Tips vid ansökningsskrivande: allmänna tips för bra ansökningar

Det finns många olika finansiärer, alla med sina egna mål för finansiering av specifik forskning. Därför måste du förstå den finansiären du riktar dig till med din ansökan. Detta är lika relevant för riktade (”top-down”) utlysningar och mer öppna (”bottom-up”) utlysningar.

Bekanta dig med ansökansmallen och läs noggrant utlysningstexten, riktlinjerna och utvärderingskriterierna. Läs sedan igen när du skriver din ansökan för att uppdatera ditt minne och se till att du har förstått alla detaljer. I många fall kan du använda instruktionerna för utvärderare som en checklista för att se till att du adresserar alla relevanta punkter.

Ibland kan det vara svårt att bedöma när timingen är rätt att söka finansiering. Fråga dina kollegor och Grants Office om råd eftersom de kan ha erfarenhet av den specifika finansiären eller utlysningen.

Börja utveckla din ansökan genom att skapa ett 1-sidigt koncept baserad på en struktur som Mål > Delmål > Uppgifter > Effekt, som beskrivs i figuren nedan. Terminologin för dessa delar kan skilja sig mellan finansiärer (t.ex. syfte, aktiviteter, relevans); ändå kvarstår logiken hos delarna och förhållandet mellan dem. Detta är ett kreativt och flexibelt sätt att utkristallisera din projektidé och ge din ansökan en lämplig ram.

Du har nu byggt din struktur och det är dags för en kreativ utmaning!

Utforma en självförklarande figur (dvs. ingen bildtext) som berättar för läsarna vad du kommer att göra i projektet och den förväntade effekten. Figuren ska vara tillräckligt tydlig så att någon som inte nödvändigtvis är expert inom ditt forskningsområde förstår vad du kommer att göra och vad det kommer att leda till. En figur som denna kan fungera bra för att introducera ditt övergripande projektkoncept för utvärderaren.

Detta kreativa arbete kan också hjälpa dig att tänka på en bra förkortning eller ett kort namn för ditt projekt. Eftersom du måste sälja in ditt projekt till utvärderaren kan det hjälpa med en identitet och hänvisa till det med en akronym, snarare än att kalla det "projektet" eller "den här ansökan". Se till att din akronym är relaterad till ämnet för ditt projekt och är lätt att uttala! Om ditt projekt finansieras kommer den här akronymen att vara en stor del av projektets identitet och hjälpa människor att enkelt hänvisa till dig.

Fånga utvärderarens intresse från början

Se till att du svarar på dessa sex frågor inom de första styckena i din ansökan:

• Varför är detta viktigt?
• Vad är problemet?
• Varför måste det lösas nu?
• Varför har ingen löst det tidigare?
• Varför är ni/du den bästa grupp/person för att lösa detta?
• Vad är nytt med ditt projekt?

Demonstrera ambition, nytänkande och genomförbarhet

Positionera ditt projekt mot ”state of the art” och visa att du har tillräcklig kunskap om det aktuella forskningsområdet. Se till att du tydligt beskriver hur ditt projekt utvidgar ”state of the art” (ambitionen), att den flyttar befintliga gränser (nytänkande) och samtidigt ansluter till det etablerade forskningsområdet (genomförbarhet). Illustrera din expertis och varför du är bäst lämpad att anta den här nya utmaningen genom att lyfta fram hur du och ditt projektteam (om tillämpligt) har bidragit till ”state of the art”. Se till att kalibrera detta mot de utvärderingskriterier som anges av finansiären i utlysningen.

För tvärvetenskapliga projekt, presentera ett idealiskt projekt där du hjälper till att överbrygga två etablerade forskningsområdet som inte interagerar för närvarande.

Ge tillräckligt med detaljer om metoder och analyser

Att beskriva för utvärderare vad du kommer att göra är nödvändigt men inte tillräckligt. För att understryka genomförbarheten av ditt projekt måste du också beskriva de steg du kommer att vidta för att uppnå dina delmål. Detaljnivån bör vara tillräcklig för att utvärderaren ska förstå vad du kommer att göra, hur och varför. Undvik komplex teknisk jargong, som kan orsaka förvirring, för att förklara termer som en icke-expert kanske inte känner till. Vad som ska inkluderas och betonas beror på området, men du bör ge så specifik information som möjligt om t.ex., provtagning och urvalskriterier; experimentgenomförande (och varför de är lämpliga); vilka typer av data du samlar in; det tillvägagångssätt som du kommer att använda för dataanalys; och förväntade resultat. Du bör dock naturligtvis kalibrera det så att det passar eventuella begränsningar i antal sidor/ord som ges i finansiärens riktlinjer.

Beskriv din expertis

Du måste också övertyga utvärderaren om att du, eller ditt team, har den expertis som krävs för att uppnå projektets mål/delmål. Du kan göra detta genom att beskriva teamets sammansättning, lyfta fram kärnkompetensen hos varje individ eller partnerorganisation, deras roller i projektet och hur de kommer att bidra till den övergripande arbetsplanen, t.ex. ansvarsområden. Du kan också ge information om planerade rekryteringar och andra viktiga personer/organisationer du samarbetar med. Genom att beskriva detta tillsammans med hur du utvidgar ”state of the art” kommer du, på ett effektivt sätt, visa genomförbarheten och nytänkandet av ditt planerade arbete.

I ett samarbetsprojekt, om en finansiär frågar dig att involvera organisationer från olika sektorer över hela värdekedjan (ibland kallas den ”multi-actor approach”), kom ihåg att alla partners är jämlika. Separera inte akademiska/forskningspartners från icke-akademiska partners eller intressenter. Istället utveckla och presentera ditt projekt som ett teamarbete som involverar samskapande, saminnovation och samägande av resultat.

