14. Representation, gåvor, uppvaktningar

Ekonomihandbokens kapitel 14 handlar om representation, gåvor och uppvaktning. Här kan du bl.a. läsa om SLU:s policy och riktlinjer om representation, extern och intern representation samt vad som gäller för gåvor till anställda.

Kapitlets målgrupp är personer som innehar någon av de administrativa rollerna inom ekonomi. Om du inte tillhör målgruppen kan du med fördel gå till sidan Representation, gåvor, konferenser samt beloppsgränser där det finns mer översiktlig information. 

SLU bedriver en verksamhet inom vilken det är både lämpligt och nödvändigt att vid olika tillfällen representera. Representation ska alltid ha ett direkt samband med SLU:s verksamhet och ske med gott omdöme och måttfullhet.

Rektor fattar beslut om policy och riktlinjer för representation och gåvor vi SLU och anger i det dokumentet det högsta belopp att ge gåvor och att representera för.

Det är också viktigt att beakta SLU:s Riktlinjer avseende givande och tagande av gåvor och andra förmåner samt Riktlinjer för hantering av alkohol- och drogproblematik vid SLU.

Klicka här för komma till SLU:s interna styrande dokument: Policy och riktlinjer för representation och gåvor samt gränsdragningar SLU.ua.2022.1.1.1-4154

Klicka här för att ladda ner lathund för representation, gåvor och uppvaktningar inkl. konteringsinstruktioner.

Klicka här för att komma till en översiktlig information representation, gåvor, konferenser samt beloppsgränser.

Innehållsförteckning

14.1  Representation och gåvor

         14.1.1     Extern representation
         14.1.1.1  Lyxbetonad representation är inte tillåten
         14.1.1.2  Alkoholaltiga drycker
         14.1.1.3  Vid jubileum och invigning av anläggningar
         14.1.1.4  SLU representerar i utlandet
         14.1.1.5  Förtäring i PR-syfte
         14.1.1.6  Representation för studenter

         14.1.2     Externa gåvor
         14.1.2.1  Reklamgåva
         14.1.2.2  Representationsgåva

         14.1.3     Intern representation
         14.1.3.1  Informationsmöte
         14.1.3.2  Personalfest
         14.1.3.3  Intern representation och enklare förtäring
         14.1.3.4  Avtackning

         14.1.4     Gåvor till anställda
         14.1.4.1  Julgåva
         14.1.4.2  Minnesgåva
         14.1.4.3  NOR -Nit och redlighet
         14.1.4.4  Minnesgåva då anställning upphör

         14.1.5     Lathund för representation, gåvor och uppvaktningar inkl. konteringsintruktioner
   

14.2  Att besluta om representation, att beställa och göra inköp

14.3  Verifikationskrav vid representation och gåvor

         14.3.1  Verifikationskrav extern representation
         14.3.2  Verifikationskrav intern representation
         14.3.3  Verifikationskrav vid gåvor till anställda
         14.3.4  Särskild motivering

14.4  Bokföringsanvisningar

         14.4.1  Extern representation och externa gåvor
         14.4.2  Intern representation
         14.4.3  Gåvor till anställda
         14.4.4  Hantering av löneavdrag
 

14.5  Förmån

         14.5.1  Förslagsbelöningar eller liknande
         14.5.2  Arbetsmåltid
         

14.6  Gränsdragningar

         14.6.1     Personalvård
         14.6.1.1  Måltider av mindre värde
         14.6.1.2  Vissa typer av enklare gåvor

         14.6.2     Friskvård
         14.6.3     Intern konferens
         14.6.4     Intern kurs
         14.6.5     Reklam och PR
         14.6.6     Akademiska högtider
        

14.7  Exempel, frågor och svar

         14.7.1 Intern representation
         14.7.2 Extern representation
         14.7.3 Gåvor till anställda
         14.7.4 Arbetsmåltid
         14.7.5 Personalvård
         14.7.6 Intern konferens
         14.7.7 Intern kurs
         14.7.8 Reklam och PR
         14.7.9 Akademiska högtider
      

14.1 Representation och gåvor

14.1.1 Extern representation

Med extern representation menas sådant värdskap och gästfrihet som underlättar de externa kontakterna med företrädare för verksamhet som är av vikt för SLU.

Vid all representation är det ett krav att det ska finnas ett omedelbart samband mellan representationen och SLU:s verksamhet. Exempel på situationer där omedelbart samband kan anses föreligga är större jubileer, invigningar, demonstrationer och dylikt där representationen används som ett led i SLU:s marknadsföring och PR-verksamhet. Representation bör hållas på verksamhetsorten för att man ska kunna styrka ett omedelbart samband.

Kostnader ska vara väl avvägda i förhållande till arten av representation och hållas inom SLU:s beloppsramar. Överskridande av beloppsramar måste vara väl motiverade. Den skriftliga motiveringen vid överskridande kan godkännas av prefekt/motsv och ska då bifogas fakturan eller kvittona.

De kostnader som förekommer vid extern representation kan avse mat, dryck, betjäning, hotellrum, teaterbiljetter, biljetter till sportevenemang och dyl.

Kostnader räknas till extern representation då representationen särskilt riktar sig till en eller flera externa personer, t ex lunch med gästföreläsare. Enligt strikt praxis ska representationen ha anknytning till affärsförhandling. Representationen ska inte omfatta andra personer än de personer som är direkt inblandade i kontakterna mellan SLU och gästerna. Antalet representanter från SLU ska vara väl avvägt i förhållande till antalet gäster. Antalet personer från SLU bör inte vara fler än antalet externa personer vid representationstillfället, om det förekommer ska en särskild motivering bifogas till verifikatet.  Endast i undantagsfall representerar SLU med anhöriga till anställda.

Upprepad representation gentemot en eller flera personer ska undvikas och måste motiveras särskilt.

14.1.1.1 Lyxbetonad representation är inte tillåten

Representationen får inte vara lyxbetonad. Det anses som skadligt för SLU:s anseende om luxuös representation förekommer och är därför oacceptabel. Vid lyxbetonad representation räcker det inte med att eventuellt överskridande av representationsbeloppen betalas av den som beordrat representationen. Skadan drabbar ändå SLU om de bjudna upplever det som att SLU bjuder. En situation där överdådig representation är särskilt olämpligt är om sakkunniga i betygsnämnd bjuds i samband med disputation.

14.1.1.2 Alkoholhaltiga drycker

Vid representation ska alltid alkoholfria drycker erbjudas. Öl och vin får ingå i representationskostnaden vid middag eller supé i den mån det ryms inom rekommenderade beloppsramar. Endast i undantagsfall, t ex vid besök av utländska gäster, kan sprit ingå i kostnaden för representation. Enligt EU:s definition innehåller sprit en lägsta alkoholhalt av 15 volymprocent.

Klicka här för länk till interna riktlinjer för alkohol- och drogproblematik: "Riktlinje för riskbruk och skadligt bruk".

