Tips vid ansökningsskrivande: Projektkoordinering

Varje finansiär kommer sannolikt att be om specifik information om din arbetsplan, men för att ge en bra helhetsbild kan du svara på frågor som:

• Vilka är dina arbetspaket (WP) och hur hänger de ihop? (Kan göras t.ex. med hjälp av ett WP-diagram eller PERT-diagram.)
• Vilken projektpartner (eller individ) leder varje WP, och vilka andra kommer att delta?
• Vilka är WP-målen och hur är de kopplade till projektmålen?
• Hur delas varje WP upp i separata uppgifter?
• Vilka är WP-leveranserna och / eller milstolparna?
• Vad är tidsplanen för varje uppgift, varje WP och hela projektet? (Kan göras t.ex. med hjälp av ett Gantt-diagram.)
• Finns det lämpliga och realistiska resurser till varje WP och till projektet i sin helhet?

Om ditt projekt har flera partners, flera WPs och/eller en stor budget, är vårt råd att inkludera en egen WP för projektkoordinering; detta för att visa utvärderarna att du förstår vikten av god projektimplementering. Det ger dig också en möjlighet att visa att du har övervägt behovet av att avsätta tid, resurser och budget till dessa aktiviteter i din projektplan.

Det är viktigt att formulera dina mål för projektkoordinering och aktiviteter enligt finansiärens krav, utlysningstexten, utvärderingskrav och ditt eget förhållande till projektet. Försök att använda finansiärens egen terminologi och relatera din strategi till alla speciella eller unika koncept i din ansökan.

Exempel på mål för projektkoordineringen, som ligger till grund för dina uppgifter och aktiviteter, kan vara:

• Tillhandahåll mekanismer för kvalitetskontroll i hela projektet, med särskilt fokus på aktiviteter som är beroende av varandra, för att säkerställa att projektresultat levereras i tid
• Samordna kommunikationen inom partnerskapet och gentemot finansiären för att säkerställa öppenhet och transparens hela tiden och på alla nivåer i ledningsstrukturen

Om du inkluderar både ett dedikerat arbetspaket (WP) och ett separat avsnitt om projektkoordinering i din ansökan, se till att du inte upprepar samma text på flera platser i texten. Skriv informationen en gång och lägg till korsreferenser istället (t.ex. "se avsnitt X för mer information".) Utvärderarna är ofta pressade tidsmässigt vill inte behöva läsa samma information två gånger.

Det är vanligtvis en bra idé att ta med en figur som visar din planerade ledningsstruktur (om ansökningsmallen tillåter detta). Exemplet nedan är en typisk struktur för ett medelstort forskningsprojekt men kan enkelt anpassas för att passa andra projektstorlekar och projekttyper. När man utformar en sådan figur är det viktigt att komma ihåg att inkludera varje ledningsgrupp och visa hur de relaterar till varandra (med pilar).

Denna exempelstruktur överensstämmer i allmänhet med DESCA Model Consortium Agreement – den vanligaste modellen som används i EU-projekt, men kan anpassas till alla samarbetsprojekt. Förutom att underteckna ett avtal med finansiären krävs ofta att parterna undertecknar ett konsortialavtal. Att använda en typ av ledningsstruktur från en mall (som DESCA) i din ansökan kan förenkla processen att formulera ett konsortialavtal.

Om möjligt bör du i ansökan beskriva alla ledningsgrupper eller roller som representeras i din ledningsstruktur. I relevanta fall förklara också vem som är inblandad, vad deras ansvar är, hur beslut kommer att fattas och hur ofta de kommer att mötas. För mer vägledning och förslag på hur du beskriver din ledningsstruktur, se vår detaljerade beskrivning av vår exempelstruktur, som finns att ladda ner här.

I en idealisk värld skulle varje projekt fungera smidigt från början till slut. Men det kommer alltid att finnas risk för meningsskiljaktigheter, och dessa kan leda till konflikter. Du kan minska effekten av eventuella tvister genom att göra en plan för konfliktlösning.

Innan du i ansökan beskriver din process för att lösa konflikter är det värdefullt att förklara vilka åtgärder du kommer att vidta för att undvika att konflikter uppstår i första hand. Detta kan innefatta åtgärder som:

• Definiera tydligt projektets totala omfattning och sätta gränser för olika arbetsgrupper.
• Organisera gemensamma WP-workshops för kritiska beslut.
• Främja de övergripande projektmålen över individuella WP-intressen.
• Upprätta tydliga kommunikationslinjer, uppmuntra till en öppen och transparent dialog och inkludera en uppförandekod i projektets start.

