Kontaktinformation
Gudrun Ahlberg, enhetschef
Ekonomiavdelningen, SLU
gudrun.ahlberg@slu.se
Ekonomihandbokens kapitel 8 handlar om beställningar, fakturahantering och utbetalningar inom SLU. Här finns bl.a. information om SLU:s beställnings- och inköpsrutin;, SLU:s leverantörsreskontra och vilka roller och ansvar som finns i fakturahanteringen. Du kan även läsa om SLU:s hantering av leverantörsfakturor, betalningar till utlandet och privatpersoner, matchning av debet- och kreditfakturor samt betalkort, reseförskott, tjänstekort för resor och mobiltelefon.
All fakturahantering på SLU sker i det elektroniska fakturahanteringssystemet, enligt beslut av rektor 2008-05-19. SLU:s system heter Proceedo och är ett försystem till ekonomisystemet UBW (Unit4 Business World). Hanteringsanvisningar för Proceedo finns under Ekonomi / Ekonomisystemen / Beställnings- och fakturahanteringssystemet Proceedo. Endast fakturor som är utställda på SLU får betalas. Ersättningar för utlägg betalas ut mot originalkvitto via reseräkningssystemet.
8.1.1 Upphandling
8.1.2 Beställning
8.1.2.1 Köpt tjänst – F-skatt och fysiska eller juridiska personer
8.1.3 Faktureringsavgifter och liknande typer av avgifter
8.1.4 Oseriösa företag / Bluffakturor
8.1.5 Kan SLU lämna bidrag till välgörande ändamål?
8.1.6 Punktskatt på vitvaror och elektronikvaror
8.2.1 Upplägg av leverantör
8.2.1.1 Upplägg av svenska företag
8.2.1.2 Upplägg av utländska företag
8.2.1.3 Upplägg av privatpersoner
8.3.1 Fakturagranskare
8.3.2 Ekonomiregistrerare
8.3.3 Slutattestant
8.3.3.1 Delegering av slutattest
8.4.1 Utbetalningsunderlaget
8.4.2 Kontroll på institutionen
8.4.3 Bilagor och fri text
8.4.4 Text till betalningsmottagare
8.4.5 Förfallodatum
8.5.1 Bic/Swift-kod och IBAN-nummer
8.5.2 Check
8.5.3 Statistik över varuhandel med EU-länder
8.6.1 För icke anställda gäller att...
8.6.2 Studerande vid SLU
8.6.3 Utbetalningar till anställda
8.6.4 Ersättning till försökspersoner
8.8.1 Betalkort
8.8.1.1 Vid anställningens upphörande
8.8.1.2 Betalning via internet
8.8.2 Tjänstekort/årskort resor
8.8.2.1 Både tjänsteresor och privata resor
8.8.2.2 Endast tjänsteresor
8.8.2.3 Beslut till lönefunktionen
8.8.2.4 Bonusresor
8.8.3 Hantering av privatsamtal från tjänstemobiltelefon
Gå till sidan HR-frågor för att få information om:
Inom SLU ska Lagen om offentlig upphandling (LOU) följas vid inköp till verksamheten.
Läs om upphandling och inköp på medarbetarwebben under Stöd och service / Administrativt stöd / Inköp. Där finns bland annat information om hur man gör ett inköp, hur upphandlingsprocessen fungerar samt vilka ramavtal som finns. Du hittar också anvisningar för inköp, policy och riktlinjer för inköp samt aktuella beloppsgränser.
Alla inköp ska så långt det är möjligt genomföras elektroniskt i e-handelssystemet Proceedo. Läs mer om detta på sidan Att göra ett inköp.
Inom SLU är det inte tillåtet att beställa från en anställds firma sk bisyssla, eller nära anhörigs firma. För regler kring bisysslor se beslut, Regler för bisyssla SLU ua 2014.1.1.1-3565, beslutade 100329. Där står,
”en bisyssla får normalt inte leda till någon form av affärstransaktion mellan SLU och en anställd eller dennes företag. Om beställaren (den anställde själv eller en annan anställd) trots detta anser att en transaktion är motiverad, måste affärsförhållandet godkännas i förväg av dekanus, universitetsdirektör eller rektor. För institution och enhet under fakultet beslutar respektive fakultets dekan. För egendomarna, husbonden och administrationen beslutar universitetsdirektören och för personer direkt underställda rektor beslutar rektor.”
Beslutet ska bifogas fakturan i Proceedo.
Vid kontakt med leverantören ska fakturareferens alltid anges för den person som ska ta emot fakturan i Proceedo. Det bör vara samma person som beställer.
Leverantören ska skriva referensen på synlig plats på fakturan (om beställningen gjorts i Proceedo räcker det dock om Proceedos ordernummer POXXXXXXX anges).
SLU:s fakturareferenser består normalt av institutionens tre första siffror och av förnamnets första bokstav samt första och sista bokstaven i efternamnet, exempelvis 123XYZ.
Kontakta levreskontra@slu.se för att beställa en fakturareferens.
Beställarens namn och/eller enhetens namn bör framgå på annan plats på fakturan.
