Tips vid ansökningsskrivande: Kommunikation och Dissemination

Senast ändrad: 02 juni 2021

För att resultaten av din forskning ska nå ut till rätt publik och komma till nytta, är kommunikation och dissemination (spridning av forskningsresultat) av central betydelse. Oberoende av om ditt arbete fokuserar på grundläggande frågeställningar eller om du jobbar med tillämpad forskning nära slutanvändarna behöver du en väl genomtänkt plan för hur du på bästa sätt kan sprida information om din forskning till andra forskare, kommunicera med relevanta målgrupper som kan dra nytta av dina resultat, samt nå ut till allmänheten.

Eftersom kommunikation, spridning och genomslag (impact) av forskning går hand i hand, kräver många forskningsfinansiärer att du redan i ansökningsfasen redogör för hur du planerar att kommunicera och disseminera resultaten av din forskning. För att skriva en stark ansökan räcker det därför oftast inte med en övertygande forskningsplan, utan du behöver också presentera en effektiv strategi för hur du ska nå ut med forskningsresultaten och se till att de kommer till nytta. Vissa finansiärer tar detta ett steg längre genom att i vissa utlysningar endast finansiera projekt där forskare kommunicerar med och engagerar relevanta målgrupper (såsom slutanvändare och andra intressenter) redan i utformningen av projektplanen. Detta ses som en försäkran om att den planerade forskningen är designad för att möta verkliga utmaningar och behov – ett koncept som på engelska kallas ”co-creation of research” (samskapande av forskning).

Skillnaden mellan kommunikation och dissemination

Många finansiärer skiljer på vad som innefattas av termerna kommunikation kontra dissemination. Det är därför viktigt att förstå skillnaderna och använda rätt term när du beskriver olika aktiviteter i din forskningsansökan.

Kommunikation

  • Gynnar forskningsresultaten och bidrar till projektets målsättning
  • Innefattar spridning av information som är anpassad till olika målgrupper, inklusive de som inte är direkt berörda av projektet, såsom media och allmänheten
  • Kan inkludera både envägskommunikation och informationsutbyten mellan grupper
  • Sker under hela projektets livslängd, samt ibland även före och efter ett projekt

Dissemination

  • Spridning och delning av projektresultat
  • Riktar sig till potentiella användare av forskningsresultaten (t. ex. andra forskare, beslutsfattare, företag mm.)
  • Enkelriktad informationsspridning
  • Äger rum både under och efter projektets genomförande

För att göra det enkelt kommer vi hädanefter endast använda oss av ordet kommunikation i den här guiden, men de flesta tipsen är i hög grad relevanta även för dissemination av forskningsresultat.

Att lägga upp en plan

När du ska designa en effektiv och övertygande kommunikations- och disseminationsplan är det viktigt att tänka igenom en rad olika aspekter. För det första är det viktigt att definiera VARFÖR du behöver kommunicera och därefter VEM/VILKA du behöver kommunicera med, samt HUR och NÄR du bäst kommunicerar med dem. När du identifierat syfte och målgrupp är du sedan redo att utforma en aktivitetsplan som konkret beskriver VAD du planerar att göra för att nå ut med information om din forskning till rätt publik och säkerställa att den får maximal genomslagskraft (impact).

1. Bakgrund och mål

Innan du börjar planera dina kommunikationsaktiviteter måste du först fundera över syftet med din kommunikation - varför du behöver kommunicera och vad du vill uppnå. I vissa fall är det kanske så enkelt att du vill sprida information och ny kunskap till relevanta målgrupper, men ofta har kommunikation även en mer djuplodande målsättning att påverka målgrupperna på olika sätt, kanske få dem att ändra attityd, beteende eller framkalla känslor. För att en utvärderare eller forskningsfinansiär ska förstå målsättningen med dina kommunikationsaktiviteter behöver du som regel också ge dem tillräcklig bakgrundsinformation om varför det vore gynnsamt att åstadkomma en förändring i attityd eller beteende i en viss målgrupp – till exempel för att bidra till FN:s hållbarhetsmål eller förebygga klimatförändringar.

