen i perioden efter.
  
  
• När kontraktet finns hanteras det enligt gällande rutin.

 

12.4.7 Lathund för konto och motpart

Nedan följer en lathund för vilka konton och motpartskoder som används vid periodisering av bidrag och uppdrag. Det är också viktigt att tänka på att inte blanda periodiseringskonton för uppdrag och bidrag dvs att man inte använder ett periodiseringskonto för bidrag när man periodiserar ett uppdrag. Bidrags- och uppdragsperiodisering ska göras mot projektdelen som slutar på -000.

Balanskonto	Resultatkonto	Dim6, motpart
1380, Upplupna bidragsintäkter, icke statliga	3729, periodisering icke statliga	7*
1385, Upplupna bidragsintäkter, statliga	3529, periodisering statliga	6***
1383, Upplupna bidragsintäkter EU:s institutioner	3739, utomstaliga bidrag från EU:s institutioner, periodiseringskonto	7*
1381, Manuell periodisering upplupna bidragsintäkter, icke statliga	37291, periodisering icke statliga	7*
1386, Manuell periodisering upplupna bidragsintäkter, statliga	35291, periodisering statliga	6***
13901, Upplupna uppdragsintäkter, icke statliga	3349, periodisering icke statliga	7*
13911, Upplupna uppdragsintäkter, statliga	3348, periodisering statliga	6***
13902, Manuell periodisering upplupna uppdragsintäkter, icke statliga	33491, periodisering icke statliga	7*
13912, Manuell periodisering upplupna uppdragsintäkter, statliga	33481, periodisering statliga	6***
2380, Oförbrukade bidrag, icke statliga, manuell	37291, periodisering icke statliga	7*
2381, Oförbrukade bidrag, icke statliga, automatisk	3729, perioidisering icke statliga	7*
2385, Oförbrukade bidrag, statliga, manuell	35291, periodisering statliga	6***
2386, Oförbrukade bidrag, statliga, automatisk	3529, periodisering statliga	6***
23951, Övriga förutbetalda intäkter, icke statliga	3349, periodisering icke statliga	7*
23961, Övriga förutbetalda intäkter, statliga	3348 periodisering statliga	6***

 
Konto 2380 och 2385 används endast i undantagsfall och efter kontakt med ekonomiavdelningen.

 

12.5 Avstämningar vid bokslut

12.5.1 Avstämning av balanskonton och specifikationer

Tillgångs- och skuldposterna i balansräkningen består av ett antal konton. För att kunna styrka att varje post faktiskt existerar måste varje konto stämmas av både löpande under året (se avsnitt 12.1) och till halvårs- och helårsbokslut. Till helårsbokslut ska specifikationer upprättas för varje konto där det finns ett saldo. Ekonomiavdelningen sammanställer att alla specifiaktioner har kommit in och överlämnar materialet till SLU:s revisorer för granskning.

En specifikation ska visa på att balansräkningens poster i årsredovisningen kan härledas till bokföringens konton och att dessa konton är värderade och avstämda. Eventuellt behövs bilagor till specifikationen för att verifiera bokförda belopp. Specifikationerna ska säkerställa en obruten verifieringskedja från de bokförda verifikationerna till posterna i balansräkningen. (Se förordning (2000:606) om myndigheters bokföring, § 20 samt ESV:s föreskrifter och allmänna råd.)

Ekonomiavdelningen stämmer av konton som berör kundreskontran, anläggningsregistret och leverantörsreskontran och  upprättar specifikationer för dessa till boksluten. Personalavdelningen stämmer av och upprättar specifikationer för konton som avser löne- och reseräkningssystemet och fastighetsavdelningen stämmer bl. a. av konton som avser fastigheter.

Alla inst/motsv som har ett bokfört saldo på något av nedanstående balanskonton ska stämma av kontot. Bokför fakultetsekonomer eller ekonomiavdelningen efter att perioden har stängts för institutionen, upprättar den som gjort bokföringen specifikation för detta så länge parterna inte har gjort upp om något annat. Det är inst/motsv som ansvarar för att kontrollera att bokföringen är korrekt.

Kontonas balanser ska bedömas så att de är riktigt värderade och klassificerade, vilket innebär en bedömning av om tillgången/skulden är upptagen med rätt belopp och om rätt konto har använts. Specifikationen ska visa på vad saldot av ett konto består av. Det kan vara många händelser som leder fram till ett saldo, men det är de händelser som utgör den slutliga posten som är intressant att visa upp.

En specifikation visar på delarna som saldot består av och ska kunna härledas till den enskilda bokföringen, dvs kopplas till en verifikation ett visst verifikationsdatum. Om en balans beror av ett IB, måste man gå längre tillbaka i tiden för att hitta vad IB:et består av. Ta hjälp av föregående bokslutsspecifikation för att se vilket saldo som kan ligga kvar. För fakturor som periodiseras i Proceedo blir det egna verifikationsnummer för varje månadsperiodisering. I specifikationen ska man hänvisa till ursprungsverifikationen så att fakturan kan hittas i Proceedo. Skriv även ner det aktuella verifikationsnumret för månadens periodisering.