Meddela leverantören att SLU:s fakturaadress skiljer sig mot leveransadressen. Biljetter, reklam, orderbekräftelser m m, ska skickas till leveransadressen.
Fakturor ska skickas elektroniskt till SLU men trots detta ska SLU:s fakturaadress anges på fakturan. Denna är: SLU Fakturamottagning, Box 7090, 750 07 Uppsala.
Redan i samband med beställning av en vara/tjänst ska överenskommelse träffas om betalningsvillkor. SLU:s normala betalningsvillkor föreskriver betalning 30 dagar efter att faktura mottagits, under förutsättning att varan eller tjänsten är godkänd. Se vidare i Inköpshandboken.
Vid köp av tjänst är det viktigt att kontrollera att leverantören har F-skatt, annars blir SLU skyldig att dra preliminärskatt och eventuellt bokföra LKP på fakturabeloppet. Även juridiska personer (AB, HB, KB, ekonomiska föreningar) måste ansöka om F-skatt. Det är alltså inte självklart att företag har F-skatt.
Om F-skatt saknas bör inte SLU handla från den leverantören.
Utbetalningar mot faktura sker via Proceedo:
Utbetalning mot arvodesräkning sker via lönesystemet, se även sidorna under HR-frågor:
Fysisk person = Organisations/momsregistreringsnummer innehåller ägarens personnummer (enskild firma)
Juridisk person = Speciella organisations/momsregistreringsnummer (handelsbolag, aktiebolag, kommanditbolag, ekonomisk förening)
Vid köp av tjänst ska i vissa fall preliminärskatt dras och lönekostnadspålägg (LKP) bokföras:
Skatt | LKP | Konto | Betalväg | |
Fysisk person med F-skattsedel och momsredov med egen firma |
nej | nej | 67xx/1470 | Proceedo |
Fysisk person med A-skattsedel och momsredov med egen firma | ja | ca 50% | 5210/1470 | lönesystemet, se punkt 1 nedan |
Fysisk person med A-skattsedel ej momsredov, ej egen firma | ja | ca 50% | 5010 | lönesystemet, se punkt 1 nedan |
Juridisk person med F-skattsedel och momsredov |
nej | nej | 67xx/1470 | Proceedo |
Juridisk person med A-skattsedel och momsredov | ja | nej | 67xx/1470 | Proceedo, se punkt 2 nedan |
Ideella föreningar utan skattsedel: | ||||
- Måste uppvisa intyg från Skatteverket om skattebefrielse. Intyget gäller för ett kalenderår i taget. | nej | nej | 67xx/ -- | Proceedo. Kräver intyg som bifogas fakturan i Proceedo |
- Om intyg saknas | ja | nej | 67xx/-- | Proceedo, se punkt 2 nedan |
1. Originalverifikationen ska skickas till lönefunktionen för utbetalning. Verifikationen ska vara konterad och påskriven av slutattestant. Om originalfakturan finns i Proceedo, så att institution/motsv inte har tillgång till den, ska fakturan skrivas ut från Proceedo, konteras, attesteras genom prefekts underskrift och sändas med posten till lönefunktionen. Skriv in förfarandet i kommentarsfältet i Proceedo och sänd ett e-postmeddelande till levreskontra@slu.se för makulering av fakturan.
2. Originalverifikationen skannas i Proceedo. 30 % skatt ska dras av från fakturan.
Institution/motsv måste mejla till levreskontra@slu.se för ändring av fakturans slutbelopp, om inte slutbeloppet redan har ändrats. Det ursprungliga fakturabeloppet konteras på kostnadskonto och ekonomiavdelningen bokför skattebeloppet i kredit på skattekontot. LKP bokförs ev. av lönefunktionen, se tabell ovan. Leverantören får mindre utbetalt än vad som finns angivet på fakturan.
En faktura är ett bevis på det avtal som träffats mellan två parter. Det betyder att det i fakturan inte ska finnas sådant som inte är överenskommet, exempelvis inte överenskomna faktureringsavgifter.
Om parterna inte kommit överens om någon faktureringsavgift får köparen alltså minska fakturabeloppet med avgiftsstorleken. Även momsen ska minskas med den del som uppkommit i och med faktureringsavgiften. För att undvika missförstånd är det viktigt att ta kontakt med säljaren och be om en ny faktura.
För andra typer av avgifter såsom hanteringskostnader, påminnelseavgifter och expeditionsavgifter gäller samma regler som för faktureringsavgift.
Kontakta levreskontra@slu.se för att korrigera fakturan samt skriv i fakturans kommentarsfält att överenskommelse med leverantören finns.
Tyvärr händer det att SLU utsätts för bedrägeriförsök från företag som använder sig av oseriösa försäljningsmetoder. Vanligast är annons- och katalogförsäljning och vi märker högst aktivitet under semestertider och vid årsskiftet. Känner ni er osäkra på hanterandet av bluffakturor får ni gärna mejla levreskontra@slu.se.
Ekonomiavdelningen rekommenderar:
Ekonomiavdelningen spärrar samtliga företag som finns på Svensk Handels varningslista i vårt leverantörsregister. Vi meddelar Svensk Handel när vi mottar bluffakturor så att de kan varna andra.
