Kontaktinformation
För frågor om e-handel och beställningar i Proceedo kontakta ehandel@slu.se
Frågor om fakturor i Proceedo ställs till levreskontra@slu.se
Se nedan hur man gör en beställning, i första hand i Proceedo.
Beställningar ska så långt det är möjligt beställas elektroniskt, dvs i Proceedo, förutom i några få undantag.
Ramavtal ska följas. Befintliga ramavtal ska användas, i första hand lokala SLU-avtal om sådana finns.
För de leverantörer SLU har avtal med finns produktkataloger registrerade i Proceedo. För de leverantörer SLU saknar avtal med görs beställningar som s k fritextbeställningar i systemet.
Beställningar som föregåtts av upphandling eller förnyad konkurrensutsättning görs som fritextbeställning i Proceedo.
Se nedan vad som gäller för beställning vid SLU.
Här finns information om beställning av catering i Ultuna.
Inköpsprocessen från behov till betald faktura:
1. Behov uppstår, beräkna värde på anskaffningen
2. Över direktupphandlingsgränsen - kontrollera om det finns ramavtal som kan användas. Beställ i så fall från detta.
Om ramavtal saknas kontakta Inköpsenheten för stöd med ev upphandling.
Ordna med anskaffningsbeslut eller investeringsbeslut före upphandling.
3. Gör beställning i Proceedo. Sök avtalade produkter/tjänster i kataloger i systemet. Om direktupphandling använd fritextformulär.
Om FKU eller upphandling gjorts, använd fritextformulär och bifoga dokumentation (t ex upphandlat avtal).
4. När leverans kommer gör leveranskvittens i Proceedo. Delkvittera vid delleverans.
5. Om fakturan överensstämmer med beställningen och leveranskvittens är gjord automatmatchas fakturan och går direkt till betalning.
Om något behöver ändras eller kompletteras (tex dokumentation vid representation eller investering) så skickas ett e-postmeddelande till beställaren att fakturan ska hanteras manuellt. Eventuell manuell matchning görs av ekonomiregistreraren.
Mer om detta beskrivs i manualer och e-guider.
Generellt för direktupphandling, se Checklista för direktupphandling
För mer omfattande direktupphandling finns en guide och mallar för köp av tjänster respektive varor som du kan ladda ner:
Huvudregeln är att alla köp ska göras via Proceedo.
Några få undantag finns:
Och t.v. ett antal tillfälliga undantag:
Beställningar av interna produkter och tjänster kommer att kunna göras i Proceedo när rutinerna för detta är klara. Till dess görs interna beställningar utanför Proceedo.
Tänk på att alltid ange fakturareferens vid beställningar utanför Proceedo!
SLU:s referenskoder består av tre siffror + tre bokstäver, t.ex. 123ABC. Vid beställning i Proceedo följer referensen med automatiskt. Vid beställning utanför Proceedo är det viktigt att meddela leverantören sin fakturareferens och poängtera hur den ska anges.
Fakturor hanteras i fakturadelen av Proceedo.
När en faktura kommer in och ordernumret på fakturan visar att beställningen är gjord i Proceedo så kontrollerar systemet om beställningen är leveranskvitterad. Om den inte är leveranskvitterad skickas fakturan ut i flödet till beställaren för åtgärd (då kan man leveranskvittera i samband med detta). Om leveranskvittens är gjord och inga ändringar behöver göras så skickas fakturan direkt till betalning.
Mer om fakturahantering finns på ekonomiavdelningens sidor.
Om du har frågor om fakturor kontaktar du proceedosupport@slu.se.
All representation, uppvaktning och gåvor ska ha ett direkt samband med SLU:s verksamhet. Beslut om genomförande fattas av prefekt/motsvarande.
Se ekonomiavdelningens information Representation / gåvor / uppvaktningar
För frågor om e-handel och beställningar i Proceedo kontakta ehandel@slu.se
Frågor om fakturor i Proceedo ställs till levreskontra@slu.se