Specifikationen ska innehålla uppgift om verifikationsnummer, bokföringsdatum, kund/leverantör/bidrags-/uppdragsgivare eller motsvarande och belopp. Det ska även framgå vad fordran/skulden avser för något. Bifoga avtal, beräkning eller annat underlag som visar på att fordran/skulden är riktig. Specifikationerna ska sparas i pdf-format på Sharepointarbetsplatsen Ekonomiroller, i dokumentbiblioteket Bokslutsspecar. En specifikationsmall finns på sidan Blanketter för ekonomihantering, se punkt 9 Bokslut/månadskontroll. Det finns en e-guide Spara bokslutsspecifikationer på arbetsplatsen Ekonomiroller som beskriver detta. En faktura är ett naturligt underlag till periodisering av en förutbetald kostnad. Med hänvisning så att fakturan kan hittas i Proceedo behöver inte fakturan bifogas specifikationen. För andra poster krävs andra typer av underlag. De kan skannas in och bifogas rätt mapp på arbetsplatsen med hänvisning till ”kst_konto_ underlag”. I rubrikfältet på arbetsplatsen kan man beskriva närmare vad underlaget består av. Det kan t ex vara kontoutdrag, en beräkning, ett beslut mm.

Det ska framgå vad verifikationen avser, vem som är motpart mm. Vad som ska anges beror av typ av konto. Vilken information skulle du vilja ha om du skulle granska balansposten?

Balanskontona nedan ska stämmas av av institution/motsvarande. Inst/motsv upprättar specifikationer för konton utan markering med stjärna (*, **), om det finns något bokfört på dem. För de balanskonton där bidrag- och uppdragsperiodiseringar bokförs av ekonomiavdelningen (se *) behöver inst/motsv endast upprätta specifikation i de fall manuell periodisering gjorts av inst/motsv. På konton märkta (**), ska inga manuella bokföringar göras och institutionen ska inte lämna specifikation för dessa konton. För konton märkta (*) utgör beräkningsunderlaget för periodiseringarna samt den årliga projektöversynen från inst/motsv underlag för specifikation.

Konto 1050 och 10501	Uppsamlingskonton immateriella anläggningstillgångar
Konto 1191-1192 och 1194	Uppsamlingskonton förbättringsutgifter på annans fastighet
Konto 1215	Kundfordringar Nationalnyckeln
Konto 12295-12296	Ej periodiserbara belopp, bidrag (se avsnitt 12.4.3 ovan)
Konto 1265-12651	Uppsamlingskonto för delinvesteringar
Konto 1270-1271	Pågående nyanläggningar (fastigheter)
Konto 1293 -1294	Förskott maskiner och inventarier
Konto 1310 - 1311	Förutbetalda hyreskostnader
Konto 1380 och 1385	Upplupna bidragsintäkter *
Konto 1381 och 1386	Manuella upplupna bidragsintäkter
Konto 1383	Upplupna bidragsintäkter EU:s institutioner *
Konto 13901 och 13911	Upplupna uppdragsintäkter *
Konto 13902 och 13912	Manuella upplupna uppdragsintäkter
Konto 1392 - 1393	Övriga upplupna intäkter
Konto 1395 - 1396	Övriga förutbetalda kostnader
Konto 1400	Varulager och förråd
Konto 1401	Djurlager
Konto 1410	Reseförskott**
Konto 1448	Löneavdrag från faktura
Konto 1449	Övriga kortfristiga fordringar
Konto 1469	Övriga fordringar myndigheter
Konto 1991-1993	UDS-konton, kontokortsbetalningar
Konto 1995	Swish-betalningar: löpande intäktsföring ska göras månadsvis. Saldot ska vara noll senast vid årsbokslutet
Konto 2350 - 2355	Förutbetalda hyresintäkter
Konto 2380 och 2385	Oförbrukade bidrag, manuella
Konto 2381, 2383 och 2386	Oförbrukade bidrag, automatisk periodisering*
Konto 2390 - 2391	Övriga upplupna kostnader
Konto 2393 - 2394	Övriga förutbetalda intäkter
Konto 23951-23961	Övriga förutbetalda intäkter, automatisk periodisering*
Konto 2697	Övriga kortfristiga skulder
Konto 2790	Nyckeldeposition

  

12.5.2 Avstämning av interna konton (kontoklass 9)

I UBW (Unit4 Business World) är det tyvärr möjligt att på en och samma verifikation bokföra på både ett externt konto (kontoklass 1 - 8) och ett internt konto (kontoklass 9). En sådan bokföring är felaktig och leder till att extern- och internbokföringen sammanblandas och avstämningsproblem uppstår. För att det ska vara möjligt att göra ett korrekt bokslut måste varje institution göra en avstämning så att de verifikationer som innehåller fel av det här slaget kan identifieras och rättas.

Avstämning av interna konton kan göras på följande sätt:

Gå in i UBW under menypunkten Ekonomi/ Huvudbok/ Fråga verifikation. Sök på 9* i fältet konto. Sätt en 1:a i fältet för sortering vernr och ett kryss för brytning vernr. Ange egen ver.nr-serie t ex från 98400000 till 98499999 och gör sökningen med begränsning på innevarande år. De verifikationer som inte har saldo 0 har en kontering som är felaktig och måste rättas.    