Om ni mottagit en faktura utan att ni gjort en beställning råder inget betalningsansvar. Det är då viktigt att fakturan bestrids.
Om du gjort en beställning föreligger betalningsansvar. Om fakturan ska bestridas trots beställning ska det göras på grund av att företaget använt sig av ett vilseledande som är att anse som bedrägeri.
Inkassoföretag och Kronofogden kan endast agera om fakturan ej bestridits. Skulle det komma brev från inkassoföretag eller Kronofogden är det viktigt att ni meddelar dem att ni bestrider fakturan. Företaget måste då driva ärendet vidare till tingsrätten, vilket de vanligtvis vill undvika.
Fakturaerbjudande
Ett erbjudande som utformas i likhet med en faktura. Företaget hoppas att erbjudandet ska hanteras som en faktura och att ansvariga ej ska uppmärksamma den finstilta texten där det framgår att det endast rör sig om ett erbjudande och att betalningsansvar ej föreligger.
- Dessa fakturaerbjudanden behöver inte bestridas eftersom betalningsansvar ej föreligger, de kan därför kastas.
Bekräftelse av kontaktuppgifter
Det har förekommit att vi mottagit brev där vi uppmanas att bekräfta våra kontaktuppgifter. Enligt den finstilta texten ingås vid undertecknande ett avtal med företaget.
- Detta är endast ett erbjudande som inte behöver bestridas utan kan kastas.
Vilseledande försäljningsmetod
Det kan röra sig om telefonförsäljare som får dig att tro att ni redan har ett avtal med företaget och att beställningen endast avser en förlängning, trots att ni inte tidigare har ingått något avtal.
- Om ni känner er vilseledda ska ni bestrida fakturan. Skriv ”Motsätter oss betalningsansvar beroende på ett vilseledande som är att anse som bedrägeri” eller till utländskt företag ”Reject payment due to misleading information” och faxa/mejla till företaget.
Faktura utan tidigare kontakt med företaget
- Skriv följande på fakturan ”Motsätter oss betalningsansvar beroende på att vi inte beställt dessa varor/tjänster” eller om företaget är utländskt ”Reject payment due to that no order has been made” och faxa/mejla till företaget.
Faktura som inte stämmer överens med beställningen ni gjort
- Ta kontakt med företaget, be dem kreditera den felaktiga fakturan och istället skicka en ny faktura som överenskommer med er beställning. Om detta inte fungerar skriv följande på fakturan: ”Motsätter oss betalningsansvar eftersom fakturan inte stämmer med den överenskommelse som gjordes” och faxa/mejla till företaget.
SLU får enligt förvaltningslagen inte lämna bidrag till välgörande ändamål, t.ex. via ideella organisationer.
Bidrag får endast lämnas om det framgår av SLU:s regleringsbrev eller om det framgår av externa kontrakt att medel ska transfereras vidare. Prefekt/motsv har inte rätt att fatta beslut om att lämna andra bidrag.
Det medför t.ex. att vi inte får lämna ett bidrag till ideella organisationer som representationsgåva. Se ekonomihandboken kapitel 14 om regler kring gåvor och representation.
Det finns ibland önskemål att i stället för julgåva till personalen skänka motsvarande belopp till välgörande ändamål. Det är alltså inte tillåtet.
Däremot är det tillåtet att köpa julgåvor från ideella organisationers presentshopar eller ideella organisationers presentkort, förutsatt att presentkortet ges till de anställda (se ekonomihandboken kapitel 14.4 om regler kring presentkort). Den anställde kan ibland välja att nyttja presentkortet genom att välja en gåva eller att skänka motsvarande belopp vidare. Den anställde ska alltid ha möjligheten att välja en gåva.
Julklappens syfte är att vara en del av personalvården och skapa trivsel på arbetsplatsen.
Det finns en särskild skatt som tas ut på kemikalier i viss elektronik. Skattebeloppet uppgår till maximalt 327 kr per vara. Regelverket gäller varor som köps in från andra EU-länder samt vid import:
De varor som omfattas av reglerna om kemikalieskatt är:
Fullständig lista på vilka varor som omfattas samt varukoder finns på Skatteverkets hemsida
Observera att regelverket inte gäller om SLU köper in dessa varor via svensk återförsäljare. Bedömningen är därför att punktskatten kommer att vara aktuell i ett fåtal fall.
Senast fem dagar efter att varor från EU-länder förs in i Sverige ska punktskatten betalas samt en särskild skattedeklaration vara inlämnad till Skatteverket.
För att ekonomienheten ska kunna hjälpa till med deklaration och betalning ska den som köper in varan senast vid beställningstillfället kontakta redovisningsenheten (skicka e-post till redovisning@slu.se) och lämna information om aktuell varukod, antal varor och beräknat datum för införsel. I samband med att införseln sker (varorna tas in i landet) ska institutionen/avdelningen meddela redovisningsenheten:
Detta ska göras omgående, så snart faktiskt införseldatum är känt, för att deklaration och skatt ska kunna hanteras i tid. Ekonomiavdelningen ansvarar för att deklaration lämnas in och skatt betalas. Aktuell institution/avdelning kommer att belastas med kostnaden för punktskatten i samband med att skatten betalas.
