7. Inbetalningar, intäkter

Innehållsförteckning

7.1  Inbetalningar

       7.1.1 Bankgironummer och konton för manuella inbetalningar

7.2  Kundreskontran

       7.2.1 Upplägg av kunder i kundregistret
             7.2.1.1 Kreditupplysning
       7.2.2 Betalningsvillkor
       7.2.3 Fakturering och utskick   
                7.2.3.1 Exempel på fakturor
                7.2.3.2 Kreditfakturor för felaktig extern fakturering
                7.2.3.3 Reversering av felaktig intern fakturering

7.3  Hantering av osäkra fordringar

       7.3.1 Hantering av externa osäkra fordringar 
       7.3.2 Hantering av interna osäkra fordringar 

7.4  Återbetalning till kund

7.1 Inbetalningar

Inbetalningar till SLU sker i första hand via bankgiro eller bankkonto. Bokföring av inbetalningar sköts centralt av ekonomiavdelningen med undantag för Universitetsdjursjukhus och Akademikonferens, som har egna giron och egna faktureringsrutiner.

Betalning utan faktura

I vissa fall sker inbetalningar utan att SLU har ställt ut en faktura.

Manuella inbetalningar ska undvikas så långt det är möjligt p g a:

• Ingen betalningsbevakning sker med påföljd att SLU kan gå miste om intäkter. För fakturor utställda i UBW finns automatisk betalningsbevakning.
• De inte följer SLU:s standardflöde
• Risken för sämre redovisningskvalitet
• De kräver utredningsarbete för att identifiera mottagaren
• Risk att intäkten inte bokförs på rätt period
• Risk att verksamheten går miste om intäkten

I de fall ekonomiavdelningen kan reda ut vem som är mottagare bokförs intäkterna på institution/motsvarandes kostnadsställe och projekt gemensamt. Institution/motsvarande ansvarar själva för att föra om intäkten till rätt kst/projekt. Gäller det återkommande inbetalningar som ska bokföras på samma sätt varje gång –räcker det att ekonomiavdelningen får underlag en gång om det tydligt framgår att det avser en återkommande inbetalning.

I de fall SLU får inbetalningar där ekonomiavdelningen inte vet vem som är mottagare gäller följande:

Om institutionen/enheten förväntar sig en manuell inbetalning som inte kan faktureras i UBW måste institutionen/enheten lämna fullständiga konteringsunderlag om inbetalningen till kundreskontra@slu.se. Blanketten ska vara fullständig ifylld (inkl. intäktskonto) och skickas tillsammans med styrkande underlag innan betalningen förväntas inkomma.

https://internt.slu.se/globalassets/mw/stod-serv/ekonomi/blanketter-ekonomi/inbetal.xlsx

För att undvika förseningar eller felaktiga konteringar är det viktigt att lämna tydliga instruktioner till den part som ska göra en inbetalning till SLU.

På sidan Blanketter för ekonomihantering finns det två blanketter, med bankinformation, en svensk och en engelsk. Blanketterna är tänkta att användas i de fall man behöver lämna ut uppgifter till någon som ska göra en inbetalning till SLU.

Exempelvis används dessa blanketter om en anställd är på tjänsteresa och ska få ersättning från en extern part. På blanketten anger man kontaktperson, t.ex. namn på resenären, samt vilket kostnadsställe och projekt som inbetalningen ska bokföras på och lämnar den till den som ska betala till SLU. 

Blanketterna får inte användas i de fall inbetalningen rör projekt med kontrakt. Läs mer i kapitel 5.2.9 Fakturering, rekvirering och inbetalning av forskningsmedel.

Inbetalningar som inte går att identifiera, p.g.a. bristfällning betalningsreferens och saknande konteringsunderlag bokförs på ett centralt konto för SLU gemensamt en gång per månad. Ansvaret ligger hos institution/motsvarande att kontakta kundreskontra och inkomma med underlag för omföring till rätt mottagare.

För att kundreskontra ska kunna spåra en betalning och göra en omföring måste institution/motsvarande inkomma med följande information:

• Ca datum när inbetalningen förväntades inkomma
• Uppgift om vem inbetalaren är
• Uppgift till vilket av SLU bankkonton betalningen har skickats
• Fullständig kontering, inkl. styrkande dokument
  
  

7.1.1 Bankgironummer och konton för manuella inbetalningar

Nedan listas bankgiron och konton för SLU:s olika verksamheter. Inbetalningar till dessa konton görs när det inte finns en faktura som ställts ut från UBW.

International Bank Account Number (IBAN) är en internationell standard för att tolka och kontrollera bankkontonummer vid betalningar från utlandet. Genom att använda IBAN-koden kan betalningar utföras snabbt och effektivt samtidigt som säkerheten ökar. En komplett betalningsinstruktion för utlandsbetalningar ska alltid innehålla både IBAN-kod och Bic/Swift-kod, se information ovan.

