Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor

Den 1 april 2019 blev det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Med elektroniska fakturor avses i denna lag fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. En PDF-faktura är inte en sådan faktura (inte heller en pappersfaktura som skickas till SLU och sedan skannas in).

Hur detta påverkar leverantörer till SLU

Lagen:

1. innebär att leverantörer ska fakturera SLU:s inköp med elektronisk faktura. 
   
   
2. gäller inte retroaktivt. Om leverantören har tecknat ett avtal med SLU innan 1 april 2019 och det där inte fanns krav på e-faktura kan leverantören fortsätta att skicka fakturor på samma sätt som tidigare, vid fakturering som avser det enskilda avtalet.
   
   
3. omfattar enbart fakturering av inköp (köp av varor och tjänster) och inte fakturering av annat. SLU vill dock ta emot e-faktura i så stor utsträckning som möjligt och ser helst att organisationer skickar e-faktura till oss oavsett vad fakturan gäller.

Skicka e-faktura till SLU

SLU vill ha e-faktura* via Peppolnätverket. SLU:s Peppol-ID är 0007:2021002817.

Leverantörer som inte har möjlighet att skicka via Peppol kan skicka e-faktura i formatet Svefaktura 1.0 till SLU via andra kanaler, alternativt använda vår leverantörsportal för manuell registrering. Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information. Notera dock att Svefaktura 1.0 avförs som rekommenderat format för e-faktura från och med den 1:a april 2021, och vi rekommenderar därför att ni skickar peppolfakturor.

* E-fakturastandard PEPPOL BIS Billing ver 3.

Leverantörer som ännu inte har e-fakturalösning

Om leverantören saknar ett affärssystem

Leverantörer utan affärssystem kan använda Visma Proceedos leverantörsportal för att skicka e-faktura till oss. Se dokumentet Skicka e-faktura till Sveriges lantbruksuniversitet för mer information

Om leverantören har ett affärssystem

Det finns ofta möjlighet att skapa e-faktura via befintliga affärssystem/ekonomisystem. Leverantören kan fråga sin systemleverantör. Faktureringstjänster kan också köpas via vissa företag för att åstadkomma samma sak, liksom installation av så kallad virtuell fakturaskrivare.

Fördelar med elektronisk faktura

Elektroniska fakturor är både billigare, snabbare och säkrare än pappers- och PDF-fakturor.

E-fakturor kräver inget porto och fakturorna kommer fram till kunden inom några minuter. Vid scanning och "tolkning" av pappers- och PDF-fakturor händer det att det scanningsbolaget anger fel värden, t.ex. fel fakturanummer, belopp eller valuta, vilket kan leda till felaktiga utbetalningar. Detta kan aldrig ske med en e-faktura eftersom kundens elektroniska fakturahanteringssystem själv läser av vad det är för värden i fakturan.

Mer information om obligatorisk e-faktura

Mer information om e-faktura till offentlig sektor finns på Myndigheten för digital förvaltnings (DIGG:s) webbsida E-faktura. 

Lagen i sin helhet finns att läsa här: Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling 

• Om vi har tecknat ett avtal med en leverantörer innan 1 april 2019, kan de fortsätta att skicka fakturor på annat sätt än e-faktura även efter 1 april 2019?
  
  
• Gäller lagen även utländska leverantörer?
  
  
• Vad händer om en leverantör skickar en pappersfaktura eller en faktura via mejl efter att lagen trätt i kraft?
  
  
• Lagtexten säger att det endast gäller fakturor som leverantörer utfärdas till följd av offentlig upphandling enligt (bl.a.) lagen (2016:1145) om offentlig upphandling - betyder inte det att lagen bara gäller vid inköp av varor och tjänster som vi har upphandlat?
  
  
• Lagen gäller enbart fakturering av inköp - vad klassas som ett inköp?
  
  
• Vår institution har ett s.k. virituellt kort - ett betalkort där SLU har betalningsansvar. Kan vi inte använda detta längre?
  
  
• Vilka faktureringsuppgifter ska vi ange till en leverantör?
  
  
• Vad ska vi säga till en leverantör som säger att de inte har möjlighet att skicka e-faktura?
  
  
• Vi har fått en PDF-faktura via e-post till vår institution - vad gör vi med den?
  
  
• Hur påverkas SLU av lagen när det handlar om att skicka kundfakturor?

Om vi har tecknat ett avtal med en leverantörer innan 1 april 2019, kan de fortsätta att skicka fakturor på annat sätt än e-faktura även efter 1 april 2019?

Svar: Ja, lagen gäller inte retroaktivt så under förutsättning att SLU har tecknat ett avtal med en leverantör innan 1 april 2019 där vi inte har haft som krav på e-faktura kan de fortsätta skicka andra fakturor än e-fakturor även efter 1 april.

Detta gäller dock bara för det aktuella avtalet så om vi köper andra varor eller tjänster från leverantören som ligger utanför det aktuella avtalet ska leverantören ändå skicka e-faktura till SLU vid fakturering av dessa varor/tjänster.

Gäller lagen även utländska leverantörer?

Svar: Lagen omfattar leverantörer både inom och utanför Europa, d.v.s. oavsett var leverantören befinner sig. Den e-fakturastandard som förordas i lagen, PEPPOL BIS BILLING 3, är en gemensam europeisk standard och Peppol används redan i 32 länder i Europa och finns även i Singapore, USA och Canada. Det finns alltså goda förutsättningar för att även utländska leverantörer ska kunna skicka e-faktura.