Frågor om punktskatt på kemikalier skickas via e-post till: redovisning@slu.se.
Som statlig myndighet har SLU skyldighet att vid varje givet tillfälle kunna redovisa myndighetens utestående skulder. Leverantörsreskontran används för bevakning av de leverantörsfakturor som inkommit till SLU och utgör ett stöd för fullgörandet av denna skyldighet.
För att en leverantörsfaktura ska kunna betalas fordras att leverantören finns registrerad i leverantörsregistret. Registrering av nya leverantörer görs på ekonomiavdelningen.
På ekonomiavdelningen spärras de leverantörer som inte använts på ca ett år eftersom uppgifterna om t ex plus- och bankgiro, bankkonto eller adress kan vara inaktuella och behöva rättas innan utbetalning sker. Vid ny betalning till en "spärrad leverantör" öppnas spärren efter kontroll av att alla leverantörsuppgifter i registret överensstämmer med fakturan, så att betalning sker på rätt sätt. Det är institution/motsv ansvar att alla uppgifter finns för registrering i leverantörsregistret
För svenska företag består underlaget av leverantörsfakturan som ska betalas.
Följande uppgifter ska finnas för registrering i ekonomisystemet UBW:s leverantörsreskontra:
För utländska företag ska underlaget vara den leverantörsfaktura som ska betalas.
Följande uppgifter ska finnas på fakturan före registrering i leverantörsreskontran:
Bankkoderna för USA och Kanada:
USA: ABA-kod (Fed Wire, Routing Number), 9 siffror
Kanada: Sort Code, 9 siffror (de första fyra är ett ”institution number” och de följande fem är ett ”branch number”).
Å, ä och ö används inte i leverantörsregistret för utländska leverantörer.
För mer information om utlandsbetalningar, se avsnitt 8.5.
För utbetalningar till svenska privatpersoner skickas blanketten Utbetalning via Proceedo inom Sverige tillsammans med underlag i original till skanningsföretaget för inskanning.
För utländska privatpersoner används blanketten Utbetalning via Proceedo utlandsbetalning.
Blanketter finns på på sidan Blanketter för ekonomihantering.
Kontrollera att följande uppgifter finns på utbetalningsunderlaget för privatpersoner:
OBS! Vid utbetalning av stipendier måste varje utbetalning ha ett unikt meddelande till betalningsmottagaren. Lägg till initialerna på mottagaren i meddelandet.
Vid utlandsbetalningar, även:
Observera att SLU inte kan betala i SEK till utländska konton (om inte betalningsmottagaren har ett SEK-konto).
Chefen för ett kostnadsställe, prefekten eller motsvarande, ansvarar för ekonomin inom resultatenheten. Att fatta beslut om utbetalningar är ett led i det ansvaret.
För att uppfylla kraven på god intern kontroll enligt regelverk och redovisningspraxis ska en faktura eller liknande utbetalningsunderlag alltid handläggas av minst två personer, genom att en godkänner fakturan (fakturagranskaren) och en fattar beslut om utbetalning (slutattestanten).
Vid SLU ska en person:
Rätten att slutattestera kan delegeras, men aldrig så att den som får denna uppgift ska slutattestera utgifter till en överordnad. Dekanen kan t ex delegera rätten att slutattestera en prefekts utgifter till fakultetsdirektören vid fakulteten, men däremot inte till någon inom institutionen som är underordnad prefekten (t ex stf prefekt).
Om slutattestanten är tveksam om sin rätt att attestera en viss utgift ska frågan tas upp med den chef som givit delegationen.
De roller som ska finnas i ett fakturaflöde är (se rektors beslut Dnr 230-1074/08):
Prefekten beslutar vilka personer som ska ingå i flödet och vilken roll de ska ha. Om prefektens beslut inte följer rektors beslut om hur ett flöde ska se ut, har ekonomichefen rätt att neka att flödet registreras.
Det kan vara svårt för slutattestanten att i detalj ha kännedom om varje enskild utbetalning. För att hon/han ska kunna slutattestera en utbetalning krävs därför att någon som känner till förhållandena först godkänner fakturan. På grund av detta och för att säkerställa att ingen person ensam hanterar en faktura ska fakturan alltid godkännas av en fakturagranskare.
Fakturagranskaren kan vara samma person som ekonomiregistreraren, men inte samma som slutattestanten.
Fakturagranskaren bör alltid vara den som som gjort beställningen och ska ha vetskap om att transaktionen ligger inom ramen för personens befogenhet och att beställningen har skett med beaktande av riktlinjer för SLU:s verksamhet t ex policy för representation och bestämmelser om upphandling.
Granskaren ansvarar för att:
För att fakturan eller motsvarande ska vara komplett för utbetalning krävs fullständig kontering, dvs. uppgift om konto, kostnadsställe, projekt, fritt fält etc.
Ekonomiregistreraren bokför detta för de kostnadsställen som denne har behörighet till, i vissa fall utifrån uppgifter från fakturagranskaren.
I de fall som ekonomiregistreraren har gjort beställningen kan denne även vara fakturagranskare och samtidigt kontera fakturan innan den går direkt till slutattestanten.