14.1.1.3 Vid jubileum och invigning av anläggningar

Jubileum kan också firas inom begreppet extern representation. Jubileum beslutas av rektor och gäller när hela myndigheten jubilerar.

Utgift för representation i samband med invigning av anläggning kan ske under förutsättning att det är fråga om en anläggning som med hänsyn till företagets storlek och omfattning är att anse som betydande.

14.1.1.4 SLU representerar i utlandet

De gränsbelopp som finns för kostnader för representation gäller både vid intern liksom extern representation, både i Sverige och utomlands. Fakturor med utländsk moms kostnadsförs i sin helhet.

Kravet att representation ska ske på verksamhetsorten för att ett omedelbart samband ska kunna styrkas gäller även i utlandet. Om man är utomlands och representerar till SLU:s kostnad, ska representationen ske vid den andra organisationens verksamhetsort.

14.1.1.5 Förtäring i PR-syfte

Vid PR-verksamhet som exempelvis demonstrationer och visningar för studentrekryteringar, mässor och liknande, om kravet på omedelbart samband mellan representationen och företagets verksamhet är uppfyllt, får SLU bjuda på enklare förtäring och bokföra det som reklam och PR. Det är viktigt att reglerna för enklare förtäring då uppfylls.

14.1.1.6 Representation för studenter

Ibland bjuder SLU studenter på fika eller middag i samband med exkursioner mm. När studenter blir bjudna på middag i och med utbildning bokförs det som extern representation. Observera att reglerna om syfte och affärsmässighet måste vara uppfyllda även vid representation mot studenter. Det är bra med en motivering. Att det förekommer som tradition är inte en motivering som gör att SLU kan bjuda studenter på mat.

När SLU bjuder på lunch i obligatoriska kursmoment, t ex vid exkursioner, kan lunchen, om ett program för exkursionen bifogas verifikatet, bokföras som exkursion.

Om vissa studenter är med i SLU:s strategiarbete eller utvecklingen av utbildningen inom universitetet, kan de medverka i intern representation.

14.1.2 Externa gåvor

Krav på att ett omedelbart samband med verksamheten föreligger gäller vid lämnande av externa gåvor.

Som exempel på representationsgåvor som har ett omedelbart samband med verksamheten kan nämnas att SLU uppvaktar en organisation med en blomsteruppsats eller en bokgåva med anledning av att den uppvaktade organisationen inviger en verksamhet eller firar ett jubileum. Ett annat exempel är då SLU i stället för att bjuda på måltid på restaurang i samband med en affärsuppgörelse överlämnar en chokladkartong, en fruktkorg eller liknande.

I första hand ska reklamgåvor ges vid uppvaktning av personer och organisationer utanför SLU. Annars rekommenderas enklare representationsgåvor som blommor, fruktkorg, chokladkartong eller likande.

14.1.2.1 Reklamgåva

Med reklamgåvor avses Kommunikationsavdelningens profilprodukter, alternativt produkter som tagits fram i samarbete med Kommunikationsavdelningen. Dessa produkter kan bokföras som reklam, konto 7200 Reklam och PR och momsen dras av helt.

Syftet med reklamgåvor är vanligtvis att göra produkter och varumärken kända. Reklamgåvor ska vara enklare presentartiklar av förhållandevis ringa värde. Reklamgåvan ska vara försedd med SLU:s logotyp och/eller namn och vara avsedd för en större krets. För att ge en reklamgåva ska värdet på gåvan motsvara reklamvärdet, dvs gåvans värde ska minst motsvara det man förväntas få tillbaka i form av goodwill eller liknande.

14.1.2.2 Representationsgåva

Representationsgåvor får köpas till den beloppsgräns som rektor har fastslagit. Överskridande får göras om det är väl motiverat och godkänns av prefekt/motsv. Ej godkänt överskridande ska i första hand leda till löneavdrag för den person som beordrat beställningen.

Representationsgåvor som lämnas vid helger eller personliga högtidsdagar ska kostnadsföras helt, konto 7272. Detsamma gäller för utgifter för kransar eller blommor i samband med dödsfall.

För representationsgåvor får inget momsavdrag göras.

14.1.3 Intern representation

Intern representation ska syfta till att skapa goda arbetsförhållanden och är riktad mot den egna personalen. För att betraktas som intern representation ska det vara fråga om någon sorts värdskap och deltagarna ska i huvudsak vara anställda vid SLU. Det får inte vara fråga om sällskapsliv i allmänhet eller gästfrihet av personlig art.

Intern representation är svårare att definiera än extern representation. Den som beslutar om representationen ansvarar för att reglerna för intern representation följs, så att inte deltagarna riskerar att bli förmånsbeskattade. Se avsnitt 14.5 om förmåner.

Tillfällena att representera internt är ganska få, och det är sällan som SLU ska betala mat för de anställda.

Representationskostnaderna kan gälla mat, dryck, hotellrum, teaterbiljetter och liknande. Kostnaderna ska vara väl avvägda i förhållande till arten av representation. Öl och vin får ingå i representationskostnaden vid middag eller supé i den mån det ryms inom rekommenderade beloppsramar. Alkohol ska inte intas vid lunch eller på arbetstid, se avsnitt 14.1.1.2 om riktlinjer för alkohol. Sprit får inte ingå i kostnaden för intern representation.

Intern representation kan rikta sig till följande grupper förutom anställda vid SLU:

• anhöriga till anställda
• tidigare anställda
• anställda i koncernföretag, dvs SLU Holding
• styrelseledamöter
• revisorer
• externa personer som deltar i utvecklingen av SLU:s verksamhet
• inhyrd personal

Vid intern representation gäller två olika regelsystem, ett när det gäller förmånsbeskattning och ett för avdragsrätten för moms. Intern representation kan förekomma vid informationsmöten med personalen och vid personalfester. Måltider i samband med interna kurser och planeringskonferenser är att betrakta som intern representation ur kostförmånssynpunkt, men bokförs inte som intern representation, se avsnitt 14.6 Gränsdragningar.

14.1.3.1 Informationsmöte

Om en arbetsgivare samlar hela personalen eller avdelningen och håller någon enstaka och viktig information är en gemensam måltid i samband med mötet hänförligt till intern representation. Det kan gälla information om organisationsförändringar, personalfrågor eller andra frågor som arbetsgivaren vill nå ut med till sin personal. Mötet ska avse en envägskommunikation.

För att inte personalen ska bli förmånsbeskattad ska även följande förutsättningar uppfyllas;

• det är fråga om interna möten för SLU:s verksamhet
• att sammankomsten har en varaktighet av högst en vecka,
• att mötena hålls som tätast var tredje vecka
• att det är gemensamma måltidsarrangemang

Intern information för enstaka personer från delar av organisationen är inte intern representation. Se 14.1.3.3 Intern representation och enklare förtäring.

14.1.3.2 Personalfest

Institutioner eller motsvarande får ha två personalfester per år. Julbord anses vara en personalfest. Om en tredje personalfest skulle förekomma, vilket ska undvikas, ska en motivering från prefekt bifogas till fakturan.

