3. Ekonomiorganisation

Innehållsförteckning

3.1 Beskrivning av ea-ansvarigas arbetsuppgift

3.2 Förteckning över institutioner/motsv, resultatansvariga samt övergripande ekonomer

3.3  Revision och internkontroll  

       3.3.1 Internrevisionen – länk vidare
       3.3.2 Extern revision

3.4  Rutiner vid institutionsförändringar  

       3.4.1 Ekonomi- och personaladministrativa frågor att tänka
                 på vid institutionsförändringar
       3.4.2 Tidplan i samband med
                  institutionsförändringar vid årsskifte
       3.4.3 Checklista - Upphörande institution eller enhet
       3.4.4 Checklista - Ny/sammanslagen institution eller enhet
       3.4.5 Bokföring när projekt byter kostnadsställe 
       3.4.6 Hantering av kapital vid omorganisation

3.1 Beskrivning av ea-ansvarigas arbetsuppgift

Prefekten leder verksamheten vid institutionen, utvecklar och driver verksamheten mot fastställda mål samt ansvarar för att definiera, kommunicera och förverkliga institutionens del av SLU:s uppdrag och strategier.

Såsom ansvarig för verksamheten vid institutionen har prefekten även ansvaret för institutionens ekonomi. För att ge prefekten bästa möjliga ekonomiadministrativa stöd men också för att säkerställa kvalitet och uppnå effektivitet i det ekonomiadministrativa arbetet på institutionerna, har ansvaret för arbetsuppgifterna kring ekonomiadministrationen koncentrerats till en person, en ea-ansvarig, som arbetar på uppdrag av och i kommunikation med prefekten.

Den som är utsedd till ea-ansvarig är också primär kontaktperson i ekonomiadministrativa frågor mellan institutionen, fakulteten (fakultetsekonom) och ekonomiavdelningen. Det medför även att ea-ansvarig har ansvaret att förmedla information vidare ut till berörda på institutionen, institutionsledning, annan administrativ personal, lärare, forskare osv.

Hur organisationen av ekonomiadministrationen inom institutionen utformas är en fråga för respektive prefekt utifrån individuella behov och förhållanden. Ansvarig för de arbetsuppgifter som anges nedan, kan vara annan är ea-ansvarig utifrån de administrativa lösningar som prefekten valt. Detta gäller t ex områden som kassahantering och upphandling. I den mån ea-ansvarig inte själv utför arbetsuppgiften är det ea-ansvarigs uppgift att tillse att god kvalitet upprätthålls.

Den ea-ansvariges arbetsuppgifter

I arbetsuppgifterna ingår:

• Löpande redovisning av god kvalitet, med månatliga kontroller
  
  
• På uppdrag av prefekten upprätta, sammanställa eller lämna underlag till institutionsbudget samt stödja prefekten i verksamhetsplaneringen
  
  
• Kalkylering:
  På uppdrag av prefekten upprätta kalkyler för eller stödja prefekt/projektledare/kursansvarig vid kalkylering av projektverksamhet, kurs och eventuell avgiftsverksamhet
  
  
• Institutionens bokslut (halvår och helår):
  • Avslut av periodens bokföring,
  • avstämning av balansposter,
  • upprättande av bokslutsspecifikationer i samband med bokslut.
    
    
• Stöd vid framtagande av ekonomiska rapporter och tolkningen av dessa
  
  
• På uppdrag av prefekten göra, sammanställa eller ge underlag till budgetuppföljning
  
  
• Samråda med fakulteten i ekonomiska frågor
  
  
• Anläggningar:
  • Uppdatering av anläggningsregister.
  • Registrering av stöldbegärliga förbrukningsinventarier.
  • Bokföring, avstämning mot bokföring och inventering.
  • Avrapportering vid försäljning, utrangering, inbyte och flytt samt insändning av godkänt registerutdrag efter inventering.
    