Ekonomiregistreraren ska:
Ekonomiregistreraren ansvarar för att:
I det löpande arbetet fattas beslut om utbetalning genom att prefekt eller motsvarande, slutattesterar fakturor.
Prefekt/motsv blir slutattestant för sin institution/motsv i och med tillträdet.
Den som slutattesterar en beställning/faktura tar på sig det ekonomiska ansvar som utbetalningen innebär samt ansvarar för att:
Slutattestanten ansvarar för att delegering av ansvaret sker vid frånvaro genom att ekonomiavdelningen meddelas i god tid så att det registreras i Proceedo.
Ekonomiavdelningen rekommenderar att prefekten eller motsvarande delegerar beslut om utbetalning, dvs. rätten att slutattestera, för att t ex undvika förseningar eller andra störningar av betalningarna.
Rätten att slutattestera ska ges till ett fåtal personer och kan begränsas upp till:
Slutattesträtten bör hänga samman med ekonomiskt ansvar inom institutionen/motsv. Det kan t ex vara till enhetsansvariga eller personer som är ansvariga för stora projekt.
Ställföreträdande prefekt har via sin roll rätt att slutattestera fakturor för hela kostnadsstället om inget annat meddelas från prefekten.
Endast prefekten får besluta om delegeringar.
Observera dock att prefektens ansvar för institutionens ekonomi alltid kvarstår.
Delegering av rätten att slutattestera ska ske skriftligt och på blanketten ”Delegering av rätten att slutattestera” som finns på sidan Blanketter för ekonomihantering. Delegering ska alltid ses över vid byte av prefekt eller förnyat förordnande. Blanketten skrivs under av prefekt och skickas inskannad till levreskontra@slu.se.
Ingen anställd vid SLU får attestera fakturor/utlägg som rör dennes personliga inköp i tjänsten, dessa ska i regel attesteras av närmast överordnad chef.
Exempel på personliga inköp är:
Om en prefekt/motsvarande anordnar en personalfest eller konferens för hela institutionen och själv deltar så kan prefekten/motsv ändå attestera fakturan. Om däremot prefekt/motsvarande bjuder en eller ett fåtal personer på en måltid, som extern representation, så ska fakturan eskaleras till överordnad chef.
Om man är osäker på om man har rätt att attestera en faktura är det bättre att låta överordnad chef attestera fakturan.
Om en person har granskat en faktura säkerställer systemet att fakturan eskalerar till överordnad chef utifrån attesthierarkin. Men om någon annan har granskat en attestants faktura måste attestanten bocka i "Mitt eget köp" för att fakturan ska eskalera till överordnad chef. För enkelhetens skull rekommenderar vi att attestanten alltid bockar i "Mitt eget köp" om fakturan ska attesteras av överordnad chef. Detta finns beskrivet i e-handboken Handbok för attestanter i Proceedo, i avsnittet Eget köp - fakturor.
Ankomstregistreringen i leverantörsreskontran är en form av diarieföring av inkomna fakturor.
Alla fakturor, både debet och kreditfakturor, ska ankomstregistreras utan fördröjning i enlighet med de allmänna råden till förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring.
Ankomstregistrering sker med automatik när fakturorna anländer till en fakturagranskare i Proceedo.
Efter ankomstregistrering ska fakturorna kontrolleras av fakturagranskare och konteras av ekonomiregistreraren. Definitivbokföring sker i och med slutattestantens signering.
Om fakturan avser en anläggning eller förbrukningsinventarie som ska registreras i anläggningsregistret konteras fakturan enligt en särskild rutin. Konto är alltid 1599.
När fakturan är definitivbokförd lägger ekonomiavdelningen, som sköter anläggningsregistret, upp ett inventarienummer (Se ekonomihandbokens kapitel 9.2 ). I samband med registreringen i anläggningsregistret sker en omföring från konto 1599 till aktuellt anläggningskonto.
Ekonomiavdelningen skapar en betalfil i UBW över samtliga fakturor som slutattesterats i Proceedo.
Måndagar och torsdagar skickas filer till plusgirot och bankgirot för fakturabevakning och betalning sker på förfallodagen. I juni och december, då det är bokslutstider, skickas betalningsfiler måndagar, onsdagar och fredagar.
Skanningsföretaget har i uppdrag att endast skanna fakturor som är utställda på SLU. Det är alltså inte tillåtet att en faktura som är utställd på en anställd betalas direkt av SLU.
Rekvisitioner får inte skannas.
För utbetalningar där faktura inte finns, t ex stipendieutbetalningar, utlägg och betalningar till organisationer/företag där faktura saknas, ska man använda någon av blanketterna
Blanketterna finns att hämta på sidan Blanketter för ekonomihantering. Till utbetalningen ska det finnas beslut, kvitton eller annat underlag som styrker utbetalningen, se nedan för hantering av underlag. I vissa fall ska betalningen ske via lönesystemet, se avsnitt 8.6 (privatperson) och 8.1.2.1 (F-skatt saknas).