Om anställdas familjemedlemmar eller tidigare anställda, som pensionärer, inbjuds till personalfest bokförs deras kostnader som för övriga på intern representation. Observera att intern representation på SLU ska rikta sig mot den egna personalen och normalt inte mot anhöriga.

Kringkostnader, som t.ex. underhållning på festen, får förekomma upp till beloppsramen för kringkostnader vid personalfest på 500 kronor inkl. moms. Om den som står för underhållningen saknar F-skattsedel kommer kostnaden per person att bli dyrare, eftersom SLU blir skyldig att göra skatteavdrag och betala socialavgifter på fakturan. Anlita endast företag som har F-skatt!

14.1.3.3 Intern representation och enklare förtäring

Vid styrelsemöten, revisioner mm får inte avdrag av moms för måltider göras, utan endast för enklare förtäring. Om styrelse eller revisorer bjuds på mat, ska personerna förmånsbeskattas.

Enklare förtäring får inte ersätta en måltid och får inte förekomma oftare än var tredje vecka.  Den ska intas i samband med arbetet och kan vara en smörgås eller liknande. Beloppsgräns för enklare förtäring är 80 kronor inkl. moms.

Vid interna möten för en mindre grupp anställda t.ex. en projektgrupp får enklare förtäring som t ex smörgås och kaffe bjudas. Det bokförs då som intern representation och ska uppfylla reglerna i stycket ovan, inget momsavdrag får göras för intern representation.

14.1.3.4 Avtackning

Måltid vid avtackning då anställning upphör och vid pensionering kan bekostas av SLU och bokförs som intern representation och kostnadsförs helt, konto 5872, eftersom inslaget av personlig gästfrihet är stort. Det är en form av personalfest, men ingår då inte i de två fester man får ha inom institutionen/motsv per år.

Avtackning kan även hållas inom begreppet personalvård, se avsnitt 14.6.1 Personalvård.

14.1.4 Gåvor till anställda

Gåvor till anställda jämställs i princip med ersättning för utfört arbete. Detta innebär att gåvor utgör skattepliktig inkomst för mottagaren. SLU ska aldrig ge gåvor till anställda som medför skatteplikt för mottagaren. SLU:s beloppsramar ska därför aldrig överskridas.

Överskridande innebär att den som beslutat om gåvan får stå för det överskridna beloppet privat. Det sker i första hand genom löneavdrag från den som beslutat om gåvan. Konteraren eller reseräkningsgranskaren ska anmäla detta.

Julgåva, jubileumsgåva och minnesgåva från arbetsgivare är under vissa förutsättningar skattefria inom beloppsramarna.

Det som sägs om gåvor till anställda gäller även gåvor till uppdragstagare.

En gåva kan bestå av vilken vara eller tjänst som helst, så länge den inte ges som kontant ersättning eller kan växlas in mot kontanter. Skattefriheten gäller inte gåvor som lämnas i pengar. Som pengar avses även andra betalningsmedel som check, postväxel och presentkort som kan bytas mot pengar. Värdepapper räknas inte som kontant ersättning. Som kontant ersättning räknas inte heller presentkort i en viss affär eller affärskedja, eller presentkort som innebär att man får välja bland olika presentartiklar. En gåva kan också avse presentkort på restaurang, teater eller resebyrå.

Det är inte tillåtet att ge gåvor bekostade av SLU vid t ex uppvaktningar och avtackningar av anställda från andra institutioner/motsvarande. Risken är då att den person som är mottagare riskerar att bli förmånsbeskattad. I första hand kommer då löneavdrag att göras från den person som beordrat inköp av gåva.

Inom den egna institutionen kan endast gåvor vid uppvaktningar och avtackningar ges inom ramen för personalvård. Detta för att undvika förmånsbeskattning för den som tar emot gåvan. Läs mer om detta i avsnitt 14.6.1.2 Vissa typer av enklare gåvor. Läs mer om detta i avsnitt 14.6.1.2 Vissa typer av enklare gåvor.

Om gåvan avser bidrag till en semesterresa kan det inte ske genom att kontanter betalas ut direkt till den anställde. Arbetsgivaren måste i stället betala direkt till resebyrån för att gåvan ska vara skattefri.

SLU kan inte som skattefri gåva till anställda skicka pengar till en ideell organisation enligt den anställdes önskemål. Detta ligger alltför nära en kontant betalning för att kunna behandlas som en skattefri gåva.

Jubileum beslutas av rektor och gäller när hela myndigheten jubilerar, när SLU t ex firar 50 år. Vid detta tillfälle får jubileumsgåva ges till anställd personal. Innan beslut om jubileum ska ekonomiavdelningen kontaktas, eftersom det finns särskilda regler vad gäller jubileum och gåvor vid jubileum.

14.1.4.1 Julgåva

Enligt Skatteverkets definition är en julgåva av mindre värde om värdet inte överstiger 500 kr inklusive mervärdesskatt. Beloppet är ett s.k. gränsbelopp, vilket innebär att gåvan beskattas från första kronan, om värdet överstiger angivet belopp. I gåvans värde behöver inte räknas in kostnader för administration och transporter av gåvorna.

Prefekt/motsvarande beslutar om julgåvor vid sin institution. Julgåva kan endast ges i samband med jul och ges till alla anställda vid institutionen.

Rektor förordar att man väljer mellan att antingen ge en julgåva eller bjuda de anställda på julbord.

14.1.4.2 Minnesgåva

En minnesgåva är skattefri under förutsättning att gåvans värde inte överstiger 15 000 kr inklusive moms och inte ges vid mer än ett tillfälle utöver anställningens upphörande.  Beloppet 15 000 kr är ett gränsbelopp, vilket innebär att gåvan blir beskattad från första kronan, om värdet överstiger angivet belopp. Rektor har beslutat om att Minnesgåva vid NOR får uppgå till skatteverkets belopp, dvs 15 000 kr inkl moms och att minnesgåva vid avtackning får uppgå till 2000 kr inkl moms.

Eftersom staten räknas som en arbetsgivare, får endast två minnesgåvor lämnas totalt under en persons anställning inom staten.

Minnesgåva i samband med personlig högtidsdag får inte lämnas inom SLU. En minnesgåva kan inte lämnas skattefritt både när en anställd fyller t ex 50 år och vid Nit och redlighet. För att den anställde inte ska behöva ”välja”, tillåts inte överlämnande av minnesgåva vid personliga högtidsdagar.

För att minimera risken att minnesgåvor blir skattepliktiga, får man på SLU endast ge två typer av minnesgåvor:

14.1.4.3 NOR -Nit och redlighet

Utmärkelsen "För nit och redlighet i rikets tjänst" tilldelas den som varit anställd hos staten i 30 år (eller 25 år vid pensionering). Det är brukligt att överlämnande av present sker i samband med en middag. Gåva för Nit och redlighet, får ges för ett belopp upp till 15 000 kr inkl moms. Uppvaktningen sker på initiativ av rektor.