 

12.5.3 Avstämning av parkerade ordernr och leverantörsfakturor

Avstämning av parkerade ordernummer respektive parkerade leverantörsfakturor ska göras löpande under året. En person med utökad behörighet i UBW gör enklast denna avstämning och åtgärdar eventuella felaktigheter. Dokumentation för kontrollen förvaras på institutionen till nästa års bokslut. Underlaget ska inte skickas till ekonomiavdelningen. Eftersom ekonomiavdelningen spärrar internfakturor utan referens och externfakturor utan moms eller utan förklaring till varför moms inte debiterats, ska man löpande titta om fakturor parkerats. Se anvisningar till checklistan för månadsavstämningar som finns på medarbetarwebbens sida Blanketter för ekonomihantering/Bokslut-månadsavstämning. Underlaget ska inte skickas till ekonomiavdelningen utan förvaras på institutionen under ett års tid.

 

12.5.4 Inventering av kassaförskott

Avsnittet är borttaget, kassaförskott finns inte längre inom SLU.

 

12.5.5 Inventering av anläggningstillgångar

Vid en myndighet ska inventering av anläggningstillgångar mm ske på ett sådant sätt att deras existens kan verifieras såväl kvantitets- som värdemässigt. Detta innebär att allt som en gång förts in i register ska finnas kvar där till dess att försäljning eller utrangering äger rum. Samtliga anläggningstillgångar ska kunna stämmas av mot bokföringen. (Se anvisningar i ekonomihandbokens kapitel 9.4).

Institutioner/motsv vid SLU ska inventera sina anläggningstillgångar var tredje år vid hänvisad tidpunkt. Det sker genom att en inventarieförteckning årligen tas fram ur anläggningsregistret. Inst/motsv gör en kontroll av att samtliga inventarier finns på inst/motsv. Underlaget godkänns och skrivs under av ansvarig person vid inst/motsv och skickas till ekonomiavdelningen. Inventeringen ska vanligtvis vara slutförd kring den 10 september. För att redovisningen av tillgångar i SLU:s årsredovisning ska kunna sägas vara rättvisande måste inventeringen ha genomförts på samtliga inst/motsv innan året är slut.

 

12.5.6 Kontroll av att leverantörsfakturor bokförts i rätt period

Det finns en rapport i UBW (Unit4 Business World) att använda vid halvårs- och helårsbokslut för att kontrollera leverantörsfakturor på 100 000 kronor eller mer. Leverantörsfakturor på 100 000 kr eller mer måste vara bokförda i rätt period. Läs i avsnitt 12.2.5 och 12.3 om du är osäker på hur fakturor ska periodiseras. Rapporten används som ett stöd för inst/motsv vid kontroll av om kostnader har bokförts på rätt period. Vid boksluten tas rapporten ut efter sista dag för slutattest och innan perioden stänger för institutionen, så att rättelser kan göras.

Sökväg i UBW: Gemensam/Beställda rapporter/SLU Rapporter/Periodavslut, bokslut. Välj period för månaden före respektive efter bokslutstillfället när rapporten tas fram i UBW.

Kryssa i rutorna om beloppen finns bokförda på rätt period. Är beloppet omfört till rätt period skrivs verifikationsnumret på omföringen ned på blanketten. Tänk på att beloppet alltid är i SEK oavsett vilken valuta fakturan registrerats i. Underskriven rapport förvaras på institutionen till nästa års bokslut. Underlaget ska inte skickas till ekonomiavdelningen.

 

12.5.7 Ej inkomna fakturor

Kostnader som institutionen har kännedom om, men där faktura ännu inte inkommit ska periodiseras om beloppet överskrider 100 000 kr. Beloppet, exklusive moms, bokförs som en upplupen kostnad på konto 2390 eller 2391 (kredit) beroende på motpart. Motkonteringen utgörs av ett periodiseringskostnadskonto (debet). Se avsnitt 12.3.2. Underlag som kan verifiera bokföringen måste bifogas bokföringen och specifikationen. Underlaget kan bestå i en orderbekräftelse, mailkorrespondens med leveratören eller likande.

 

12.5.8 Bidrag och uppdrag kopplade till kontrakt

Bidrag och uppdrag med kontrakt ska inte institutionerna själva periodisera. Det hanteras via en månatlig rutin av ekonomiavdelningen. En kontroll över att periodiseringarna ser rimliga ut ska göras av institutionerna.

Den enda bokföring institutionerna själva behöver göra är om det finns bidragskontrakt som inte får tas i anspråk. Se ekonomihandboken avsnitt 12.4.3.

 

12.5.9 Nyckeldepositioner

Konto 2790 ska stämmas av och specifikation upprättas till helårsbokslutet. Här bokförs depositioner, dvs en "hyra" som t. ex. studenter lämnar för att få låna labbrock, nyckel mm. Den här avgiften ska sedan återbetalas till studenten när rocken, nyckeln eller vad depositionen avser lämnas tillbaka. Det är därför viktigt att institutionen har en uppdaterad förteckning  med namn på dem som lämnat deposition samt vilket belopp som betalats. Förteckningen bör kompletteras med datum för när depositionen lämnades. Specifikationen utgörs av en kontroll av bokfört belopp i UBW, avstämt med kassa, samt att aktuell förteckning bifogas depositionen.

