Ny lag om obligatorisk e-faktura i offentlig sektor fr.o.m. 1 april 2019 – vad innebär det i Proceedo?

Lag om obligatorisk e-faktura i offentlig sektor fr.o.m. 1 april 2019

Den 1 april 2019 blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor (stat, kommun och landsting) ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Med e-fakturor avses fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. En PDF-faktura räknas inte som e-faktura.

När SLU köper något på ett avtal tecknat efter 1 april ska leverantören fakturera oss med e-faktura. Detta gäller även när avtal saknas, t.ex. vid köp i butik med rekvisition.

Vid beställningar i Proceedo

Vid beställningar och rekvisitioner som görs i Proceedo medföljer information om hur leverantören ska fakturera oss. Informationen kommer att uppdateras den 1 april så att den stämmer överens med lagkravet.

När du gör en beställning i Proceedo behöver du alltså inte själv ge leverantören någon information om e-faktura.

Vid köp utanför Proceedo

Om din beställning gäller något av de undantag som inte ska beställas i Proceedo uppger du att fakturan ska ställas ut till SLU Fakturamottagning, Box 7090, 750 07 Uppsala, men poängtera att fakturan ska skickas elektroniskt. Hänvisa till externwebbens sida https://www.slu.se/fakturaadress-och-fakturahantering för information om hur de ska skicka e-faktura till oss. Sidan finns även på engelska.

Hantering av e-fakturor i Proceedo

SLU har tagit emot e-fakturor i många år och det är ingen skillnad att hantera en e-faktura jämfört med en annan typ av faktura. Fördelen är dock att elektroniska fakturor är både billigare, snabbare och säkrare än pappers- och PDF-fakturor.

E-fakturor kräver inget porto och fakturorna kommer fram till kunden inom några minuter. Vid scanning och "tolkning" av pappers- och PDF-fakturor händer det att det scanningsbolaget anger fel värden, t.ex. fel fakturanummer, belopp eller valuta, vilket kan leda till felaktiga utbetalningar. Detta kan aldrig ske med en e-faktura eftersom Proceedo själv läser av vad det är för värden i fakturan.

Mer information om lagkravet om e-faktura samt frågor och svar

På medarbetarwebben finns en sida som heter Obligatorisk e-faktura till offentlig sektor. Där finns information lagkravet om e-faktura som vänder sig till medarbetare inom SLU. Sidan innehåller även "frågor och svar", där du exempelvis får reda på vad som händer om en leverantör fakturerar ett inköp med pappers- eller PDF-faktura efter att lagen trätt i kraft samt vad man kan säga till en leverantör som säger att de inte har möjlighet att skicka e-faktura, t.ex. en utländsk leverantör.

För externa parter finns information på externwebbens sida Fakturaadress och -hantering.