14.1.4.4 Minnesgåva då anställning upphör

Uppvaktning av person som slutar p g a pensionering eller av annan anledning sker på initiativ av institution/motsv. eller av arbetskamrater. Minnesgåvor ska bara ges från den institution/motsv. där man är anställd. Mottagaren riskerar att bli förmånsbeskattad för gåvor från andra institutioner än den som får anses vara naturligt närmast mottagaren. Gåva vid anställningens upphörande får ges för ett belopp upp till 2 000 kr inkl. moms.

Minnesgåva får endast lämnas till personer som varit varaktigt anställda. Med varaktigt anställda anses anställda med en sammanlagd anställningstid på minst sex år.

En skattefri minnesgåva kan även ges till uppdragstagare som slutar och som har haft ett varaktigt uppdrag på minst sex år.

Det är olämpligt att ge minnesgåva till en person som slutar, men som kan börja arbeta inom staten igen. Detta för att man inte ska riskera att bli förmånsbeskattad. Att ge en minnesgåva när anställningen upphör, bör endast ges när anställning upphör på grund av pensionering.

Se även avsnitt 14.1.3.4 om avtackning av anställd.

14.1.5 Lathund för representation, gåvor och uppvaktning inkl. konteringsanvisningar

I excelfilen "Lathund för gåvor och representation" finns detaljerad information om kontering, moms och förmånsbeskattning, klicka här för att ladda ner.

14.2  Att besluta om representation, att beställa och göra inköp

Det är prefekt/motsvarande som har rätt att fatta beslut om representation och gåvor vid sin institution/motsvarande. Beslutet kan vara muntligt eller skriftligt.

Prefekt kan skriftligt delegera rätten att fatta beslut om representation och gåvor till andra inom institutionen. Delegationen förvaras på institutionen och ska kunna visas upp på begäran.

Prefekten ansvarar för att den representation som sker och de gåvor som lämnas uppfyller reglerna för representation.

Det är mycket viktigt att man redan innan beställning vet om måltiden, gåvan etc kan hänföras till begreppet representation/gåvor eller något av de angränsande begreppen som intern kurs- och konferens, personalvård mm.

Det åligger på prefekt och den som beordrar inköp och beställning att känna till policy och riktlinjer för representation.

De kostnader som uppstår vid representation ska vara väl avvägda i förhållande till arten av representation.

Den person som gör beställningen eller inköpet är skyldig att känna till policy, riktlinjer och anvisningar gällande representation och gåvor vid SLU samt gränsdragningar. Den personen är också skyldig att upplysa den som beordrat beställningen/inköpet om regelverken kring representation och gåvor samt gränsdragningar.

Prefekt har också rätt att besluta om överskridande av rektors beslutade beloppsgränser för representation och externa gåvor. Anhållan om överskridande ska vara skriftlig och väl motiverad. Beslut om överskridande av beloppsgränser kan inte delegeras till andra på institutionen.

Om överskridande av beloppsgränser sker som inte godkänns av prefekt kommer i första hand löneavdrag för överskridande belopp att göras för den som beordrat representationen/köpet av gåvan. I andra hand kommer personen att faktureras.

14.3 Verifikationskrav vid representation och gåvor

För att kunna bokföra fakturan eller reseräkningen på konton för representation och gåva, ska de allmänna verifikationskraven för faktura, eller förenklad faktura på belopp under 2 000 kr, vara uppfyllda. Se ekonomihandbokens avsnitt 10.1.1 Verifikationskrav i ekonomihandbokens kapitel 10 Moms. Kraven gäller oavsett om betalning sker med faktura eller genom utläggsräkning i reseräkningssystemet.

För representation och gåvor, och vi rekommenderar vid all kost som SLU betalar, finns ytterligare krav på underlag för bokföringen: SLU har skyldighet att alltid kunna redogöra för anledningen och omständigheterna för representationen eller gåvan.

14.3.1 Verifikationskrav extern representation

Den som beordrar representationen ska på faktura eller liknande verifikat som visar representationsutgifternas storlek, kunna visa sambandet mellan de personer som deltar i representationen och SLU:s verksamhet. Bifoga underlaget som bilaga eller notera i kommentarsfältet i Proceedo. Kraven är desamma vid inlämnande av utläggs- eller reseräkning via Primula Res. Följande information ska finnas:

• syftet med representationen
• uppgift om datum för representationen,
• namn på samtliga deltagande personer,
• yrke eller funktion i företaget avseende samtliga personer samt
• företrädd organisation
  
  

14.3.2 Verifikationskrav intern representation

Den som beordrat representationen ska på faktura eller liknande verifikat som visar representationsutgifternas storlek, kunna visa att en sammankomst är hänförlig till intern representation. Det sker genom att bifoga bilaga eller notera i kommentarsfältet i Proceedo.

Kraven är desamma vid inlämnande av utläggs- eller reseräkning via Primula Res.

Följande information ska finnas:

• syftet med representationen
• ange i vilket sammanhang representationen hölls
• dokumentation för mötet, t.ex. program, dagordning eller inbjudan
• deltagarförteckning, alternativt för vilken/ vilka personalgrupper representationen hölls.
  
  

14.3.3 Verifikationskrav vid gåvor till anställda

Följande information måste bifogas verifikatet när gåvor ges till anställda:

• syftet med gåvan
• uppgift om datum för gåvans överlämnande
• namn på personen som tagit emot gåvan
  
  

14.3.4 Särskild motivering

Det finns tillfällen då särskild motivering ska bifogas verifikatet:

• Vid överskridande av SLU:s beloppsgränser vid representation och gåvor
• Vid upprepad representation mot en eller flera personer
• Vid representation i hemmet
• När antalet personer från SLU är fler än antalet externa besökare
• När en tredje personalfest anordnas.
• Det kan också vara lämpligt med särskild motivering i följande fall:
• Då kost förekommer
• Då anhöriga deltar vid representation

Representation i hemmet ska undvikas eftersom gränsdragningen mot privat levnadskostnad blir svår att avgöra. Det kan vara svårt att se att det är SLU som står för representationen. Representationen för inte förväxlas med sällskapsliv av personlig natur eller personlig gästfrihet.

14.4 Bokföringsanvisningar

Det finns olika konton för representation och gåvor beroende på syfte och målgrupp.

14.4.1 Extern representation och externa gåvor

Extern representation bokförs på konto:

• 7272 Extern representation, ej avdragsgill moms

Kostnader för personer som deltar i extern representation som inte har direkt anknytning till verksamheten, ska kostnadsföras helt. Inget momsavdrag får göras för deras medverkan i representationen.

Kostnader för gåvor till personer eller organisationer utanför SLU bokförs på konto 7272, som för extern representation. Inget momsavdrag är tillåtet för representationsgåvor utan hela fakturabeloppet för gåvan bokförs på konto 7272.