 

12.5.10 Avstämning av löneavdrag från faktura

Konto 1448, Löneavdrag från faktura, ska stämmas av löpande. Vid helårsbokslut ska specifikation skrivas för kontot. Kontrollera löpande om löneavdrag har gjorts och att löneavdraget matchar kostnadsstället där fakturan är bokförd. Det belopp som löneavdrag ska göras för, ska konteras på konto 1448 inklusive moms.  För att löneavdrag ska göras måste blankett med kopia av faktura lämnas till personalavdelningen. Se ekonomihandboken avsnitt 14.6.6

 

12.5.11 Avstämning av oidentifierade inbetalningar

ccc

 

12.5.12 Lagervärdering

SLU har två olika konton för lager

• 1400 Varulager och förråd
• 1401 Djurlager

 

Lager är tillgångar som

• är avsedda för försäljning eller distribution i den ordinarie verksamheten. 
  
  
• är under tillverkning för att bli färdiga varor.
  
  
• ska användas i produktion av färdiga varor.

Lagren ska inventeras. I bokslutsschemat framgår till vilket datum inventeringen ska vara ekonomiavdelningen tillhanda. Inventeringen skickas som pdf-fil till redovisning@slu.se

 

12.5.12.1 Inventering konto 1400 Varulager och förråd

Varulager och förråd inventeras och värderas per sista juni och per sista december. SLU redovisar lager och förråd för djursjukvård, växande gröda och lager för jordbruksdrift. Lager ska bara redovisas när det påverkar SLU:s balans- eller resultaträkning med väsentliga belopp.

Inventeringsförrättaren ska vara förordnad av prefekt/motsv och får inte själv vara direkt ansvarig för tillgångarna ifråga. Inventeringsprotokoll ska upprättas av inventeringsförrättaren. Vid inventeringen ska antecknas typ av vara med ev varunamn, antal (styck, kg, ton osv) och pris enligt lägsta värdets princip. Vilken princip som har använts ska anges på underlaget samt undertecknas av inventeringsförrättaren med namnförtydligande och telefonnummer. Det ska tydligt framgå vilket kostnadsställe som inventeringen avser. 

Lager värderas enligt lägsta värdets princip, dvs. lägst av anskaffningsvärde och nettoförsäljningsvärde. Vid värderingen ska inkurans beaktas, det vill säga om lagret har minskat i värde på grund av att varan är skadad, tekniskt föråldrad eller liknande.  Grundtanken med lägsta värdets princip är att förhindra redovisning av vinster som ännu inte realiserats (anskaffningsvärdet understiger ett beräknat försäljningsvärde) och att på förhand ta hänsyn till sannolika förluster (det verkliga värdet understiger anskaffningsvärdet).

Anskaffningsvärde är utgifter för förvärv eller tillverkning. För förvärv gäller att utgifterna omfattar direkt hänförliga kostnader, dvs. kostnader för att bringa tillgången till dess tillstånd och plats exempelvis tull, transportkostnader. Avdrag för rabatter bör göras. För egentillverkade lagertillgångar räknas även skälig andel av indirekta tillverkningskostnader, däremot inte allmänna administrativa omkostnader eller försäljningskostnader.

Nettoförsäljningsvärdet är marknadsvärdet vid normal försäljning i löpande verksamhet minskat med beräknade försäljningskostnader. I försäljningskostnader inräknas även uppskattade kostnader som är nödvändiga för att åstadkomma en försäljning. För varor som inte säljs eller som distribueras utan ersättning ska det lägsta av anskaffningsvärdet och återanskaffningsvärdet på balansdagen användas.

Växande gröda ska redovisas som lager enligt lägsta värdets princip och alltså inte värderas till marknadsvärdet i takt med att den växer. Intäkter av försäljning får inte redovisas förrän leverans skett, oavsett om det finns kontrakt eller inte vid bokslutstillfället.

För varulager av likartade tillgångar får anskaffningsvärdet beräknas enligt principen först-in-först-ut, enligt vägda genomsnittspriser eller liknande princip. Värdet speglar de senaste inköpta varorna.

 

12.5.12.2 Inventering konto 1401 Djurlager

Djurlagret inventeras och värderas per sista december. Ekonomiavdelningen skickar i december ut en särskild rapport till institutioner som har djur. Rapporten ska fyllas i, skrivas under och skickas som pdf-fil till redovisning@slu.se

Djur värderas antingen som anläggningsdjur eller som omsättningsdjur, se definition i avsnitt 12.5.13. Omsättningsdjuren värderas som djurlager.

Ett lager av djur kan värderas per styck, som t ex smågrisar och gödsvin. Ofta värderas djurlager till 85 % av marknadsvärdet eftersom varje individ inte är räknad. Det kan för SLU:s del vara värphöns eller fiskar.

Värderingen sker till Skatteverkets schablonmässigt beräknade produktionskostnader för djur i jordbruk som är praxis för redovisning av djur för jordbruksföretag. Skatteverket skriver årligen med stöd av förordningen (2000:866) hur produktionskostnaden för djur enligt 17 kap. 5 § inkomstskattelagen ska beräknas.

