Skicka och ta emot fakturor

Sedan 1 april 2019 finns ett lagkrav på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura).

Fakturor i PDF-format eller skannade pappersfakturor räknas inte som e-faktura.

Skicka e-faktura till SLU

SLU ska i första hand faktureras med e-faktura i PEPPOL-format. Vi tar emot fakturor i formatet PEPPOL BIS Billing 3.

SLU:s Peppol-ID är 0007:2021002817.

Fakturera genom leverantörsportalen

Leverantörer som saknar e-fakturalösning, eller av annan anledning inte kan skicka e-faktura, kan kostnadsfritt använda leverantörsportalen Proceedo Supplier Center. Där registrerar ni fakturorna manuellt varpå de skickas vidare som e-faktura till oss.

Kontakta levreskontra@slu.se för att börja använda portalen.

Fakturaadress

Även om fakturan skickas elektroniskt ska följande adress alltid anges på fakturan:

SLU Fakturamottagning
Box 7090
750 07 Uppsala

Det är viktigt att enbart fakturaadressen står i adressfältet. Fakturareferensen ska anges i ett särskilt fält (se nedan).

Fakturareferenser

• Om det finns ett ordernummer (d.v.s. om beställningen har utförts i SLU:s beställnings- och fakturahanteringssystem Proceedo) ska denna anges i särskilt fält för ordernummer på fakturan. Om fältet saknas ska ordernumret i stället anges i fältet för kundens (SLU:s) referens.
  
  
• Beställarens köparreferens ska anges på fakturan i avsett fält för kundens (SLU:s) referens. SLU:s referenskoder består av tre siffror och tre bokstäver, t.ex. 123ABC. Om fältet är upptaget av SLU:s ordernummer (se ovan) ska köparreferensen anges i annat referensfält i fakturan.
  
  
• Enbart koderna ska anges i referens-/ordernummerfälten på fakturan och ingen annan text. Det får alltså bara stå t.ex. "123ABC" och inte "Ref: 123ABC".

Fakturor i andra format än e-faktura

Den 1 april 2019 blev det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura, vilket innebär att leverantörer fr.o.m. detta datum ska fakturera SLU:s inköp med e-faktura.

Fakturering av annat än inköp omfattas inte av lagen och dessa fakturor kan därmed även fortsättningsvis skickas som pappers- eller PDF-fakturor. SLU ser dock helst att vi får e-faktura oavsett anledningen till fakturan.

Pappersfakturor skickas till ovan angivna fakturaadress och PDF-fakturor via e-post skickas till slufaktura@slu.se. 

Lagen gäller inte retroaktivt vilket innebär att leverantörer som tecknade ett avtal med SLU innan 1 april 2019 även fortsättningsvis kan skicka pappersfakturor eller PDF-fakturor vid inköp som avser det aktuella avtalet. Andra inköp ska faktureras elektroniskt. 

SLU kan skicka fakturor på tre sätt:

1. elektroniskt i PEPPOL- eller Svefakturaformat,
   
   
2. pdf-fakturor via e-post* och
   
   
3. pappersfakturor via brev
   
   

* Fungerar inte för s.k. temporära kundnummer.  

Elektroniskt i PEPPOL- eller Svefakturaformat

Om kunden vill ta emot någon av dessa faktuatyper måste de ta kontakt med ekonomisystem@slu.se så att vi kan utbyta den information som krävs.

Fakturor i formatet PEPPOL BIS Billing 3

För att kunden ska kunna få PEPPOL-fakturor måste de finnas i PEPPOL-nätverket och kunna ta emot fakturor i detta format.

Fakturor i formatet Svefaktura 1.0

SLU har skickat fakturor till kunder i detta format i flera år. I och med införandet av PEPPOL-fakturor lägger vi dock inte upp nya kopplingar för att skicka Svefaktura 1.0 om inte kunden kräver detta. Anledningen är att det kostar mycket pengar för SLU att göra en koppling för svefaktura och att Peppol-fakturor nu är det format som rekommenderas av SFTI.

Pdf-fakturor via e-post

SLU har möjlighet att skicka fakturor i pdf-format via e-post, förutsatt att kundens e-postadress finns registrerad i kundregistret*.

*Detta fungerar inte vid fakturering av kunder med s.k. "temporära kundnummer" eftersom det där inte finns möjlighet att ange kundens e-postadress.

Pappersfakturor via brev

Om SLU inte har en koppling gentemot kunden så att vi kan skicka svefaktura till dem, eller om vi inte har kundens e-postadress registrerad i kundregistret, skickas fakturan för print och sänds med brev till kunden.

I vissa fall kan SLU behöva utföra utbetalningar trots att det inte finns en faktura, exempelvis vid utbetalning av stipendier eller ersättning för utlägg till privatpersoner som inte är anställda. I dessa fall ska särskilda "Utbetalning via Proceedo-blanketter" användas. Dessa finns på sidan Blanketter för ekonomihantering.

Blanketten, inklusive bilagor, ifylles på institutionen/motsv. och skickas som en pdf-fil till slufaktura@slu.se. Blanketten tolkas sedan av vår skanningstjänst och kommer in i Proceedo för granskning, kontering och attest.

Tänk på att blanketten och ev. bilagor måste skickas tillsammans som en fil.

OBS! Blanketten får endast användas internt inom SLU.