Reklamgåvor, som i första hand ska ges som externa gåvor, bokförs däremot som Reklam och PR på konto 7200. Fullt momsavdrag är tillåtet för reklamgåvor. Reklamgåvor består av de profilprodukter som är framtagna av kommunikationsavdelningen och som har en tydlig SLU logga. En reklamgåva ska vara av obetydligt värde vilket enligt skatteverket allmänna råd är maximalt 300 kr plus moms för reklamgåvor.

14.4.2 Intern representation

Kostnader för intern representation bokförs på konto:

• 5872 Intern representation, ej avdragsgill moms

Hela fakturabeloppet inklusive moms bokförs på konto 5872, momsavdrag är inte tillåtet för intern representation.

14.4.3 Gåvor till anställda

Kostnader för gåvor till anställda bokförs på konto:

• 5893 Uppvaktningar inkl jubileumsgåvor.

Hela den fakturerade momsen får bokföras som ingående moms avseende gåvor till anställda där gåvorna inte är skattepliktiga för de anställda, dvs då man håller sig inom beloppsramarna.

Enklare blombuketter i samband med disputationer, födelsedagar etc bokförs på konto 5875. Sådan uppvaktning är skattefri för den anställde och fullt momsavdrag får göras. Kostnader för blomsterbuketter vid sjukdom bokförs på konto 5875 Personalvård: enklare förtäring mm. Se avsnitt 14.6.1.2 Vissa typer av enklare gåvor, om förutsättningarna för att bokföra på konto 5875.

Vid anställds död bokförs kostnader för krans eller blommor på konto 5875 Personalvård. Fullt momsavdrag får göras.

14.4.4 Hantering av löneavdrag

Om beloppsgränserna för representation och gåvor överskrids, ansvarar konteraren eller reseräkningsgranskaren för att prefekt/motsvarande antingen godkänner överskridandet eller i första hand initierar löneavdrag från den som beordrat representationen.

För att kunna genomföra ett nettolöneavdrag krävs att den berörde löntagaren godkänner löneavdraget. Godkännandet kan t.ex. göras genom att löntagaren skriver i kommentarsfältet till fakturan i Proceedo att löneavdraget godkänns.

Det totala beloppet, inklusive moms, som ska dras av på lönen bokförs på konto 1448, Löneavdrag från faktura. Vid bokföring på 1448 i Proceedo kommer dimensionen ANL/PNR upp där personnumret ska fyllas i enligt formatet ÅÅMMDDXXXX:

Sedan fylls blanketten Löneavdrag i och skickas till löneenheten.

Löntagarens underskrift behövs ej på blanketten om löntagaren har godkänt löneavdraget i Proceedo. I sådant fall ska kopia på fakturan, där noteringen framgår bifogas. Om löntagaren inte godkänt löneavdraget i Proceedo måste han/hon skriva under löneblanketten.

Om personen som överskridit beloppsgränserna inte godkänner löneavdrag, ska personen faktureras på överskridet belopp.

Om det finns något bokfört på konto 1448 över årsbokslutet så ska inst/motsv upprätta en specifikation, specifikationsmall finns på sidan Blankett för ekonomihantering, se punkt 9 Bokslut/månadsavstämning.

14.5 Förmån

Förmåner är all form av "ersättning för arbete" som man som anställd kan få i annat än kontanter. En förmån uppkommer i princip så snart arbetsgivaren bekostar en privat levnadskostnad åt en anställd.

Huvudregeln är att en förmån är skattepliktig om det inte särskilt reglerats att den är skattefri. Den värderas normalt till sitt marknadsvärde. I vissa fall görs värderingen schablonmässigt.

Grundregeln är att den anställde ska bekosta sina måltider själv. Undantag finns dock:

Förmånsskattefria måltider:

• måltider vid intern och extern representation
  
  
• måltid som ingår i en intern kurs/konferens
  
  
• enklare förtäring i form av personalvård
  
  
• hotellfrukost om den obligatoriskt ingår i hotellpriset. Hotellfrukosten leder dock till en minskning av traktamentet oavsett om den anställde utnyttjat frukosten eller avstått från den frivilligt. Om den anställde inte kunnat åtnjuta hotellfrukosten av fysiska eller tidsmässiga hinder ska avdrag från traktamentet inte göras. Anmälan sker via reseräkningssystemet.
  
  
• fria måltider på allmänna kommunikationsmedel om de ingår obligatoriskt i priset för resan.

Förmånsbeskattade måltider:

• måltider vid externa kurser
  
  
• övriga måltider som inte ingår i undantagen som finns specificerade ovan

Förmånsvärdet beräknas utifrån marknadsvärdet eller schablon som Skatteverket bestämt och ska registreras i reseräkningssystemet. Rapportering av kostförmån i reseräkningssystemet alternativt genom att fylla i blanketten Lönerapport, kostförmån m.m. som sedan skickas till löneenheten.

14.5.1 Förslagsbelöningar eller liknande

Gåvor i form av trisslotter eller biobiljetter till anställda för att de t. ex lämnat förslag till förbättringar på arbetsplatsen är skattepliktiga för den anställde.

Ett annat exempel på skattepliktiga gåvor är när arbetsgivaren delar ut gåvor till anställda som utfört bra arbetsprestationer. När en gåva grundar sig på arbetsprestation är den skattepliktig för mottagaren. 

14.5.2 Arbetsmåltid

Om samtliga anställda vid en institution/motsvarande samlas för att bli informerade om någon enstaka och viktig information från prefekten är mötet utan tvekan hänförligt till intern representation. Det kan gälla organisationsförändringar, personalfrågor eller andra frågor som prefekt vill nå ut med till sin personal. En gemensam måltid i anslutning till ett sådant informationsmöte förmånsbeskattas inte.

Som motsats till ovanstående exempel kan vara att en mindre grupp SLU-anställda, t.ex. en projektgrupp träffas för diskussion under ett möte. Eftersom diskussionen pågår fram till lunch går de tillsammans till sin vanliga lunchrestaurang och låter SLU bekosta lunchen. Detta är ett typiskt exempel på en arbetslunch, som är skattepliktig. Som SLU-anställda räknas då även inhyrd personal som i ansvarsrollen är jämställd med en anställd. (ESV 2006:13, Personalkostnader)

Arbetslunch likställs även med måltid på kvällen vid övertidsarbete eller liknande.

Tyvärr finns det en gråzon mellan måltid i samband med ett informationsmöte kontra arbetsmåltid som inte alltid är lätt att bedöma. Det är SLU som har bevisbördan för om det handlar om ett informationsmöte och att man därför bör upprätta och spara underlag om mötet. Det kan handla om en eventuell inbjudan, program eller en dagordning där syftet och innehållet med mötet framgår.

Ur policy/riktlinjer: Arbetsluncher bör inte förekomma, eftersom förmånsbeskattning av anställda ska undvikas. De som deltar vid arbetsluncher kommer att förmånsbeskattas. Konterarna är behöriga att till personalavdelningen rapportera kost som ska förmånsbeskattas.