Utöver ovanstående konton finns bankgironummer och bankkontonummer för betalning av fakturor från UBW-systemet. Dessa får inte användas annat än på utgående fakturor från UBW-systemet.

Bankadress

I vissa fall krävs även adressen till banken. SLU använder sig av Danske bank för utländska inbetalningar och deras adress är:
Danske Bank,
Norrmalmstorg 1
111 46 Stockholm.

SLU använder sig av Swedbank för svenska inbetalningar och deras adress är:
Swedbank AB 
105 34 Stockholm

Konton till för betalning av fakturor från UBW (Unit4 Business World)

Utöver ovanstående konton finns bankgironummer och bankkontonummer för betalning av fakturor från UBW-systemet. Fakturor som producerats i UBW och skickas till länder utanför Sverige innehåller information om Bic/Swift-kod och IBAN-kod.

7.2 Kundreskontran

SLU har en skyldighet att vid varje givet tillfälle kunna redovisa myndighetens utestående fordringar. Kundreskontran används för bevakning av de kundfakturor som skickas från SLU och utgör ett stöd för fullgörandet av denna skyldighet. Kundreskontran används också för den interna faktureringen inom SLU.

Akademikonferens, SLU Universitetsdjursjukhus och ambulatoriska kliniken har egna faktureringsrutiner och egna bankgiron. Därmed har de också egna kundreskontror som de ansvarar för.
 

7.2.1 Upplägg av kunder i kundregistret

För att kunna registrera en faktura måste kunden finnas i kundregistret i UBW. Om en kund saknas eller behöver ändras måste institutionen eller motsvarande fylla i blanketten för kundupplägg och bifoga den i ett mejl till kundreskontra@slu.se. Alla obligatoriska fält i blanketten måste fyllas i, icke fullständigt eller inkorrekt ifylld blankett returneras till institution/motsvarande för kompletterande korrigering. Ekonomiavdelningen registrerar/ändrar inom två arbetsdagar. 

https://guider.nu/slu/268.guide, https://guider.nu/slu/196.guide

Kundupplägg är automatiserat och sker med hjälp av en robot. För att det ska fungera både för institution/motsvarande och för ekonomiavdelningen måste blanketten för kundupplägg användas - se Beställning kundnummer i UBW. Blanketten är anpassad till roboten så att den kan läsa av fälten och snabbt lägga upp nya kunder.

Vid fel eller om någon uppgift saknas kommer roboten att mejla tillbaka en rapport till avsändaren där det står vad som är fel. När det händer måste man ändra blanketten och sända in den på nytt.

Nedan finns svar på de flesta frågor. Är ni osäkra, vänligen kontakta kundreskontra@slu.se

7.2.1.1 Kreditupplysning

Ekonomiavdelningen har tecknat ett gällande kreditupplysningsabonnemang. Detta gör det möjligt att, genom en kreditupplysning på Internet, snabbt ta reda på om företag och privatpersoner är kreditvärdiga. För att en kreditupplysning ska vara befogad att göra krävs rimligen att de försålda varorna eller tjänsterna uppgår till ett någorlunda högt belopp och att det finns misstanke om bristande kreditvärdighet hos kunden, alternativt att det är första gången en faktura ställs till en kund man inte har så mycket information om. Att dessa restriktioner är nödvändiga beror på att nyttjandet av denna tjänst är förenad med viss kostnad. Viktigt att veta är också att kunden, såvida det inte är ett aktiebolag, får ett meddelande om att vi tagit kreditupplysning.

Om någon vid ett kreditgivningstillfälle önskar en kreditupplysning på kunden, kontakta kundreskontra@slu.se.

7.2.2 Betalningsvillkor

Förfallodag för externfakturor sätts till 30 dagar från fakturadatum.

7.2.3 Fakturering och utskick

Fakturering ska ske löpande, dvs så snart som möjligt efter det att varan/tjänsten är levererad. Fakturor skapas av systemet utifrån försäljningsorder och initieras genom automatiska processer i UBW (Unit4 Business World).

Utgångspunkten vid försäljning av varor och tjänster är att kunden ska faktureras. Om beloppet är på 500 kronor och däröver ska fakturering alltid ske. Vi rekommenderar en nedre gräns på 250 kronor för fakturering.

Internfakturor får endast skrivas för varor och tjänster som är levererade.

Fakturering av försäljningsorder till externa kunder

Framställning av försäljningsordrar till externa kunder sker på institutionen. En automatisk rutin i UBW samlar ihop försäljningsordrarna till olika faktureringsrapporter varje morgon mellan kl 05:00-06:15. Vissa fakturor skickas som PDF via e-post medan andra skickas till SLU:s operatör OpusCapita för vidarebefordran som e-fakturor eller framställning av pappersfakturor. Inställningar på kunden i kundregistret avgör på vilket sätt fakturan skickas.