För övriga utbetalningar som skickas från institutionen gäller att,
Enligt föreskrifter från Riksgäldskontoret (RGK) ska kontroll ske av att alla utbetalningar sker i rätt tid, till rätt mottagare och med rätt belopp. Kontroll av ett underlag görs både på ekonomiavdelningen och på institution/motsv. Det slutliga ansvaret för att en utbetalning är korrekt vilar alltid på institution/motsv.
Se punkt 8.3 för detaljerad information om vilka roller och ansvar en institution/motsv har.
Till vissa fakturor måste elektroniska bilagor bifogas eller text skrivas innan utbetalning kan ske. Det gäller t ex:
Institutioner ska själva skanna bilagor i det fall bilagan inte har skickats direkt till fakturamottagningen tillsammans med fakturan.
Skannade kvitton/fakturaunderlag markeras med tillhörande fakturas verifikationsnummer och sorteras i inskanningsdatum i en arkiveringslåda på institution/motsvarande.
Vid årets slut läggs fakturaunderlagen överst i den sista verifikationslådan som sedan skickas in till ekonomiavdelningen. Utöver den vanliga märkningen, med kst, år och verifikationsnummer ska även ordet "kvitton" skrivas på arkivlådan. Läs mer om arkivering av redovisningmaterial i ekonomihandboken kapitel 4.
Enbart bilagor utan faktura/utbetalningsblankett ska aldrig skickas till fakturamottagningen för skanning!
Leverantörens fakturanummer/SLU:s meddelande till betalningsmottagaren skannas och syns i fältet ”Fakturanummer” i Proceedo (finns i fliken Fakturahuvud i fakturans detaljbild). Detta nummer/meddelande finns med på utbetalningshandlingen till betalningsmottagaren.
Vid utlandsbetalningar bör betalningsmeddelandet inte innehålla Å, Ä eller Ö eftersom dessa riskerar att falla bort när betalningen inkommer till banken.
Om fakturanummerfältet inte ger tillräcklig information för att leverantören ska kunna identifiera pengarna måste institution/motsv skicka ett utförligare underlag till leverantören samtidigt som betalningen förfaller.
Förfallodatum skannas för samtliga fakturor.
Först efter slutattest kan betalning ske.
Fakturorna blir bokförda som kostnad på angivna konton, men i stället för att utbetalas direkt krediteras leverantörsskulders konto 21*.
På förfallodagen sker automatiskt utbetalning från bankkontot och samtidigt debiteras skuldkontot. Utbetalning sker alltså inte förrän på förfallodatum. För betalningar till svenska konton är beloppet normalt sett mottagaren tillhanda samma dag, men för utlandsbetalningar dröjer det ytterligare några bankdagar innan mottagaren har beloppet på sitt konto.
Attest ska ske så snart som möjligt, eftersom förfallodatum alltid bevakas.
Ekonomiavdelningen hämtar filer från banken och återredovisar dessa i ekonomisystemet. I och med det får fakturan betaldatum registrerat i Proceedo.
Alla banker har en Bic-kod (Business Identifier Code) - en kod som talar om vart pengarna ska ta vägen då betalningen sker elektroniskt. Bic-kod kallades tidigare Swiftadress.
Koden har åtta eller elva tecken. De fyra första anger bank, de följande fyra land och stad. Om banken finns på flera ställen i staden definieras banken med ytterligare tre tecken. Exempel: Nordea Finland, NDEAFIHH, finns alltså på en plats i Helsingfors.
Ibland kan det hända att vår bank inte har någon kontakt med just den bank som anges. Vår bankkontakt föreslår då en geografiskt närliggande bank.
Ibland använder kontoinnehavarens bank en korresponderande bank. Det kan t.ex. stå:
Intermediary Bank (korresponderande bank): Deutche Bank, BIC/SWIFT DEUTDEFF, Account number 100947751400
Benificiary Bank (mottagande bank): Bank Nadra, BIC/SWIFT NADRUAUX,
Benificiary Account number (mottagarens kontonummer): 26003337.
Det är oftast uppgifterna om beneficiary, dvs slutgiltiga mottagararen, som ska användas. I det här fallet ska man alltså ange:
Kontonummer: 26003337
BIC/SWIFT: NADRUAUX
IBAN är en internationellt fastställd standard för bankers kontonummer i samband med gränsöverskridande betalningar.
Det är ett krav att IBAN för betalningsmottagaren måste anges vid betalningar i euro inom EU/EES och Schweiz, men kan krävas även för andra valutor och länder.
IBAN har utarbetats av ECBS, European Committee for Banking Standards. Syftet med standarden är att göra betalningar inom detta område säkrare och snabbare.
Ett IBAN-nummer är en kombination av mottagarens bank- och kontonummer och kan bestå av upp till 34 positioner.
SLU undviker att skicka betalningar som check eftersom det kan ta upp till en månad innan den kommer fram och hanteringen är samtidigt dyr. Bic-/Swiftbetalning tar högst två bankdagar och är därför att föredra.
Inom EU finns ett statistiksystem för att direkt från företagen samla in uppgifter om in- och utförsel av varor mellan medlemsstaterna. Systemet kallas Intrastat och i Sverige ansvarar Statistiska Centralbyrån (SCB) för hela Intrastatundersökningen. Statistiken används som underlag till nationalräkenskaper och för beräkning av betalningsbalansen till EU. Ekonomiavdelningen rapporterar in uppgifterna per kalendermånad.