Arbetsmåltider bokförs på konto 6485, hela beloppet kostnadsförs, och blanketten: Lönerapport, kostförmån m.m. fylls i och skickas till personalavdelningen.

14.6 Gränsdragningar

Avgörande för om en måltid som betalas av arbetsgivaren ska vara skattefri för den anställde i här aktuellt hänseende är att den erhålls vid representation - extern eller intern. Ansvaret för om sammankomsten är hänförlig till representation eller inte ligger hos arbetsgivaren. Hos arbetsgivaren ska därför finnas dokumentation som gör det möjligt att i efterhand bedöma om mötet eller konferensen är att se som intern representation. Om arbetsgivaren inte kan visa att måltiden tillhandahållits i samband med representation ska normalt kostförmån redovisas och kontrolluppgift lämnas om förmånen. 

14.6.1 Personalvård

Beroende på slaget av personalvård finns olika belopp att hålla sig inom, för att personalvården ska vara förmånsfri. Fysisk aktivitet som personalvård är beslutad i annan policy.

14.6.1.1 Måltider av mindre värde

Måltider av ett mindre värde, vars syfte är att skapa trivsel i arbetet, bokförs som personalvård. Om de anställda exempelvis bjuds på kaffe/te med bröd eller annan enklare förtäring på arbetsplatsen betraktas detta som verksamhetsrelaterade kostnader och ska således inte bokföras på konton för representation.

Sådana kostnader som avses ovan anses vara personalvårdsförmån och är skattefri för den anställde. För att betraktas som detta ska följande kriterier vara uppfyllda:

• Personalvården ska vara av mindre värde (se lathund under Personalvård, Kost för maxbelopp)
  
  
• Tillhandahållas på arbetsplatsen
  
  
• Rikta sig till hela personalgruppen.
  
  

Personalvårdsförmåner bokförs på kontot 5875. Enklare förtäring kan även förekomma i samband med t ex övertidsarbete enligt samma kriterier som i stycket ovan.

Datum för och ändamålet med arrangemanget ska anges på faktura eller annat underlag, t ex enhetsmöte. Deltagarförteckning behöver inte bifogas.

14.6.1.2 Vissa typer av enklare gåvor

Vissa typer av enklare gåvor anses också vara personalvård, det kan vara en blomma eller en av de enklare profilprodukterna vid sorg, sjukdom, dödsfall, disputation, högtidsdag eller vid avslut av anställning.

Det är viktigt att man inom en institution hanterar alla på samma sätt om kostnaden ska kunna gå under begreppet personalvård. Vi rekommenderar att man på institutionen har dokumenterat för när man ger enklare gåva av mindre värde eller uppvaktar med tårta eller liknande till sin personal. Observera att luncher aldrig kan gå under begreppet personalvård.

Gåvan är skattefri för den anställde, under förutsättning, att följande kriterier är uppfyllda:

• Personalvården ska vara av mindre värde (se lathund under Personalvård, Blomma för maxbelopp)
  
  
• Gåvan ska vara av enklare slag. (Profilprodukt max 99 kr)
  
  
• Institutionen/motsvarande har som policy att ge en blomma/enklare profilprodukt vid vissa angivna tillfällen och samtliga anställda inom institutionen/motsvarande omfattas av policyn.
  
  

Vid en f.d. anställds begravning får, i de fall det uttryckligen anges i begravningsannonsen, ett bidrag ges till en organisation. Gåvan ges istället för en blomma och ska hålla sig inom beloppsvärdet för representation.

14.6.2 Friskvård

Friskvård är ett sätt att uppnå välbefinnande. Friskvård är en förebyggande åtgärd. Rektor beslutade om en Friskvårdspolicy 2017-06-07 som ska gälla för friskvård vid SLU.

En strikt tolkning av skattereglerna säger att en personalvårdsförmån betraktas som skattefri om förmånen är:

• Av enklare slag
  
  
• Av mindre ekonomiskt värde
  
  
• Erbjuds all personal 
  
  

Enklare motion definieras som motionsidrott av kollektiv natur som kan utövas av alla.

Ansökan av friskvårdsersättning görs via Primula Självservice.

Läs mer om friskvård på medarbetarwebben på sidan Friskvård vid SLU.

14.6.3 Intern konferens

Med konferens avses en större sammankomst för formell diskussion av vissa sakfrågor såsom exempelvis verksamhetsplanering, diskussioner om budgetering, personalfrågor, strategier mm.

Kostnader för interna kurser är normalt avdragsgilla i sin helhet som kurskostnader. Om SLU bekostar en normal lunch/middag under en intern kurs så kan måltiden bokföras som intern kurs, konto 5814 "Intern kurs. o konf. paketkostnad", hela momsen får dras av. Men om middagen är mycket påkostad eller har karaktären av personalfest, ska den bokföras som intern representation. Deltagarna blir inte förmånsbeskattade.

För att SLU ska stå för förtäring vid konferensresor som också innehåller inslag av nöje och rekreation, måste den omfatta minst sex timmars effektivt arbete per dag eller vara jämnt fördelade på 30 timmar under en vecka. Ett program måste finnas. Deltagarna måste ha nytta av utbildningen för att inte bli förmånsbeskattade och den får pågå under högst en vecka. För att arrangemanget ska vara avdragsgillt måste utbildningen även vara till verksamhetsnytta för SLU.

Om ovanstående är uppfyllt när det gäller konferensresor får inst/motsv göra avdrag för hela det fakturerade momsbeloppet avseende utbildning och konferenser.

Underlag för konferensen i form av deltagarförteckning och program/inbjudan, där syfte och innehåll framgår, krävs för att moms för måltiden ska kunna dras av och arrangemanget bokföras som intern konferens.

Läs mer om intern konferens i ekonomihandbokens kapitel 15.

14.6.4 Intern kurs

För att SLU ska stå för förtäring vid en intern kurs så måste följande kriterier vara uppfyllda: Ett program måste finnas. Deltagarna måste ha nytta av utbildningen i sitt arbete vid SLU för att inte bli förmånsbeskattade. För att arrangemanget ska vara avdragsgillt måste utbildningen även vara till ekonomisk nytta för SLU.

Kostnader för utbildning inom SLU (interna kurser) bokförs på konto 5814 och omfattar alla kringkostnader för sådan utbildning, t ex arvoden till utomstående lärare, kostnader för hyrda lokaler, hyrda hjälpmedel, måltider och enklare förtäring. Kontot används även för kostnader som inte är paketkostnader.

Kostnader för interna kurser är normalt avdragsgilla i sin helhet som kurskostnader. Om SLU bekostar en normal lunch/middag i under en intern kurs så kan måltiden bokföras som intern kurs, konto 5814 "Intern kurs. o konf. paketkostnad", hela momsen får dras av. Men om middagen är mycket påkostad eller har karaktären av personalfest, ska den bokföras som intern representation. Deltagarna blir inte förmånsbeskattade.

Underlag för konferensen i form av deltagarförteckning och program/inbjudan, där syfte och innehåll framgår, krävs för att moms för måltiden ska kunna dras av och arrangemanget bokföras som intern kurs.