2. Målgrupper

När du har definierat målet eller målen med din kommunikation är det dags att identifiera dina viktigaste målgrupper. Beroende på vilken typ av forskning du jobbar med, kommer olika grupper att vara (eller inte vara) intresserade av ditt planerade projekt. Du måste därför fundera noga över vem eller vilka som kan vara intresserade av din forskning, samt vilka som direkt kan påverkas eller dra nytta av dina resultat, innan du planerar dina aktiviteter. När du gjort denna analys är det i nästa steg viktigt att reflektera över vilken typ av information varje enskild målgrupp kan vara intresserad av och ta reda på hur de helst interagerar med forskare. För att få till en effektiv kommunikation är det ofta klokt att ta kontakt med målgruppen redan i ansökningsfasen för att tillsammans med dem utforma aktiviteter som är lämpliga för att uppnå projektets kommunikationsmål. Det är viktigt att vara medveten om att olika målgrupper kan vara intresserade av olika aspekter av din forskning och även att de kan föredra olika kanaler för kommunikation – och kom ihåg att du kanske inte kan nå ut till alla!

Det som är viktigt i ansökningsfasen är att göra en realistisk plan för kommunikation och spridning av forskningsresultat som är anpassad till projektets storlek och tillgängliga resurser. Förutom att nå ut till några nyckelmålgrupper är det oftast en bra idé att inkludera en eller några aktiviteter som riktar sig till en bredare publik eller allmänheten.

3. Nyckelbudskap

När du vill sprida information om din forskning och kommunicera med en specifik målgrupp är det oftast gynnsamt att fokusera på att framföra den information som är relevant för just den målgruppen. Även om många aspekter av din forskning är intressanta, kan ditt huvudbudskap lätt tappas bort om mottagaren blir överväldigad av för mycket information. Det är därför klokt att lägga en del tid på att formulera nyckelbudskap riktade till varje målgrupp, där du koncentrerar uppmärksamheten på den viktigaste informationen och försöker vara så tydlig, kärnfull och kortfattad som möjligt. Använd gärna visuella hjälpmedel i din kommunikation – bilder, figurer, grafer, animationer, videor – en bild kan säga mer än tusen ord!

4. Kanaler/medieval

Det finns en mängd olika sätt att kommunicera på – med det skrivna ordet, muntligt, genom att skapa videor, delta i olika evenemang, samt via webbsidor och sociala medier – för att nämna några. Dagens mångfald av kanaler och medier erbjuder otaliga möjligheter till kommunikation, men medför även en risk för att dina budskap kan ha svårt att nå fram till rätt målgrupp. När du väljer kanal för kommunikation och spridning av forskningsresultat måste du därför försöka vara strategisk, både vad gäller kanaler och tidpunkt för dina aktiviteter. För att vara säker på att nå fram med dina budskap och få önskad effekt är det därför oftast fördelaktigt att diskutera och planera kommunikationsaktiviteter tillsammans med varje målgrupp. Vanligtvis är det en god idé att välja några olika kanaler för din kommunikation, där informationen presenteras på olika sätt, för att uppmärksammas av olika typer av åhörare. När du väljer kommunikationskanaler är det dessutom viktigt att fundera över om dina planerade aktiviteter kommer att behöva särskilda förberedelser eller utrustning, tid för utbildning, annonsering eller reklam. Några exempel på kommunikations- och spridningskanaler är;

  • Tryckta publikationer
  • Konferenser/möten
  • Aktiviteter anordnade av andra aktörer och intressenter
  • Webbsidor
  • TV/Radio/Video
  • Nyhetsbrev
  • Sociala media
  • Personlig kommunikation
  • Evenemang för allmänheten
  • Undervisning