I samband med faktureringen bokförs fakturabeloppet som en intäkt på institutionen/motsv utifrån angiven kontering.

Fakturabeloppet debiteras konto 12* Kundfordringar i väntan på inbetalning. Denna bokföring görs automatiskt av "kundsystemet" och institutionen behöver inte göra någon bokföring

Fakturering av försäljningsorder till interna kunder

Framställning av försäljningsordrar till interna kunder till sker på respektive institution. Internfakturorna faktureras varje kväll och inkommer till Proceedo morgonen därpå. Om fakturan har en korrekt fakturareferens kommer den vara fakturagranskaren (mottagaren) till handa omedelbart efter inläsningen till Proceedo.

Vid fakturering bokförs de kommande intäkterna tillfälligt på konto 1444 Obetald internfaktura och intäktsbokföring sker först när den interna leverantörsfakturan är attesterad.

Flytta fram förfallodatum

Ekonomiavdelningen parkerar aldrig kundfakturor men kan, på institutionens begäran, skjuta fram förfallodatum på kundfakturor. Mejla då till kundreskontra@slu.se

7.2.3.1 Exempel på kundfakturor

När man registrerar en försäljningsorder i UBW är det inte självklart vad som kommer att synas på den färdiga fakturan. Fakturakopiorna som kan tas fram i UBW speglar inte den verkliga fakturan. Till externa kunder skickar vi antingen e-fakturor, pappersfakturor eller PDF-fakturor via e-post. E-fakturor och PDF-fakturor återfinns i UBW:s dokumentarkiv, men det finns tyvärr ingen möjlighet att se hur den färdiga pappersfakturan ser ut.

För att visa vilken information som syns på pappersfakturor och vilken layout som fakturan får, har vi tagit fram exempel på en svensk och en utländsk debetfaktura samt en svensk kreditfaktura. Till de svenska finns även förklaringar av fakturorna, t.ex. jämförelser med försäljningsordrarna i UBW, information om fältlängd och hur man ser fakturor i svefaktura-layout direkt från UBW. Klicka på nedanstående länkar för att se fakturakopiorna och få mer information:

Svensk extern pappersfaktura samt förklaringar

Svensk extern kreditfaktura samt förklaringar

Utländsk extern pappersfaktura

7.2.3.2 Kreditfaktura för felaktig extern faktura

Institutionen ska alltid ställa ut kreditfakturor för felaktiga externa fakturor https://guider.nu/slu/122.guide Det ska göras så fort som möjligt för att undvika att påminnelser skickas ut.

En kreditnota ska innehålla följande information:

• En otvetydig hänvisning till ursprungsfakturan. Se dokumentet Svensk extern kreditfaktura samt förklaringar om var du ska registrera fakturanumret till ursprungsfakturan i UBW.
• Ersättningen och momsen i ursprungsfakturan.
• Nedsättningen av ersättningen och momsen.
• Om ursprungsfakturan gäller försäljning som varit föremål för omvänd skattskyldighet (t ex vissa byggtjänster), ska det framgå av fakturan.

När en kreditfaktura förblir outnyttjad

Om en kreditfaktura ställs ut (hel- eller delbelopp) men det senare visar sig att det inte finns någon öppen post att matcha fakturan mot måste beloppet betalas ut. Se avsnitt 7.4.1.

7.2.3.3 Reversering/kreditering av felaktig intern faktura

När institutionen skapar interna fakturor till andra institutioner och något är felaktigt, ska den felaktiga fakturan regleras. I normalfallet upptäcks felaktigheten av den mottagande institutionen innan fakturan är betald i Proceedo. I dessa fall ska fakturan makuleras i Proceedo och sedan reverseras fakturan i UBW.  

Ekonomiavdelningen sköter hanteringen, men måste få signaler om detta genom följande behandling:

1. Mottagaren av fakturan (fakturagranskaren) skriver i kommentarsfältet i Proceedo varför fakturan är felaktig och sänder den till ansvarig på utställande institution. Om den utställande institutionen håller med om detta, skrivs önskan om reversering in i kommentarsfältet och fakturan sänds till användaren Felhantering för makulering. Ansvarig på ekonomiavdelningen gör sedan reverseringen i UBW.
   
   
2. Institutionen skapar sedan en ny faktura i UBW och skickar till mottagaren.
   
   
3. Om den felaktiga fakturan blivit slutattesterad i Proceedo innan felet upptäcks ska institutionen utfärda en kreditfaktura.