Läs mer om intern kurs i ekonomihandbokens kapitel 15.

14.6.5 Reklam och PR

Vid PR-verksamhet som exempelvis demonstrationer och visningar kan avdrag medges för utgifter för enklare förtäring. Se lathund under Extern representation, Enklare förtäring (frukost, förfriskningar) för maxbelopp. Denna form av PR-verksamhet kan jämföras med att ge dricka och tilltugg till studenter vid grundutbildningsarrangemang. Bokförs som PR, men avdrag för moms görs som för representation.

Reklamgåvor bokförs som PR med fullt momsavdrag. Med reklamgåvor avses Kommunikationsavdelningens profilprodukter, alternativt produkter som tagits fram i samarbete med Kommunikationsavdelningen. Dessa produkter kan bokföras som reklam, konto 7200 Reklam och PR och momsen dras av helt.

Syftet med reklamgåvor är vanligtvis att göra produkter och varumärken kända. Reklamgåvor ska vara enklare presentartiklar av förhållandevis ringa värde. Reklamgåvan ska vara försedd med SLU:s logotyp och/eller namn och vara avsedd för en större krets. För att ge en reklamgåva ska värdet på gåvan motsvara reklamvärdet, dvs gåvans värde ska minst motsvara det man förväntas få tillbaka i form av goodwill eller liknande.

14.6.6 Akademiska högtider

Akademiska högtider som doktorspromotion och professorsinstallation får bokföras som verksamhetskostnad. Fullt momsavdrag får göras. Kostnader kring ceremonin bokförs på konto 7260, Akademiska högtider. Även ceremonin och kringkostnader för hedersdoktorer får bokföras på konto 7260. Hyra av frack är skattepliktig (förmån) om arbetsgivaren betalar.

14.7 Exempel, frågor och svar

14.7.1 Intern representation

Fråga 1: Vid ett projektgruppsmöte bjuds deltagarna på kaffe och smörgåsar, hur ska vi bokföra kostnaden?

Svar: Om fikat kostar max det belopp, inklusive moms, som finns i lathunden under Intern representation, Enklare förtäring (frukost, fika, förfriskningar), så bokförs kostnaden på konto 5872. Inget momsavdrag får göras.

 

Fråga 2: En intern planeringskonferens avslutas med en festlig måltid med underhållning, hur ska kostnaden för måltiden konteras?

Svar: Eftersom middagen har karaktären av en personalfest så bokförs dess kostnader på konto 5872 "intern representation, ej avdragsgill moms". Observera att denna middag därmed ses som en av de två godkända personalfesterna.

 

Fråga 3: När en doktorand disputerar bjuds hela institutionen och några av doktorandens personligt inbjudna gäster på smörgåstårta och bubbel i form av mousserande vin, är det godkänt enligt SLU:s riktlinjer?

Svar: Enligt SLU:s alkoholpolicy så är det inte tillåtet att dricka alkohol eller inta droger i samband med arbete eller undervisning. Eftersom mottagningen sker under arbetstid så är det därmed inte tillåtet att bjuda på alkoholhaltiga drycker. Mottagningen vid en disputation klassas som personalvård, om hela institutionen/motsvarande är inbjudna, eller som intern representation om mottagningen endast riktar sig mot ett urval av institutionens anställda.

Det är viktigt att maten som bjuds endast är enklare förtäring eftersom deltagarna annars måste förmånsbeskattas.

Följande kriterier måste uppfyllas för att maten ska anses vara enklare förtäring:

Mindre värde, se lathunden under Intern representation, Enklare förtäring (frukost, fika, förfriskningar) för beloppsgräns.

Av enklare art, vilket innebär att måltiden inte får vara tillagad och får inte ersätta lunch.

14.7.2 Extern representation

Fråga 1: De externa personerna som deltar i lärarförslagsnämnden är ofta representanter för ett annat universitet, som det är av vikt för SLU att ha ett bra samarbete med, det händer därför att en eller ett par representanter från SLU bjuder den externa gästen på middag på kvällen efter lärarförslagsnämndens sammanträde. Hur ska vi bokföra denna kostnad?

Svar: Middagen bokförs som extern representation på konto 7272 eftersom endast de som är direkt inblandade som deltar och p.g.a. det handlar om sedvanlig gästfrihet som syftar till att utveckla förbindelser som är viktiga för verksamheten. Inget momsavdrag.

 

Fråga 2: I en styrgrupp så ingår både SLU-anställda och externa personer, utan arvode. Finns det någon möjlighet att få bjuda de externa personerna på lunch i samband med mötet?

Svar: Om styrgruppsdeltagarna representerar organisationer som är viktiga för SLU:s verksamhet kan en måltid erbjudas vid något enstaka tillfälle och bokföras som extern representation på konto 7272. Återkommande representation mot samma personer ska undvikas. Det utgår ingen förmånsbeskattning och inget momsavdrag är tillåtet vid extern representation. Det är viktigt att representationen har ett omedelbart samband med myndighetens verksamhet. För att förtydliga gränsdragningen mot intern representation så ska antalet SLU-anställda vara väl avvägt mot antalet externa gäster.

Arbete i projektgrupp eller styrgrupp anses vara del av det löpande arbetet för de anställda. Det finns dock möjlighet att bjuda på en måltid i samband med en intern konferens där det utförs arbete som är utöver det löpande arbetet i styrgruppen t.ex. vid det första mötet och eller vid ett avslutade sista möte utan att det innebär någon förmånsbeskattning för deltagarna. Se ekonomihandbokens kapitel 15 för mer information om regelverket kring konferenser.

På löpande möten kan enklare förtäring erbjudas. Följande kriterier måste uppfyllas för att maten ska anses vara enklare förtäring:

Mindre värde, se lathunden under Intern representation, Enklare förtäring (frukost, fika, förfriskningar) för beloppsgräns.

Av enklare art, vilket innebär att måltiden inte får vara tillagad och får inte ersätta lunch.

Måltider utöver det är arbetsmåltider och ska bokföras på konto 6485 och de anställda som bjuds på måltiden ska förmånsbeskattas.

 

Fråga 3: Betraktas våra studenter som interna eller externa?

Svar: Studenter är externa personer, med undantag för de tillfällen då vissa studenter medverkar i planeringen för SLU:s verksamhet.

 

Fråga 4: En lärare bjuder vid en kursavslutning studenterna på fika, hur ska det bokföras?

Svar: Studenter är externa deltagare och fikat är extern representation och ska bokföras på konto 7272. Inget momsavdrag är tillåtet. Är beloppet inom ramen för enklare förtäring utgår ingen kostförmån för läraren.

 

Fråga 5: Om SLU uppvaktar en rektor på ett annat universitet genom att ge en present på rektorns 60-årsdag, hur ska presenten bokföras?

Svar: Gåvan är ett exempel på en representationsgåva. Hela beloppet inklusive moms bokförs på konto 7272 "extern representation, ej avdragsgill moms".