    
• Lönekostnader:
  Budgetering, kontering, kostnadsfördelning, eventuell tidsredovisning, uppföljning, prognos, kontroll
  
  
• Projektredovisning:
  • Upplägg av nya projekt,
  • beräkning och fördelning av gemensamma kostnader,
  • avstämning och avslut av projekt samt
  • periodisering av icke kontraktsbundna uppdrag/bidragsprojekt
    
    
• Externa kontrakt:
  Ansökan, rekvirering, registrering i kontraktsmodulen samt godkänd arkivering
  
  
• Inköp/upphandling:
  • Handläggning av enklare inköp och avrop,
  • information inom institutionen om grundläggande upphandlingsbestämmelser samt
  • förmedling av större upphandlingsärenden till upphandlingsenheten
    
    
• Hålla sig informerad om och uppdaterad i ekonomiadministrativa frågor, t ex om anvisningar och förändringar i ekonomimeddelanden och ekonomihandboken, men också att följa utvecklingen och initiera förändringar i ekonomiadministrativa frågor inom institutionen
  
  
• Information och utbildning i ekonomiska frågor till anställda på institutionen

Rekommenderade kvalifikationer hos ea-ansvarig

För att klara av de arbetsmoment som hör till det ekonomiadministrativa ansvaret, rekommenderar ekonomiavdelningen följande kvalifikationer hos den ea-ansvarige:

1. Intresse av och förmåga att på ett kvalificerat och självständigt sätt stödja prefekter och övriga anställda vid institutionen/motsvarande i ekonomiadministrativa frågor.
   
   
2. Analytisk förmåga samt god förmåga att kommunicera och förmedla information
   
   
3. Verifierad grundläggande ekonomisk utbildning, exempelvis från gymnasium, institut, universitet/högskola eller motsvarande.
   
   
4. Erfarenhet av ekonomiadministration, gärna från offentlig verksamhet, universitet eller högskola.
   
   
5. Erfarenhet av IT-baserade administrativa system

3.2 Förteckning över institutioner/motsv, resultatansvariga och övergripande ekonomer

Förteckning över vilka som innehar de olika rollerna finns på sidan Idis-rapporter.

Välj rapporten "Vilka innehar en specifik roll". Gör ditt val i rullisten.

3.3 Revision och internkontroll

3.3.1 Internrevisionen - länk vidare 

3.3.2 Extern revision

Riksrevisionen är den svenska statens centrala myndighet för revision och granskning av statliga myndigheter, affärsdrivande verk, statliga bolag, stiftelser och andra institutioner där staten är huvudman.

Riksrevisionen ska främja kvalitet, effektivitet och hushållning med statens resurser och har som mål att "bidra till en god resursanvändning och en effektiv förvaltning i staten".

Avnämare är regeringen, riksdagen och myndigheterna.

Grunden för verksamheten är den årliga revisionen, effektivitetsrevisionen och den internationella verksamheten.

Verket har sammanlagt 300 anställda i Stockholm och vid lokalkontoren i Jönköping, Karlstad och Uppsala.

Den årliga revisionen granskar och bedömer myndigheternas årsredovisningar, löpande redovisning och förvaltning.

Riksrevisionen utser också revisorer i bolag, stiftelser och andra organisationer med samhälleliga uppgifter.

De tre riksrevisorerna avgör vad som ska granskas, väljer metod och presenterar resultatet.

Effektivitetsrevisionen granskar att statsmakternas mål och statliga åtaganden uppfylls på ett effektivt sätt.

Utöver instruktionsenliga uppgifter tillkommer direkt regeringsstöd; på regeringens uppdrag och vid direkt efterfrågan kan Riksrevisionen ge råd och stöd, besvara remisser eller utföra särskilda utredningsinsatser.

3.4 Ekonomiadministrativa rutiner vid omorganisation av institution

I detta avsnitt finns anvisningar och checklistor för ekonomiadministrativa frågor som är viktiga att tänka på och arbeta med vid organisationsförändringar som avslut, delning eller sammanslagning av institutioner/motsv.

