Innehållsförteckning ekonomihandboken

Senast ändrad: 21 april 2022

Ekonomihandboken ger en ram och detaljerade anvisningar för det ea-regelverk som gäller vid SLU. Handboken vänder sig till dem som arbetar med ekonomiadministration (ea) inom SLU, främst övergripande ekonomer, projektekonomer och ekonomiregistrerare vid resultatenheter samt fakultetsekonomer och personal vid ekonomiavdelningen.

1.  ALLMÄN INFO OM EKONOMIHANDBOKEN

 

2.  EKONOMIADMINISTRATIVA REGELVERK

   2.1  Externa regelverk
   2.2  Interna regelverk

3.  EKONOMIORGANISATION

   3.1  Beskrivning av ea-ansvarigas arbetsuppgift
   3.2  Förteckning över resultatenheter, ekonomiansvariga
           samt ea-ansvariga 
   3.3  Revision och internkontroll  
   3.4  Rutiner vid institutionsförändringar  

4.  REDOVISNINGSMODELL

   4.1  Bokföringsskyldighet och god redovisningssed
   4.2  Arkivering av redovisningsmaterial
   4.3  Redovisningsplan
   4.4  Konteringsregler           
   4.5  Fördelning av gemensamma kostnader
   4.6  Särskilda bokföringsanvisningar

5.  PROJEKTEKONOMI

   5.1   Modellen styrs av finansiering och redovisningsområde
   5.2   Projekt med extern finansiering
   5.3   Försäljning av produkter och tjänster
   5.4   Anslagsfinansierade projekt
   5.5   Gemensam verksamhet
   5.6   Avslut av projekt
   5.7   Rapporter angående projektekonomi
   5.8   Intern handel av tjänster

6. 

7.  INBETALNINGAR, INTÄKTER

   7.1    Inbetalningar
   7.2    Kundreskontran
   7.3    Hantering av osäkra fordringar
   7.4    Återbetalning till kund 

8.  BESTÄLLNING, FAKTURAHANTERING OCH UTBETALNING

   8.1 Beställnings- och inköpsrutin 
   8.2 Leverantörsreskontra
   8.3 Roller och ansvar i fakturahanteringen
   8.4 Leverantörsfakturahantering
   8.5 Utlandsbetalningar
   8.6 Utbetalningar till privatpersoner
   8.7 Betalning och matchning av debet- och kreditfakturor
   8.8 Betalkort, reseförskott, tjänstekort för resor och mobiltelefon inom SLU
  
För nedanstående punkter: se HR-frågor
         -Resekostnader, traktamenten, förrättningstillägg, arvoden, 
          gästföreläsares resor
         -Ersättning tillfälliga uppdragstagare
         -Ersättningsregler för arbete i hemmet
         -Friskvård
         -Stipendier 
           

9.  ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR, INVENTARIER OCH SLU:S INVESTERINGSPROCESS

   9.1 Typer av anläggningstillgångar
   9.2 Redovisning av anläggningstillgångar
   9.3 Förbrukningsinventarier
   9.4 Anläggningsregister    
   9.5 Avyttring av anläggningstillgångar och inventarier
   9.6 Fordon
   9.7 Finansiering av anläggningstillgångar
   9.8 Administrativa processen vid investeringsbeslut

10.  MOMS

   10.1  Inledning till moms
   10.2  Moms vid inrikeshandel
   10.3  Moms vid utrikeshandel
   10.4  Momsbefrielse
   10.5  Särskilda momsregler
   10.6  Lathundar 

11. 

12.  BOKSLUT

   12.1 Månadsavstämningar
   12.2 Halv- och helår
   12.3 Periodisering av kostnader och intäkter
   12.4 Periodisering av bidragsintäkter och uppdragsintäkter
   12.5 Avstämningar
   12.6 Tidplan
   12.7 Resultat och disposition av kapital
  

13.  INTERN STYRNING OCH KONTROLL

   

14.  REPRESENTATION, GÅVOR OCH UPPVAKTNING

   14.1  Representation och gåvor
   14.2  Att besluta om representation, att beställa och göra inköp
   14.3  Verifikationskrav vid representation och gåvor
   14.4  Bokföringsanvisningar
   14.5  Förmån
   14.6  Gränsdragningar
   14.7  Exempel, frågor och svar
   

15.  UTBILDNING OCH KONFERENSER

   15.1  Utbildning av egen personal
   15.2  Kurser och konferenser för externa deltagare
   15.3  Förmån av fri kost
   15.4  Exempel 

