FAQ - Frågor och svar beställning/attest i Proceedo version 9.0

• Vem kräver att vi på SLU ska använda elektronisk beställning?
  Kravet på att använda e-handel ställs av regeringen (SFS 2012:544 §3).
  
  
• Finns alla ramavtal i Proceedo
  De flesta ramavtal finns i Proceedo. Avtalsområden som i nuläget inte kan läggas in i systemet är bland annat resor, företagshälsovård samt abonnemang och prenumerationer. Mer information om undantag från Proceedo hittar du här.
  
  En del av de statliga ramavtalen är upplagda i Proceedo. Målet är att alla statliga ramavtal ska läggas in i systemet, åtminstone med avtalsinformation.
  I det fall ramavtal saknas för en produkt/tjänst ska beställning göras med direktupphandlingsformulär – se manual Att göra en beställning. 
• Måste ramavtal följas även om man hittar billigare produkter hos andra leverantörer?
  Ja, om man upphandlat ramavtal har man förbundit sig att handla från avtalsleverantörerna. Även om man kan hitta enstaka billigare produkter så är ramavtalet sammantaget bättre både vad gäller prisnivåer och villkor.

• Hur hittar jag Proceedo?
  På Medarbetarwebbens startsida finns en knapp som heter Proceedo fakturor/inköp som leder till Proceedoportalen.
  
  
• Hur får jag behörighet till Proceedo?
  Alla kan redan idag komma in som tittare i systemet, förutsatt att man är anställd och finns i IDIS. För att få behörighet att beställa eller attestera i systemet krävs att din prefekt godkänt detta och att du gått en obligatorisk utbildning i inköpsregler och hantering av systemet, se kurswebbsida.
  
  
• Hur loggar jag in?
  Du går in via medarbetarwebben (se ovan hur du hittar Proceedo). Där loggar du in med din vanliga ad-inloggning, d.v.s. ditt ad-namn (utan AD eller / framför!)  och ditt ad-lösenord som du har för att logga in på din dator.
  Du kan logga in via dator, mobil eller platta - Proceedos gränssnitt är responsivt, vilket möjliggör att du kan använda samma funktionalitet.

• Jag hittar inte det jag söker i Proceedo?
  Det kan bero på att din sökning är för detaljerad. Prova istället några varianter av enkla sökord. Det kan också bero på att själva produkten inte är inlagd Proceedo, utan finns i en s.k. punchout, d.v.s. i leverantörens webbutik som är ansluten till Proceedo.
  En annan orsak är att produkten inte ingår i avtalat sortiment. Mer om detta finns beskrivet nedan.
  
  
• Om jag behöver köpa något som inte finns i Proceedo, vad gör jag då?
  Använd våra direktupphandlingsformulär Köp under 100 000 kr eller Köp över 100 000 kr. Det finns även engelska versioner av dessa formulär som med fördel kan användas vid beställning till utländska leverantörer. I formulären anger du bland annat leverantörens namn, ordermejladress, antal, enhetspris och en beskrivning av produkten/tjänsten.
  

  Vissa avtalsleverantörer har även s.k. fritextformulär kopplade till sig i systemet. Dessa kan du använda om du vill beställa en produkt från leverantören som inte finns i Proceedo.
  
  I undantagsfall kan beställning få göras utanför Proceedo, vilka undantagen är beskrivs på inköpsenhetens webbsida för e-handel.

• Om jag har mycket bråttom att få hem en produkt, hur kan jag göra för att slippa vänta på flödet i Proceedo?
  I speciella nödsituationer, när man inte har möjlighet att vänta in flödet för kontering och attestering, kan beställningen göras utanför Proceedo. Sådana avsteg ska ske restriktivt och alltid kunna motiveras. Försök därför ha god framförhållning.
  
  
• Kan jag göra en uppdelning redan från början, om beställningen görs för flera kst/projektnummer/institutioner?
  Du kan lägga in flera konteringsrader per artikelrad och du har möjlighet att kontera på de kostnadsställen du har behörighet till. Eftersom attest sker utifrån valt kst kan detta innebära fler steg i godkännande-kedjan innan en beställning kan skickas iväg till leverantören.
  
  
• Om beställningen avser utrustning, hur gör man med uppgifter till anläggningsregistret?
  Beställaren behöver inte fylla i några uppgifter i beställningen. Ekonomiregistreraren kommer att sätta konto i nästa steg och fyller då i uppgifterna till anläggningsregistret.
  