 

12.5.13 Djurkapital

Djuren vid SLU inventeras och redovisas helårsvis som anläggningsdjur eller som djur i lager. Avgörande för klassificeringen är det planerade ändamålet med det enskilda djuret. Med anläggningstillgång förstås en tillgång som är avsedd att stadigvarande brukas eller innehas i verksamheten. Med omsättningstillgång förstås annan tillgång. Ett anläggningsdjur är planerat att leverera fortsatt nytta för SLU, som avelsdjur, genom att ge mjölk till försäljning, stå på tillväxt för att ge kött eller som försöksdjur för längre tid.

Exempel på djur som räknas som anläggningsdjur:

• Mjölkkor, dikor, amkor
  
  
• Kvigor för rekrytering
  
  
• Göddjur/tjurkalvar
  
  
• Avelstjurar
  
  
• Får
  
  
• Svin (suggor, galtar)
  
  
• Getter
  
  
• Travhästar
  
  
• Hundar 

Värdering av djur i lager, se avsnitt 12.5.12.2

En särskild rapport skickas ut i december till institutioner som har djur. Rapporten ska fyllas i, skrivas under och skickas som pdf-fil till redovisning@slu.se.

Värderingen sker till Skatteverkets schablonmässigt beräknade produktionskostnader för djur i jordbruk vilket är praxis inom jordbruk. Skatteverket skriver årligen med stöd av förordningen (2000:866) hur produktionskostnaden för djur enligt 17 kap. 5 § inkomstskattelagen ska beräknas.

SLU har som mål att ha en bestämd mängd anläggningsdjur och dessa förnyas antingen genom egen rekrytering eller genom anskaffning. Djurens kvantitet, värde och sammansättning varierar inte väsentligt. Om ekonomiavdelningen efter inventeringen vid bokslut bedömer att den bestämda mängden har förändrats justeras tillgångens värde i bokföringen.

På konto 1261 redovisar ekonomiavdelningen utifrån inventeringen årets inköp av djur. Konto 1260 visar ackumulerat anskaffningsvärde av djurkapitalet. Minskning av djur bokförs på konto 7940 Av/nedskrivn djur, med motkonto 1262 Djur, årets av/nedskrivning.

 

12.6 Tidsschema

De tider som gäller för olika moment i bokslutsarbetet framgår av aktuellt tidschema i ekonomimeddelanden om bokslut. Se publicerade ekonomimeddelanden. 

Läs även avsnitt 4.2  i ekonomihandbokens kapitel 4 Redovisning om arkivering av redovisningsmaterial efter årsbokslutet.

 

12.7 Resultat och disposition av kapital

Enligt budgetinstruktionen som fastställdes av rektor 2009-10-05 ska resultat och kapital bokföras per redovisningsområde (GU, Fo/FoU, FoMa). Enligt statsmakternas krav ska SLU också redovisa kapitalet för olika typer av avgiftsfinansierad verksamhet. I SLU:s redovisningsmodell är det projektkoden, dvs.  dim2 i UBW:s kodsträng, som ger information om redovisningsområde och finansieringstyp. Därför ska resultat och kapital bokföras per projekt (se universitetsdirektörens beslut  Dnr SLU.ua.Fe.2010.1.4-1636).

Årets resultat bokförs på de projekt där det har uppstått och disposition av kapitalet sker via en rapport i april följande år. Ett särskilt ekonomimeddelande skickas ut årligen när det är möjligt att disponera resultatet. I rapporten ligger förvalt att resultatet bokförs om till kapital på generella samlingsprojekt (se avsnitt 12.7.5) per redovisningsområde, med uppdelning mellan anslags- och bidragsfinansierat respektive avgiftsfinansierat. Prefekt/motsvarande har vissa möjligheter att besluta att kapitalet ska disponeras om på annat sätt.

Tilldelning av medel ur kapitalet görs genom omföring på konto 2992, justering av kapital, efter beslut av prefekten när som helst under året. Omföring får inte göras mellan redovisningsområden och inte heller mellan anslags-/bidragsfinansierat å ena sidan och avgiftsfinansierat å andra sidan. 

 

12.7.1 Bokföring av resultat samt disposition av kapital

Ekonomiavdelningen bokför årets resultat på projektet på den enhet där det har uppstått. Det är det totala projektets resultat som bokförs, inte per projektdel.

Bokföring på pågående externfinansierade projekt med kontrakt

Nedan visas hur bokföringen sker på pågående externfinansierade projekt med kontrakt i och med årsbokslutet:

Period 20XX13:

Konto	Kontonamn	Dim1	Dim2	Belopp
8990	Redovisat resultat	Enhet	Urspr projekt	100 000 Debet (om positivt resultat)
2990	Årets kapitalförändring enligt resultaträkningen	Enhet	Urspr projekt	100 000 Kredit (om positivt resultat)

Bokföring på avslutade externfinansierade projekt med kontrakt

Nedan visas hur bokföringen sker på avslutade externfinansierade projekt med kontrakt.  För dessa projekt kommer bokföringen på konto 2990 alltid att ske till samlingsprojektet. Projekt som har avslutats med konto 8992 under året, bokas vid årsskiftet upp på konto 8990 med motkontering 2990 mot enhetens kostnadsställe och mot samlingsprojektet inom samma redovisningsområde och finansieringstyp, 999XX.