Giv akt på alla delar av ansökan Det är lätt att falla i fällan att fokusera all uppmärksamhet på att utveckla ditt koncept och din metodik och lämna andra delar av ansökan till sista minuten. De flesta finansiärer har ganska omfattande utvärderingskriterier som innebär att du behöver lämna en rad specifika detaljer i ansökan. Det finns flera viktiga och vanliga delar för de flesta finansiärer och utlysningar, som du måste ta itu med på lämpligt sätt för att göra din ansökan konkurrensmässig och få en positiv utvärdering. Du hittar detaljerad information och tips kring ett urval av ämnen i länkarna nedan:

• Impact
• Kommunikation och dissemination
• Köns- och genusperspektiv i forskning
• Projektkoordinering
• Hantering av immateriella tillgångar
• Etiska frågor

Beskriv riskerna

Alla projekt har en viss risknivå, så var transparent och lyft fram de risker som du har identifierat. En bra projektledare inser vikten av riskanalys och har en plan för att undvika att riskerna påverkar projektet negativt, beskriv din plan B om en viss risk uppstår. Detta kommer att ses positivt av utvärderare och visar att du kommer kunna genomföra ditt projekt även om något potentiellt negativt händer. Var medveten om att inte alla risker kan identifieras från början; se till att du har en plan för att kontinuerligt övervaka risker, både de som identifierats tidigare och de som är nya.

Tänk på hur du skriver

Tänk på stilen när du skriver din ansökan och använd en aktiv röst så mycket som möjligt. Till exempel, snarare än att skriva "Fem fallstudier kommer att genomföras och resultaten kommer att användas för att utveckla nya verktyg" (passivt), försök istället med "SLU kommer att genomföra fem fallstudier, och LUKE kommer att utveckla nya verktyg med hjälp av resultaten" (aktivt). I enskilda förslag kan du använda uttryck som "målet med min forskning är...", "jag kommer att..." eller "jag kommer att leda mitt team till..." för att indikera ledarskap och beslutsamhet. Den aktiva rösten är mer engagerande i en ansökan: det hjälper till att ge en känsla av intresse och passion för vad du vill göra och varför. Kom ihåg att du vill sälja din idé till läsaren. Det är bra om du är specifik i allt du skriver, till exempel:

• Istället för att skriva “vi kommer att bidra till FN:s SDGs”, ange vilka specifika SDGs och, om möjligt, vilka delmål.
• Istället för att säga ”våra resultat kommer att bidra till nationella riktlinjer”, hänvisa till en specifik policy och förklara hur ditt projekt kommer att bidra till att uppnå dess mål.
• När du anger delmål (för effekter, leveranser, etc.), kvantifiera när det är möjligt: till exempel, tidsaspekt, potentiell ökning eller minskning (t.ex. i procent), antal användare/deltagare, antal publikationer etc.

Informera dig själv, så mycket du kan, om vilka utvärderarna är och deras bakgrund. Finansiärer ger ofta information om hur utvärderingspanelerna är sammansatta, åtminstone vilka forskningsdiscipliner som representeras och om utvärderare från andra sektorer ingår. I de flesta fall måste du skriva ansökan så att specialister från ditt forskningsområde såväl som de från andra discipliner och generalister kan förstå ditt projektkoncept. Använd ett klart språk för att kommunicera dina idéer tydligt och förklara tekniska termer eller akronymer när det är oundvikligt att använda dem.

Se till att de olika delarna i din ansökan har en bra struktur, rätt innehåll och att de länkar bra till varandra. Kom ihåg att dubbelkolla mot utlysningstexten, finansiärens riktlinjer och mallen, och se till att du har behandlat alla aspekter som utvärderarna kommer bedöma.

Det är nu dags att skicka ditt utkast för granskning. Fråga kollegor från olika forskningsområden om de kan läsa ditt utkast, i vissa fall kan Grants Office också hjälpa till. Om finansiären har publicerat utlysningens utvärderingskriterier, be din kollega att använda dem i sin genomläsning och feedback. Ha som målsättning att få ditt utkast granskat flera gånger, inkorporera eventuell feedback, finputsa och förbättra din ansökan i varje version.

Det är viktigt att slutjustera din ansökan innan den skickas in. Den Danska utbildnings- och forskningsstyrelsen genomförde en analys bland utvärderare av Horizon 2020-ansökningar och rapporterade (2018) att utvärderare påverkas negativt av dålig layout och dålig läsbarhet. Så kolla igenom din text för att hitta eventuella skrivfel, stavfel, grammatiska misstag, formateringsfel och motsägelser i texten. Det är en bra idé att fråga någon utanför din projektgrupp eller konsortium att göra detta: nya fräscha ögon är mer benägna att upptäcka sådana fel. De flesta ansökningar skrivs på engelska, om det är möjligt kan det vara fördelaktigt att fråga en engelskspråkig person att korrekturläsa din ansökan. Du kan hitta språkstöd på medarbetarwebben, inklusive alternativ för språkgranskning av din text.

Var stolt över det du gör: lämna aldrig in en slarvig och rörig ansökan.

• SLU Grants Office
  Som alltid kan du kontakta Grants Office för att ställa frågor när som helst, och vi kommer att göra vårt bästa för att hjälpa till. Kontakta oss på grantsoffice@slu.se.
• Hur skriver man en stark ansökan
Fler tips från SLU Grants Office om ansökanskrivning.
• Språkstöd vid SLU Råd från SLU:s språkkoordinator, inklusive användning av klarspråk, en stilguide för att hålla din text konsekvent, och vägledning om översättning och språkgranskning.