 

Fråga 6: Kvällen före disputationen bjuds opponenten, som ofta kommer från utlandet, och betygsnämnden ut på middag tillsammans med handledaren, hur ska kostnaden bokföras? Opponenten är alltid en person som inte är anställd vid SLU och opponenten får ett arvode från SLU för sin insats. Deltagarna i betygsnämnden kan utgöras av både SLU-anställda och icke SLU-anställda.

Svar: Om middagen är ett sätt att välkomna de externa gästerna, d.v.s. opponenten och de externa personerna i betygsnämnden, så kan kostnaden bokföras som extern representation, konto 7272 ”Extern representation, avdragsgill moms”. För beloppsgränser för extern representation se lathunden under Extern representation, Måltid (lunch, middag och supé).

14.7.3 Gåvor till anställda

Fråga 1: Får man ge en gåva, bekostad av SLU, till en anställd när han/hon fyller jämnt?

Svar: Det är inte längre tillåtet att ge en gåva, som bekostas av SLU, när en anställd fyller år. Om man vill fira så får man hålla sig inom begreppet personalvård, läs mer om detta i avsnitt 14.6.1.2 Vissa typer av enklare gåvor.

14.7.4 Arbetsmåltid

Fråga 1: Fakultetsnämnden sammanträder ca 5 gånger årligen, det finns en dagordning och sammanträdet pågår en heldag, d.v.s. mer än 6 timmar. SLU bekostar lunch och fika under dessa sammanträden. Kan kostnaden bokföras som intern kurs/konferens?

Svar: Nej. Lunch i samband med vanliga sammanträden eller arbetsmöten räknas som arbetsmåltid och är skattepliktiga för deltagarna, arbetsmåltider bokförs på konto 6485 "kostnader att förmånsbeskatta". Eftersom fakultetsnämndens sammanträden är en naturlig del av det löpande arbetet för de som deltar i nämnden så är detta en arbetslunch och deltagarna ska förmånsbeskattas. Fikat bokförs som intern representation på konto 5872 och föranleder inte förmånsbeskattning. Inget momsavdrag är tillåtet för lunch eller fika.

 

Fråga 2: Hur ska vi bokföra kostnaden för de externa personer som deltar vid fakultetsnämndens gemensamma lunch? De får ett årsarvode från SLU. Kan man förmånsbeskatta externa personer?

Svar: Ja, om en extern person får ett arvode av SLU och deltar vid en arbetsmåltid ska han/hon förmånsbeskattas. Kostnaden för lunchen ska därmed bokföras på konto 6485 Kostnader att förmånsbeskatta.

 

Fråga 3: Hur ska vi hantera kostnaden för lunch i samband med att lärarförslagsnämnden sammanträder? Det är ofta externa, ibland utländska, personer som deltar i lärarförslagsnämnden mot ett arvode.

Svar: Att lärarförslagsnämnden sammanträder kan inte ses som en planeringskonferens och eftersom de externa deltagarna får ett arvode för att medverka så ska samtliga som väljer att delta i den gemensamma lunchen förmånsbeskattas. Skulle däremot den externa personen äta lunch med annan representant för SLU så förändras syftet med lunchen och skulle kunna ses som extern representation.

 

Fråga 4: Vid ett styrgruppsmöte mellan kl. 10:00-14:00, där både SLU-anställda och externa personer deltar, ingår lunch som bekostas av SLU. De externa deltagarna får ett arvode från SLU för sin medverkan. Hur ska lunchen bokföras?

Svar: Eftersom de externa deltagarna får ett arvode från SLU så kan lunchen inte betraktas som extern representation. Det kan heller inte vara intern representation eftersom de kriterierna inte är uppfyllda. Lunchen är således en arbetsmåltid och arbetsmåltider ska undvikas. Om de ändå förekommer så ska samtliga deltagare förmånsbeskattas.

14.7.5 Personalvård

Fråga 1: Hur ska jag bokföra frukten som levereras till vår institution varje vecka?

Svar: Om frukten finns tillgänglig för samtliga anställda vid institutionen/motsvarande så bokförs den på konto 5875 "personalvård; enklare förtäring m m".

14.7.6 Intern konferens

Fråga 1: En gång per år åker fakultetsnämnden iväg en heldag eller ett par dagar. Detta tillfälle skiljer sig åt från de normala sammanträdena, de kan t.ex. få lyssna på en föreläsning och det finns mer tid för planering och diskussioner som inte normalt ingår i när fakultetsnämnden sammanträder. SLU står för lunch och fika under dessa dagar, hur ska vi bokföra detta?

Svar: Kostnaden bokförs som intern konferens eftersom detta tillfälle skiljer sig från det löpande arbetet som normalt ingår i fakultetsnämndens arbetsuppgifter, det avser en heldagsaktivitet, det finns ett program/en dagordning som visar på minst sex timmars effektivt arbete som är till ekonomisk nytta för SLU, det är inte regelbundet förekommande och det är fokus på planering.

Kostnaden för konferensen, inklusive t.ex. fika och lunch, bokförs på konto 5814 och fullt momsavdrag får göras. Avslutas någon av konferensdagarna med en mer påkostad middag är middagen att betrakta som intern representation som bokförs på konto 5872. Momsavdrag är inte tillåtet för intern representation

14.7.7 Intern kurs

Fråga 1: Kan man hålla ett lunchseminarium utan att deltagarna måste förmånsbeskattas för lunchen?

Svar: Om seminariet är riktat mot SLU-anställda, och de anställda som väljer att delta har nytta av seminariet i sitt arbete så kan lunchen bokföras som intern kurs. Måltider i samband med intern kurs bokförs på konto 5814 "intern kurs. o konf. paketkostnad" och ska inte förmånsbeskattas.

14.7.8 Reklam och PR

Fråga 1: Om SLU deltar på en utbildningsmässa och bjuder på kaffe eller en gåva av mindre värde till studenterna, hur ska det bokföras?

Svar: Om SLU bjuder på kaffe eller ger bort en profilprodukt av mindre värde på en utbildningsmässa, och det riktar sig mot alla som besöker mässan, ska det bokföras som Reklam och PR på konto 7200, fullt momsavdrag får göras.

14.7.9 Akadmiska högtider

Fråga 1: Hur ska vi bokföra kostnaderna som uppkommer i samband med promotion av hedersdoktorer?

Svar: Professorsinstallationer och doktorspromotioner är akademiska högtider som anses vara en del av den verksamhet som SLU bedriver. De kostnader som har direkt anknytning till ceremonin bokförs som en verksamhetskostnad på konto 7260 "akademiska högtider" och hela momsen är avdragsgill. T.ex. kostnaden för doktorshattar till hedersdoktorerna har en direkt anknytning till ceremonin och kan därmed bokföras på konto 7260 "akademiska högtider". Övriga bjudningar med bl a hedersdoktorer under dessa dagar hör inte till ceremonin och ska bokföras som extern representation.