  Ekonomiregistrerare hittar denna information i handboken för ekonomiregistrerare http://guider.nu/slu/999.guide   
  
  
• Kan jag beställa åt andra?    
  Man kan inte beställa i någon annans referens. I de fall någon annan ska vara mottagare av leveransen kan du däremot ange en dennes namn i fältet under Leveransadress. Observera att det alltid är beställaren som blir mottagare av fakturan i Proceedo om den inte matchar.
  
  
• Hur beställer jag IT-produkter?  
  IT-produkter ska beställas av IT-stöd eller IT-samordnare. Om institutionen/enheten är kunder hos IT-stöd vänder man sig dit och ber dem köpa det som är aktuellt. De måste veta referens, kostnadsställe samt projekt som inköpet ska gå på, så det måste man meddela till dem när man ber dem beställa. Om man unte är kund hos IT-stöd vänder man sig till sin IT-samordnare på institutionen så kan denne göra beställningen om hen får uppgifter som ovan.
  
  
• Hur gör jag om jag vill använda en leveransadress som inte finns upplagd för mig?
  Du kan ange en tillfällig adress, vilket innebär att adressen du anger endast avser den aktuella beställningen. Kom ihåg att ändra adressen om du återanvänder beställningen till någon annan leverantör. Om du behöver en ny permanent adress upplagd i Proceedo så kontaktar du ehandel@slu.se  
• Hur bifogas dokument när beställningen avser representation?
  Detta görs när fakturan hanteras. I beställningsläget bockar du i Granska fakturor för denna order som gör att fakturan skickas ut i systemet för manuell hantering. Se Handboken för fakturagranskare: Granska fakturan/Bifoga bilaga.
  
  
• Hur gör jag om jag vill ha en rekvisitionsblankett att ta med till leverantören?
  Det finns en allmän rekvisitionsblankett i Proceedos inköpsdel. Du hittar den bland annat i kategoriträdet under kategorin Rekvisition. Det finns även rekvisitioner som är kopplade till avtal och som är anpassade till respektive leverantören.
  
  När du fyllt i rekvisitionsblanketten skickar du den vidare i systemet för attest. Observera att en rekvisition inte skickas till leverantören efter slutattest som en vanlig order. När du fått ett e-postmeddelande om att rekvisitionen är attesterad ska du istället söka upp ordern i Proceedo och skriva ut den. Ta med blanketten till leverantören. Om leverantören kräver en underskrift finns en rad för det på blanketten. Det brukar inte behövas eftersom rekvisitionen är attesterad i systemet. 
  

  Mer information om hur du använder en rekvisitionsblankett hittar du här.

• Hur beställer jag synundersökning och arbetsglasögon?
  I Proceedo framgår vilken optikerkedja du ska använda enligt ramavtalet. Välj rubriken Glasögon i kategoriträdet under KLÄDER & PERSONALVÅRD. De leverantörer som finns på ramavtalet är rangordnade.
  

  Mer information om rekvisitioner för terminalglasögon hittar du i våra elektroniska handböcker.

• Hur gör vi när vi behöver överlägga med leverantören på plats innan vi beställer, t ex pröva arbetskläder eller skor?
  Börja med att prova artikeln på plats hos leverantören. Gör sedan själva beställningen som vanligt i Proceedo. Om leverantören inte finns upplagd i Proceedo använder du våra direktupphandlingsformulär. Kom ihåg att fråga leverantören om deras ordermailadress. Alternativt kan du använda rekvisitionsblanketten i Proceedo som du fyller och skriver ut innan du besöker leverantören. Kontrollera först om leverantören accepterar rekvisitioner.

• Vilka värden måste jag fylla i?
  Beställaren ska alltid fylla i fälten Kst och Projekt och Köpet avser (vertext). Om ni använder er av fria fält på institutionen finns ett fält avsett för det som heter Fritt.
  
  
• Hur ska jag veta vilket konto jag ska ange?
  Beställaren ska aldrig ändra i fältet Konto, utan det gör ekonomiregistreraren i sitt steg. Om du godkänner en beställning med konto 4999 kommer den passera en ekonomiregistrerare för kontroll. Om kontot inte läggs in automatiskt kan du själv ange konto 4999 som Förvald, så slipper du fylla i det manuellt varje gång.
  
  
• Kan man som beställare ha en standardkontering?
  Alla beställare har möjlighet att lägga in förvalda värden. Läs mer om hur du gör här.
  