 16. SPONSRING

   16.1  Bestämmelser om sponsring
   16.2  Jämförelse med andra typer av finansiering
   16.3  Sponsorns avdragsrätt för olika typer av motprestationer
   16.4  Risker med sponsring
   16.5  Bokföring av sponsring
   16.6  Periodisering av sponsring
   16.7  Att tänka på vid barter

17. RAPPORTER OCH SÖKMALLAR I UBW

    17.1  Information om rapporter i UBW
    17.2  Sökmallar i UBW

18. PERSONALKOSTNADER

   18.1 Pensionskostnader

19. SÄRSKILD INFORMATION OM VISSA FINANSIÄRERS RAPPORTERINGSKRAV 

   19.1 Jordbruksverket
 

Uppdateringar i ekonomihandboken

Datum

 Kapitel

Uppdatering

2023-04-11

9.5.1

Uppdatering om utrangering av IT-utrustning

2023-04-11

7.1

Omarbetat kapitel med anledning av bankbytet

2023-04-11

15.3

Förmån av fri kost, belopp borttagna och ersatt av länk till Skattverket för aktuell information.

2023-03-21

19

Borttagna länkar till SJV som inte fungerar längre

2023-03-16

19

Uppdaterat dokument för Universitets- och fakultetsgemensam OH 2020-2022 till SJV

2023-03-14

8.8.1

Ändrad kontaktperson för ansökan av virtuellt kort.

2023-03-03

9.5

Ändrad epostadress till IT-avdelningen

2023-03-07

14 

Justering av "översiktlig information representation, gåvor konferenser samt beloppsgränser" under rubrkíken "Lathundar för giltig representation/gåva inklusive rektors beloppsgränser": dubbelrad av informationsmöte (enklare måltid) under intern representation (inkl. repr i hemmet) borttagen.

2023-01-04

12.5.1

Uppdaterad tabell av konton som ska stämmas av.

2022-12-16

14

Omarbetat kapitel, nya beloppsgränser

2022-11-14

Ny blankett projektavslut

Ny projektavslutblankett under Blanketter för ekonomihantering 6. Upplägg och avslut av projekt.

2022-09-02

5.2.13

Avsnittet omarbetat, nya underrubriker och ny text.

2022-05-18

14.10

Ny lathund för representation och gåvor

2022-04-21

9.4.3.2

Omarbetat innehåll i flik 5.
2022-04-01

7.

Avsnittet omarbetat.
2022-03-22

19.1.2

Uppdaterat underlag avseende Universitets- och fakultetsgemensam OH 2019-2021 till SJV
2021-12-13

12.5.1

Konto 12651 är tillagd i tabellen. 
2021-09-23

5.6

Avsnittet är omarbetat. Nya underrubriker har tillkommit.
2021-05-11

19.1.2

Uppdaterat underlag avseende Universitets- och fakultetsgemensam OH 2018-2020 till SJV.
2021-04-22

10.5.14

Nytt avsnitt om omvänd skattskyldighet vid handel med vissa varor i Ekonomihandbokens kapitel 10 moms.
2021-03-26

18.1.2
18.1.3

 Stycke avseende pensionsersättning, 18.1.2, borttaget. 
Ålder ändrad i stycke särskild pensionsersättning, 18.1.3, samt ändrad kapitelsiffra till 18.1.2. 
2020-07-27 - 2020-07-28

Hela ekonomihandboken

 Anpassning till lagen om om tillgänglighet till offentlig digital service (DOS-lagen). Förändring består av tillagda ingresser, rubriker och beskrivande länkar. 
2020-07-20

9.5.1

 Ny arbetsgång vid utrangering av IT-utrustning.
2020-06-17

9.5

 I huvudsak förändring av rutin för utrangering av IT-utrustning
2020-03-05

9.5

 Ändrade mejladresser till serviceorganisationen.
2019-07-19

5.2.3 och 5.2.4

 Förändringar gällande bl.a. arkivering och diarieföring av kontrakt.
2019-06-05

10.3.2

  Avsnittet omarbetat. Bikostnader vid import ska konteras på konto 7020.
2019-04-23

17.1

Detaljerad information om rapporter borttagen och det har tillkommit ett nytt avsnitt om rapporter på rapportfliken.
2019-04-23

7

Instruktion om hur man gör då kreditfaktura ställts ut men kunden inte kan nyttja kreditfakturan.
2019-04-23

3, 4, 5, 7, 8, 9, 10, 12, 17

Vid uppgraderingen av Agresso bytte systemet namn till Unit4 Business World (UBW). Med anledning av detta har kapitlen uppdaterats så att det står UBW istället för Agresso.
2019-01-28

8.3.3.2

Nytt avsnitt som handlar om personliga inköp i tjänsten.
2018-10-19

19

Nytt kapitel: Särskild information om vissa finansiärers rapporteringskrav
2018-10-10

