Kontaktinformation
Inläsning av filer i ERP
UBWinlasning@slu.se
Systemfrågor gällande ERP och Proccedo
ekonomisystem@slu.se
Ekonomisystemet Unit4 ERP
Senast ändrad: 30 maj 2024
Unit4 ERP (Enterprise Resource Planning) är SLU:s huvudsakliga ekonomisystem. Här finns huvudbok, kund- och leverantörsreskontra. Det är här vi skapar försäljningsorder och registrerar konto- och objektplanen (institutionskoder, kostnadsställen, projekt, m.m.). Vissa institutioner och avdelningar använder systemet för tidsredovisning. U4 ERP är även SLU:s budgetverktyg.
Unit4 ERP används i ett helt webbaserat gränssnitt. Tidigare använde vi även en klientbaserad miljö, men denna har sedan början av 2024 fasats ut.
Information om SLU:s redovisningsmodell finns i ekonomihandboken. Där finns hänvisningar till moment och rutiner som ska genomföras i ERP.
Information om tidsredovisning finns på sidan Tidsredovisning i ERP-webb.
Behörighet till ERP
Registreringsbehörighet
Behörighet att registrera tid
Denna behörighet ges till alla anställda som arbetar på en institution eller avdelning som använder ERP för tidredovisning. Behörighetsadministreringen sköts av institutionens/avdelningens administratör.
Övrig registreringsbehörighet
För att få behörighet att registrera budget, skapa försäljningsorder och göra huvudboksomföringar måste man tilldelas någon av de administrativa rollerna
Olika roller ger olika behörigheter
Olika roller ger olika behörigheter i systemet. Övergripande ekonomer, projektekonomer och ekonomiregistrerare får möjlighet att registrera verifikationer men enbart ekonomiregistrerare får skapa en försäljningsorder. Övergripande ekonomer och beslutsstöd får behörighet att utföra budgetering i planeringsmodulen, d.v.s. registrera institutionens/motsv räkenskaper för ett visst verksamhetsår.
Registreringsbehörigheten är alltid styrd på kostnadsställenivå.
Hur man får en ekonomiadministrativ roll
Respektive institutions prefekt/ ansvarig chef föreslår rollinnehavare varpå ekonomichefen beslutar om tilldelning av rollen. Detta sker i ett särskit flöde i SLU:s identitet- och informationssystem Idis och initieras av institutionens/avdelningens katalogansvarige. Kontakta IT-stöd för frågor om Idis.
Efter att tilldelningen har skett registrerar ekonomiavdelningen rollinnehavaren som användare i systemet.
Utbildning är obligatorisk för fortsatt åtkomst
För att rollinnehavaren ska få fortsatt åtkomst till ERP är det obligatoriskt att delta på den utbildning ekonomiavdelningen tillhandahåller för respektive roll. Mer information om rollerna och länkar till kurshemsidorna finns på sidorna för respektive roll (se länkar ovan).
Tittbehörighet
Om man enbart vill ha ”tittbehörighet” i ERP i uppföljningssyfte behöver man inte tilldelas en roll. I detta fall räcker det att institutionens övergripande ekonom eller motsvarande mejlar till ekonomisystem@slu.se och begär behörigheten.
Unit4 Excelerator
Unit4 Excelerator är ett tillägg i Excel som gör att man inifrån Excel kan bokföra verifikationer i ERP:s huvudbok samt importera kalkyler till olika budgetdelar i ERP:s planeringsmodul.
Installera Unit4 Excelerator
Följ instruktionerna i dokumentet: Installera Unit4 Excelerator
Utföra bokföring och import
När du har installerat Excelerator och kontrollerat att det fungerar kan du inifrån Excel bokföra verifikationer i ERP:s huvudbok samt importera kalkyler till olika budgetdelar i ERP:s planeringsmodul, förutsatt att du har rätt behörighet i systemet.
Bokföra verifikationer i huvudboken
Använd den särskilda Excelmall som finns på medarbetarwebben under Stöd & service / Administrativt stöd / Ekonomi / Blanketter. Se under rubrik 1 Registrering i ERP. Där finns också en rutinbeskrivning som beskriver hur du går tillväga.
Importera kalkyler i planeringsmodulen
Information om hur man importerar kalkyler finns i budgethandboken: Handbok för budgetering inom SLU