Hur man beställer i Proceedo

Senast ändrad: 15 juli 2024

Se nedan hur man gör en beställning, i första hand via Proceedo.

Beställningar ska som regel skickas elektroniskt via Proceedo. Det finns emellertid några undantag som beskrivs längre ner på denna sida.

I första hand ska SLU:s lokala ramavtal användas. Om det saknas ett lokalt avtal ska du använda de statliga ramavtalen. De leverantörer som SLU har tecknat ramavtal med är anslutna till Proceedos inköpsdel. Ett flertal statliga avtal är också anslutna till Proceedo. Hittar du inte det du ska ha i systemet rekommenderar vi dock att alltid att du kollar om du hittar det du söker bland de statliga ramavtalen på avropa.se.

Vid beställning till leverantörer som inte är anslutna till Proceedo fyller du i systemets direktupphandlingsformulär.

Om beställningen föregåtts av upphandling eller förnyad konkurrensutsättning används formuläret ”Beställning efter upphandling eller FKU”.

Se nedan vad som gäller för beställning vid SLU.

Här finns information om beställning av catering i Ultuna.

Bild av beställningsflöde, Illustration.

Inköpsprocessen

Inköpsprocessen från behov till betald faktura:

1. Behov uppstår. Kontrollera om det finns ramavtal som kan användas och beställ i så fall från detta.

2. Om ramavtal saknas behöver du göra en beräkning av anskaffningsvärdet.

  • Om det överskrider direktupphandlingsgränsen kontaktar du Inköpsenheten för att få stöd med en ev. annonserad upphandling. Ett anskaffningsbeslut eller investeringsbeslut måste skickas till inköpsenheten innan upphandlingsprocessen kan påbörjas.
  • Om det underskrider direktupphandlingsgränsen men överskrider 100 000 kr använder du Proceedos direktupphandlingsformulär ”Köp över 100 000 kr”. Offert ska om möjligt inhämtas från minst tre leverantörer för att säkra konkurrens. Vid dessa köp föreligger även dokumentationskrav som du behöver känna till. Längre ner på sidan finner du mer information om direktupphandlingar.
  • Om det underskrider 100 000 kr kan beställningen göras direkt i Proceedo via direktupphandlingsformuläret ”Köp under 100 000 kr”.

Här finner du mer information om beloppsgränserna.

3. Gör beställning i Proceedo. Sök önskad produkt/tjänst i systemet. Vid direktupphandlingar använder du något av direktupphandlingsformulären enligt ovan. Om FKU eller upphandling gjorts använder du formuläret ”Beställning efter upphandling eller FKU” och bifogar dokumentation (t ex upphandlat avtal).

4. När leverans kommer inlevererar du i Proceedo. Om leverantören har delat upp leveransen ska du endast inleverera det du har mottagit.

5. Om fakturan överensstämmer med beställningen och inleveransen är registrerad kommer fakturan automatiskt matchas mot ordern i systemet. Den kontering som angetts i beställningsläget överförs därmed till fakturan varpå den skickas till ekonomisystemet ERP för betalning.

I Handbok för beställare i Proceedo finner du mer information om hur du använder Proceedos inköpsdel.

Se också schematisk beskrivning av inköpsprocessen.

Guide för direktupphandling

För guider och mallar se Direktupphandling.

Beställningar utanför Proceedo

Huvudregeln är att alla köp ska göras via Proceedo, men några undantag finns:

  • Beställning av resor 
    Via resebyrå eller reseleverantör för tåg, hotell, taxi, hyrbil
    Information finns på SLU:s reseinformationssida.
  • Beställning av företagshälsovård  
    Beställning enligt de regler som bestäms av personalavdelningen. Mer information hittar du här.
  •  Abonnemang och prenumerationer
    Klarar vi f.n. inte av att hantera i systemet p.g.a. att fakturor kommer periodiskt under en längre period som följd av en beställning. Det kan därmed bli svårt att matcha fakturorna mot ordern i systemet. Som abonnemang räknas även andra beställningar där fakturor kommer periodiskt, som t ex sophantering mm.
  • Köp från leverantörer i utlandet
    OBS! Om det finns ett ramavtal är leverantörerna ansluta till Proceedo och beställningarna ska därmed göras där.
  • Köp från andra statliga myndigheter
    Det finns inga krav på elektronisk beställning till andra statliga myndigheter, men man får göra det. I så fall är det viktigt att då ta reda på vilken ordermailadress du ska ange i direktupphandlingsformuläret.
  • Kortbeställningar över internet med det virtuella institutionskortet
    Används enligt ekonomiavdelningens bestämmelser för användning av detta kort.
  • Kortbeställningar utifrån ramavtal, t ex bensinkort
    Man kan beställa själva kortet via Proceedo, men det är inget krav. 
  • Direktinköp med personligt utlägg som registreras i Primula
    Detta kan användas vid akuta situationer och är tillåtet under förutsättning att direktupphandlingsgränsen iakttas.  
  • Specialfall
    Som inte passar i standardiserad beställning. För varje sådant fall ber vid dig att rådgöra med inköpsenheten, som avgör om undantag får tillämpas eller om annan lösning finns. 
  • Akuta situationer
    Om undantag måste göras p.g.a oförutsedda akuta situationer ska dessa kunna motiveras om så krävs. Sådana undantag ska användas restriktivt. 

Beställningar av interna produkter och tjänster kommer att kunna göras i Proceedo när rutinerna för detta är klara. Till dess görs interna beställningar utanför Proceedo. 

Tänk på att alltid ange fakturareferens vid beställningar utanför Proceedo!
SLU:s referenskoder består av tre siffror + tre bokstäver, t.ex. 123ABC. Vid beställning i Proceedo följer referensen med automatiskt. Vid beställning utanför Proceedo är det viktigt att meddela leverantören sin fakturareferens och poängtera hur den ska anges.

  • Fakturareferensen måste anges på fakturan som ”Er referens” (SLU:s referens). Den ska alltså inte anges i fakturaadressen eller på någon annan plats i fakturan. Om leverantören använder ett system avsett för fakturering finns alltid ett särskilt fält som är avsett att innehålla kundens referens och det är viktigt att referensen anges där. På så sätt hamnar den på rätt plats i fakturan och vårt fakturasystem hittar referensen automatiskt.
  • Bara koden ska anges på fakturan och inget annat. Det får alltså bara stå t.ex. "123ABC" och inte "Ref: 123ABC".

Leverantörsfakturor

Fakturor hanteras i fakturadelen av Proceedo.

När en faktura kommer in och ordernumret på fakturan visar att beställningen är gjord i Proceedo så kontrollerar systemet om beställningen är inlevererad. Om inleveransen inte registrerats skickas fakturan ut i flödet till beställaren för åtgärd. Om leveranskvittens är gjord och inga ändringar behöver göras så skickas fakturan direkt till betalning.

Mer om fakturahantering finns på ekonomiavdelningens sidor.

Om du har frågor om fakturor kontaktar du levreskontra@slu.se.

Miljöhänsyn vid inköp

Tänk på att inköp vid SLU ska präglas av ett miljötänkande.
Se Miljöhänsyn vid inköp, SLU-97 och Miljöarbete vid SLU (SLU:s miljöenhet).

Representation, gåvor och uppvaktning

All representation, uppvaktning och gåvor ska ha ett direkt samband med SLU:s verksamhet. Beslut om genomförande fattas av prefekt/motsvarande.

Se ekonomiavdelningens information Representation / gåvor / uppvaktningar