Checklista för leveranskontroll

Senast ändrad: 11 augusti 2021

Denna checklista beskriver vad som behöver göras vid leverans av en vara eller tjänst.

Innehåll:

1. Leveransbevakning
2. Leveranskontroll – Varor
3. Leveranskontroll - Tjänster
4. Reklamationer
5. Registrera köp av anläggningstillgångar m.m.
6. Betalning

 

1 Leveransbevakning

  • Kommer inte leveransen inom föreskriven tid? Ta kontakt med leverantören om denne inte aviserat leverans vid den tidpunkt som överenskommits.
  • Kommer leveranser alltid för sent? Informera inköpsenheten om en leverantör inte håller de leveranstider som överenskommits. Detta är särskilt viktigt när det gäller inköp som sker genom avrop på ramavtal.

2 Leveranskontroll – Varor

  • Den som tar emot en leverans ska göra en ankomstkontroll. Man kontrollerar att
    transportemballaget inte har några skador eller andra defekter som kan ha påverkat innehållet, samt att antal levererade kolli överensstämmer med det antal som är angivet på fraktsedeln. Notera alla avvikelser och skador på fraktsedeln innan du godkänner mottagandet genom underskrift av fraktsedel/följesedel.
  • Den som beställt varorna ska snarast efter mottagandet göra en leveranskontroll – d.v.s. en genomgång av att leveransen överensstämmer med beställningen.
    Kontrollera att den levererade varan – typ och kvantitet – överensstämmer med vad som anges på följesedel.
    Kontrollera att den har den funktion och prestanda som beställningen anger.
    Notera eventuella avvikelser på följesedeln – ange också datum och din signatur så att det framgår vem som gjort noteringen. Saknas följesedeln görs noteringen på beställnings-/eller rekvisitionskopian eller på annat sätt.
    Om reklamation behöver göras - se nedan.
  • Om det gäller leverans och installation enligt upphandlat avtal ska avtalets leveransvillkor iakttas och överenskomna leveranstester genomföras.
  • Om leveransen är kopplad till en vitesklausul i ett avtal, ska vitet bevakas, se nedan om Betalning
  • När mottagen vara överensstämmer med beställningen görs en leveranskvittering i Proceedo om beställningen gjorts i detta system.  Delleveranser kan delkvitteras.

3 Leveranskontroll - Tjänster

  • Leveranskontrollen utförs av beställaren. Beställaren informeras av leverantören att tjänsten är genomförd enligt beställning.
    Oftast har det  överenskommits i avtal eller beställning vad som ska redovisas för att en tjänst ska godkännas. Leveranskontrollen kan t.ex. omfatta att
    - alla handlingar som överenskommits har överlämnats av leverantören
    - de mål som angivits i avtalet har uppnåtts
    - tidplanen har hållits
    - av SLU tillhandahållet material erhållits i retur
    Leverantören meddelas sedan att leveransen är godkänd eller alternativt vilka justeringar eller rättelser som behöver göras för att leveransen ska kunna godkännas.
  • Om leveransen är kopplad till en vitesklausul i ett avtal, ska vitet bevakas, se nedan om Betalning
  • När den avtalade tjänsten är genomförd och klar för betalning görs leveranskvittens i Proceedo om beställningen gjorts i Proceedo.

4 Reklamationer

  • Om leveransen avviker från beställningen ska detta omedelbart reklameras till leverantören t ex med e-post. För att undvika missförstånd ska ett muntligt framfört meddelande bekräftas skriftligt.

    Reklamationen ska innehålla
    - SLU:s beställarreferenser (beställare, beställnings- och leveransdatum, kontaktperson)
    - leverantörens ordernummer
    - beskrivning av felaktigheten/avvikelsen
    - på vilket sätt leverantören ska avhjälpa felet/avvikelsen
    - senaste tidpunkt när rättelse ska ha skett
    - ersättningskrav om SLU haft merkostnader pga felet/avvikelsen (se nedan)
    - begäran om att leverantören ska bekräfta överenskommelsen om rättelse 
     
    Avvakta med betalningen tills leverantören rättat leveransen så att den motsvarar vad som överenskommits vid beställningen (se nedan). Gör inte leveranskvittens i Proceedo förrän reklamationen är gjord och rättelse skett och leveransen är klar för betalning.  
  • Om den reklamerade varan ska returneras ska den – om möjligt – återsändas i sitt originalemballage för att undvika att skador uppstår eller förvärras.
  • Om den felaktiga leveransen medför merkostnader för SLU – t.ex. fraktkostnader – ska dessa betalas av leverantören. Leverantören ska översända en kreditfaktura på beloppet som avräknas vid betalning av varan.

5 Registrera köp av anläggningstillgångar m.m

  • Om den köpta varan är en anläggningstillgång eller stöldbegärlig ska den registreras i SLU:s register över anläggningstillgångar. Inventarieblanketten ska bifogas fakturan när den översänds till Ekonomienheten för utbetalning  [fr o m övergången till Proceedo EFH 2018-04-11 gäller ny rutin för hantering av faktura för anläggningstillgång, se handbok för beställare].
    Se bestämmelser om anläggningsregistrering i Ekonomihandboken, kapitel 9: Anläggningstillgångar och inventarier

6 Betalning

  • Om beställningen är gjord i Proceedo, är leveranskvitterad och om fakturan är fullt matchad så går fakturan i de flesta fall direkt till definitivbokning i ekonomisystemet. Men om beställningen är bokförd på ett konto som kräver justering av moms eller att fakturan måste kompletteras med t ex program, deltagarförteckning eller anläggningsblankett så skickas fakturan ut i flödet för behandling.
  • Kontrollera att fakturan överensstämmer med de villkor som anges i beställningen eller avtalet och den leverans som erhållits och att fakturan inte innehåller några villkor som inte överenskommits.
  • Vissa avtal innehåller villkor om vite vid leveransförsening. Om så är fallet och försening inträffar skall vite alltid utkrävas när det är leverantören som orsakat förseningen.
  • Fakturan ska överensstämma med de vid beställningen/avtalet överenskomna betalningsvillkoren. SLU:s normala betalningsvillkor föreskriver att betalning sker 30 dagar efter det fakturan inkommit och mottagandet av varan eller tjänsten kunde godkännas. Det avtalade villkoret ska tillämpas även i det fall fakturan anger ett annat.
  • Rättelse av felaktiga debiteringar ska ske genom att leverantören skickar en kreditfaktura eller en tilläggsfaktura.
  • Bokföring och betalning av fakturan sker enligt de rutiner som anges i Ekonomihandboken

Kontaktinformation

Vid frågor angående avtal, upphandling m.m. rörande inköp på SLU, vänligen kontakta inköpsenheten på upphandling@slu.se.

Vid frågor angående e-handel och beställningar i Proceedo kan du kontakta ehandel@slu.se.

Vid frågor om fakturor i Proceedo, kontakta fakturasupporten på levreskontra@slu.se.