Period 20XX13:

Konto	Kontonamn	Dim1	Dim2	Belopp
8990	Redovisat resultat	Enhet	Urspr projekt	100 000 Debet (om positivt resultat)
2990	Årets kapitalförändring enligt resultaträkningen	Enhet	Samlingsprojekt, (999XX)	100 000 Kredit (om positivt resultat)

För avslutade externfinansierade projekt får resultatet inte disponeras om direkt till andra projekt. Omdisposition sker från det samlingsprojekt där kapitalet hamnar. Tilldelning av medel från samlingsprojekt sker enligt avsnitt 12.7.2 nedan. I dispositionsrapporten finns även de pågående externfinansierade projekten med kontrakt med om ett resultat har bildats under året, men enbart som en information – för dessa får man inte ändra resultatdispositionen.

På konto 8990 kan man söka på vilket projekt som resultat har uppstått. Läs om avslut av projekt i avsnitt 5.6 i ekonomihandbokens kapitel 5 Projektekonomi.

Disposition av institutionens resultat 

När SLU:s bokslut är fastställt och ekonomiavdelningen har bokfört utgående och ingående balanser ska prefekten fatta beslut om disposition av institutionens resultat. Det görs med hjälp av en UBW-rapport som fylls i och skickas för bokföring till ekonomiavdelningen (se avsnitt 12.7.1.1 nedan). Rapportens förslag till disposition kommer att vara den enhet där resultatet har uppstått och samlingsprojekt inom respektive redovisningsområde och finansiärstyp. Prefektens rätt att omdisponera resultatet gäller övriga projekt, dvs inte kontraktsbundna projekt. Efter prefektens beslut kommer bokföringen att göras enligt följande:

Period 20XY04:

Konto	Kontonamn	Dim1	Dim2	Belopp
2990	Årets kapitalförändring enligt resultaträkningen	Enhet	Urspr projekt / Samlingsprojekt	100 000 Debet (om positivt resultat)
2975	Balanserad kapitalförändring	Enhet	Beroende på beslut /Samlingsprojekt	100 000 Kredit (om positivt resultat)

 

12.7.1.1 Rapport för disposition av resultatet

I UBW (Unit4 Business World) under Egen meny / Rapporter / Periodavslut/bokslut, finns rapporten ”Underlag disposition resultat”. Rapporten är byggd i excelformat vilket underlättar vid förändring av disposition samt vid inläsning i UBW. Rapporten visar hela institutionens resultat per enhet och projekt samt föreslagen kontering för resultatet. I de fall man vill disponera resultatet annorlunda skriver man in beslutet direkt i rapporten under rubriken ”beslut disposition”. Rapporten/filen skickas därefter till UBWinlasning@slu.se enligt separat tidplan från ekonomiavdelningen. Samtidigt ska den underskrivna papperskopian samt övrigt underlag som krävs för bokföring skickas till ekonomiavdelningen.

I den rapport som ska användas för disposition av resultatet, är det förvalt

• att kapitalet på projektkoder inom redovisningsområdena (projektkoder 1-8) bokförs på den enhet där resultatet har uppstått och på samlingsprojekt inom respektive redovisningsområde,
  
  
• att kapitalet på projektkoder i grupp 9, gemensam verksamhet, bokförs på den enhet och den projektkod där resultatet har uppstått,
  
  
• att kapitalet på aktiva projekt som är kopplade till kontrakt alltid ska bokföras som kapital på projektet,
  
  
• att kapital på avslutade projekt med kontrakt alltid förs till enhetens samlingsprojekt.

 

12.7.1.2 Tillåtna ändringar i rapporten

Prefekten har möjlighet att disponera om kapitalet inom institutionen på annat sätt än föreslaget, så länge kapitalet disponeras om inom samma redovisningsområde (forskning, fortlöpande miljöanalys, grundutbildning) och inom samma finansiärstyp (anslags- och bidragsfinansierat respektive avgiftsfinansierat). Detta gäller den övre delen av rapporten som inte är gråmarkerad i kolumnerna för Om avvikande beslut.

Inom 950-gruppen får man disponera om kapital mellan projektkoderna inom samma grupp. Det är viktigt att ni på institutionerna fortfarande kan stämma av kalkyldifferensen för institutionspåslaget. 950-projektkoderna får bara användas för bokföring som är budgeterat enligt institutionspåslaget och enligt instruktionerna för framräknandet av påslaget. Man måste vid budgetarbetet stämma av 950-projekten för att få ett rättvisande institutionspåslag till nästa år. Om det har varit ett större överskott på projektkoden, ska man om verksamheten är oförändrad, kalkylera på ett underskott för att projektkoden på sikt ska gå mot noll.

Det är tillåtet att flytta kapital som beror av omorganisation från ett 5-ställigt kostnadsställe till ett 7-ställigt kostnadsställe.