3.4.1 Ekonomi- och personaladministrativa frågor att tänka på vid institutionsförändringar

Omorganisation bör ske vid årsskiften

Normalt ska organisationsförändringar endast ske vid årsskiften. Smärre förändringar kan i undantagsfall göras vid halvårsskiften men det försvårar den ekonomiska uppföljningen av verksamheten. Intäkter och kostnader som bokförts första halvåret ligger kvar på den gamla organisationen och resultatet för denna bokförs inte förrän vid helårsbokslutet.

Bokföring av kapital

Det resultat som uppstått föregående år disponeras som kapital i den ordinarie årliga rutinen då rapporten Disposition av kapital används. Sedan överförs kapitalet från upphörande institution till den nya institutionen.  

Ny organisationsstruktur/nya kostnadsställen

Institutionen måste bygga upp en fungerande organisationsstruktur. Tidigare kostnadsställesnummer får inte användas igen och döpas om. Detta för att historiken i ekonomisystemet ska behållas.

Anmälan av nya kostnadsställen ska ske till ekonomiavdelningen enligt checklistan, så att nummer och namn kan registreras i UBW (Unit4 Business World).

Ny projektstruktur

En ny projektstruktur måste byggas upp vid den nya institutionen.

Om den gamla organisationen finns kvar måste pågående projekt avslutas och ett nytt projektnummer fås på den nya institutionen. Se avsnitt 3.4.5 Bokföring när projekt byter kostnadsställe. Om den gamla organisationen upphör kan pågående projekt flyttas över till den nya.

Institutionsspecifika projekt som inte är kopplade till kontrakt avslutas om organisationsförändringen innebär att man byter institution. Exempelvis projekt som börjar på 5kst*, 75kst, 85kst får nya nummer om man byter kostnadsställe från t ex 636* till 644*.

Administrativt stöd måste utses

För att genomföra arbetet med en ny projektstruktur och en ny inre organisation behöver ett administrativt stöd för den nya institutionen utses innan arbetet påbörjas. Beslutsstödet/övergripande ekonom på den nya institutionen bör tillsammans med prefekten för den nya institutionen arbeta med detta.

Långsiktighet i strukturen

Den projektstruktur som byggs upp ska gälla under ett antal år. En enklare organisation och projektstruktur måste finnas även om nyckelpersoner som prefekt eller beslutsstöd anställs efter årsskiftet.

Övrigt att tänka på

• Ansvarsfördelningen inom institutionen (t ex vem som har attesträtt) måste vara genomtänkt.
  
  
• Månadskontroller och arbetsfördelning måste byggas upp inom den nya organisationen.
  
  
• Det är också viktigt att rutinerna säkerställs på den upphörande enheten ända fram till det att bokslutet är färdigt.

3.4.2 Tidplan i samband med institutionsförändringar vid årsskifte

Den ekonomi- och personaladministrativa insatsen vid institutionsförändringar är omfattande och tidskrävande. Omfattningen av omorganisationen och hur många institutioner som påverkas avgör när i tiden ekonomiavdelningen måste ha information för att hinna med att genomföra registreringar och vara till hjälp.

Som stöd för arbetet följer här en översiktlig tidplan samt checklistor, 3.4.3 och 3.4.4, för upphörande respektive ny/sammanslagen institution.

3.4.3 Checklista - Upphörande institution eller motsvarande

3.4.4 Checklista - Ny/sammanslagen institution eller motsvarande

3.4.5 Bokföring när projekt byter kostnadsställe 

3.4.6 Hantering av kapital vid omorganisation

Här beskrivs hantering av kapitalet vid nedläggning av en institution, bildande av ny/sammanslagen institution eller vid omorganisation inom en institution som sker över årsbokslutet.                

Resultatdisposition och omdispostion av kapital sker i två steg för att det blir lättare att följa kapitalet bakåt i tiden. Rapporten som används i steg 1 visar inte om projekten har kapital bokfört sedan tidigare utan visar bara på resultat från föregående år. Rutinen är densamma oavsett om det endast är delar av en verksamhet som ska flyttas eller om en hel intitution berörs.