Förutom dessa åtgärder bör du ha en tydlig och enkel process för att hantera tvister eller svårigheter om de ändå skulle uppstå. Denna process bör vara anpassad till projektets omfattning och kan till exempel omfatta:

• Konflikter som uppstår på WP-nivå kommer initialt att lyftas till projektkoordinatorn.
• Om projektkoordinatoren av någon anledning inte kan lösa konflikten kan saken tas till ledningsgruppen (Executive Board) och diskuteras vid nästa möte.
• I svåra frågor kan ett extra möte i generalförsamlingen (General Assembly) kallas till för att diskutera och hantera tvisten. Generalförsamlingen diskuterar saken och föreslår en lösning på konflikten som medlemmarna röstar om.

Inom projektkoordinering innebär "risk" möjliga händelser eller utmaningar som negativt skulle kunna påverka projektets förmåga att uppnå sina uppsatta mål, det vill säga dessa är risker relaterade till själva projektgenomförandet.

Det är inte fel att visa på att det finns potentiella risker i ditt projekt – om en ansökan hävdar att ett projekt har minimal eller ingen risk kan det tyda på att projektet inte försöker ta tillräckligt stora steg för att flytta forskningsfronten framåt. En viss risk är i sig inte dålig – den visar att du förstått de utmaningar du möter - den kritiska faktorn är att du också visar att du har planer för att minska riskerna eller ändra riktning om saker inte går enligt plan.

Beskriv din riskbedömning och beredskapsplan – dessa frågor kan hjälpa dig:

• Hur ofta kommer du att gå igenom din riskbedömning?
• Vem är ansvarig och vem/vilka kommer att konsulteras?
• Vad är processen för att ta hänsyn till alla relevanta risker, bedömer deras sannolikhet och utvärderar lämpliga begränsningsåtgärder?
• Vilka försiktighetsåtgärder kommer du att vidta för att minimera risken?

Ofta ombeds du att göra en lista över potentiella risker för projektgenomförandet i din ansökan. Detta måste inte vara en komplett lista men bör visa att du har övervägt de olika typer av utmaningar som projektet kan möta. Om det inte finns någon obligatorisk tabell för dig att använda i ansökningsmallen, bör du åtminstone sträva efter att beskriva:

• Risk – tekniskt, ekonomiskt, logistiskt osv. Försök låta bli att ta ned mycket allmänna risker som ”en partner kan lämna projektet”. Visa att detta inte är en riskbedömning för något allmänt projekt utan att du har funderat på just ditt unika projekt och dess potentiella risker.
• Sannolikhet – detta kan vara så enkelt som låg/medelhög/hög eller genom att använda ett mer komplext system, till exempel med sannolikheter
• Riskminimerande åtgärder – hur minskar du sannolikheten för risken eller de negativa effekterna av den? Vad gör du om saker går fel?

• Kopiera inte in en managementdel från en gammal ansökan. Det är nästan alltid uppenbart när detta har gjorts. Ofta är terminologin och processerna ”föråldrade” och i värsta fall kan det finnas referenser till fel projektnamn, partners eller forskningsämnen. Det betyder också att din strategi och struktur kommer att vara alltför allmänt beskrivna och inte skräddarsydda för ditt unika projekt. Det är bra att lära av tidigare framgångsrika förslag och din egen erfarenhet – men se till att du uppdaterar metoden och använd element som är specifika för ditt projekt.
• Kom ihåg att beskriva alla dina ledningsgrupper/roller. Se till att eventuella grupper/roller som du tar med i din ledningsstruktur också beskrivs i texten. Om vissa saknas leder det läsaren att undra vem de är och vad deras funktion är. (Naturligtvis fungerar det också tvärtom - om du beskriver en grupp/roll i texten, se till att inkludera dem i figuren!)
• Dubbelkolla hela din ansökan. Det är mycket vanligt att man hänvisar till sina ledningsgrupper/roller i andra delar av förslaget, så se till att du gör en sista kontroll för att se att du har använt samma terminologi hela tiden och att du inte motsäger dig själv någonstans.

• DESCA Model Consortium Agreement

  Avsnitt 6 i DESCA innehåller en beskrivning av styrningsstrukturen för ett projekt. Exemplen vi har använt ovan överensstämmer i allmänhet med denna föreslagna styrningsstruktur.

• Vägledning för beskrivning av en ledningsstruktur för ett samarbetsprojekt

  Detaljerad rådgivning från SLU Grants Office om hur du kan organisera din projektledningsstruktur, i linje med DESCA Consortium Agreement.

• PM² Project Management Methodology

  För alla som vill tillägna sig mer fördjupade färdigheter och kunskaper - PM2 är en metod för projektledning som utvecklats av Europeiska Kommissionen. Den utvecklades med tanke på EU-institutionernas behov men kan överföras till projekt i alla organisationer. PM2 använder metoder som är enkla att implementera och en komplett uppsättning dokumentation finns gratis online.

• SLU Grants Office

  Du kan när som helst kontakta Grants Office/Enheten för externfinansiering för att ställa frågor. Kontakta oss: grantsoffice@slu.se.