Ändringar i beställningsflödet fr.o.m. 5 februari 2018

Från och med 5 februari 2018 kommer beställningar som innehåller ett korrekt förslagskonto (d.v.s. ett annat konto än 4999) att gå direkt från beställning till slutattest utan att passera en ekonomiregistrerare. Detta påverkar beställning av kontorsmaterial och städartiklar* samt återanvändna tidigare beställningar.

Denna förändring är ett steg inför övergången till Proceedo fakturahantering som kommer att ske i april.

Vid beställningar av kontors- och städartiklar

Kontorsmaterial och städprodukter har korrekta förslagskonton och kommer därför inte att passera en ekonomiregistrerare.

Det är därför extra viktigt att beställaren anger kontering redan från början, dvs:

• Fyller i rätt kostnadsställe, projekt och ev. fritt fält redan när beställningen görs
  
  
• Fyller i fältet "Köpet avser" (ver.text) med text om vad köpet avser
  
  

Återanvändna beställningar

Eftersom konteringen på återanvändna beställningar ligger kvar kommer även dessa beställningar gå direkt från beställning till slutattest. Detta gör det extra viktigt att:

• kontrollera att texten i fältet "Köpet avser" (ver.text) fortfarande är aktuell och ändra denna vid behov.
  
  
• endast återanvända sina egna beställningar för att minimera risken för fel.

Ändra till konto 4999 om beställningen ska passera en ekonomiregistrerare

Om beställningen gäller städ- och kontorsmaterial, eller om en gammal beställning återanvänds, och man ändå vill att beställningen ska passera en ekonomiregistrerare så kan man ändra det förvalda kostnadskontot till 4999.

 * I Proceedoinfo 18-1 meddelades att även artiklar som är kemikalier/lab.förbrukning kommer att gå direkt till slutattest. Vissa av dessa artiklar hade dock förslagskonto 6420 Förbrukningsmaterial, vilket inte blir korrekt om detta inte ändras till något av kontona som rör labmaterial (6421-6427). Med anledning av detta har förslagskontot för kemikalier/lab.material ändrats till 4999 så att dessa beställningar även fortsättningsvis passerar en ekonomiregistrerare och får ett korrekt konto.

Ekonomiavdelningen planerar att göra en översyn av artiklarna för kemikalier/lab.förbrukning för att se om det går att koda dem till ett korrekt förslagskonto, men fram till dess kommer kontot att vara 4999.