Om institutionen behöver ett bollplank inför flytten av kapital utifrån ett verksamhetsmässigt perspektiv, ska fakultetsekonom kontaktas.

3.4.6.1 Institutionerna omför kapitalet i två steg

UB/IB bokförs på det gamla kostnadsstället. Detta sker vanligen i februari/mars.

Steg 1

Disposition av föregående års resultat sker på det gamla kostnadsstället enligt den modell som man tidigare haft på institutionen (omföring från konto 2990 till 2975). Här används rapporten Underlag disposition 20XX års resultat enligt det årliga ekonomimeddelandet om disposition av 20XX års resultat.

Underlaget i form av en rapport ur UBW (Unit4 Business World) förbereds av institutionens övergripande ekonom och skrivs under av prefekt vid den gamla institutionen eller av dekan om institution är nedlagd.

För fakultetsgemensamma institutioner förs diskussion med båda dekanerna om omdisposition av föregående års resultat sker mellan enheter med olika fakultetstillhörighet. Sådan omdisposition rekommenderas att det sker först i steg 2.

Vi rekommenderar att kapitalet bokförs på samma projektkoder som vid tidigare års dispositioner.

Nu är allt kapitalet samlat på konto 2975 på den gamla institutionen.

Steg 2

Den prefekt eller de prefekter som övertar verksamheten diskuterar med övergripande ekonom och dekan hur det samlade kapitalet ska disponeras. Omföring sker med konto 2975.

Allmänna regler om disposition av kapitalet enligt ekonomihandbokens kapitel 12, avsnitt 12.7, gäller fortfarande. Kapitalet från ett gammalt kostnadsställe kan disponeras till t ex två nya kostnadsställen och nya projektkoder.

En fil sammanställs av övergripande ekonom/motsvarande och, efter att prefekt/dekan har skrivit på, skickas filen till UBWinlasning@slu.se för inläsning. Påskrivet beslut  med förklaringar och beräkningar skickas med underlaget till Ekonomiavdelningen, Box 7086, 750 07 Uppsala.

3.4.6.2 Fördelning av kapital som uppstått på administrativa projektkoder

Kapital på administrativa projektkoder, t.ex. 9500, som uppstått på den upphörande institutionen, kan fördelas ut på samlingsprojekt för FO, foma och GU i steg 2.

Gör en rimlig fördelning, förslagsvis utifrån hur lönerna fördelats under föregående år. Fördelningen bör också göras i rimlig proportion mellan anslags-/bidragsfinansierat respektive avgiftsfinansierad verksamhet.

Den nya institutionen kan välja mellan att lägga över- eller underskottet centralt eller på enheterna. För en institution som tillhör flera fakulteter bör kapitalet fördelas till enheterna.

3.4.6.3 Hantering av kapital på aktiva externfinansierade projekt

Kapital på aktiva externfinansierade projekt kan uppstå om det finns underskott på projektet, om kontrakt saknas eller då andra intäkter än de enligt kontraktet inte har förbrukats. Detta kapital bokförs på projektet vid disposition av föregående års resultat (i Steg 1).

Till skillnad från Steg 2 ovan, görs omföringen av kapitalet och övriga balanser på projektet till det nya kostnadsstället av ekonomiavdelningens kontraktgrupp. Balanser och kapital följer alltid med det aktiva projektet.

Vid prefektens påskrift för de projekt som ska tas över av den nybildade organisationen, godkänns även att projektens kapital, såväl underskott som överskott, tas emot. Se ekonomihandbokens avsnitt 3.4.5 Bokföring när projekt byter kostnadsställen: ”Ett beslut om att projekt ska flyttas måste fattas av fakulteten eller av prefekt på lämnande och mottagande institution.” Prefektbeslut måste även fattas om projekt flyttas mellan enheter inom en institution.