9.4.1

Två underliggande kapitel har tillkommit som handlar om inventeringsrapport och inventeringsförrättare.
2018-06-13

5.6

Blanketten Projektavslut ska inte längre skickas till ekonomiavdelningen via brev utan skannas in i PDF-format och skickas via e-post.
2018-06-04

8.8.3

Korrigering av information gällande hantering av privatsamtal från tjänstemobiltelefon så att de harmoniserar med riktlinjerna mm.
2018-06-01

14

Kapitlet överensstämmer nu med de nya regler kring representation som trädde i kraft 1 juli 2017, d.v.s. att inga momsavdrag längre får göras för representation.
2018-05-30

5.2.4-5.2.9

Inga institutioner registrerar själva projekt med kontrakt längre utan alla dessa registreras av ekonomiavdelningen. Kapitlen uppdateras även med anledning av att projektkoder för bidragsprojekt nu börjar på siffran 2.
2018-05-28

14.5 och 14.6.6

Ordet PaletteArena har bytts ut mot Proceedo i kap 14.5 och i kap 14.6.6 beskrivs även en ny hantering vid kontering på konto 1448 i och med bytet av EFH-system från Palette till Proceedo.
2018-05-24

Kapitel 10

Uppdateringar med anledning av bytet av EFH-system från Palette till Proceedo
2018-05-24

Kapitel 7.2.3

Ny hantering av intäktsbokföring för interna kundfakturor. Även uppdateringar med anledning av bytet av EFH-system från Palette till Proceedo.
2018-05-24

Kapitel 4.1.1, 4.1.3  och 4.2

Uppdateringar med anledning av bytet av EFH-system från Palette till Proceedo.
2018-05-24

Kapitel 9

Rutin för kontering av anläggningar i EFH-systemet uppdaterad i och med bytet från Palette till Proceedo
2018-05-23

Kap 12.2, 12.3 och 12.5

Information om att upprätta delårsrapport och specifikationer vid halvåret borttagen. Ändrat information om bokföringsperioder och periodisering i EFH-systemet i och med bytet från Palette till Proceedo.
2018-05-23

Kap 8

Hela kapitlet omarbetat i och med byte av EFH-system från PaletteArena till Proceedo.
2018-04-24

Kap 8

Nytt kapitel: 8.1.6 Punktskatt på vitvaror och elektronikvaror
2017-10-02

Kap 7.1.1

Alla konton för Publikationstjänst och Ultunabiblioteket är borttagna. Information om bankkonto för Agressofakturor är borttaget.
2017-09-22

Kap 4.6.5

Institutionerna kan nu själva utföra inläsning av Excelfiler till Agresso genom att installera ett tillägg i Excel som heter Excelerator.
2017-03-01

Kap 4

Kontoplanerna i Excel är borttagna ur ekonomihandboken. Kontona i kontoplanen återfinns istället i form av browserrapporter i Agresso. Mer information finns i kapitel 4.3.1.
2016-07-21

Kap 8

Nytt kapitel: 8.1.5 Kan SLU lämna bidrag till välgörande ändamål?
2016-01-15

Kap 15.3

2016 års förmånsvärden för kost.
2015-12-16

Kap 4.5

Anslagsavlyft av GU är borttaget
2015-12-16

Kap 12.7.5

Ny hantering av resultatet på 950X-projekt
2015-12-16

Kap 5.5

Ny hantering av resultatet på 950X-projekt
2015-06-17

Kap 12.5.12

Nytt kap: Lager-värdering.
2015-02-13

Kap 10.1.1

Ny beloppsgräns för förenklad faktura.
2014-12-18

Kap 5.5

Hantering av projekt 950*.
2014-12-15

Kap 5.2.8

Allmän uppdatering.
2014-12-10

Kap 4.5

Allmän uppdatering.
2014-09-17

Kap 4.6

Nytt avsnitt 4.6.6 om fördelning av stats-anslag inom inst.
2014-09-03

Kap 5.6

Nytt avsnitt 5.6.2 om avslut av projekt utan kontrakt
2014-06-25

Kap 12

Uppdatering. Särskilt kap 12.5.9 Nyckel-depositioner och 12.5.10 Avstämning av löneavdrag från faktura.
2014-04-08