Vad händer om en leverantör skickar en pappersfaktura eller en faktura via mejl?

Svar: Lagen gäller inte retroaktivt så under förutsättning att SLU har tecknat ett avtal med leverantören innan 1 april 2019 där vi inte har haft krav på e-faktura kan de fortsätta skicka andra fakturor än e-fakturor även efter 1 april.

Om inget sådant avtal finns bryter leverantören mot lagen. Fakturan räknas dock ändå som en inkommen handling och en offentlig myndighet kan varken skicka tillbaka fakturan eller låta bli att betala den. Även om leverantören har gjort fel så kommer SLU alltså att hantera och betala fakturan.

Värt att beakta är att om SLU kontaktar leverantören vid ett flertal tillfällen och ber att leverantören ska skicka e-faktura, men denne ändå fortsätter att skicka fakturor på annat sätt, har vi enligt lag rätt att begära vite som en sista åtgärd.

Lagtexten säger att det enbart gäller fakturor som leverantörer utfärdas till följd av offentlig upphandling enligt (bl.a.) lagen (2016:1145) om offentlig upphandling - betyder inte det att lagen bara gäller vid inköp av varor och tjänster som vi har upphandlat?

Svar: Nej. Lagen om offentlig upphandling omfattar även s.k. direktupphandlingar, vilket enkelt uttryckt är alla inköp under direktupphandlingsgränsen oavsett belopp. Även småköp över disk räknas som en direktupphandling. Vid köp med s.k. virituellt kort - ett betalkort där SLU har betalningsansvar - är det dock inte leverantören av varan/tjänsten som behöver skicka e-faktura eftersom fakturan kommer från kortföretaget och inte från leverantören.

Lagen gäller enbart fakturering av inköp - vad klassas som ett inköp?

Svar: Ett inköp handlar om att köpa varor eller tjänster, exempelvis köp av livsmedel, förbrukningsmaterial, konferensavgifter och utbildningstjänster. Även köp över disk omfattas av lagen. Väldigt få av de fakturor som SLU erhåller gäller annat än köp av varor eller tjänster. Exempel på sådana fakturor skulle kunna vara parkeringböter eller intrångsersättningar. Vid köp med s.k. virituellt kort - ett betalkort där SLU har betalningsansvar - är det dock inte leverantören av varan/tjänsten som behöver skicka e-faktura eftersom fakturan kommer från kortföretaget och inte från leverantören.

Vår institution har ett s.k. virituellt kort - ett betalkort där SLU har betalningsansvar. Kan vi inte använda detta längre? 

Svar: Jo det kan användas. Fakturan kommer från kortföretaget och det är de som har krav på sig att skicka e-faktura.

Vilka faktureringsuppgifter ska vi uppge till en leverantör?

Svar: På beställningar och rekvisitioner som görs i Proceedo medföljer information om hur leverantören ska fakturera oss. Ni behöver då inte uppge någon extra information.

Vid beställningar utanför Proceedo uppger ni att fakturan ska ställas ut till SLU Fakturamottagning, Box 7090, 750 07 Uppsala, men poängtera att fakturan ska skickas elektroniskt. Hänvisa till externwebbens sida https://www.slu.se/om-slu/inkop-vid-slu/fakturera-slu/ för information om hur de ska skicka e-faktura till oss.

Vad ska vi säga till en leverantör som säger att de inte har möjlighet att skicka e-faktura?

Svar: Hänvisa till externwebbens sida https://www.slu.se/om-slu/inkop-vid-slu/fakturera-slu/. Där finns information om obligatorisk e-faktura och tips till leverantörer som inte skickar e-faktura idag.

Om leverantören upplever att de ändå inte har möjlighet eller att det kan ta tid innan en e-fakturalösning är på plats (t.ex. om det är en utländsk leverantör) kan man berätta att vi inte kommer att neka fakturan om de skickar via papper eller PDF men att de skyndsamt ska se till att få en lösning på plats så att de kan följa lagen. Det är viktigt att vi på SLU inte uttrycker det som att det är okej att leverantören inte skickar e-faktura eftersom vi inte ska uppmuntra till att bryta mot lagen!

Vi har fått en PDF-faktura via e-post till vår institution - vad gör vi med den?

Svar: Vidarebefordra mejlet till slufaktura@slu.se (då kommer fakturan in i Proceedo), men berätta även för leverantören att det är lag på att skicka e-faktura till offentlig sektor så att de kan göra rätt nästa gång. Hänvisa till externwebbens sida https://www.slu.se/om-slu/inkop-vid-slu/fakturera-slu/ för information om hur de ska skicka e-faktura till oss.

Hur har SLU påverkats av lagen när det handlar om att skicka kundfakturor?

Svar: På samma sätt som leverantörer måste skicka e-faktura till oss när vi gör ett inköp måste vi skicka e-faktura till andra organisationer inom offentlig sektor när de köper något av oss.

Om ni behöver fakturera en kund inom offentlig sektor som inte redan finns i UBW:s kundregister (fråga din ekonomiregistrerare om du är osäker) ska ni fråga efter kundens PEPPOL-ID. Detta är förutsättningen för att vi ska kunna skicka e-faktura till kunden via PEPPOL, vilket är den e-fakturastandard som vi inom offentlig sektor ska följa om inget annat har avtalats.