Beslutade ändringar anges i rapporten i kolumnerna Om avvikande beslut.Beslut som avser annat än att kapitalet bokförs på ursprunglig projektkod, eller flyttas från enhet till avdelnings- eller institutionsnivå, ska det finnas ett förklarande underlag till varför man disponerar om. Underlaget ska redogöra för vad tanken är, till att man vill disponera om på annat sätt än enligt standard. T ex om det avser en rättelse eller en strategisk kapitaltilldelning osv. Beräkningar ska finnas med i underlaget till ekonomiavdelningen. Innan underskrivet beslut finns på ekonomiavdelningen, kommer inte bokföring att ske.

Observera att uppföljningen blir tydligare om inte omdispositioner mellan kostnadsställen och projekt görs direkt i rapporten. Disposition enligt rapporten bokförs på konto 2975 och sådant som prefekten beslutar att disponera om i efterhand bokförs på konto 2992. Se ekonomihandbokens avsnitt 12.7.2

12.7.1.3 Otillåtna ändringar i rapporten

För följande regler finns ingen beloppsgräns:

• Det är inte tillåtet att kapitalet förs över till ett annat redovisningsområde än det ursprungliga.
  
  
• Det är inte tillåtet att kapitalet flyttas till annan finansiärstyp än det ursprungliga.
  
  
• Endast hela belopp kan disponeras om i rapporten, en rad kan inte delas upp. 
  
  
• 98-koder ska vara noll till bokslutet. Om det trots allt uppstår kapital på koden ska kapitalet bokföras till samma 98-kod och sedan bokas bort via omföring med konto 2975. Underlag sänds till ekonomiavdelningen för bokföring.
  
  
• Det är inte tillåtet att i rapporten flytta kapital till annan institution.
  
  
• Resultat på samlingsprojekt, 999XX, får inte disponeras om i rapporten.
  
  
• Under rubriken Resultat har uppstått på följande externfinansierade projekt i rapporten, bokförs bl a resultat som uppstått i pågående projekt. Konteringen får inte ändras på projekt i den här delen av rapporten. Kapital på aktiva projekt kan uppstå om det finns underskott på projektet, om kontrakt saknas eller då andra intäkter än enligt kontraktet inte har förbrukats. Hänsyn till kapitalet tas vid periodiseringen av projektet.
  
  
• Rapportens format är framtaget för att ekonomiavdelningen ska kunna läsa in filen i UBW, det är därför inte tillåtet att göra ändringar i formatet.

 

12.7.2 Tilldelning ur kapitalet under året

Prefekt/motsvarande kan besluta om tilldelning ur institutionens kapital till en enhet eller specifikt projekt.  Observera att omföring inte får göras mellan redovisningsområden och inte heller mellan finansiärstyp; anslags-/bidragsfinansierat å ena sidan och avgiftsfinansierat å andra sidan. Det är heller aldrig tillåtet att disponera om kapital från aktiva projekt med kontrakt. Kapital från samlingsprojekten får endast disponeras om med konto 2992.

För tilldelning av kapitalet används konto 2992, justering av projekt/balanserat kapital. Konto 2992 ska balansera och motpart 72 ska alltid användas. Fil för bokföring skickas till UBWinlasning@slu.se Samtidigt måste beslut som är underskrivet av prefekten skickas till ekonomiavdelningen. Underlaget ska beskriva varför man gör omdispositionen och beräkningsunderlag ska bifogas.

Konto	Kontonamn	Dim1	Dim2	Dim6	Belopp
2992	Justering av projekt/balanserat kapital	Enhet	Samlingsprojekt	72	100 000 Debet
2992	Justering av projekt/balanserat kapital	Enhet	Projekt	72	100 000 Kredit

 

Kapital som uppstår på samlingsprojekt för avgifter ska på sikt bli ungefär noll. Vissa av koderna för avgifter styrs av att full kostnadstäckning ska uppnås, medan andra ska nå en ”hög kostnadstäckningsgrad”. De projekt som styrs av full kostnadstäckning får inte tillföras medel från kapitalet. 

 

12.7.2.1 Rättelser av kapitalet

Vid rättelser av kapital kan omföring ske med konto 2975. Det kan t ex vara att kapital ligger kvar på ett kostnadsställe som inte längre är aktivt och ska tömmas. Ett underlag för omföringen som beskriver varför rättelsen ska göras och ett beräkningsunderlag ska skickas till ekonomiavdelningen innan bokföringen kan ske. Filen skickas till UBWinlasning@slu.se och underlaget till ekonomiavdelningen. Konto 2975 måste balansera och omföringar görs med motpart 72.

98-koder ska vara noll till bokslutet. Om det trots allt uppstår kapital på koden ska kapitalet bokföras till samma 98-kod och sedan bokas bort via omföring med konto 2975.

I rapporten för disposition av resultatet, kan man inte hantera resultat och kapitalbokföring på fria fält. Det är tillåtet att göra en omföringsfil när dispositionerna är inlästa och bokföra kapitalet på respektive fritt fält så att uppföljningen fungerar för er.

Rättelser mellan redovisningsområden respektive finansieringstyper sker bara i yttersta undantagsfall. Det behövs bra och tydliga underlag. Korrigering leder till en not i SLU:s årsredovisning. Bedömning görs av ekonomichefen innan bokföring och ev beslut av rektor, beroende på art av rättelse.