Betalning för köpta varor och tjänster ska i regel ske mot faktura, men undantagsvis kan privatpersoner göra utlägg för inköp. Originalkvitto måste alltid bifogas gjorda utlägg.
För utländska personer gäller att beslut om SINK-skatt krävs vid betalning via lönefunktionen om personen även ska ha arvode och/eller traktamente. Om en utländsk person endast ska ha ersättning för rese/biljettkostnad sker betalningen via Proceedo.
Enligt utbildningshandboken får SLU i vissa fall lämna ersättning för utlägg till studenten för att täcka (del av) studentens kostnader. I dessa fall gäller att:
I de fall betalningmottagaren saknar ett svenskt bankkonto och det inte är lämpligt att skicka ett utbetalningskort så finns laddningsbara Maestrokort som en möjlig betalningsmetod. Kortet kan jämställas med kontanta medel och arbetsgången är administrativt krävande. Kortet kan laddas flera gånger och kostnaden, vilken bekostas av institution/motsvarande, är 175 kr per kort. Har ni frågor eller vill ni ansöka om förbetalda korttjänster? Kontakta levreskontra@slu.se.
*Resebidrag till studerande, rektors beslut den 24 juni 1998
Vid resa mellan studieort och studiereseort får bidrag betalas ut. Vid beräkning av bidrag ska förutsättas att förekommande rabattmöjligheter utnyttjas.
Bidrag får lämnas för resa med allmänt kommunikationsmedel med utnyttjande av de studeranderabatter som erbjuds. Resa ska planläggas och genomföras på lämpligaste och billigaste sätt med hänsyn till ändamålet.
I de fall där bil är nödvändig för studieresans/fältövningens genomförande kan studenten ansöka om ett resestipendium med max 20 kr per mil och bil under förutsättning att resan planeras väl (minsta möjliga antal bilar ska användas vid varje resetillfälle). Om hyra av bil blir billigare ska detta alternativ utnyttjas. Prefekt/motsv beslutar om belopp som ska utbetalas.
Utbetalningen av resestipendiet (privat bil) ska bokföras på konto 8450, grundutbildningskod anges i verksamhetsfältet (dim 2). Använd blanketten Utbetalning via Proceedo vid utbetalning. Blanketten finns på sidan Blanketter för ekonomihantering.
Det ska framgå att personen är student, namn på andra resenärer i bilen samt resans ändamål. Prefekt/motsv ska skriva under utbetalningen. Reseräkningsblanketten får inte användas.
Utbetalning av utlägg via Proceedo vid studieresa, d v s då kvitton finns redovisade för motsvarande belopp, konteras på lämpligt resekostnadskonto med grundutbildningskod i Dim 2. Använd blanketten Utbetalning via Proceedo och fäst kvittona var för sig på ett A4 papper och lägg som bilaga till blanketten för att verifiera utbetalningen. Blanketten finns på sidan Blanketter för ekonomihantering.
Undantagsvis kan anställda göra utlägg för inköp. Originalkvitto måste alltid bifogas gjorda utlägg.
För anställda vid SLU gäller att utbetalningar sker via reseräkningssystemet eller direkt via lönesystemet enligt nedan.
Ersättning för en utförd tjänst betraktas som inkomst av tjänst och ska beskattas. Även ersättning i form av presentkort, trisslotter, biobiljetter eller andra gåvor ska beskattas och påföras LKP. Ersättning för t ex blod, saliv eller vävnadsprover är dock skattefri.
Enligt skattelagstiftningen behöver inte skatteavdrag göras om ersättningen inte överstiger 1000 kr för inkomståret. Det gäller dock inte anställda vid SLU eftersom de även får lön från SLU, ersättningen ska därmed beskattas och påföras LKP. Om SLU ersätter icke anställda gäller det att ha kontroll så att de inte deltar i flera projekt vid SLU som de får ersättning för.
I Proceedo ska det för kreditfakturor stå ett minustecken framför beloppet i konteringssträngen. Annars måste felhanteraren meddelas för att rätta beloppet. Minustecken betyder att det är en kreditering av kostnadskontot
Om en debet- och kreditfaktura är på samma belopp, skriv i fakturornas kommentarsfält vilket fakturanummer som respektive faktura avser och skicka fakturorna till "användaren" Felhantering för makulering. Meddela leverantören att vi kvitterat bort debet- och kreditfakturan så att inte fakturorna ligger öppna i deras ekonomisystem.
Om en kreditfaktura kommer direkt till institutionen och beloppet motsvarar hela debetfakturan som inte är betald, behöver inte kreditfakturan skickas till fakturamottagningen. Däremot måste institutionen skanna in kreditfakturan som en bilaga till debetfakturan. Efter att kreditens fakturanummer skrivits in i kommentarsfältet, kan den skickas till "användaren" Felhantering för makulering. Originalet av kreditfakturan arkiveras tillsammans med övrigt inskannat material.
Delkreditar, d v s kreditfakturor som inte motsvarar hela fakturabeloppet, skickas alltid till fakturamottagningen för skanning. Ange samma förfallodatum på debet- och kreditfakturan och se till att fakturorna slutattesteras samtidigt.