  
• Vad innebär fältet "Köpet avser (ver.text)" i konteringsraden?
  I fältet Köpet avser (vertext) fyller du i vad inköpet gäller. Försök vara så tydlig som möjligt så att ekonomiregistreraren, som ska ange bokföringskonto, förstår vad det avser. Texten kommer sedan visas som en verifikationstext i ekonomisystemet. Texten i detta fält kan ändras av ekonomiregistreraren.
  
  
• Om det inte är klart vid beställningstillfället hur betalningen ska fördelas, hur löser jag detta?
  Du kan kryssa i Granska fakturor för denna order i samband med beställningen. Då ges du möjlighet att granska fakturan och göra ev. justeringar innan den skickas till ekonomisystemet och definitivbokförs. Du kan även kryssa i denna ruta efter att ordern skickats till leverantören genom att söka upp ordern i systemet. Detta förutsätter givetvis att fakturan inte redan inkommit i systemet. Om du inte gjort detta och fakturan helt matchar orden kommer beställningens kontering bokföras. Du behöver därmed göra en ombokning i ekonomisystemets huvudbok.

• Vi har jättebråttom med en beställning men attestanten är inte tillgänglig – vad gör vi?
  En beställning ligger kvar hos attestanten i fyra dagar innan den eskalerar till nästa attestnivå. Det normala är att avvakta tills de fyra dagarna har gått, så att nästa steg i attestkedjan kan godkänna beställningen.
  

  Om någon annan ska slutattestera beställningen innan de fyra dagarna har gått krävs att en delegering läggs in i Proceedo. Information om hur du delegerar attesträtt hittar du här.
  
  Om delegering saknas och det är så bråttom att det är kritiskt, får beställningen göras vid sidan av Proceedo och den beställning man gjort i systemet ska tas bort så att den inte senare skickas till leverantören. Observera att ett sådant avsteg från Proceedo är ett undantag och måste kunna motiveras.  

• Kan jag attestera på distans?
  Ja, du kan logga in via medarbetarwebben med dator, mobil eller platta. Se handboken för attestanter.
  
  
  
  

• Vad händer om jag missar att inleverera i systemet?
  Om inleverans saknas när fakturan registrerats i Proceedo kommer du att få ett meddelande om detta. Du kan då öppna fakturan i systemet och göra registrera inleveransen direkt från fakturan. 
   
• Vad gör jag om varan är felaktig när den kommer, ska jag inleverera ändå?
  Nej, godkänn aldrig en leverans om varan ska reklameras. Kontakta istället leverantören och be dem åtgärda det felaktiga. Först när det är åtgärdat och varan överensstämmer med fakturan skall inleveransen registreras och fakturan betalas. Om vissa artiklar är levererade och felfria så inlevererar du dessa för att möjliggöra ordermatchning vid en ev. delfaktura.
  
  
• Hur inlevererar jag om inte allt jag beställt kommer på samma gång?
  Du kan även dela upp inleveranserna i systemet. Om du får besked om att en del av ordern inte kommer levereras ska du avsluta ordern i Proceedo.
  
  Mer information om inleveranser hittar du här.
  
  
• Jag har gjort en felaktig inleverans – hur gör jag nu?
  Du har möjlighet att ångra inleveransen fram till dess att fakturan inkommit i systemet och kopplats ihop med ordern.
  

  Mer information om inleveranser hittar du här.

• Kan andra inleverera åt mig?
  Det är beställaren som ska inleverera. Du kan dock själv lägga en tillfällig eller permanent delegering till någon annan beställare med samma behörighet så att denna kan inleverera även åt dig.
  
  Klicka här för mer information om delegering av inleverans.

• Vad händer om fakturan inte har samma belopp som  beställningen?
  När man beställer via direktupphandlingsformulären händer det ibland att man inte har korrekta uppgifter om priset. Det kan också vara så att leverantören tillfälligt tillämpar ett annat pris än katalogpriset, t ex lägre pris vid tillfälliga kampanjer.
  Automatisk ordermatchning kan ske om skillnaden håller sig inom fastställda toleransnivåer. Om differensen är större ska fakturan matchas manuellt. Vid prisavvikelser nedåt tillämpas större toleransnivåer.    

Det finns fler olika sätt att få support i Proceedo.

• Elektroniska handböcker via Proceedoportalen
• Kontakta inköpsrollen på din institution. Mer information hittar du här.
• Kontakta e-handelsteamet på ehandel@slu.se
  Frågor beträffande fakturor ställs till levreskontra@slu.se
• Inköpsinfo är ett nyhetsbrev med information om Proceedos inköpsdel och SLU:s ramavtal. Det skickas med e-post till alla användare som har beställarbehörighet i Proceedo.

Ännu inga övriga frågor.