Rättelser görs inte för bokföring från föregående år. Kapitalet bedöms årligen och det beslutet ska ligga fast. Utdelning från samlingsprojekten kan ske. Däremot krävs det väldigt bra underlag för att göra omfördelningar om man redan har fördelat kapital till projekten att sedan vill göra rättelser/omprioriteringar.

 

12.7.3 Hantering av resultat i grundutbildningen

Resultatet för grundutbildningsprojekt med kurskod hanteras genom att resultatet konto 8990, bokförs på projektkod 89. Kapitalet kan sedan ligga kvar på 89 eller föras till samlingsprojektet 99989.

För att underlätta uppföljningen, arbetar ekonomiavdelningen fram en rapport för uppföljning av grundutbildningens kurser. Rapporten ska visa intäkter resp kostnader för ca tre senaste åren per kurskod.  Universitetsledningens styrning av GU blir stramare, vilket lägger fokus på uppföljning av kurserna.

Kurskoder registreras inte via projektmodulen i UBW, som projekt med kontrakt och andra åttaställiga projektkoder gör. Det gör att rapporten Projektuppföljning inte fungerar för 89-projekt. För att det ska vara idé att bokföra kapital på kurskoder måste kostnader och intäkter matchas. Det görs i väldigt få fall.

 

12.7.4 Hantering av avgiftsfinansierad verksamhet

Uppdatering kommer. 

 

12.7.5 Resultatdisposition för gemensamma projekt i grupp 9*

För gemensamma projekt i grupp 9* kommer resultatet att bokföras på projektet.

För institutionsgemensamma projekt, 950X , fördelas årets resultat i samband med bokslutet ut till redovisningsområden och finansieringstyper utifrån institutionens lönebas. Se ekonomihandboken avsnitt 5.5.

För fastighetsförvaltning, djursjukvård och akademikonferens får respektive verksamhet avgöra om samlingsprojekt behövs.

Projekt	Avser
91*	Fastighetsförvaltn.
92*	Djursjukvård
93*	Akademikonferens, elevbostäder, hotell
9500	Institutionsgemensamt
9502	Biblioteket
9503	Institutionsgemensamt vaktmästeri
9508	Forskning gemensamt
951*	Gemensamma lab m.m
9600	Universitetsgemensamt
961*	Universitetsgemensamt, utvecklingsprojekt
9801	Universitetsgem kostn (ekonomiavdelningen)
9804	Felkonterade avskrivningar
9805	Felkonterade löner
9809	Övrigt (ekonomiavdelningen)
9820	Fo, utdelat statsanslag
9821	GU, utdelat statsanslag
9822	FoMa, utdelat statsanslag
9850	Lön, fördelas genom tidsredovisning

  

12.7.6 Samlingsprojekt per redovisningsområde

Samlingsprojekten för kapital är uppdelade per redovisningsområde och per finansieringstyp. Det är inte tillåtet att flytta medel mellan dessa områden eller till en annan typ av finansiering. Om institutionen anser att det är nödvändigt tas kontakt med ekonomichefen som fattar beslut i frågan.

Tabell Samlingsprojekt

Projektkod	Redovisningsområde / finansieringstyp
99911	Forskning / anslags- och bidragsfinansierat
99914	Forskning / avgiftsfinansierat
99971	FoMa / anslags- och bidragsfinansierat
99974	FoMa / avgiftsfinansierat
99984	Grundutbildning / avgiftsfinansierat
99989	Grundutbildning / anslags- och bidragsfinansierat

 

Resultat som uppstår på avslutade projekt ska alltid bokföras som kapital på samlingsprojekt på den enhet som projektet tillhörde. Även resultat som uppstår på projekt som resultatförs årligen kan kapitalet bokföras på samlingsprojekt. Samlingsprojekten är uppdelade för att att skilja redovisningsområdena åt, samt för att skilja på finansieringstyperna. Enligt SLU:s regleringsbrev måste vi skilja på redovisningsområdena (forskning, fortlöpande miljöanalys och grundutbildning) samt särskilja uppdragsmedel från anslags- och bidragsmedel.

Projekt	Verksamhet/ finansieringstyp	Samlingsprojekt	Benämning  samlingsprojekt
1-3*	Fo bidragsfin	99911	Fo anslags- och bidragsfin
4*	Fo avgiftsfin	99914	Fo avgiftsfin
5*	Fo anslagsfin	99911	Fo anslags- och bidragsfin
6*	Fo övrigt	99911	Fo anslags- och bidragsfin
70-73*	FoMa bidragsfin	99971	FoMa anslags- och bidragsfin
74*, 76*	FoMa avgiftsfin	99974	FoMa avgiftsfin
75*	FoMa anslagsfin	99971	FoMa anslags- och bidragsfin
78-79*	FoMa övrigt	99971	FoMa anslags- och bidragsfin
81-84*	GU avgiftsfin	99984	GU avgiftsfin
85*	GU anslagsfin	99989	GU anslags- och bidragsfin
87*	GU bidragsfin	99989	GU anslags- och bidragsfin
88*	GU övrigt	99989	GU anslags- och bidragsfin
89*	GU kurskoder	99989	GU anslags- och bidragsfin