Kreditfakturor som skickas vidare till plusgiro och bank matchar debetfakturor från samma leverantör.
Det är ej möjligt att utnyttja kreditfakturor om leverantören endast har ett bankkonto, skulle en sådan kreditfaktura inkomma måste fakturan makuleras. Om leverantören är skyldig SLU får detta lösas genom en återbetalning.
Om det kommer betalningspåminnelser på fakturor som är bokförda och sända till betalning i god tid kan det bero på att det någonstans inom SLU finns en kreditfaktura som har kvittats mot debetfakturan. Om institution/motsv önskar få detta bekräftat kontaktas levreskontra@slu.se som kan se alla poster som bokförts på en viss leverantör.
Alla betalningar till och från en myndighet ska ske på ett kostnadseffektivt sätt. Därför har Riksgälden upphandlat betaltjänster för hela staten, det gäller även betalkort och resekonto.
Utöver de kort som beskrivs nedan får även kort där enda syftet är att SLU ska få en faktura med betalningsvillkor 30 dagar användas. Inga andra kort är tillåtna eftersom de jämställs med betalkort. Observera att SLU ska använda sig av upphandlade leverantörer. Upptäcks att andra kort än de tillåtna används inom SLU kommer leverantören och institution/motsv att meddelas och ytterligare inköp kommer inte att betalas av SLU.
Det finns två sorters kort och följande villkor gäller. Betalkortet är avgiftsfritt för såväl SLU som för den anställde.
SLU erbjuder alla anställda att ansöka om ett betalkort med personligt betalningsansvar, ansök och läs mer om detta på sidan Betalkort och reseförskott.
När kortinnehavaren vill avsluta kortet eller avslutar sin anställning vid SLU så ska kortinnehavaren kontakta leverantören och avsluta avtalet.
Ett virituellt kort är ett kortlöst inköpskonto för institutionen och i regel utses insitutionens ekonomiregisterare eller övergripande ekonom till administratör av kortet och är därmed personligt ansvarig för kortet.
Ansökan om virituellt kort
För att ansöka om ett virituellt kort, kontakta reskontrachefen som skickar en ansökningsblankett. Sökanden fyller i blanketten och skriver under, varefter prefekt/motsvarande ska godkänna ansökan genom att skriva under. Underskriven blankett återsänds till ekonomiavdelningen. Det är ekonomichefen som har det slutliga godkännandet när det gäller virituella kort. Ekonomiavdelningen skickar in ansökan till kortföretaget och kortuppgifterna skickas till institutionen ca 10 dagar efter att ansökan behandlats hos kortföretaget.
Vid betalning med betalkort via internet, ska enligt Riksgäldskontoret följande kontroll göras så att säljföretaget har säkerhetsgodkänd kryptering.
Kortföretaget rekommenderar följande vid köp via Internet:
Anställda, som gör omfattande tjänsteresor kan, efter beslut av närmaste chef, tilldelas tjänstekort av olika slag, t ex årskort på SAS, SJ eller inom lokaltrafiken i regionen.
Tjänsteresor anses inte vara en förmån. Om tjänstekort även används för privata resor ska den anställde beskattas. Beskattning sker till marknadsvärdet, d v s vad den anställde skulle betalat själv för de privata resor han/hon företagit med kortet.
Fria resor mellan bostad och arbetsplats eller fria hemresor i samband med tillfälligt arbete på annan ort eller dubbelbosättning är en skattepliktig förmån om arbetsgivaren har tillhandahållit förmånen.
Mottagaren kan vara berättigad till avdrag för resekostnaderna i självdeklarationen, dock högst med belopp som motsvarar förmånsvärdet.
Om tjänstekortet inte får användas till privata resor föreligger ingen skattepliktig förmån.
Omständigheter som, enligt Skatteverket, tyder på att kortet inte nyttjas privat är
För att uppfylla skattelagstiftningens regler krävs en kontroll av att resorna endast nyttjas i tjänsten. Det ska finnas dokumentation, som visar att det skapats reseräkningar som motsvarar resorna på kortet.
Ansökan (beslut/avtal) insändes tillsammans med kopia av tjänstekortet till lönefunktionen.
Enligt SLU:s resepolicy ska bonusresor och andra former av trohetsrabatter endast utnyttjas i samband med resor i tjänsten.
Om SLU tillhandahåller mobiltelefon för anställda att använda i tjänsten, utgör det inte någon skattepliktig förmån i sig. Se information på sidan Inköp mobiltelefoni samt riktlinjer för användande av telefon vid SLU för regelverk om hur och när man som SLU-anställd får använda sin mobiltelefon.
I de fall mobiltelefonen använts på ett sådant sätt att kostnaden ska betalas av den anställde ska detta redovisas till löneenheten och dras av från lönen, under förutsättning att den anställde godkänner löneavdraget. Detta ska även skrivas i fakturans kommentarsfält i Proceedo. Om den anställde inte godkänner löneavdraget ska SLU fakturera den anställde.
Gudrun Ahlberg, enhetschef
Ekonomiavdelningen, SLU
gudrun.ahlberg@slu.se