Kap 3.4.6

Hantering av kapital vid omorganisation
2013-10-02

Kap 10.5.13

Nytt kapitel om moms för kopierings-tjänster/ -kort till studenter
2013-10-02

Kap 12.1

Ny checklista och anvisningar för månadskontroll
2013-09-30

Kap 3.4

Checklistor, avslut av projekt med kontrakt, m.m.
2013-09-30

Kap 18.1

Pensionskostnader
2013-09-06

Kap 5.2

Nytt avsnitt 5.2.7.5 Finansiärskod
2013-09-05

Kap 9.8

Nytt kapitel om investeringsbeslut
2013-07-02

Kap 12

 Allmän uppdatering
2013-06-28

Kap 7.2.3

Ändra förfallodatum på kundfakturor 
2013-06-26

Kap 14.8.3, Kap 14.8.4 och Kap 14.9

Intern konferens, Intern kurs samt frågor och svar.
2013-06-17 Kapitel 4

Allmän uppdatering
2013-06-17 Kap 8.8.1

Hela avsnittet omarbetat
2013-05-22 Kapitel 7

Allmän uppdatering
2013-04-03 Kapitel 5.2.14

Nya konton för omföring av intäkter inom ett projekt
2013-03-22 Kapitel 14.8.5

Akademiska högtider och hedersdoktorer
2013-03-22 Kapitel 14.5.1

Ver.krav för grupp vid extern representation
2013-03-22 Kapitel 14.9 Nytt avsnitt som innehåller exempel, frågor och svar
2013-03-04 Kapitel 7 Exempel fakturor, ny avsnittsindelning och allmän uppdatering
2013-01-23 Kapitel 7.1 Uppgifter om plus-/bankgiro-konton
2013-01-11 Kapitel 14 Hela kapitlet omarbetat
2012-11-29 Kapitel 3.2 Uppdaterad lista över EA-ansvariga
2012-11-19 Kapitel 4 Kontoplanerna för Skulder och kapital samt Kostnader.
2012-10-31 Kapitel 4 Kontoplanen för Intäkter.
2012-10-18 Kapitel 4 Kontoplanen för Tillgångar
2012-09-19 Kapitel 10 Allmän uppdatering samt nytt avsnitt 10.6 Lathundar
2012-09-03 Avsnitt 5.6 Ny rutin för avlut av projekt med kontrakt.
2012-06-15 Nytt avsnitt 12.4.7 Avsnitt 12.4.6 har delats upp i två. Ingen innehållsmässig förändring.
2012-04-13 Kap 9 Kapitlet uppdaterat. Ny anläggnings- blankett under Blanketter.
2012-03-20 Nytt avsnitt 17.2 Sökmallar i Agresso
2012-03-16 Kap 5 och kap 12 Nya konton för periodisering av uppdrag med kontrakt och övriga förutbetalda intäkter, samt diverse andra rättelser
2012-03-07 Nytt avsnitt 4.6.2 Inläsning av excelfiler i Agresso
2012-02-20 Kap 14

Anpassning till att momsen vid restaurangbesök numera är 12 %.
2012-02-15 Hela ekonomi-handboken Ordet Baltzar är utbytt mot PaletteArena

2011-10-10

 Avsnitt 8.6.4 Ersättning till försökspersoner
2011-09-21 Kap 5 Hela kapitlet uppdaterat. Främst projektöversyn o avslut av projekt
2011-09-19 Kap 4 Nytt avsnitt 4.6. Särskilda bokförings-anvisningar. 4.6.1: Påminnelseavgift.
2011-08-26 Kap 17 Uppdatering och ändring av rapporter
2011-08-23 Kap 8 Allmän uppdatering
2011-07-25 Avsnitt 11.2 Kompendieförsäljning
2011-07-25 Avsnitt 10.5.11 Vidarefakturering
2011-07-25 Kap 4 Allmän uppdatering
2011-06-13 Nytt avsnitt: 7.4 Återbetalning till kund.
2011-06-08 Nytt avsnitt 8.1.4 Oseriösa företag/Bluffakturor
2011-04-20 Avsnitt 4.4.3.2 och 4.4.3.3 Internbokföring
2011-03-29 Kap 10 Nya momsregler fr.o.m. 2011
2010-12-22 Avsnitt 4.5.1 och 5.2.8 Fördelning av lokal-kostnader
2010-11-17 Kap 4 och 5 Publicering av upp-daterade kapitel
2010-10-21 Kap 4 Kontoplanen
2010-10-20 Kap 9 Bl.a. avskrivnings-tider
2010-06-28 Avsnitt 12.7 Resultat och dis-position av kapital
2010-05-28 Kap 10 Moms
2010-05-28 Kap 3 Ekonomiorganisation
2010-05-20 Kap 8 Beställning, faktura-hantering, utbet
2010-01-15 Kap. 12 Bokslut
2009-05-18 Avsnitt 5.5.4.1 Borttagande av högskolemoms