7.3 Hantering av osäkra fordringar

7.3.1 Hantering av externa osäkra fordringar

Om kunden inte betalar externfakturan inom 30 dagar skickas en betalningspåminnelse. Kunder, såväl inom som utom landet, får normalt en påminnelse innan fakturan blir föremål för inkassoåtgärder. Statliga kunder får två påminnelser, här är inkassoåtgärder inte aktuella utan fordringarna stäms av mellan myndigheterna vid bokslut. Om en statlig faktura inte blir betald, hör gärna av dig genom att mejla redovisning@slu.se så att det kan åtgärdas innan bokslut.

Om betalning för externfakturan ändå inte inkommer, återförs kundfordran genom att ekonomiavdelningen krediterar konto 1221-1225 och debiterar konto 7351 "konstaterad kundförlust" med fakturabeloppet och med samma kontering i övrigt som den ursprungliga intäkten. Ekonomiavdelningen bokför kundförluster fyra gånger per år. Om fakturan mot förmodan blir betald krediteras konto 7351.

SLU har ett avtal med VISMA Collectors omfattande inkasso, inkassobevakning och delgivning.

Rutinen för inkasso kan beskrivas så att:

• Överföring till Visma.
  
  
• Återredovisning från Visma.
  
  
• Kundförluster bokförs om betalning uteblir.

7.3.2 Hantering av interna osäkra fordringar

För internfakturor gäller att betalningstiden är 15 dagar. Påminnelser kommer med automatik genom Proceedo. I samband med bokslut ska alla internfakturor, oavsett förfallodatum, regleras.

Vid fakturering bokförs de kommande intäkterna tillfälligt på konto 1444 Obetald internfaktura och intäktsbokföring sker först när den interna leverantörsfakturan är attesterad. Den säljande institutionen bör därför manuellt kontrollera förfallna fakturor och kontakta motparten vid utebliven betalning.

7.4 Återbetalning till kund

7.4.1 Återbetalning till kunder som inte kan nyttja en kreditfaktura

Det händer att kunder blir fakturerade två gånger för samma sak och att kunden betalar båda fakturorna. Om kunden inte är ofta återkommande kan de inte utnyttja en kreditfaktura och vi måste hantera detta på annat sätt. SLU måste betala tillbaka medel till kunden. Återbetalning får då ske via Proceedo och en omföring ska sedan göras i UBW.

Om en kreditfaktura ändå har ställts ut, men det senare visar sig att kunden inte kan nyttja denna, är det en annan rutin som ska följas. Se kapitel 7.4.2 nedan.

Följ stegen nedan för att hantera återbetalning till kund när ingen kreditfaktura finns:

Steg 1: Betalning i Proceedo

Eftersom det inte finns någon faktura ska blanketten Utbetalning via Proceedo användas. Blanketten finns på sidan Blanketter för ekonomihantering. Som underlag till blanketten bifogas en kopia av den felaktiga fakturan som ska återbetalas. Sätt ett utbetalningsdatum nära i tiden, men tänk på att ”fakturan” ska gå den vanliga attestrundan.

När ”fakturan” kommer till institutionen bokförs totala beloppet på konto 1449 Övriga kortfristiga fordringar i debet. Efter slutattest går fakturan till betalning.

Steg 2: Omföring i UBW

I samband med slutattest måste behörig person på institutionen bokföra om konteringen på:

• konto 1449 (kredit) mot
  
  
• intäktskonto (debet) och
  
  
• utgående moms 26*(debet).
  
  

I UBW är momskontot kopplat till intäktskontot, så en bokföring på intäktskontot ger en automatisk bokföring på tillhörande momskonto. Konto 1449 behöver därmed endast registreras mot intäktskontot för att verifikationen ska balansera.

Vid registrering i huvudboken ska saldot på Reg.belopp vara detsamma som momsbeloppet (fast med kredit istället för debet) och Belopp ska vara 0,00.

Exempel på omföring av faktura med nettobelopp 80 kronor och 25 % moms:

Vid uppföljning i huvudboken syns det att momsen har blivit bokförd:

7.4.2 Återbetalning av outnyttjad kreditfaktura

Om kunden inte är ofta återkommande kan de inte nyttja en kreditfaktura. I dessa fall ska man inte ställa ut en kreditfaktura utan följa rutinen i avsnitt 7.4.1 ovan.

Om en kreditfaktura ändå ställs ut (hel- eller delbelopp) men det senare visar sig att det inte finns någon öppen post att matcha fakturan mot måste beloppet betalas ut. Rutinen blir då:

1. Institutionen/motsv kontaktar kunden och begär in kundens bankuppgifter.
2. Institutionen/motsv mejlar sedan begäran samt bankuppgifterna till kundreskontra@slu.se.
3. Ekonomiavdelningen gör en manuell utbetalning till kunden via UBW.