5. Tids- och aktivitetsplanering

När du väl har definierat dina mål, målgrupper, nyckelbudskap och valt kommunikationskanaler har du allt som behövs för att utforma en aktivitetsplan för hur du ska kommunicera och sprida information om ditt forskningsprojekt och dina resultat. I en tids- och aktivitetsplan beskriver du de planerade aktiviteterna på ett lättillgängligt och överskådligt sätt, genom att redogöra för VAD du kommer att göra (aktivitet), VARFÖR (syfte/mål), för VEM (målgrupp), HUR (kanal/medieval) och NÄR (tajming). Om möjligt, inkludera även information om vem som är ansvarig för respektive kommunikationsaktivitet och hur du planerar att utvärdera om aktiviteten hade önskad effekt (se nedan).

Använd gärna en tabell som tydligt illustrerar dina planerade kommunikationsaktiviteter;

En tydlig och konkret tids- och aktivitetsplan ger både dig själv och finansiären en bra överblick över aktiviteterna och underlättar samtidigt arbetet med att följa upp och utvärdera utfallet av den planerade kommunikationen.

6. Utvärdering

En viktig del av en kommunikationsplan är att planera för hur kommunikationsaktiviteterna ska följas upp och utvärderas. Detta glöms dock ofta bort, trots att en väl genomtänkt utvärdering är central för att du ska veta om du lyckats uppnå syftet med din kommunikation. För att övertyga finansiären och underlätta ditt eget arbete, är det därför en god idé att redan i ansökningsfasen precisera hur du planerar att utvärdera respektive kommunikationsaktivitet. Ett vanligt sätt är att använda sig av olika nyckelindikatorer eller nyckeltal. För konferenser, möten och evenemang kan du bevaka antalet deltagare, för webbsidor och sociala medier kan antalet besök eller besökare vara relevanta, medan andra aktiviteter bäst utvärderas med hjälp av riktade enkäter eller diskussioner i fokusgrupper. Att inkludera information om din strategi för att utvärdera de planerade kommunikationsaktiviteterna visar inte bara finansiären att du tar kommunikation på allvar, utan kommer även hjälpa dig att kontinuerligt förbättra hur du kommunicerar och utvärderar din kommunikation.

7. Övriga saker att tänka på…

När du utformar din plan för kommunikation och spridning av projektrelaterad information och resultat, kan det även vara bra att tänka på;

  • Trots att vissa kommunikationsaktiviteter är gratis, så innebär de allra flesta en viss kostnad. Det är därför viktigt att planera aktiviteterna i detalj, göra en rimlig budget och justera aktiviteterna så att de passar ditt projekt och dina resurser.
  • Fundera över om de aktiviteter du har planerat är beroende av specifika personer eller särskild specialutrustning.
  • Reflektera över om din forskning på något sätt kan vara kontroversiell eller skulle kunna framkalla negativa gensvar från specifika målgrupper. I så fall är det möjligt att du även bör belysa dessa risker i projektets övergripande riskhanteringsplan.

Slutligen, när du utformar en kommunikationsplan för ditt forskningsprojekt, kom ihåg att vara så ärlig och realistisk som möjligt, och att anpassa aktiviteterna enligt projektets fokus och målsättning, samt dina egna erfarenheter och tillgängliga resurser. Tänk även på att kommunikation är tidskrävande, så försök prioritera, vara strategisk och selektiv. Om du inte har så mycket erfarenhet av kommunikation, tveka inte att be om hjälp och råd från personer i din omgivning, exempelvis erfarna kollegor, professionella kommunikatörer eller dina vänner!

 

Användbara länkar

Communicating your project - Horizon Europe Online Manual

Dissemination and exploitation of project results - Horizon 2020 Online Manual

Communicating EU research and innovation: guidance for project participants

Quick guide and tools for Communication, Dissemination and Exploitation in Horizon 2020

Making the Most of Your H2020 Project - Boosting the impact of your project through effective communication, dissemination and exploitation – European IP Help Desk

Formas stöd för att besvara kommunikationskriteriet – Årliga öppna utlysningen

Sidansvarig: lars-erik.lindell@slu.se